Reglamento Interno para la Adquisición de Bienes y Servicios de la Contraloría General de la República (Resolución R-DC-32-2017), de 26 de Abril de 2017
Emisor | Contraloría General de la República |
CONTRALORÃA GENERAL DE LA REPÃBLICA
R-DC-32-2017. CONTRALORÃA GENERAL DE LA REPÃBLICA. DESPACHO DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPÃBLICA. San José, a las doce horas con treinta minutos del veintiséis de abril del dos mil diecisiete.
CONSIDERANDO
I.- Que la ContralorÃa General de la República goza de absoluta independencia funcional y administrativa, y de potestad de dictar los reglamentos de organización en el ámbito de su competencia, según lo dispuesto en los artÃculos 183 de la Constitución PolÃtica y 2 y 23 de la Ley Orgánica de la ContralorÃa General de la República, Ley Nº 7428, de siete de setiembre de mil novecientos noventa y cuatro.
II.- Que el artÃculo 109 de la Ley de Contratación Administrativa faculta a las Administraciones para elaborar reglamentos complementarios para el mejor desempeño de las actividades propias y de organización interna en materia de la contratación administrativa.
III.- Que mediante resolución del Despacho Contralor R-DC-169-2010 de las quince horas del veintiocho de setiembre del dos mil diez, se promulgó el Reglamento Interno de Contratación Administrativa de la ContralorÃa General de la República.
IV.- Que resulta necesario revisar periódicamente la normativa interna emitida por este órgano contralor, en aras de dotar a los procesos de apoyo de mayor eficacia, eficiencia y economÃa.
V.- Que la División de Gestión de Apoyo ha sometido a conocimiento de este Despacho un proyecto de revisión integral del Reglamento Interno de Contratación Administrativa, a los efectos de simplificar su contenido, atender recomendaciones formuladas por la AuditorÃa Interna y adecuarlo con las nuevas metodologÃas de trabajo y a la experiencia acumulada por parte de dicha División en la materia.
Por tanto,
RESUELVE:
Emitir el siguiente:
REGLAMENTO INTERNO PARA LA ADQUISICIÃN DE BIENES Y SERVICIOS DE LA
CONTRALORÃA GENERAL DE LA REPÃBLICA
CAPÃTULO I
Disposiciones generales
ArtÃculo 1.- Alcance. El presente reglamento regula las actividades relacionadas con la adquisición de bienes y servicios desarrolladas a lo interno de la ContralorÃa General de la República en las fases de planificación, contratación y ejecución contractual.
ArtÃculo 2.- Objeto. El presente reglamento tiene por objeto:
-
Fijar las competencias de las dependencias y los participantes de la ContralorÃa General que actúan en el proceso de adquisición de bienes y servicios regulado por la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, asà como en normativa conexa aplicable.
-
Fortalecer la vinculación entre las fases de planificación, contratación y ejecución del proceso de adquisición de bienes y servicios.
-
Establecer las formalidades que deberán ser observados internamente en el proceso de adquisición de bienes y servicios.
ArtÃculo 3.- Abreviaturas y definiciones. Para efectos de este reglamento, se establecen las siguientes abreviaturas y definiciones:
Abreviaturas:
● CGR: ContralorÃa General de la República
● DGA: División de Gestión de Apoyo
● LCA: Ley de Contratación Administrativa
● RLCA: Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
● UAF: Unidad de Administración Financiera
● UJI: Unidad JurÃdica Interna
● US: Unidad solicitante
● UT: Unidad técnica.
Definiciones:
● Comisión de Recomendación de Adjudicaciones: es el órgano encargado de analizar y recomendar el acto final de los procedimientos de licitación y de las contrataciones directas autorizadas o por excepción, cuyo monto a adjudicar alcance o supere el lÃmite inferior para el trámite de una licitación abreviada, asà como las modificaciones unilaterales o contratos adicionales derivados de dichos procedimientos.
● Condiciones especiales: son aquellos requisitos que se definen para cada contratación y abarcan las caracterÃsticas extrÃnsecas al objeto contractual, cuya definición se plantea en función de circunstanciadas que rodean a la Administración y motivan la adquisición de un bien o servicio determinado; a saber: plazo de entrega, garantÃas, criterios de evaluación, criterios de desempate y sanciones.
