Reglamento para la adquisición de medicamentos e implementos médicos del Instituto Nacional de Seguros por 'Compras por requerimiento', de 7 de Enero de 2021

Emisor:Instituto Nacional de Seguros

INSTITUTO NACIONAL DE SEGUROS

REGLAMENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS E

IMPLEMENTOS MÉDICOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE

SEGUROS POR "COMPRAS POR REQUERIMIENTO"

Artículo 1.-Objeto: El presente modelo de "Compras por Requerimiento" regula las relaciones contractuales entre el Instituto Nacional de Seguros y las personas físicas o jurídicas que se registren como proveedores de medicamentos, e implementos médicos.

Las contrataciones que el Instituto a través del Departamento de Proveeduría (en adelante Proveeduría) llegue a celebrar al amparo de este marco normativo, se sustenta en la Autorización que para tal efecto otorga la Contraloría General de la República, con fundamento en lo que establecen los artículos 2 bis inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa y el 146 de su Reglamento.

Artículo 2.-Alcance: El presente modelo de "Compras por Requerimiento" se aplicará por parte de Proveeduría del Instituto (Órgano encargado de guiar el proceso y verificar aspectos formales) para la adquisición de medicamentos, e implementos médicos, Departamento ante el cual el interesado podrá plantear consultas u observaciones.

Como parte del Sistema de Abastecimiento establecido en la institución las Unidades Usuarias presentarán sus requerimientos al CEDINS, el cual como responsable de los procesos de ejecución de cadena de abastecimiento, determinará el detalle de la necesidad a promover: la descripción, las cantidades a comprar por línea y los requisitos de orden logístico basado en la aplicación de las buenas prácticas de Cadena de Abastecimiento, los requerimientos de servicios y capacidad instalada.

Artículo 3.-Principios: Todas las contrataciones que se realicen al amparo del procedimiento sustitutivo de "Compras por Requerimiento" deberán observar los principios de eficiencia, eficacia, publicidad, libre competencia, igualdad, buena fe e intangibilidad patrimonial según se define en la Ley de Contratación Administrativa y su reglamento.

Artículo 4.-Valoración previa del producto: El Instituto Nacional de Seguros definirá, con base en sus requerimientos de abastecimiento, períodos en los cuales recibirá oferta técnica (literatura técnica, muestras y registros médicos o sanitarios de producto, etc.) para los medicamentos y/o implementos médicos que requiera contratar.

El plazo mínimo para la recepción de productos para valoración no podrá ser inferior a 10 días hábiles.

Para tal efecto dicho plazo no computará el día de la comunicación si la del vencimiento.

Para ello, por medio del Departamento de Proveeduría, se cursará invitación pública y abierta a todos los interesados por medio de dos avisos publicados en dos diarios de circulación nacional, el Diario Oficial La Gaceta ymediante la página Web del INS (www.ins-cr.com), con el detalle de los productos para los cuales se recibirá oferta técnica y el plazo durante el cual se recibirá dicha información y las muestras respectivas, para ello con cada invitación se indicará claramente quien recibirá la información y muestras, señalando el lugar, horario cantidad de muestras requeridas y condiciones en que se recibirá la información y muestras de los medicamentos o implementos requeridos. En esta fase no se valorará precio del producto.

El detalle de los productos cuyas muestras se valorarán se pondrá a disposición de los interesados por los medios que Administración considere oportunos, sea que los remita de forma directa vía correo electrónico, los publique junto con el aviso o bien los disponga en su sitio web. En el aviso respectivo se dispondrá también el plazo en que la Administración recibirá eventuales consultas u objeciones sobre la descripción técnica de los productos, mismas serán resueltas por la Administración y deberán presentarse ante la Proveeduría Institucional dentro del primer tercio del plazo concedido para valoración de muestras, contado a partir del día hábil siguiente a la publicación o del día hábil siguiente a aquel en que se realice la invitación para la presentación a valoración del producto y serán atendidas en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles.

La invitación se realizará al menos tres veces al año, sin embargo, queda abierta la posibilidad que la Administración realice más convocatorias cuando su necesidad administrativa así lo determine o bien mantenga abierta durante todo el año la inscripción.

Al realizar la invitación para la valoración previa de muestras y literatura técnica; la Administración advertirá en dicha invitación si tuviera en curso algún proceso concursal para la adquisición de alguno o algunos de los productos que pretende evaluar.

