Reglamento del Fondo Fijo de Caja Chica de la Contraloría General de la República, de 5 de Julio de 2016
| Emisor | Contraloría General de la República |
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
R-DC-64-2016. - CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. Contralor. San José, a las once horas del cinco de julio de dos mil dieciséis.------------
Considerando:
I-Que el artículo 53 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República faculta a este órgano contralor para establecer los procedimientos que juzgue pertinentes para la administración, el registro y el control de los fondos transferidos a ella, de conformidad con la ley.
II.-Que con sustento en lo señalado en los artículos 17 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y 12 de la Ley General de Control Interno, así como en las Normas de control interno para el Sector Público, emitidas mediante resolución R-CO 9-2009, de las 9:00 horas del 26 de enero de 2009, este órgano contralor promulgó mediante Resolución N° R-DC-29-09 del 06 de agosto de 2009, publicada en el Diario Oficial La Gaceta 163 de 21 de agosto de 2009, el "Reglamento del Fondo Fijo de Caja Chica de la Contraloría General de la República":
III.-Que las mismas Normas de control interno para el Sector Público recién citadas disponen que las actividades de control deben ser dinámicas, a fin de introducirles las mejoras que procedan en virtud de los requisitos que deben cumplir para garantizar razonablemente su efectividad.
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Que con fundamento en lo señalado en los artículos 3 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y 8 de la Ley General de Control Interno, así como en el punto 1.2 "Objetivos del SCI" del Capítulo I "Normas Generales" de las Normas de control interno para el Sector Público, resulta necesario disponer de un marco normativo debidamente actualizado que se oriente a que la ejecución de los recursos públicos se realice con eficiencia y eficacia, por lo que se establece la posibilidad de efectuar adquisiciones por mecanismos que presenten menores costos para la administración.
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-Que en virtud del dinamismo señalado, la División de Gestión de Apoyo propuso a este Despacho, mediante oficio DGA-0141-2015 del 11 de noviembre de dos mil quince, la emisión de un nuevo "Reglamento del Fondo Fijo de Caja Chica de la Contraloría General de la República", actualizando sus alcances y especificaciones a los cambios del entorno y de lo interno que se han dado desde la promulgación del Reglamento que
VI.-Que conforme con lo señalado en el artículo 8 del Reglamento General del Fondo Cajas Chicas, emitido mediante Decreto No. 32874-H de 10 de noviembre de 2005 y publicado en La Gaceta No. 22 del 31 de enero de 2006, la Tesorería Nacional otorgó mediante oficio TN-DGC0E-FIS-0056-2016 del 08/06/2016, el correspondiente visto bueno al proyecto de modificaciones al Reglamento del Fondo Fijo de Caja Chica de la Contraloría General de la República.
Por tanto,
RESUELVE:
Promulgar el siguiente:
REGLAMENTO DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL
DE LA REPÚBLICA
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1° Objeto. El presente reglamento contiene las disposiciones que regirán la correcta administración del Fondo Fijo de Caja Chica de la Contraloría General de la República.
Artículo 2° Fondo Fijo de Caja Chica. Concepto. Se entiende por Fondo Fijo de Caja Chica aquella suma de dinero fija que deposite la Contraloría General a su nombre, en uno de los bancos del Estado, con la autorización del (la) señor(a) Contralor(a) General o Subcontralor(a) General, para realizar gastos menores por la adquisición de bienes y servicios indispensables y urgentes, así como de las partidas, grupos y subpartidas presupuestarias autorizadas conforme al Clasificador por el Objeto del Gasto del Sector Público para Compras por Fondo Fijo-Caja Chica que emite la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda.
La cuenta corriente abierta en uno de los bancos del Estado, se utilizará exclusivamente para el manejo del Fondo Fijo de Caja Chica. Además, dicha cuenta será utilizada por la Tesorería Nacional, con la finalidad de efectuar las transferencias de recursos resultantes de ampliaciones temporales o permanentes y los reintegros solicitados por la Contraloría General de la República.
