Reglamento de Adquisiciones Electrónicas del Poder Judicial, de 7 de Septiembre de 2015
| Emisor | Corte Suprema de Justicia |
CIRCULAR Nº 185-2015
ASUNTO: "Reglamento de Adquisiciones Electrónicas del Poder Judicial".
A TODAS LAS ADMINISTRACIONES REGIONALES
Y DESPACHOS JUDICIALES DEL PAÍS
SE LES HACE SABER QUE:
La Corte Plena, en sesión Nº 34-15, celebrada el 7 de setiembre del 2015, artículo XIX, aprobó el "Reglamento de Adquisiciones Electrónicas del Poder Judicial ", cuyo texto, literalmente dice:
"REGLAMENTO DE ADQUISICIONES ELECTRÓNICAS
DEL PODER JUDICIAL
CAPÍTULO I
Disposiciones Generales
Artículo 1º-Ámbito de aplicación. El presente Reglamento regula los trámites de adquisiciones a lo interno del Departamento de Proveeduría y las Administraciones Regionales del Poder Judicial, en adelante denominadas "oficina que tramita", sin perjuicio de lo estipulado en las normas y principios del ordenamiento jurídico administrativo.
Artículo 2º-Objetivo. Este Reglamento, tiene como objetivo promover la eficiencia, efectividad, transparencia e integración de las contrataciones del Poder Judicial. Lo anterior con el propósito de permitir a los oferentes potenciales, los ciudadanos y al Gobierno conocer el estado de las solicitudes de bienes, obras y servicios; las etapas, decisiones y resultados de las contrataciones, garantizando de esta forma el cumplimiento de los principios básicos de la contratación administrativa.
El Reglamento de Adquisiciones Electrónicas del Poder Judicial constituye el instrumento oficial a través del cual la oficina que tramita los procedimientos de contratación administrativa brindará a los proveedores la posibilidad de participar en aquellos procedimientos que se realizan por medio electrónico; siempre y cuando cumplan con los requisitos aquí establecidos.
La presente reglamentación se emite con fundamento en lo que establece el artículo 140 y siguientes del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, Decreto Nº 33411-H de 27 de setiembre del 2006 y sus modificaciones.
Artículo 3º-Definiciones.
Bitácora: Registro electrónico de las acciones que se llevarán a cabo en los procedimientos de Adquisiciones Electrónicas del Poder Judicial, el cual, guarda el usuario con la fecha y hora del momento en que se realiza la acción.
Catálogo de bienes y servicios: Es el instrumento oficial de uso obligatorio, en el que sistemáticamente se clasifican e identifican los bienes, las obras y los servicios requeridos por el Poder Judicial y ofrecidos por los proveedores registrados.
Documento electrónico: Cualquier manifestación con carácter representativo o declarativo, expresada o transmitida por un medio electrónico o informático; según lo establece el Reglamento a la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos.
Expediente electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos ordenados cronológicamente de un procedimiento de contratación específico mediante un índice dinámico.
Firma digital: Conjunto de datos adjuntos o lógicamente asociados a un documento electrónico, que permita verificar su integridad, así como identificar en forma unívoca y vincular jurídicamente al autor con el documento. Los documentos enviados con firma digital equivalen para todos los efectos legales a los documentos firmados con firma autógrafa.
Firma digital certificada: Firma digital emitida al amparo de un certificado digital válido y vigente, expedido por la Autoridad Certificadora competente y autorizada por el Banco Central de Costa Rica.
Índice dinámico: Ordenamiento cronológico de los documentos electrónicos y archivos adjuntos que conforman el expediente de contratación.
Oferta electrónica: Conjunto de datos completados mediante un formulario electrónico que representan la manifestación expresa del oferente de querer contratar con la Administración, con observancia de las normas del presente Reglamento. Dicha propuesta se expresa como un documento firmado digitalmente.
Oferta escrita o física: Documento impreso que contenga la manifestación del oferente de querer contratar con la Administración.
Oferta por medios electrónicos: Documento con la manifestación del oferente de querer contratar con la Administración, enviado por correo electrónico o por fax a la oficina que tramita.
Oficina que tramita: Aquellas oficinas de la institución que realizan trámites de adquisiciones; sean estas, el Departamento de Proveeduría y las Administraciones Regionales del Poder Judicial.
Registro de Proveedores del Poder Judicial: Es el instrumento donde tienen que inscribirse todas las personas físicas y jurídicas que desean participar en los procesos de contratación administrativa del Poder Judicial, de manera que se encuentren debidamente acreditados y evaluados en forma integral y particular para un determinado tipo de concurso, en cuanto a su historial, sanciones, capacidad técnica, financiera, jurídica y cualquier otra que resulte indispensable para una adecuada selección del contratista y del interés público.
