Reglamento de Actividades Oficiales en el Exterior del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados, de 13 de Julio de 2016
| Emisor | Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados |
REGLAMENTO DE ACTIVIDADES OFICIALES EN EL EXTERIOR DEL
INSTITUTO COSTARRICENSE DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOS
CONSIDERANDO
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Que el Estado dispone de la "Ley Reguladora de los Gastos de Viaje y Gastos por Concepto de Transporte para Todos los Funcionarios del Estado", Ley N° 3462 del 26 de noviembre de 1964.
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Que la Contraloría General de la República emite y actualiza constantemente el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos.
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Que el presente Reglamento, tiene como fundamento la Ley Reguladora de los Gastos de Viaje y Gastos por Concepto de Transporte para Todos los Funcionarios de Estado", Ley N° 3462 del 26 de noviembre de 1964 y el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos, emitido por la Contraloría General de República.
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Que la Junta Directiva mediante Acuerdo N° 2014-338 de la Sesión Ordinaria N°2014-022 del 30 de junio de 2014, solicita a la Gerencia General "Elaborar el reglamento que regule institucionalmente está materia en consideración lo ya regulado en el Reglamento de Viajes de la
Contraloría General de la República".
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Que es necesario que el Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados cuente con un instrumento que permita la adecuada gestión de actividades oficiales en el exterior.
CAPÍTULO I
Disposiciones Generales
Artículo 1.- Ámbito de aplicación. El presente Reglamento establece el compromiso y las disposiciones institucionales a las que deben someterse todos los servidores y miembros de Junta Directiva, asesores u otros funcionarios públicos, cuando en el ejercicio de sus funciones ameriten realizar actividades oficiales en el exterior, en representación del Instituto.
CAPÍTULO II
Del procedimiento de actividades oficiales en el exterior
Artículo 2.- Designaciones a Actividades Oficiales en el Exterior.
Las dependencias deberán solicitar el trámite de actividades oficiales en el exterior, como mínimo 15 días hábiles de tiempo antes de la fecha de la actividad, con el propósito de poder realizar la gestión según corresponde.
Toda solicitud deberá indicar detalladamente los rubros que cubre la Institución y el organismo cooperante.
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De la Administración Superior (Junta Directiva, Presidencia Ejecutiva, Gerencia y Subgerencia General):
Cuando reciba invitación formal, para que la Institución participe en alguna actividad en el exterior podrá:
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Proponer e informar de manera escrita a la Dirección de Cooperación y Asuntos Internacionales en adelante Dirección CAI, el o los nombres de los funcionarios designados, para continuar con la gestión correspondiente.
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Expedir la invitación e información de la actividad mediante memorando a la Dirección CAI, para que se proceda a remitirla a las Dependencias correspondientes; con el fin de que se propongan candidatos idóneos.
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En caso de no estar de acuerdo en la participación institucional en alguna actividad, comunicará a la Dirección CAI para que proceda a informar al organismo lo correspondiente.
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De las Subgerencias de Área y demás Dependencias:
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Cuando reciban invitación a participar en actividades deberán de remitir dicha información mediante memorando a la Dirección CAI, quien procederá a realizar la gestión correspondiente ante la Administración Superior. Dicho memorando deberá ser emitido por la jefatura inmediata del candidato y con el visto bueno del Subgerente de Área según corresponda.
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En caso de que por alguna razón el candidato designado no pueda participar, la Jefatura inmediata podrá designar otro candidato que cumpla las condiciones establecidas de participación del organismo que organiza la actividad.
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Cuando una Comisión, Comité u otra figura institucional o interinstitucional indague, reciba y promueva alguna actividad oficial en el exterior, deberá de remitirlo a la Dirección CAI mediante memorando; para realizar la gestión que corresponda.
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De la Dirección de Cooperación y Asuntos Internacionales:
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Es el enlace oficial institucional que recibe información de los entes nacionales e internacionales sobre actividades a realizarse en el exterior, con el fin de que haya participación institucional.
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Le corresponde indagar, negociar y concretar actividades de capacitación en temas de interés institucional a realizarse en el exterior, las cuales lleven a cabo organismos internacionales, academia, entre otros entes.
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Cuando cuente con la información completa sobre la actividad, deberá de elevarla a la Administración Superior para su consideración y posible aval. De contar con el aval, la Dirección CAI remitirá dicha documentación a las dependencias involucradas, las cuales propondrán los candidatos en el evento según el Artículo N° 5 de este Reglamento.
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Recomendar a la Administración Superior la postulación de candidatos, esto de acuerdo a los criterios de: atinencia a las funciones que realiza, a los términos establecidos por los entes cooperantes o que sea parte de una tarea específica en algún proceso institucional.
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Una vez que se tenga el aval, la Dirección CAI comunicará a la Jefatura y al candidato que proceda a completar el Formulario de Justificación de Actividades Oficiales en el Exterior de AyA y los formularios que se requieran por el organismo o Institución, así como otros requisitos. Los documentos personales deberán ser tramitados y costeados por el servidor que participará en la actividad oficial en el exterior.
Artículo 3.- Aprobación de Actividades Oficiales en el Exterior.
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