Reglamento para el funcionamiento del fondo de caja chica del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Cartago, de 27 de Febrero de 2018

MUNICIPALIDAD DE CARTAGO

El Concejo Municipal de la Municipalidad de Cartago comunica que, en sesión ordinaria realizada el día 27 de febrero del 2018, en su artículo XXIV del acta N°140-2018, aprobó por unanimidad el Reglamento interno para el funcionamiento del fondo de caja chica del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Cartago, el cual dice de la siguiente manera:

COMITÉ CANTONAL DE DEPORTES Y RECREACIÓN DE CARTAGO REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL FONDO DE CAJA CHICA

Artículo 1.- Objeto. El presente reglamento establece las disposiciones generales que regulan la operación y control del fondo de Caja Chica del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Cartago (en adelante CCDRC), así como la compra de bienes y/o servicios por este mecanismo, que la institución requiera. Corresponderá a la persona que ocupe el cargo de tesorería de la junta directiva del CCDRC y a quien ocupe la Dirección Administrativa, velar por el cumplimiento de este reglamento.

Artículo 2.- Definiciones. Cuando en este reglamento se empleen términos y definiciones, debe dárseles las acepciones que se señalan a continuación:

1. Caja chica: Monto de dinero en efectivo, fijado por la Junta Directiva, disponible en las oficinas del CCDRC ubicadas en el Polideportivo, para hacer las compras menores urgentes, necesarias e inmediatas.

2. Arqueo de caja chica: Verificación del cumplimiento de la normativa y reglamentación que rige la caja chica. Es la constatación de que la documentación que da soporte a los egresos concuerda con los montos autorizados por la caja chica y que el fondo existente en el momento de la verificación totalice en comprobante y efectivo.

3. Bienes y servicios de uso común: Son los bienes y servicios de uso periódico y repetitivo, utilizados en las operaciones regulares, cotidianas y legales propias del CCDRC.

4. Caso fortuito: Un hecho imprevisible e incalculable, que sobreviene de sorpresa en el comportamiento de la persona, de manera que provoca un resultado que, con las precauciones notorias, no podía evitarse.

5. Compra menor: Es la adquisición de bienes y servicios de menor cuantía, que no superen los límites preestablecidos para los valores de caja chica y cuya necesidad institucional sea urgente y requiere atención inmediata.

6. Dependencia usuaria del servicio: Se denomina como tal la dirección, departamento o unidad que requiera la adquisición de un bien o servicio de uso común y menor cuantía.

7. Fuerza mayor: Fuerza natural o eventualmente humana, que no ha podido ser prevista y que por su potencia física o jurídica hace que la persona se encuentre impotente -según sus capacidades- para impedir que surja o interfiera con su acción, por lo que la libera de su responsabilidad frente a la víctima de un resultado dañoso.

8. Fondo de caja chica: cantidad de dinero para la adquisición de bienes y servicios que son de uso común y que no hay en existencia en la bodega del CCDRC.

9. Liquidación: Rendición de cuentas que efectúa la persona responsable del vale de caja chica mediante presentación de los comprobantes originales que sustentan las adquisiciones o servicios recibidos.

10. Persona encargada de caja chica: La persona funcionaria del CCDRC, con nombramiento regular, que ha sido designada por la administración como responsable de la custodia y administración del fondo de caja chica, sea de manera permanente o temporal.

11. Reintegro de fondos: Reaprovisionamiento de dinero que se efectúa a la persona responsable del fondo de caja chica para reembolsar los gastos efectuados.

12. Viáticos: Son los gastos de alimentación, transporte y hospedaje por viaje en el interior del país, que se pagarán por medio de este fondo, siempre y cuando no supere el monto máximo establecido para el vale.

13. Vale: Adelanto de dinero dado para adquirir bienes o servicios, debidamente autorizados.

14. Póliza: Póliza de fidelidad que debe presentar el responsable del manejo de la caja chica según el Reglamento de Cauciones.

    Artículo 3.- Fondo de caja chica.

    Se establece el fondo de caja chica cuyo monto máximo será de QUINIENTOS MIL COLONES EXACTOS (¢500.000.00). Su custodia y manejo será responsabilidad de la Dirección Administrativa o de la persona funcionaria que ésta designe.

    Artículo 4.- Vale de caja chica.

    Los vales de caja chica podrán librarse hasta por la suma de CIEN MIL COLONES EXACTOS (¢100.000.00).

    Artículo 5.- Variación en los montos de caja chica y vale.

    Mediante acuerdo razonado de la Junta Directiva del CCDRC, mismo que deberá constar literalmente en el acta, podrá variarse el monto máximo establecido al fondo de caja chica y el límite de libramiento del vale de caja chica, según solicitud escrita y justificada que haga la Dirección Administrativa, hasta por el doble del monto indicado en los artículos anteriores; superado este monto, solo se podrá variar mediante reforma reglamentaria.

    Artículo 6.- Uso de los...