Reglamento para la adquisición y recepción de bienes, servicios y obras de la Municipalidad del Cantón Central de San José, de 18 de Abril de 2017
| Emisor | Municipalidad de San José |
MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ
REGLAMENTO PARA LA ADQUISICION Y RECEPCION DE BIENES,
SERVICIOS Y OBRAS DE LA MUNICIPALIDAD,
DEL CANTON CENTRAL DE SAN JOSE
POR LO TANTO
A la luz del dictamen 170-CAJ-2017 de la Comisión de Asuntos Jurídicos del Concejo Municipal de San José, el Honorable Concejo Municipal de San José acuerda: con sustento en lo establecido en el artículo 169 y 170 de la Constitución Política, artículo 2, 3, 4 inciso a) c) y f) todos del Código Municipal y en uso de sus atribuciones, dictar el presente reglamento según se expone:
REGLAMENTO PARA LA ADQUISICION Y RECEPCION DE BIENES,
SERVICIOS Y OBRAS DE LA MUNICIPALIDAD,
DEL CANTON CENTRAL DE SAN JOSE
CAPÍTULO I
Objeto y nomenclatura
Artículo 1. Objeto. El presente reglamento se dicta con el fin de regular las disposiciones y procedimientos que regirán en las diferentes etapas de la actividad contractual que despliegue la Municipalidad del Cantón Central de San José a través del Departamento de Recursos Materiales y Servicios, de conformidad con la normativa de la Ley Nº 7494 del 2 de mayo de 1995 Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento y su reforma parcial, Ley 8511 del 16 de mayo del 2006, publicada en "La Gaceta" N° 128 del 4 de julio de ese mismo año, la cual entró a regir en enero, 2007. Así como, en el Decreto Ejecutivo Nº 33411-H del 27 de setiembre del 2006, publicado en "La Gaceta" N° 210, el Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública y sus reformas y el Código Municipal. Ley de General de Control Interno #8292, Decreto Ejecutivo 38830-HMICIT-SICOP, Ley 8454 Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos.
Artículo 2. Nomenclaturas. En el contenido de este marco normativo se utilizarán las siguientes nomenclaturas:
Concejo: Concejo de la Municipalidad del Cantón Central de San José.
La Municipalidad: Municipalidad del Cantón Central de San José.
DRMS El Departamento de Recursos Materiales y de Servicios
LCA: Ley de Contratación Administrativa.
RLCA: Reglamento a la Ley Contratación Administrativa.
El Código: Código Municipal.
RSRCAP: Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública.
CD: Contratación Directa (Escasa Cuantía)
DAJ: Dirección de Asuntos Jurídicos
Artículo 3. Alcance de este Reglamento. Este reglamento será aplicable -sin excepción, a todos los procedimientos de contratación que promueva la Municipalidad por medio de su DRMS, así como a los procesos de almacenamiento y distribución o tráfico interno de bienes que promueva la Municipalidad de San José, por medio de la Proveeduría.
CAPÍTULO II
Funciones del Departamento de Recursos Materiales y Servicios
Artículo 4. Definición Funcional del Departamento de Recursos Materiales y Servicios. El DRMS será el órgano competente para conducir los procedimientos de contratación administrativa, y fungirá como Órgano Técnico Institucional en esa materia, así como para realizar los procesos de control, almacenamiento y distribución o tráfico de bienes producto de los procedimientos de contratación, por medio de la Sección de Almacén, quien llevará un inventario estricto y actualizado de los bienes bajo su custodia, entendiéndose distribución como entrega en bodega.
Deberá contar con una estructura organizativa adecuada y con el recurso humano idóneo e indispensable, con experiencia, conocimiento y formación en el campo de la contratación administrativa, que le permita el cumplimiento oportuno de sus funciones.
Artículo 5. Las dependencias administrativas de la Institución (técnico, jurídico, financiero) colaborarán con el DRMS, para el cumplimiento de sus cometidos, todo conforme a las competencias propias de cada dependencia.
Artículo 6. Funciones Específicas del Departamento de Recursos Materiales y Servicios. El DRMS tendrá las siguientes funciones:
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Orientar mediante lineamientos, la elaboración de pedidos, las especificaciones técnicas, la programación de las compras de la Institución y la presentación oportuna de sus necesidades para el trámite de compra.
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Verificar que se cuenta con el contenido presupuestario disponible para atender la erogación.
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Agrupar las solicitudes de pedido según la naturaleza del gasto.
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Con base en la estimación que realiza la unidad usuaria y el presupuesto indicado, determinar el procedimiento de contratación administrativa a seguir conforme a la Ley. En caso de duda sobre la exactitud de la estimación dada por la unidad usuaria/parte técnica, el DRMS podrá realizar las consultas y sondeos de mercado que resulten necesarios para la adecuada estimación del negocio.
