Reglamento de activos S.A. de Correos de Costa Rica S.A., de 4 de Febrero de 2020
| Emisor | Correos de Costa Rica S. A. |
CORREOS DE COSTA RICA S. A.
REGLAMENTO DE ACTIVOS S.A.
CAPÍTULO I
Introducción
Artículo 1º-Del alcance. Las disposiciones del presente reglamento serán de acatamiento obligatorio para todos los trabajadores y funcionarios de Correos de Costa Rica S.A., quienes velarán por su cumplimiento, en lo que les corresponda.
Artículo 2º-De los objetivos. El presente Reglamento tiene los siguientes objetivos:
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Mantener un control adecuado sobre los activos de Correos de Costa Rica, mediante un sistema de inventario permanente.
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Determinar la responsabilidad de los colaboradores en cuanto a la asignación, uso y custodia del o los activos asignados.
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Mantener un adecuado control de los activos en desuso, tanto en registro como en almacenamiento, hasta el momento de su venta, donación o destrucción.
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Realizar un registro periódico, sistemático, ordenado y oportuno del gasto por la depreciación de los activos en uso y de la depreciación acumulada correspondiente.
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Responsabilizar a cada encargado de área para que mantenga un adecuado control de los activos asignados, así como de sus traslados a otras áreas, con el fin de ubicarlos y mantener el auxiliar de activos actualizado.
Artículo 3º-De las definiciones. Para los efectos del presente reglamento se entenderá por:
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Encargado de área: Se entenderá que se refiere a funcionarios públicos, gerentes, directores, jefaturas.
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Colaborador: Personal de un área a quien se le entrega en custodia mobiliario, herramienta, equipo, maquinaria o vehículo para la ejecución de sus labores, en forma permanente o temporal, pudiendo referirse también a gerentes, directores y jefaturas según sea el caso en la estructura organizacional.
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Amortización: Es la distribución sistemática del importe depreciable de un activo intangible entre los años de su vida útil estimada.
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Activo: Es todo recurso controlado por la empresa como resultado de sucesos pasados y del que la empresa espera obtener en el futuro beneficios económicos.
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Propiedad, planta y equipo: Son todos aquellos bienes que forman parte de la empresa de una forma estable, a saber: terrenos, edificios, equipos industriales, maquinaria, mobiliario, entre otros.
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Adiciones y mejoras: Son desembolsos que tienen el efecto de aumentar el valor de un activo existente, ya sea porque aumentan su capacidad de servicio, su eficiencia, prolongan su vida útil, o ayudan a reducir sus costos de operación futuros. Aquellos desembolsos que reúnan una o varias de las características anteriores, representan adiciones o mejoras y consecuentemente deben cargarse al activo.
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La diferencia esencial entre una adición al activo y una mejora, es que la adición implica un aumento de cantidad, en tanto que la mejora aumenta solo la calidad del activo. Para dichos efectos, se deberá considerar el criterio técnico establecido en la Norma de Contabilidad número 16 "Propiedad, Planta y Equipo".
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Capitalización: Se refiere a la política que adopte la empresa, con respecto al monto a partir del cual se registra un desembolso como un activo o como un gasto.
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Depreciación: Es la distribución del importe depreciable de un activo entre los años de su vida útil estimada.
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Inventario: Lista ordenada de activos que contiene como mínimo:
. El número de placa patrimonial o de control.
. Descripción o características de los bienes asignados a una determinada área.
. Nombre del encargado de área y su respectiva ubicación del activo.
. Costo del activo.
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Número de activo o placa patrimonial: Número asignado por la Administración a cada activo, para su identificación.
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Reparaciones: Las reparaciones ordinarias no son capitalizables por cuanto su efecto es el de conservar el activo en condiciones normales de servicio, por estar consideradas en forma implícita al estimar originalmente la vida útil del activo. No obstante, existen reparaciones mayores o extraordinarias, que tienen el efecto de prolongar apreciablemente la vida de servicio del activo, más allá de la estimada originalmente o de aumentar su productividad, de ser este el caso, se le debe dar el mismo tratamiento contable que a las mejoras. Para dichos efectos, se deberá considerar el criterio técnico correspondiente.
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Sustitución: Es el reemplazo de un activo por otro de similar calidad y características. El activo sustituido deberá ser retirado del registro correspondiente, realizando el Departamento de Contabilidad el asiento de ajuste respectivo. La nueva sustitución deberá ser registrada como activo en la cuenta correspondiente.
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Vida útil: Es el período durante el cual el activo amortizable o depreciable sea útil económicamente, por parte de la empresa.
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Revaluación: Toda valoración aplicada por un encargado de la materia a los activos, con el fin de tener ajustado y representado fielmente el valor.
Artículo 4º-Transporte de activos. La Gerencia de Logística, mediante la Dirección de Transportes y la Dirección de Tratamiento Postal, será el encargado del traslado y entrega de los activos solicitados o trasladados a las diferentes áreas. El colaborador responsable del activo elaborará la boleta de traslados y la enviará mediante el proceso de correspondencia interna, para los activos se les estará colocando una etiqueta para trasladar el mismo. Las diferentes áreas estarán registrándolo en el sistema del Centro de Tratamiento Postal, como un despacho del activo.
Artículo 5º-De la responsabilidad sobre el control y registro de activos. De acuerdo con el orden jerárquico y registro de activos la responsabilidad es la siguiente:
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La Gerencia de Administración y Finanzas, en conjunto con la Dirección de Finanzas y el Departamento de Contabilidad, serán las responsables de coordinar todas las actividades relacionadas con el registro de activos.
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La Dirección Administrativa a través del Departamento de Compras y Contrataciones será responsable de la adquisición de los activos exceptuando las adquisiciones efectuadas por medio de caja chica. También será responsable de lo referente a: remates, desechos, donaciones, entre otros.
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La Dirección Administrativa a través del Departamento del Almacén será la responsable de recibir, asignar las placas pre-numeradas y despachar los activos, así como suministrar la información respectiva al Departamento de Compras y Contrataciones para el trámite de pago y al Departamento de Contabilidad para su registro.
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La Dirección de Finanzas a través del Departamento de Contabilidad deberá mantener un registro actualizado de los activos y su ubicación.
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Los encargados de áreas serán responsables del control y resguardo de los bienes asignados, así como de brindar cualquier información sobre los activos a su cargo al Departamento de Contabilidad.
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Los Directores Regionales, Director de Distribución y Dirección Administrativa serán responsables por los desechos de activos que se ejecuten en sitio; de acuerdo con lo establecido en el manual de procedimiento de desecho.
CAPÍTULO II
De la responsabilidad del patrono y encargados de área
Artículo 6º-De la responsabilidad de Correos de Costa Rica. Correos de Costa Rica S.A. velará porque todos los colaboradores cuenten con el mobiliario y equipo adecuado para el desempeño de sus labores.
Artículo 7º-De la obligación de los colaboradores y Encargados de áreas. Son obligaciones de los Encargados de área y colaboradores:
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Restituir al patrono los bienes no utilizados y conservar en buen estado el mobiliario y equipo que se les facilite para el trabajo. Es entendido que no serán responsables por el deterioro normal ni el que se ocasionare por caso fortuito...
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