Reglamento del Archivo Central, de 17 de Noviembre de 1998

Emisor:Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico
 
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(Este Reglamento fue derogado mediante sesión N° 3471 del 22 de enero del 2008)

INSTITUTO COSTARRICENSE DE PUERTOS DEL PACIFICO

REGLAMENTO DEL ARCHIVO CENTRAL

CAPITULO I

Disposiciones generales

Artículo 1°—El Archivo Central es una dependencia de la Actividad Servicios de Apoyo del Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico, el cual se regirá por las presentes disposiciones reglamentarias y las que establece en materia de archivo la ley 7202 ÓLey del Sistema Nacional de Archivos” y su Reglamento.

Artículo 2°—Para efecto del presente reglamento se entiende por:

1) Archivos de gestión: Son todos aquellos tipos documentales producidos por las diferentes unidades administrativas de la Institución y que deben permanecer en sus respectivas oficinas por el tiempo que determine el Comité Institucional de acuerdo a lo estipulado en las Tablas de Plazos de Conservación.

2) Archivos centrales: Son aquellos que conforman el Sistema Nacional de Archivos y su responsabilidad es reunir todos los documentos producidos por los Archivos de Gestión de las Instituciones a la cual pertenecen.

3) Archivos históricos o finales: Son aquellos que mantienen custodiados documentos que tengan como mínimo 20 años de antigüedad y sean de valor científico - cultural.

De previo deben contar con la autorización de la Dirección General de Archivos.

4) Comisión nacional de selección y eliminación de documentos: Órgano que se encarga de dictaminar las normas sobre la selección y eliminación de documentos,

conservación de aquellos que posean valor científico - cultural, la aprobación de las Tablas de Plazos de Conservación que presenten las diferentes instituciones y aquellas otras funciones que le asignen las leyes y reglamentos.

5) Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos: Órgano interno encargado de evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de los documentos. Si no existieran Tablas de Plazos aprobadas, éste solicitará a la Comisión Nacional el sometimiento de aprobación, tanto de los documentos a eliminar, como Tablas de Plazos aprobadas previamente por el Comité

Institucional. Aquellas otras que le atañen con relación a la gestión archivística institucional.

6) Dirección General del Archivo Nacional: Es la entidad de servicio público que funciona como órgano desconcentrado del Ministerio dé Cultura Juventud y Deportes. Vela por el cabal cumplimiento de %la Ley N° 7202 del Sistema’Nacional de Archivos y su Reglamento y por la óptima organización,

conservación y facilitación de los Archivos Públicos, Privados y Particulares de Costa Rica. Asimismo garantiza y salvaguarda el Patrimonio Documental de la Nación.

7) Incop:

Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico.

8) Tabla de plazos de conservación: Es un instrumento en el que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo -

legal. Si no existieran éstas y se desea destruir documentación que ha cumplido su valor administrativo - legal, la Comisión Nacional determinará cuáles tipos documentales tienen valor científico - cultural.

CAPITULO II

De la definición y funcionabilidad

Artículo 3°—Se denomina Archivo Central a la Unidad que tiene a su cargo reunir en el repositorio respectivo, el conjunto de documentos recibidos y producidos por el Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico en el ejercicio de sus funciones, conservando éstos debidamente romanizados para su utilización en la gestión administrativa, la información a los ciudadanos u otro tipo de investigación requerida.

Artículo 4°—Funcionará bajo la administración y coordinación preferiblemente, de un archivista graduado de un Centro de Educación Superior, un Profesional en Administración de Empresas o Negocios con conocimientos en el rea Archivística, o un funcionario del mismo nivel académico debidamente capacitado, quien dependerá directamente de la Actividad Servicios de Apoyo de la Institución.

Artículo 5°—El Archivo Central del Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico, tendrá, entre otras, las siguientes funciones:

  1. Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y...

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