Reglamento para activos de la Municipalidad de Curridabat, de 20 de Noviembre de 2014

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MUNICIPALIDAD DE CURRIDABAT

El Concejo de Curridabat, de conformidad con lo que establecen los artículos 169 y 170 de la Constitución Política; 4°, inciso a); 13, inciso c); del Código Municipal, y capítulo II de la Ley General de Control Interno; por acuerdo N° 5, que consta en el artículo 1°, capítulo 3°, del acta de la sesión ordinaria N° 238-2014, del 20 de noviembre del 2014, emite el siguiente:

REGLAMENTO PARA ACTIVOS

DE LA MUNICIPALIDAD DE CURRIDABAT

CAPÍTULO I

Definiciones

Artículo 1º-Este reglamento tiene por objetivo normalizar todo lo concerniente al control y registro de los bienes que constituyan el patrimonio de la Municipalidad de Curridabat. Regulará las funciones, atribuciones y obligaciones de la Contabilidad Municipal y demás funcionarios de la Administración Municipal que custodien o administren bienes de la institución.

Artículo 2º-Para todos los efectos legales que se deriven de la aplicación de este reglamento debe entenderse por:

Activos en desecho: Bienes que se almacenan para su custodia, por obsolescencia (anticuados o poco útiles), deteriorados o con daños irreparables.

Activos fijos: Bienes que son de naturaleza permanente porque son necesarios para las actividades normales y la prestación de los servicios a los contribuyentes y no serán vendidos o desechados en el corto plazo. Incluye la propiedad, la planta, el equipo y el activo intangible.

Adaptaciones y mejoras: Incrementan la vida útil del valor del activo, las mismas deben registrarse por separado del costo del activo original.

Alta de activos: Es la operación física, fiscal y contable que registra el valor de los bienes que ingresen por conceptos distintos a la compra (donación, aparición de activos dados de baja) o documento de traspaso, cuyo valor no se encuentre registrado en la contabilidad y el origen o procedencia no se encuentre realizada corrientemente. Su valor será igual al que se registre en el mercado.

Baja de activos: Cuando se desechan o se destruyen por ser inservibles, se rematan, se donan o se entregan a cambio de uno nuevo, esto último puede generar una utilidad, una pérdida o ninguna de las anteriores. También se da de baja cuando los activos son robados, hurtados, sustraídos.

Bien o activo: Se entiende por bien o activo cualquier cosa, mueble, inmueble, semoviente o intangible, que ingrese al patrimonio de la Municipalidad.

Bienes inmuebles: Son aquellos que por su naturaleza o por disposición de ley no se pueden trasladar de un lugar a otro sin alterar, en algún modo, su forma o sustancia.

Bienes intangibles: Aquellos activos que se utilizan en la operación de la municipalidad, pero que no tienen sustancia física ni son corrientes, tales como los derechos de propiedad y los programas de cómputo (software).

Bienes muebles: Activos fijos cuya vida útil es mayor a un año y son susceptibles de ser trasladadas de un lugar a otro sin alterar ni su forma ni su esencia, tal es el caso del mobiliario y equipo de oficina, maquinaria, automóviles, etc.

Características específicas de los activos: Cualidades que distinguen a los activos; tales como la descripción, marca, modelo, serie y cualquier dato que se considere necesario para la identificación de un bien.

Costo de adquisición: Precio original al que se adquieren los activos más cualquier gasto necesario para dejarlo instalado y operando en óptimas condiciones.

Custodia y administración de activos: Son todas aquellas acciones utilizadas por los servidores municipales para cuidar, resguardar, preservar y emplear debidamente los activos municipales.

Depreciación: Pérdida de valor que experimenta un activo como consecuencia de su uso, del paso del tiempo o por obsolescencia tecnológica. Prorrateo sistemático a gastos del costo de un activo durante los años de su vida útil estimada.

Depreciación acumulada: Depreciación aplicada a los activos a través de su vida útil, que se acumula en las cuentas por depreciación y que se contrapesa con el valor de los activos fijos de la empresa. Es la distribución sistemática del importe depreciable de un activo a lo largo de su vida útil Donación: Es una transferencia voluntaria de activo que incluye efectivo u otros activos monetarios, bienes en especie y servicios en especie que una entidad realiza a otra, normalmente libre de estipulaciones. En el momento del reconocimiento inicial la donación se mide por su valor razonable en la fecha de adquisición, que puede ser determinado por referencia a un mercado activo o mediante tasación.

