Reglamento para la Administración y Funcionamiento del Fondo de Caja Chica de la Municipalidad de Heredia, de 17 de Octubre de 2017

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MUNICIPALIDAD DE HEREDIA

Sesión Extraordinaria Ordinaria N° CIENTO DIECIOCHO - DOS MIL DIECISIETE, celebrada por el Consejo Municipal del Cantón Central de Heredia, el 17 de octubre del 2017, el cuál dice:

Reglamento para la Administración y Funcionamiento del Fondo de Caja Chica de la Municipalidad de Heredia.

El Concejo Municipal del Cantón de Heredia, de conformidad con lo establecido en los artículos 169 y 170, de la Constitución Política, artículos 2, 3 y 4 párrafo primero e inciso a), 13 inciso c), 43, 101, 103, 109 del Código Municipal, en uso de sus atribuciones, emite el presente "Reglamento para la Administración y Funcionamiento del Fondo de Caja Chica de la Municipalidad de Heredia", el cual se regirá por las siguientes disposiciones:

CAPITULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Articulo 1.- Objeto. Este Reglamento tiene por objeto establecer las disposiciones que regirán para la correcta administración del fondo de caja chica de la Municipalidad de Heredia.

Articulo 2.- Ámbito de aplicación. Las disposiciones contenidas en este Reglamento serán aplicables a todos los funcionarios municipales que gestionen compras con el fondo de caja chica y al encargado del fondo de caja chica.

Articulo 3.- Definiciones. Para una mejor comprensión y en procura del correcto cumplimiento de las disposiciones de este Reglamento, deberán entenderse por:

  1. Arqueo de Caja Chica: Verificación del cumplimiento de la normativa y reglamentación que rige el fondo de caja chica. Procedimiento que determina que el efectivo y la suma de los comprobantes que dan soporte a los egresos, concuerden con la suma autorizada para el fondo de caja chica.

  2. Fondo de Caja Chica: Fondo autorizado por el Concejo Municipal, para la adquisición de bienes o servicios, y cancelar gastos que por su escasa cuantía no ameritan la promoción de los procedimientos establecidos en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

  3. Encargado del Fondo de Caja Chica: Funcionario que ocupe el puesto de Tesorero Municipal o, en su ausencia, el que se designe formalmente por el Alcalde Municipal.

  4. Liquidación: Rendición de cuentas que efectúa el funcionario responsable del vale de caja chica, mediante presentación de los comprobantes originales que sustentan los bienes y servicios adquiridos.

  5. Reintegro del Fondo de Caja Chica: Reposición de dinero en efectivo al fondo de caja chica hasta la suma que complete el total del fondo autorizado, la cual fue disminuida como consecuencia de los egresos efectuados por medio de los vales de caja chica con sus respectivos comprobantes.

  6. Vale de Caja Chica: Documento administrativo, a través del cual un funcionario solicita dinero del fondo de caja chica, para la compra de bienes o servicios, siempre que sean justificados, y autorizados por el Alcalde Municipal o en el funcionario que él designe formalmente.

  7. SIAM: Sistema Integrado de Administración Municipal.

    Articulo 4.- Independencia del fondo. El fondo de caja chica debe ser independiente de otros fondos que maneja la Tesorería Municipal.

    CAPITULO II

    ADMINISTRACION DEL FONDO DE CAJA CHICA

    Articulo 5.- Custodia. El fondo de caja chica será custodiado y administrado por el funcionario que ocupe el puesto de Tesorero Municipal. En su ausencia sea por vacaciones, incapacidad o permiso temporal, será traspasado al funcionario que el Alcalde designe para esa función. Para ello, de forma previa deberá realizarse un arqueo que firmarán ambos servidores municipales. Una vez incorporado el Tesorero Municipal, se deberá realizar el mismo procedimiento.

    Articulo 6.- Obligaciones del encargado del fondo. El encargado de este fondo tendrá las siguientes obligaciones:

  8. Custodiar el efectivo del fondo de caja chica, comprobantes y justificantes que respalden el pago y los vales en tránsito.

  9. Verificar que los conceptos indicados en los vales de caja chica tengan relación directa con lo especificado en la factura de compra.

  10. Verificar que se realice la exoneración de impuestos de venta o en su defecto realizar el cobro respectivo al funcionario responsable de no haber pedido la exoneración correspondiente.

  11. Mantener un adecuado archivo de los documentos y justificantes que tienen relación con la administración del fondo.

  12. Efectuar periódicamente arqueos al fondo de caja, mínimo una vez al mes, independientemente de los que realice la Auditoria Interna.

  13. Mantener un sistema adecuado de control interno y velar por el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente reglamento.

  14. Informar por escrito al superior inmediato del solicitante que incumpla las disposiciones de este Reglamento, a efecto que, en resguardo del debido proceso y derecho de defensa, se aplique la sanción respectiva.

    Articulo 7.- Establecimiento del fondo. El fondo de caja chica, así como sus aumentos y disminuciones, deberán ser autorizados por el Concejo Municipal, previo estudio de la Dirección Financiera Administrativa y la Tesorería Municipal

    Articulo 8.- Conformación del fondo. El fondo de caja chica deberá contener siempre el total del monto autorizado, que corresponderá a la suma del dinero en efectivo, más la suma del gasto real de los vales de caja chica liquidados, más los vales de caja chica pendientes de liquidación.

    Articulo 9.-...

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