Reglamento de Activos, Planta y Equipo del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados, de 16 de Noviembre de 2016

EmisorInstituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados

INSTITUTO COSTARRICENSE DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOS

REGLAMENTO DE ACTIVOS, PLANTA Y EQUIPO

CAPITULO I

DISPOSICIONES GENERALES

ARTICULO 1 - ALCANCE

Las disposiciones de este Reglamento son de acatamiento obligatorio para todos los funcionarios del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados y todos los usuarios que utilicen activos de propiedad, planta y equipo, aunque no fuesen empleados directos de AyA.

ARTICULO 2 - OBJETIVO GENERAL

Regular desde la adquisición, el control y uso de los activos de propiedad, planta y equipo propiedad del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados, con el fin de que se cumpla con la normativa vigente.

ARTÍCULO 3 - GLOSARIO DE TERMINOS

Para los fines del presente reglamento, los siguientes términos significan:

Activo de Propiedad, Planta y Equipo

De acuerdo a la Norma Internacional de Contabilidad (NIC 16) el término activo fijo se sustituye por activo de propiedad, planta y equipo.

Todo bien tangible o intangible, adquirido, construido o donado con el propósito de ser utilizado en la operación normal de la empresa, además que sea probable que la entidad obtenga los beneficios futuros derivados del mismo y que su costo pueda ser valorado con fiabilidad, con una vida útil mayor a un año y con un costo equivalente al que se defina en el Manual de Políticas Contables.

Activos de Propiedad, Planta y Equipo Organizacionales

Son aquellos que por su naturaleza son utilizados por un grupo de usuarios o pertenecen a los sistemas de acueducto, alcantarillado, hidrantes o de uso general cuyo control y mantenimiento es asignado a una persona en particular quién es la responsable de informar sobre daños, faltantes u otras similares que afecten el bien.

Ampliación, Renovación o Mejoras

Son desembolsos que incrementan el valor de un activo de propiedad, planta y equipo existente, aumentando su capacidad de servicio, productividad, eficiencia o prolongando su vida útil.

En el catálogo de activos se definen los parámetros necesarios para cada clase de activo, que determinan cuándo un desembolso debe incrementar el valor del activo de propiedad, planta y equipo. Para esto deben cumplir con alguna(s) de las condiciones del párrafo anterior.

Alta del Activo de Propiedad, Planta y Equipo

Inclusión de un activo de propiedad, planta y equipo en el sistema contable vigente correspondiente a la compra, traslado entre fuentes de financiamiento y/o clases de activos, donación o capitalización de una obra en construcción (IEC). Se debe considerar que el activo comienza a depreciarse cuando esté disponible para su uso, esto es, cuando se encuentre en la ubicación y en las condiciones necesarias para ser capaz de operar en la forma requerida, pues a partir de este momento contribuye con la generación de ingresos.

AyA

Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados.

Baja de Activos de Propiedad, Planta y Equipo

Exclusión de un activo de propiedad, planta y equipo del sistema contable vigente, por robo, hurto, extravío, donación, obsolescencia, destrucción u otra razón similar.

Catálogo de Activos

Documento técnico que incorpora información relativa a la forma cómo están constituidos los bienes institucionales. Sirve como base para determinar las diferentes clasificaciones y rangos que deben tener los activos.

Contratista

Persona física o jurídica que es contratada mediante la Ley de Contratación Administrativa vigente, para ejecutar una obra material o brindar un servicio, por un tiempo determinado que se define en el contrato.

Custodio

Persona física a la que se le asigna un activo de propiedad, planta y equipo para uso personal, para un grupo de funcionarios o que es responsable de informar sobre situaciones de las infraestructuras como: Sistemas Acueductos, Alcantarillado, Hidrantes, Edificios, Bodegas o almacenes.

Custodio- Funcionario: Funcionario de AyA al que se ha asignado un activo de propiedad, planta y equipo para el desempeño de sus funciones normales dentro de la organización y que es responsable de velar por su control y adecuado uso, además es responsable de su ubicación física y deberá responder de aquellos activos no localizados.

Custodio-Contratista: Persona contratada a la que se le ha asignado un activo de propiedad, planta y equipo de acuerdo a los parámetros establecido en el contrato.

Custodio-Terceros: Personas físicas que por convenios, traslados horizontales u otras razones especiales, se les debe asignar activo (s) y que no reúnen las condiciones de un contratista o de un funcionario. Personas que realizan prácticas profesionales y/o funcionarios de otras instituciones que realicen labores especiales en AyA (Contraloría General de la República, Auditoria externa, ARESEP, otros similares)

Custodio - Organizacional: Funcionario de AyA que tiene a su nombre un activo organizacional para el uso de un grupo de funcionarios o para la operación de los sistemas de acueductos, alcantarillados, hidrantes o debe velar por las infraestructuras, edificios, almacenes o bodegas y que es responsable de gestionar todas las acciones necesarias que indica este reglamento e informar al encargado de activos de propiedad, planta y equipo de su unidad, a la Dirección Jurídica y a la Dirección de Finanzas por el deterioro, daño, robo o destrucción de este.

Deterioro Normal

Deterioro o desgaste que sufre un activo de propiedad, planta y equipo en su uso ordinario.

Deterioro Anormal

Daño que afecta el funcionamiento del activo de propiedad, planta y equipo en forma parcial o total, y se presenta por accidentes, descuido, negligencia o por desastres naturales.

Inmovilizado en Curso (IEC)

Obras que se encuentran en proceso de construcción y que por ende no están operando.

Inventario de Activos de Propiedad, Planta y Equipo.

Proceso que consiste en determinar la condición física, documental y contable de un activo de propiedad, planta y equipo.

Plaqueo de Activos de Propiedad, Planta y Equipo.

Actividad realizada con el objeto de incorporar a los activos de propiedad, planta y equipo el número que se le asignó en el sistema contable institucional, mediante código de barras, cinta adhesiva, placas metálicas u otro similar. Esta actividad se realizará según las disposiciones determinadas por la Dirección de Finanzas.

Pernoctar

Lugar donde los activos móviles le corresponde parquear en las instalaciones del Instituto.

Reconstrucciones

Modificaciones realizadas a un activo de propiedad, planta y equipo perteneciente a un sistema de acueducto y/o alcantarillado, aprovechando elementos de este y según los parámetros establecidos en el catálogo de activos vigente.

Si la reconstrucción es total, se considera el costo de esta como una nueva unidad de activo, dando de baja la anterior.

En el caso de una reconstrucción parcial, si algunas partes de la unidad anterior han sido aprovechadas, el valor en libros de éstas o una estimación, aumenta al costo del nuevo activo y las partes del activo anterior que no se aprovechen serán dadas de baja.

Vale de Activos

Formulario diseñado por la Dirección de Finanzas para el control de activos de propiedad, planta y equipo.

Valor de Reposición

El valor de reposición es el costo de reemplazar (importe monetario) los bienes destruidos, dañados, perdidos o robados por otros de similares características y utilidad económica comparables a la del original y por el cual se debería pagar si en un momento dado la institución decidiera su adquisición. Este importe está siempre sujeto a factores que afectan su valor, como la depreciación por la antigüedad del bien.

CAPITULO II

ENCARGADO DE ACTIVOS DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

ARTICULO 4 - ASIGNACIÓN DE ENCARGADOS DE ACTIVOS DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO.

El Presidente Ejecutivo, Auditor, Gerente y Sub Gerente General, Sub Gerente de Áreas, Director Nacional, Regional y de Zona, Director de UEN y Directores Generales, deben asignar como mínimo a un funcionario encargado de la administración y control de los activos de la unidad organizacional a su...

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