Reglamento para la creación de un sistema alternativo de contratación para la compra de boletos aéreos y terrestres (internos y externos) para el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, de 7 de Marzo de 2018

Emisor:Ministerio de Relaciones Exteriores
 
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MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y CULTO

Sistema alternativo de precalificación para la compra de boletos aéreos por parte del Ministerio de

Relaciones Exteriores y Culto

CONSIDERANDO

l. Que en el marco de las regulaciones contempladas en nuestra Constitución Política y la Ley Orgánica del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, el Estado costarricense y el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto tienen responsabilidades indeclinables en la formulación sistematizada de la política exterior del país, en la orientación de sus relaciones internacionales y en la salvaguardia de la soberanía nacional. El Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto es el medio por el cual el Estado realiza todas sus gestiones ante Gobiernos e Instituciones extranjeras.

  1. Que según establece el artículo 4 de la Ley General de la Administración Pública (LGAP), la " . . . actividad de los entes públicos deberá estar suje1a en su conjunto a los principios fundamentales del servicio público, para asegurar su continuidad, su eficiencia, su adaptación a todo cambio en el régimen legal o en la necesidad social que satisfacen y la igualdad en el trato de los destinatarios, usuarios o beneficiarios."

  2. Que según lo establece el artículo 4 de la Ley de la Contratación Administrativa (LCA), todos " . . . los actos relativos a la actividad de contratación administrativa deben estar orientados al cumplimiento de los fines, las metas y los objetivos de la Administración, con el propósito de garantizar la efectiva satisfacción del interés general, a partir de un uso eficiente de los recursos institucionales. Las disposiciones que regulan la actividad de contratación administrativa, deberán ser interpretadas de la manera que más favorezca la consecución de lo dispuesto en el párrafo anterior(. . .) prevalecerá el contenido sobre la forma"

  3. Que por su parte el artículo 146 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, establece que: "La Contraloría General de la República podrá autorizar, mediante resolución motivada, la contratación directa o el uso de procedimientos sustitutivos a los ordinarios en otros supuestos no previstos por las anteriores disposiciones, cuando existan razones suficientes para considerar que es la mejor forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general, o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos. (. .. ) De igual manera, en casos en los que la naturaleza o frecuencia del objeto así lo recomienden, el órgano contralor podrá autorizar sistemas de precalificación alternativos a los procedimientos ordinarios. Para ello. la Administración deberá indicar en su solicitud, al menos, las razones para considerar que la propuesta es la mejor forma de satisfacer el interés general, el plazo razonable de vigencia del sistema, la forma de selección de los contratistas, el régimen recursivo que procede, las formas de pago y cualquier otra atinente. La prórroga del uso de estos sistemas será posible, siempre y cuando se acredite ante la Contraloría General de la República la permanencia de las razones que justificaron su autorización original." Con

    fundamento en la norma citada, la Contraloría General puede autorizar el uso de procedimientos sustitutivos a los ordinarios y sistemas de precalificación alternativos, cuando existan razones suficientes para considerar que es la mejor forma de alcanzar el interés general. Para ello el órgano contralor debe realizar una valoración objetiva de las justificaciones dadas por la Administración y de todos los elementos de hecho que rodean la situación particular, a efectos de determinar si la Administración se encuentra en una situación excepcional que amerite otorgar la respectiva autorización.

  4. Que a través de la Directriz Presidencial No. 17-P dirigida al Sector Público sobre la Eficiencia y Eficacia en la Gestión Presupuestaria de la Administración Pública, se reitera la importancia del cumplimiento de los objetivos establecidos en el Plan Nacional de Desarrollo 2015-2018 y de racionalizar la ejecución del gasto público, en tanto se trata de un compromiso ético ineludible adquirido ante la ciudadanía.

  5. Que de acuerdo a las lecciones aprendidas, el Ministerio debe estar preparado para atender las condiciones especiales y eventualidades que se presentan en la coordinación y atención de las actividades institucionales, brindando la misma calidad de atención en cualquier circunstancia, de acuerdo a los parámetros internacionales y en cumplimiento al principio de reciprocidad que priva entre los Estados. Para ello se requiere de un método de adquisición de bienes y servicios ágil y sencillo que facilite el cumplimiento de las decisiones y estrategias definidas por el máximo jerarca y que se ajuste a las condiciones de mercado para el objeto contractual de que se trate, tomando en consideración aspectos tales como periodos de alta demanda, entre otros.

