Reglamento de Administración de Bienes Muebles del Tribunal Supremo de Elecciones, de 13 de Octubre de 2009
| Emisor | Tribunal Supremo de Elecciones |
TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES Nº 16-2009 EL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES Con fundamento en los artículos 99, 102 inciso 10)
de la Constitución Política y 12 inciso a) del Código Electoral.
DECRETA:
El siguiente REGLAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES DEL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES CAPÍTULO I Disposiciones generales Artículo 1ºObjetivo. El presente reglamento tiene como propósito establecer las normas y los procedimientos de las operaciones patrimoniales (recepción, registro, inscripción,
asignación, traslado, control, préstamo, reparación, reposición, alta y baja de bienes muebles), relativas a la administración de los bienes muebles del Tribunal Supremo de Elecciones, su preservación y uso racional, la actualización de los inventarios y el régimen de responsabilidad que se derive de este proceso para los sujetos que intervienen en él.
(Así
reformado por el artículo 1° del decreto del Tribunal Supremo de Elecciones N° 21 del 5 de noviembre de 2009)
Artículo 2ºAlcance.
Las disposiciones de este reglamento son de acatamiento obligatorio para todos los funcionarios del Tribunal Supremo de Elecciones, así como para aquellos que se encuentren comprendidos en los supuestos de este Reglamento.
(Así
reformado por el artículo 1° del decreto del Tribunal Supremo de Elecciones N°
21 del 5 de noviembre de 2009)
Artículo 3ºDefiniciones. Para facilitar la interpretación y aplicación de este reglamento, se integran los siguientes conceptos:
Acta:
documento en que se deja constancia de un acto o serie de actos, realizados por los usuarios, jefaturas y el Departamento de Proveeduría, según corresponda,
relacionados con bienes muebles del Tribunal.
Alta de bienes muebles: es la operación mediante la cual se ingresa al inventario del Tribunal un bien mueble, sea por compra, producción propia,
donación, aparición de bienes dados de baja, reconstrucción de bienes o cualquier otra situación que produzca un ingreso.
Baja de bienes muebles: es la operación mediante la cual se excluyen del inventario bienes muebles del Tribunal, sea por destrucción, desecho, donación,
desmantelamiento, remate, hurto, robo, pérdida, extravío, dación en pago,
venta, permuta y otras formas de extinción jurídica de los bienes muebles.
Bienes muebles: son los equipos, mobiliario, obras de arte, maquinaria, herramientas y otros de condiciones similares, que son objeto de control de inventario, mediante un sistema de rotulado numerado (placa de metal, adherible o cualquier otro sistema de identificación), adquiridos por el Tribunal a título oneroso o gratuito, o bien, producidos internamente por una unidad administrativa, que resultan útiles para la ejecución de las funciones y actividades de la institución o que cumplen función social como patrimonio artístico estatal en el caso de las obras de arte. No se incluyen dentro de esta definición aquellos bienes semejantes regulados por normativa propia,
tales como, el material bibliográfico específico de la Biblioteca, así como los vehículos institucionales en cuanto a su uso.
Bienes muebles en desuso: son aquellos obsoletos, faltos de repuestos o los descontinuados por sus fabricantes, previa calificación que rindan los técnicos de mantenimiento de Servicios Generales, del Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones o del despacho que corresponda,
así como los que en virtud del costo de su reparación convenga al interés institucional considerarlos en desuso.
Bienes muebles en mal estado: aquellos que en virtud de su estado físico no tengan utilidad alguna, previa calificación que rindan los técnicos de mantenimiento de Servicios Generales, del Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones o del despacho que corresponda.
Donación de bienes muebles: es la transmisión gratuita del dominio de un bien mueble por parte de una persona física o jurídica, nacional o internacional,
pública o privada, a favor del Tribunal Supremo de Elecciones, quien la acepta;
o la transmisión de la propiedad de bienes muebles en desuso o mal estado que pertenecen al Tribunal en favor de una persona jurídica pública o privada siempre que exista fundamento de rango legal para tal efecto.
Formulario para traspaso de bienes muebles: documento físico de uso obligatorio con numeración consecutiva, mediante el cual el Departamento de Proveeduría, o las unidades administrativas entre sí, traspasan bienes muebles.