Artículo 3° Gastos Menores indispensables y urgentes. Concepto. Son aquellos que:
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No excedan el monto máximo fijado de conformidad con lo indicado en el Artículo 5° del presente Reglamento;
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Se requieran para cubrir una necesidad de manera rápida, cuya solución no puede esperar la dilación en el tiempo que requieren otros procedimientos de compra; y
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Corresponden a la adquisición de bienes y servicios que no se encuentren en el Almacén de la Unidad de Servicios de Proveeduría, ya sea porque no se ha llevado a cabo o está en proceso la correspondiente contratación administrativa o porque su naturaleza impide conservarlos en el Almacén.
Entre los denominados Gastos Menores se consideran los gastos por viáticos, transportes y conexos, por giras, tanto al interior como al exterior del país y los gastos de representación.
Artículo 4° Establecimiento del monto. El monto del Fondo Fijo de Caja Chica será autorizado, previo visto bueno de la Tesorería Nacional, por el (la) Contralor(a) General o Subcontralor(a) General.
Cualquier modificación que se requiera, deberá solicitarla la Gerencia de la División de Gestión de Apoyo al Contralor(a) General o Subcontralor(a) General, previo estudio de la Jefatura de la Unidad de Administración Financiera en que se justifique su necesidad así como con el visto bueno de la Tesorería Nacional.
La solicitud de visto bueno ante la Tesorería Nacional deberá ir acompañada de la siguiente información:
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Estimación de recursos necesarios.
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Presupuesto inicial y disponible en las partidas autorizados por la Tesorería Nacional.
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Composición del fondo del último semestre y saldo en bancos al último día del mes anterior.
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Flujo de efectivo de los últimos tres meses.
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Nombre del responsable del fondo fijo de caja chica.
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Indicación de la cuenta corriente y la cuenta cliente del fondo fijo de caja chica.
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Monto mínimo estimado que debe mantenerse en el fondo para solicitar los reintegros.
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Tiempo promedio de duración de los reintegros.
Artículo 5° Monto del pago máximo. El monto del pago máximo a incurrir en gastos por medio del Fondo Fijo de Caja Chica, se establecerá de conformidad con los límites económicos emitidos por la Tesorería Nacional para cada período presupuestario.
Artículo 6° Faltantes de dinero. Los faltantes de dinero determinados en los arqueos de los respectivos fondos, serán cubiertos de inmediato por el responsable directo de su manejo.
Artículo 7° Sobrantes de dinero. Los sobrantes de dinero, resultantes de los arqueos, se depositarán en el Fondo General del Gobierno por las vías autorizadas por la Tesorería Nacional. Asimismo, los intereses devengados por el saldo de la cuenta bancaria del Fondo Fijo de Caja Chica, se depositarán en el Fondo General del Gobierno
Artículo 8° Visado. Los documentos de ejecución señalados en este Reglamento: pedido por Fondo Fijo de Caja Chica, factura, reserva de recursos y liquidaciones de gastos de viaje tanto al interior como al exterior del país, deberán ser visados por la Unidad de Administración Financiera, lo cual se debe realizar de conformidad con la normativa existente, así como lo establecido en el documento "Aspectos específicos por considerar en el proceso de visado de gastos", emitido por la Unidad de Administración Financiera. Asimismo, la Unidad de Servicios de Proveeduría deberá realizar las gestiones de los documentos a su cargo (pedido por Fondo Fijo de Caja Chica y factura), de acuerdo con lo definido en la normativa y aspectos relativos al proceso de visado.
Artículo 9° Garantía a favor de la Hacienda Pública. El personal de la Unidad de Administración Financiera y de la Unidad de Servicios de Proveeduría que participe en el manejo del Fondo, incluyendo las Sub Cajas Chicas Auxiliares, cuando recaude, custodie o administre fondos o valores públicos, deberá rendir garantía a favor de la Hacienda Pública, por el desempeño de sus funciones, lo que se deberá realizar de conformidad con lo establecido en el "Reglamento sobre la rendición de cauciones a favor de la Contraloría General de la...
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