Reglamento para el funcionamiento del fondo de caja chica del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Cartago, de 27 de Febrero de 2018

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MUNICIPALIDAD DE CARTAGO

El Concejo Municipal de la Municipalidad de Cartago comunica que, en sesión ordinaria realizada el día 27 de febrero del 2018, en su artículo XXIV del acta N°140-2018, aprobó por unanimidad el Reglamento interno para el funcionamiento del fondo de caja chica del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Cartago, el cual dice de la siguiente manera:

COMITÉ CANTONAL DE DEPORTES Y RECREACIÓN DE CARTAGO REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL FONDO DE CAJA CHICA

Artículo 1.- Objeto. El presente reglamento establece las disposiciones generales que regulan la operación y control del fondo de Caja Chica del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Cartago (en adelante CCDRC), así como la compra de bienes y/o servicios por este mecanismo, que la institución requiera. Corresponderá a la persona que ocupe el cargo de tesorería de la junta directiva del CCDRC y a quien ocupe la Dirección Administrativa, velar por el cumplimiento de este reglamento.

Artículo 2.- Definiciones. Cuando en este reglamento se empleen términos y definiciones, debe dárseles las acepciones que se señalan a continuación:

  1. Caja chica: Monto de dinero en efectivo, fijado por la Junta Directiva, disponible en las oficinas del CCDRC ubicadas en el Polideportivo, para hacer las compras menores urgentes, necesarias e inmediatas.

  2. Arqueo de caja chica: Verificación del cumplimiento de la normativa y reglamentación que rige la caja chica. Es la constatación de que la documentación que da soporte a los egresos concuerda con los montos autorizados por la caja chica y que el fondo existente en el momento de la verificación totalice en comprobante y efectivo.

  3. Bienes y servicios de uso común: Son los bienes y servicios de uso periódico y repetitivo, utilizados en las operaciones regulares, cotidianas y legales propias del CCDRC.

  4. Caso fortuito: Un hecho imprevisible e incalculable, que sobreviene de sorpresa en el comportamiento de la persona, de manera que provoca un resultado que, con las precauciones notorias, no podía evitarse.

  5. Compra menor: Es la adquisición de bienes y servicios de menor cuantía, que no superen los límites preestablecidos para los valores de caja chica y cuya necesidad institucional sea urgente y requiere atención inmediata.

  6. Dependencia usuaria del servicio: Se denomina como tal la dirección, departamento o unidad que requiera la adquisición de un bien o servicio de uso común y menor cuantía.

  7. Fuerza mayor: Fuerza natural o eventualmente humana, que no ha podido ser prevista y que por su potencia física o jurídica hace que la persona se encuentre impotente -según sus capacidades- para impedir que surja o interfiera con su acción, por lo que la libera de su responsabilidad frente a la víctima de un resultado dañoso.

  8. Fondo de caja chica: cantidad de dinero para la adquisición de bienes y servicios que son de uso común y que no hay en existencia en la bodega del CCDRC.

  9. Liquidación: Rendición de cuentas que efectúa la persona responsable del vale de caja chica mediante presentación de los comprobantes originales que sustentan las adquisiciones o servicios recibidos.

  10. Persona encargada de caja chica: La persona funcionaria del CCDRC, con nombramiento regular, que ha sido designada por la administración como responsable de la custodia y administración del fondo de caja chica, sea de manera permanente o temporal.

  11. Reintegro de fondos: Reaprovisionamiento de dinero que se efectúa a la persona responsable del fondo de caja chica para reembolsar los gastos efectuados.

  12. Viáticos: Son los gastos de alimentación, transporte y hospedaje por viaje en el interior del país, que se pagarán por medio de este fondo, siempre y cuando no supere el monto máximo establecido para el vale.

  13. Vale: Adelanto de dinero dado para adquirir bienes o servicios, debidamente autorizados.

  14. Póliza: Póliza de fidelidad que debe presentar el responsable del manejo de la caja chica según el Reglamento de Cauciones.

    Artículo 3.- Fondo de caja chica.

    Se establece el fondo de caja chica cuyo monto máximo será de QUINIENTOS MIL COLONES EXACTOS (¢500.000.00). Su custodia y manejo será responsabilidad de la Dirección Administrativa o de la persona funcionaria que ésta designe.

    Artículo 4.- Vale de caja chica.

    Los vales de caja chica podrán librarse hasta por la suma de CIEN MIL COLONES EXACTOS (¢100.000.00).

    Artículo 5.- Variación en los montos de caja chica y vale.

    Mediante acuerdo razonado de la Junta Directiva del CCDRC, mismo que deberá constar literalmente en el acta, podrá variarse el monto máximo establecido al fondo de caja chica y el límite de libramiento del vale de caja chica, según solicitud escrita y justificada que haga la Dirección Administrativa, hasta por el doble del monto indicado en los artículos anteriores; superado este monto, solo se podrá variar mediante reforma reglamentaria.

    Artículo 6.- Uso de los...

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