Artículo 5.-Presentación de la muestra: Los interesados deberán presentar su solicitud y en cada caso deberán indicar para qué producto específicamente someten su oferta técnica. Las muestras de medicamentos o implementos médicos que se presenten a valoración del INS deberán estar rotuladas con el nombre de la empresa y el nombre del producto, además, deben adherirse estrictamente a todos los aspectos técnicos contenidos en la ficha técnica y deberán considerar las condiciones de empaque establecidas por la Administración, así como cualquier otra condición definida por el INS en cada caso específico. La especificación técnica, condiciones de empaque y demás información relevante para cada caso concreto, estará disponible en los medios que la Administración defina (entrega física de documentos, consulta en sitio web, etc.).

Con su solicitud, el Oferente deberá manifestar que se encuentra registrado como proveedor en SICOP.

Artículo 6.-Aceptación de la muestra o producto propuesto: Una vez que el oferente interesado presente su oferta técnica (incluyendo la cantidad de muestras que la Administración requiera para cada caso) para el medicamento o implemento de su interés, dicha información será analizada en un plazo máximo de cinco (05) días hábiles por la Unidad Técnica, quien definirá desde el punto de vista técnico, si el producto ofrecido se ajusta a las especificaciones definidas por la Administración. Para ello, las muestras serán sometidas a un análisis físico u organoléptico (en el caso de los medicamentos) y pruebas que pueden ser cualitativas y cuantitativas, según el formulario correspondiente (para implementos médicos), las cuales pueden incluir pruebas de fallo (que consisten en llevar el producto al límite de las características para que falle y con ello verificar sus capacidades, esto en los casos que amerite), entre otras.

De aceptarse el producto por la Unidad técnica, al menos una de las muestras que aporte el interesado se mantendrá incólume y será custodiada por la Administración para ser utilizada como parámetro de comparación al momento de la recepción del producto una vez adjudicado el proceso de compra.

Una vez realizado el análisis de la información técnica, la Unidad Usuaria en un plazo máximo de tres (03) días hábiles, remitirá un listado a la Proveeduría con el detalle de todas las ofertas valoradas, y los resultados de esa valoración (cuales obtuvieron un dictamen favorable y cuales fueron rechazadas y los motivos).

Con base en dicho reporte, la Proveeduría comunicará a los interesados si el producto propuesto es aceptado o no para su eventual invitación a los procesos de "Compra por Requerimiento" que se promuevan una vez superada la etapa de valoración previa de muestras. Dicha comunicación de resultados, también se les notificará a aquellos oferentes que tengan productos validados en dicha partida o renglón.

Una vez notificado por Proveeduría el resultado de la valoración de los productos, los oferentes que hayan sometido a valoración su oferta técnica para cada partida o renglón, así como aquellos oferentes que tengan productos validados en dicha partida o renglón producto de convocatorias anteriores, contarán con un plazo de tres (03) días hábiles para recurrir dicho dictamen. Junto con su alegato el interesado debe aportar la prueba técnica que considere oportuna. Corresponderá a la Unidad Técnica el análisis y resolución de los recursos y para ello contará con un plazo de 05 días hábiles para resolver. De requerir el recurrente que su recurso se conozca en alzada, la resolución respectiva la adoptará el superior jerárquico de la Unidad Técnica. La resolución que se adopte no tendrá ulterior recurso y agotará la vía administrativa.

La resolución del recurso se notificará a todos los oferentes que presentaron muestra para el renglón específico.

Si posterior a la firmeza de la aceptación de la muestra, estando está vigente, algún o algunos oferentes que presentaron oferta para la misma línea y con muestra calificada positivamente, advierten a la Administración sobre presuntos incumplimientos técnicos de la misma o de la documentación que se aportó para su validación (sea desde el inicio o como actualización); la Administración deberá resolver dichos alegatos de los interesados dentro del plazo máximo de cinco días.

La resolución que rechace los alegatos no tendrá mayor impugnación. De aceptar los alegatos de los interesados, procederá a instaurar el proceso previsto en el inciso f) del artículo 8 de este Reglamento.

La aprobación de la muestra le permitirá al Oferente participar en todos los concursos que se requieran en adelante para el producto, sin que tenga que realizar una nueva aprobación para cada concurso, salvo los aspectos...

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