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Elaborar el cartel para cada uno de los procedimientos ordinarios o de excepción que, para la adquisición de bienes y servicios, promueva la Municipalidad; labor que llevará a cabo con los insumos y requerimientos que deben aportarle las unidades usuarias y técnicas, según corresponda en cada caso, a través del sistema Merlink.
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Someter a revisión financiera y jurídica, en los casos que corresponda, los carteles de procedimientos licitatorios, para el análisis de su competencia.
La revisión jurídica de estos carteles estará a cargo de los profesionales en derecho del DRMS.
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Definir y comunicar los controles necesarios para cumplir con el cronograma de plazos previamente establecido, el cual será de acatamiento obligatorio para las dependencias involucradas, así como emitir las políticas y disposiciones que rigen en materia de contratación administrativa.
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Administrar, a nivel institucional, el sistema Merlink para los procedimientos de contratación administrativa que lleva a cabo la Municipalidad.
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Administrar y supervisar eficiente y eficazmente los procesos de licitación, remate y contratación directa, desde el ingreso al Departamento de la solicitud de trámite (pedido) hasta la confección de la orden de compra, así como en los casos de contratación por excepción.
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Realizar el proceso para la liberación o ejecución de garantías de participación y de cumplimiento, hacer efectivas las multas previamente establecidas en el cartel, en caso de requerirse.
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Efectuar los trámites de exoneración, importación y desalmacenaje de los materiales y suministros importados, cuando así se requiere.
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Dictar la resolución final de adjudicación cuando por el monto total a adjudicar del procedimiento respectivo no corresponda al Concejo, emitir la recomendación de adjudicación cuando el Concejo es el competente para adjudicar. Para el caso de las contrataciones directas de escasa cuantía, el DRMS será el competente para dictar la declaratoria de desierto o infructuoso de conformidad con el reglamento que rige esta materia y en cuanto estas funciones le sean delegadas formalmente por el Despacho del Alcalde, siguiendo las disposiciones pertinentes emanadas en el Código Municipal y la Ley General de la Administración Pública.
CAPÍTULO III
Planeación y programación de compras
Artículo 7. Solicitud de Bienes y/o Servicios. Los procedimientos para las compras de bienes o la contratación de servicios, se originarán en la solicitud de necesidades enviadas por las dependencias interesadas mediante el Sistema Merlink, de acuerdo con las políticas y disposiciones específicas que emita el DRMS.
En relación con lo anterior, la decisión que da inicio al procedimiento de contratación requiere el cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 8 del RLCA.
El DRMS, rechazará las solicitudes que incumplan con uno o más de los requisitos indicados.
Artículo 8. Agrupación de los Pedidos. El DRMS agrupará los pedidos de las diversas dependencias que versen sobre la misma clase de objetos, siempre que la naturaleza y circunstancias lo permitan, para ello fijará dos plazos al año para la recepción de pedidos con el objeto de lograr las mejores condiciones y evitar a la vez un fraccionamiento ilegítimo, para ello las dependencias respectivas deberán programar sus necesidades de manera tal que las contrataciones inicien en los plazos fijados. Esos plazos serán fijados por la DRMS y comunicados oficialmente mediante la emisión de circulares.
Artículo 9. Requisitos Previos. Previo a la decisión inicial de contratación, la unidad usuaria deberá verificar la existencia de la partida presupuestaria (contenido) mediante el sistema Merlink, así como la verificación de existencias ante el Almacén Municipal.
Artículo 10. Trámite para la Satisfacción de Necesidades Particulares. Para atender una necesidad calificada o de naturaleza particular, se podrá iniciar el procedimiento de contratación sin contar con los recursos presupuestarios suficientes si estos corresponden al mismo periodo presupuestario, previa aprobación de la Contraloría General de la República. Para lo pertinente, el DRMS, en coordinación con la unidad usuaria, determinará la necesidad de efectuar este procedimiento. En aquellos casos en que la ejecución se realice en el próximo periodo presupuestario, el solicitante de la contratación deberá realizar las gestiones pertinentes ante la Dirección Financiera para asegurar la existencia del contenido presupuestario con el propósito de garantizar el pago de las obligaciones y no se requiere de previa autorización del Órgano Contralor.
Artículo 11. Inicio del Procedimiento. Una vez que se cuente con la solicitud de compra o pedido debidamente confeccionado, con las especificaciones técnicas o términos de referencia aprobados, el contenido presupuestario correspondiente y demás disposiciones contempladas en el RLCA, el DRMS dará inicio al proceso de contratación respectivo. Para todos los efectos, la decisión inicial deberá entenderse como la solicitud de pedido generada por la dependencia usuaria en el sistema Merlink
Artículo 12. Estimación del Contrato y Determinación de los Procedimientos. La estimación del bien y/o servicio por adquirir le corresponde a la unidad solicitante, la cual deberá incorporarse en la decisión inicial. La determinación del procedimiento a seguir para su...
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