Reglamento de caja chica, de 16 de Mayo de 2023
| Emisor | Municipalidad de Siquirres |
MUNICIPALIDAD DE SIQUIRRES
REGLAMENTO DE CAJA CHICA
Artículo 1º-Ámbito de aplicación. El presente Reglamento regula la creación, organización, funcionamiento y control de los fondos de Caja Chica de la Municipalidad de Siquirres. Así como la compra de bienes, servicios y obras por medio de esta que requiera la Municipalidad de Siquirres de conformidad con este reglamento.
Además, regula lo relacionado con el pago de viáticos para los colaboradores de la Municipalidad, considerando que en esta materia rigen complementariamente las disposiciones establecidas en el "Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos dictado por la Contraloría General de la República".
Esta materia está excluida del ámbito de aplicación de la Ley General de Contratación Pública, de conformidad con el artículo 3°, inciso g) y el artículo 12 del Reglamento de ese mismo cuerpo legal.
Este Reglamento y los funcionarios que involucra quedan sujetos a las disposiciones dadas por la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (N° 8131), Ley Orgánica de la Contraloría General de la República (N° º7428), Ley General de la Administración Pública (N° 6227), Ley General de Contratación Pública y su Reglamento, Código Municipal, y cualquier otra normativa conexa con la materia.
Artículo 2º-Definiciones y abreviaturas. Cuando en este reglamento se empleen términos y definiciones, debe dárseles las acepciones que se señalan a continuación:
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Arqueo de caja chica: Verificación del cumplimiento de la normativa y reglamentación que rige la caja chica. Es la constatación de que la documentación que da soporte a los egresos concuerda con los montos autorizados por la caja chica.
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Bienes: Todo objeto mueble o inmueble, material o inmaterial, que se constituye en un insumo para satisfacer las necesidades de la Municipalidad.
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Caso fortuito: Llámese así al suceso que sin poder preverse o que, previsto, no puede evitarse, puede ser producido por la naturaleza o por hechos del hombre.
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Compra menor: Es la adquisición de bienes y servicios de menor cuantía, que no superen los límites preestablecidos para los valores de caja chica y cuya necesidad sea urgente y requiere atención inmediata.
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Dependencia usuaria del servicio: Se denomina como tal la dirección, departamento, sección o unidad.
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Encargado de caja chica: Es el funcionario responsable de velar por la administración de un Fondo de Caja Chica asignado y del fiel cumplimiento de este Reglamento.
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Fraccionamiento: Vicio administrativo que a pesar de que una dependencia cuente en un mismo momento dentro del presupuesto aprobado con los recursos necesarios y habiéndose planificado las necesidades administrativas concretas, gestiona más de una contratación para el mismo objeto, con la finalidad de evadir un procedimiento más complejo.
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Fondo de Caja Chica: Recursos en efectivo o disponibles en cuenta corriente que se asignan a las unidades administrativas o dependencias de la Municipalidad para cubrir las compras de bienes y servicios requeridos para el normal funcionamiento de la institución cuyo valor no excede el diez por ciento (10%) del monto previsto para la licitación reducida correspondiente al régimen ordinario. Sus desembolsos se realizan por medio de adelantos de dinero en efectivo o por medio de transferencias electrónicas.
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Liquidación: Rendición de cuentas que efectúa el responsable del vale de caja chica mediante presentación de los comprobantes originales que sustentan las adquisiciones o servicios recibidos.
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Obra pública: Actividades referidas a obras materiales destinadas a construcción, ampliación, remodelación, demolición y mejoras de infraestructura entendida ésta en un sentido amplio. También encontramos otras obras materiales que se incorporan a la obra principal y que se podrían denominar secundarias en función de la obra principal, pero que se adhieren a ella, es decir actividades tales como reparaciones de techos, ventanas; pintura de los inmuebles, demarcación de vías, por ejemplo, estarían Siquirres incluidas dentro de los contratos de obra pública, siempre que no se trate de la contratación de servicios técnicos o profesionales para efectuar dichas labores.
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Planificación de las compras: Proceso mediante el cual se llevan a cabo las agrupaciones de los bienes o servicios a adquirir, consolidando los requerimientos de consumo para aprovechar la economía de escala.
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Reintegro de fondos: Solicitud de reintegro de dinero que efectúa la Tesorería Municipal al fondo de caja chica para reembolsar los gastos efectuados.
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Régimen simplificado: Este régimen considera a todos aquellos comerciantes (personas físicas y jurídicas), que desarrollen actividades definidas por la Dirección General de Tributación.
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Servicios: Conjunto de actividades y servicios ofrecidos, que por su naturaleza son intangibles, prestados por personas físicas o jurídicas a la Municipalidad para el desarrollo de las actividades municipales.
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Transferencia electrónica: Envío de dinero de una cuenta bancaria a otra cuenta de un mismo banco o uno diferente por medio del uso de una aplicación o plataforma informática.
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Vale: Adelanto de dinero dado para adquirir bienes y/o servicios, debidamente autorizados.
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Viáticos: Corresponden a los gastos de viaje (alimentación, transporte y hospedaje) en el interior del país y se pagarán por medio de este fondo siempre y cuando no supere el monto máximo establecido para el vale, también puede conceptuarse como tales, los gastos de viaje fuera del país, referente al pago de timbres de salida y los gastos menores como la compra de presentes que deban llevar los funcionarios en tales viajes. En el presente reglamento se emplean las siguientes abreviaturas:
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Concejo: Concejo Municipal de Siquirres.
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Caja Chica: Fondo de Caja Chica.
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LGCP: Ley General de Contratación Pública (Ley N° 9986).
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Municipalidad: Municipalidad de Siquirres.
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Proveeduría: Proveeduría de la Municipalidad.
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RLGCP: Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (Decreto Ejecutivo N° 43808-H).glam
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Decisión inicial: Formulario utilizado para que los funcionarios gestionen las compras por transferencia con cargo a los fondos de la caja chica.
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Tesorero Municipal: El Jefe de la Tesorería Municipal.
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Vale de Caja Chica: Formulario utilizado para que los funcionarios gestionen los recursos en efectivo de la caja chica.
Artículo 3º-Utilización de los fondos de Caja Chica. El Fondo de Caja Chica de la Tesorería se utilizará para realizar adelantos de dinero en efectivo o transferencias electrónicas para cubrir los gastos de operación autorizados en el Presupuesto de la Municipalidad, tales como:
Gastos para el traslado, alimentación y hospedaje en el territorio nacional.
Gastos por la compra de materiales, suministros, mobiliario, equipo, herramientas, servicios y obras, necesarias para la buena marcha de las dependencias institucionales.
Cualquier otro pago que por conveniencia, eficiencia y oportunidad se considere como la mejor forma de realizarlo.
La Caja Chica de la Tesorería será la única que se podrá utilizar para realizar adelantos de dinero efectivo y pagos de viáticos requeridos por los colaboradores de la institución. La suma máxima a autorizar por concepto de viáticos en el país, será el equivalente de una semana hábil de viáticos totales con base en la tarifa diaria más alta establecida en el Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos emitido por la Contraloría General de la República. De necesitarse un monto mayor deberá contar con la aprobación de la Alcaldía.
El pago de viáticos debe...
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