Inventario general: lista ordenada de bienes muebles que contiene, como mínimo, el número de identificación y el nombre de los bienes asignados a una determinada unidad,
elaborada y actualizada por la Proveeduría, para lo que podrá solicitar el apoyo de las unidades administrativas.
Jefatura:
titular subordinado a cargo de una unidad administrativa.
Proveeduría:
unidad administrativa que tramita y efectúa las compras de bienes muebles que sean necesarios para el Tribunal, vigila y fiscaliza la administración de los bienes muebles confiados a las jefaturas y usuarios y lleva su inventario completo. Lo anterior de conformidad con lo que establece la Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil.
Traslado de bienes muebles: es el traspaso puro y simple o por reasignación de bienes, que implica cambiar provisional o definitivamente de lugar y custodia los bienes de las unidades administrativas, sin que se modifique cuantitativamente o cualitativamente el patrimonio institucional. Los bienes trasladados mantienen el mismo número de identificación.
Tribunal o la Institución: Tribunal Supremo de Elecciones y todas sus dependencias.
(Así
reformado el concepto anterior por el artículo 2° del decreto del Tribunal Supremo de Elecciones N° 21 del 5 de noviembre de 2009)
Unidad Administrativa: órgano del Tribunal Supremo de Elecciones a cargo de una jefatura, responsable de la administración de los bienes muebles que conforman el inventario de la Unidad.
Usuario(a):
Funcionario(a)
del Tribunal que recibe un bien mueble para el desempeño de sus funciones.
(Así
reformado el concepto anterior por el artículo 2° del decreto del Tribunal Supremo de Elecciones N° 21 del 5 de noviembre de 2009)
CAPÍTULO II Deberes de los funcionarios en relación con los bienes muebles Artículo 4ºObligaciones de las jefaturas.
Serán las encargadas de administrar y vigilar el uso racional de los bienes muebles propiedad del Tribunal asignados a su unidad administrativa, para lo cual están obligadas a cumplir con lo siguiente:
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Velar por el buen estado físico y custodia de los bienes que tenga para uso de su despacho.
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Hacer entrega a los funcionarios a su cargo,
mediante inventario físico, de los bienes muebles que a cada uno se le confía para su uso, servicio o custodia o que se les suministre para el desarrollo normal de su trabajo.
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Velar porque las solicitudes de mobiliario,
maquinaria, equipo y otros, respondan adecuadamente a las necesidades del personal asignado para el desempeño de sus funciones.
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Gestionar ante la Proveeduría del Tribunal los servicios para la conservación y el mantenimiento adecuado de los bienes que administra. En los casos en que el mantenimiento pueda ser brindado por otras unidades, como el Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones o Servicios Generales, deberá gestionarse ante éstas.
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Realizar inventarios físicos de los bienes muebles en sus respectivas dependencias y reportar sus resultados a la Proveeduría con las observaciones que considere pertinentes, cuando así lo solicite dicho departamento dentro del marco de sus funciones y atribuciones.
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Comunicar a la Proveeduría mediante el formulario original respectivo cualquier traslado de un bien mueble a otra unidad administrativa y autorizar los traslados dentro de la misma unidad administrativa.
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Responder por los daños de los bienes en uso y a su cargo, siempre y cuando no provengan del deterioro natural de las cosas o de otra causa justificada.
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Reportar a la Proveeduría los bienes que no estén siendo utilizados en su unidad administrativa, con la finalidad de que puedan ser trasladados para cubrir necesidades de otras unidades o donados a otras entidades, de conformidad con las leyes vigentes y el presente reglamento.
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Cumplir con las disposiciones emitidas por la Proveeduría para controlar los bienes muebles que administra.
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Cuando una jefatura rinde su informe final de gestión, deberá hacer entrega del inventario de su unidad administrativa mediante acta respectiva, a su sucesor o en su defecto a su jefe inmediato, en coordinación con la Proveeduría. Quien los recibe asumirá la custodia en forma temporal o definitiva, según corresponda k) Si en el supuesto establecido en el inciso anterior existieren diferencias en el inventario, la jefatura que entrega dejará constancia de ello en un acta con copia a la Proveeduría, con el fin de que esta realice el estudio respectivo.
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Velar porque los...
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