SIGA-PJ: Sistema Integrado de Gestión Administrativa del Poder Judicial, plataforma tecnológica mediante la cual se formula y ejecuta el presupuesto del Poder Judicial. Para efectos del presente reglamento se conocerá como el sistema.
SGP: Sistema de Gestión de Proveedores del Poder Judicial, plataforma tecnológica mediante la cual se registra la información de los proveedores institucionales. Esta permite la interacción del proveedor con el SIGA-PJ.
Artículo 4º-Comunicación de actos de los procedimientos. Sin perjuicio de las disposiciones legales y reglamentarias que establecen la obligación de publicar en el Diario Oficial La Gaceta determinados actos, el Poder Judicial utilizará además como medio de divulgación de sus procedimientos de contratación administrativa la página Web del Departamento de Proveeduría, la cual será administrada por la jefatura del Departamento.
Artículo 5º-Uso de formularios y documentos electrónicos. A efectos de garantizar la agilidad, la estandarización y la simplicidad, los procedimientos se deberán llevar a cabo haciendo uso de los formularios y/o documentos electrónicos de que disponga el sistema SIGA-PJ para determinados actos.
Artículo 6º-Uso de firma digital. Todos los actos jurídicos que se realicen por medios electrónicos deben estar respaldados por una firma digital certificada, emitida al amparo de lo dispuesto en la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos y su Reglamento.
Para que los oferentes puedan enviar ofertas electrónicas deberán poseer un Certificado Digital válido y vigente, así como cumplir con los requisitos y procedimiento que establece el presente reglamento.
Artículo 7º-Responsable administrativo. El Departamento de Proveeduría y las Administraciones Regionales serán los responsables de administrar, mantener y actualizar la información proveniente de las adquisiciones electrónicas, con el apoyo de la Dirección de Tecnología de Información.
CAPÍTULO II
Acceso a SIGA-PJ
Artículo 8º-Acceso a la información de SIGA-PJ. El Sistema Integrado de Gestión Administrativa del Poder Judicial (SIGA-PJ) se puede acceder por medio de consultas a través de Internet, con excepción de aquellos procedimientos de contratación administrativa calificados como confidenciales, secreto comercial, industrial o económico, los cuales serán de acceso restringido.
Este Sistema podrá ser utilizado sin costo alguno y de acuerdo con sus funcionalidades, por los siguientes usuarios:
Todas las oficinas del Poder Judicial que formulen y ejecuten sus presupuestos, el Departamento de Proveeduría y Administraciones Regionales encargadas de tramitar procesos de contratación administrativa, el Departamento Financiero Contable encargado de velar por la correcta ejecución presupuestaria, y cualquier otra oficina del Poder Judicial que desee consultar todo lo relativo a la formulación y ejecución presupuestaria.
Cualquier interesado para la consulta de expedientes e información calificada como pública.
Los proveedores registrados para la participación en los procedimientos de contratación que se tramiten por medio de este Sistema.
3) La Contraloría General de la República en sus funciones de control y fiscalización.
4) La Auditoría interna para la consulta de expedientes de las adquisiciones electrónicas del Poder Judicial.
CAPÍTULO III
Seguridad de SIGA-PJ
Artículo 9º-Mecanismos de identificación. Por medio del uso de la firma digital certificada, el SGP garantizará la vinculación jurídica de la firma del emisor con el documento electrónico e identificará al receptor de este, de manera tal que se certifique la no alteración y la conservación del contenido original de cada documento que se reciba y se envíe por medio electrónico.
Artículo 10.-Trazabilidad de SIGA-PJ. El sistema permite visualizar el estado en que se encuentran los procedimientos de contratación administrativa, así como los responsables en cada una de esas fases y el cumplimiento de los plazos establecidos para cada uno de ellos.
Artículo 11.-Integridad e inalterabilidad de la información. SIGA-PJ conservará los documentos enviados y recibidos sin ningún tipo de alteración. Dejará constancia en sus bitácoras de todas las transacciones; además, permitirá el acceso a estos y su reproducción en forma impresa, cuando el Departamento de Proveeduría lo considere necesario. Todos estos actos deberán constar en el expediente electrónico de cada contratación.
Artículo 12.-Almacenamiento y custodia de la información. El Poder Judicial debe contar con los espacios físicos y los mecanismos óptimos para garantizar que la información se encuentra almacenada y custodiada, de modo que se eviten riesgos, daños, pérdida, destrucción, alteración, sustracción o divulgación indebida. Así mismo, la oficina que tramita deberá tener planes de evaluación y ejecución periódica, para valorar la eficiencia de los controles asociados al almacenamiento de la información y hacer las modificaciones necesarias para la implementación de las mejoras requeridas.
Artículo 13.-Autenticidad del contenido de los...
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