Gastos por depreciación: Es un cargo.

Importe depreciable: Es el costo histórico del activo o la cantidad que lo sustituya en los estados financieros, una vez se ha deducido el valor residual.

Inventario físico: Verificación periódica de las existencias de materiales, equipo, muebles e inmuebles con que cuenta la municipalidad, a efecto de comprobar los saldos patrimoniales registrados y el grado de eficacia en los sistemas de control interno, a una fecha determinada.

Método de depreciación: Forma en la que se deprecia un activo ya sea por medio de línea recta o suma de dígitos.

Patrimonio: Es la parte residual de los activos de la Municipalidad, una vez deducidas todas las obligaciones con terceros.

Plaqueo: Acción de asignar e identificar con un número de placa a los activos fijos de la institución.

Propiedad, planta y equipo: Son en general la mayor parte de los activos de la municipalidad, y por lo tanto, resultan significativos en el contexto de su situación financiera. Son activos tangibles que:

(

  1. Están en poder de una entidad para su uso en la producción o suministro de bienes y servicios, para arrendarlos a terceros, o para fines administrativos; y

    (b) Se espera serán utilizados durante más de un período contable.

    Pruebas selectivas: Técnica de verificación parcial de los bienes asignados a una dependencia, para determinar la buena ejecución del inventario físico.

    Reparación y mantenimiento: Gasto para conservar un activo en su forma de operar, esto no incrementa la vida útil de un activo. Las mismas deben registrarse por separado del costo del activo original.

    Replaqueo de activos: Acción de identificar nuevamente los bienes con placa de inventario u otro mecanismo alterno, diferente a las utilizadas para los activos nuevos o a la reposición de la placa asignada inicialmente por extravío o deterioro de las anteriores.

    Traslado: Dícese del traslado de un bien a otra dependencia a nivel interno o a una institución por convenio, por acuerdo de las partes, sin haber intercambio económico u otros.

    Valor de desecho o de recuperación: El valor de desecho de un activo fijo será su valor al término de su vida útil y el de recuperación significará el importe que podrá obtenerse al momento de venderlo, rematarlo, desecharlo o retirarlo.

    Valor en libros: Costo del bien menos la depreciación acumulada o amortización acumulada, con el efecto de reducir el desembolso inicial a un valor de rescate, que no coincide necesariamente con el valor de mercado, el valor real o el valor de reposición.

    Valor de mercado: Se define como valor de mercado al precio normal de los bienes, servicios y demás prestaciones que surge de supuestas operaciones entre partes independientes.

    Valor razonable: El importe por el que puede ser intercambiado un activo o cancelado un pasivo, entre partes conocedoras e interesadas, que actúan en condiciones de independencia mutua. Entre los diversos conceptos de medición existentes, el concepto de valor razonable está siendo incorporado en las normas y prácticas contables para medir los activos y pasivos que surgen de los eventos económicos que se generan en el accionar de las empresas, según NICSP 17.

    Valor residual: Es el importe neto que la entidad espera obtener de un activo al final de su vida útil, después de haber deducido los eventuales costos derivados de la disposición.

    Vida útil de la propiedad, planta y equipo es:

    (

  2. El período de tiempo por el cual el activo se espera que sea utilizado por la entidad; o

    (b) El número de unidades de producción o similares que la entidad espera obtener del activo.

    La vida útil de los activos municipales, se establecerá de acuerdo a lo que estipule el Ministerio de Hacienda, en su tabla de depreciación para activos.

    CAPÍTULO II

    De la adquisición de los activos

    Artículo 3º-La adquisición de los activos debe realizarse conforme a la ley de la Administración Financiera de la República y la ley de la Contratación Administrativa, así como otras disposiciones conexas. Para evitar compras por concepto de sustitución del mobiliario y equipo, cuyo estado de funcionamiento sea adecuado. El Departamento de Presupuesto y la Encargada de Salud Ocupacional, deberán obtener el visto bueno previo por escrito...

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