  6. Que de acuerdo a la experiencia institucional, se ha determinado que en virtud de situaciones especiales que afectan los viajes de funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, en ejercicio de sus cargos, tales como: tiempo de coordinación de agendas entre Ministros y/o mandatarios, confirmación de itinerarios, reuniones o presentación de credenciales en forma espontánea o inesperada, situaciones imprevisibles con relación a reprogramación de agendas y vuelos; seguridades calificadas de las personas que viajan, entre otros; la institución debe disponer de los procedimientos que le permitan ajustarse a la dinámica global de las diversas situaciones a que se encuentra sujeta por lo que se hace imperante contar con un procedimiento de contratación administrativa, que permita la adquisición de boletos de forma muy expedita y con los requerimientos necesarios, para que se cumpla a cabalidad la satisfacción del fin público encomendado.

  7. Que el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto tiene la responsabilidad de velar por que cada actividad en la que se represente al Gobierno de la República y/o a Costa Rica, guarde coherencia con la imagen institucional y de país que se desea proyectar y para ello deberá de cumplirse con los requerimientos específicos para tal fin, por lo que, se hace necesaria la utilización de un sistema alternativo de precalificación que responda a la experiencia acumulada, debido a que los esfuerzos por tramitar procedimientos ordinarios para el servicio objeto de este reglamento, han resultado infructuosos, han generado autorizaciones de reintegros a los funcionarios o han demandado un exceso de esfuerzo por parte de los involucrados.

  8. Que la actividad del Ministerio de Relaciones Exteriores dispone de características muy particulares y dinámicas, al contar con representaciones en más de sesenta ciudades del mundo, la responsabilidad de cumplir con estándares internacionales protocolarios y el mantener la imagen y el posicionamiento del país en el ámbito internacional. De lo anterior, surge la necesidad de proveer los bienes y servicios requeridos por el Ministerio tornando en consideración el huso horario en cada uno de los países, las medidas de seguridad oportunidad y condiciones óptimas, para lograr una correcta comunicación y coordinación de la logística del traslado de los funcionarios y sus núcleos familiares, por lo que el objeto contractual conlleva una gran responsabilidad social al tener que trasladar grupos diversos y con requerimientos específicos como puede ser el traslado de bebés, ancianos, personas con enfermedades y dolencias, entre otros. A raíz del diagnóstico efectuado, las lecciones aprendidas con procesos anteriores y la construcción participativa de soluciones remediales, se ha determinado la imperiosa necesidad de contar con un sistema de precalificación alternativo a los procedimientos ordinarios para la contratación de este tipo de servicios, que se ajuste a las necesidades específicas de este Ministerio y satisfaciendo el interés general.

  9. Que los mecanismos ordinarios establecidos en la Ley de la materia no resultan idóneos para la satisfacción de esta necesidad, y previendo la ley la posibilidad de implementar sistemas especiales o procedimientos alternativos a los ordinarios, consideramos que este mecanismo se ajusta al objeto de la presente regulación, por lo que mediante oficios No. DYMA-0513-2017 del 5 de diciembre de 20 I 7 y DM-DYMA-045-2018 del 22 de enero, se justificó y solicitó a la Contraloría General de la República su aprobación.

  10. Que mediante oficio Nº 01767 (DCA-0493) del 06 de febrero de 2018 \a Contraloría General de la República concede autorización para la utilización de los procedimientos contenidos en los instrumentos "Sistema Alternativo de Precalificación para la compra de boletos aéreos y terrestres" y "Sistema Alternativo de Precalificación para la adquisición de bienes y servicios para actividades protocolarias", por una vigencia de dos años a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta, al amparo del artículo 146 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Por tanto,

    EL MINISTRO A.I. DE RELACIONES EXTERIORES Y CULTO,

    RESUELVE:

    De conformidad con la autorización emitida por la Contraloría General de la República, según oficio N º O 1767 (DCA-493) de fecha 06 de febrero del 2018, mediante la cual se autoriza al Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, a implementar un procedimiento sustitutivo para la compra de boletos aéreos y terrestres y actividades protocolarias por un plazo de dos años; se procede con la aprobación y publicación del "Sistema Alternativo de Precalificación para la compra de boletos aéreos y terrestres", cuyo origen y justificación técnica y jurídica ha sido debidamente expuesta en los considerandos precedentes y cuyo texto dirá:

    Reglamento para la creación de un sistema alternativo de contratación para la compra de boletos

    aéreos y terrestres (internos y externos) para el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto.

    CAPÍTULO 1

    Gene...

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