● Condiciones generales: son los aspectos administrativos y normativos aplicables de forma general a todos los procedimientos de adquisición de bienes y servicios.
● Especificaciones técnicas: caracterÃsticas intrÃnsecas del bien o servicio a contratar, las cuales se plantean en función de la necesidad a satisfacer y la naturaleza del objeto contractual.
● Estudio de costos: análisis realizado para identificar los rubros, Ãndices y variables que intervienen en la determinación del precio para un bien o servicio dado, y que será utilizado, entre otros, en la proyección de recursos presupuestarios a erogar para la adquisición, valoración de ofertas, aplicación del sistema de evaluación y reajuste de precios.
● Estudio de mercado: ejercicio mediante el cual se identifican las posibilidades ofrecidas por el mercado para la satisfacción de las necesidades de bienes y servicios requeridos por la institución, con miras a determinar un valor referencial, la existencia de potenciales oferentes, determinación de factores de evaluación y caracterÃsticas técnicas del objeto contractual, entre otros aspectos.
● Gestor de la ejecución contractual: rol que se asigna al funcionario de la UT encargado de velar por la adecuada satisfacción de las necesidades que motivan la adquisición y el cumplimiento de las condiciones contractuales.
● Participantes en los procedimientos de adquisición de bienes o servicios: unidades o funcionarios de la CGR que mantendrán alguna participación como parte de las labores preparatorias para el dictado del acto final.
● Unidad de Servicios de ProveedurÃa: unidad de la estructura organizacional de la CGR competente para conducir los procedimientos de adquisición de bienes y servicios y los procesos de almacenamiento, distribución o tráfico de bienes, y de llevar un inventario de los activos institucionales.
● Unidad Solicitante: unidad de la estructura organizacional de la CGR que, en razón de sus necesidades, planifica y gestiona la adquisición de un bien o servicio ante una UT o directamente ante la USP en el caso de que aquélla actúe tanto en condición de US como de UT.
● Unidad Técnica: unidad de la estructura organizacional de la CGR que, de acuerdo con su ámbito de competencia y experiencia, resulte idónea para orientar técnicamente las diferentes fases delos procedimientos de adquisición de los bienes y servicios que le correspondan.
CAPÃTULO II
De los participantes en los procedimientos de adquisición de bienes y servicios
Sección Primera
Sobre las unidades participantes
ArtÃculo 4.- De la Unidad de Servicios de ProveedurÃa. Corresponde a la USP, como competencia propia y exclusiva, la conducción de los procedimientos de adquisición de bienes y servicios tramitados a lo interno de la institución. Para ello deberá:
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Conformar y mantener actualizada una base de datos con carteles estandarizados y normalizados, que sirvan de guÃa para la contratación de bienes y servicios.
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Establecer y mantener actualizadas las condiciones generales según el tipo de cartel.
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Asegurar que no se produzca fragmentación ilÃcita. Para ello implementará todos los controles que sean necesarios.
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Asesorar a lo interno de la CGR sobre los trámites que deben ser cumplidos en los procedimientos de adquisición de bienes y servicios.
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Remitir a la División de Contratación Administrativa de la CGR las gestiones que se deban tramitar de acuerdo con la normativa aplicable.
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Dar respuesta a las audiencias que conceda la División de Contratación Administrativa de la CGR.
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Presidir los actos de apertura de ofertas.
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Mantener un registro de los actos de apertura, cuando corresponda.
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Dictaminar desde el punto de vista legal y administrativo la admisibilidad de las ofertas participantes en los concursos cuyo presupuesto estimado los clasifique como de escasa cuantÃa.
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Dictar el acto final de los procedimientos de adquisición de bienes y servicios tramitados por la CGR, por medio de su jefatura.
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Elaborar los contratos y remitirlos al proceso de firma según la competencia por tipo de procedimiento. Una vez suscritos deberá remitirlos al trámite de aprobación interna o refrendo, según corresponda.
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Tramitar las modificaciones contractuales y contratos adicionales, asà como aprobarlos en los casos de contratación directa por escasa cuantÃa.
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Llevar un registro actualizado de los funcionarios designados como gestores de la ejecución contractual.
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Comunicar a lo interno el refrendo o aprobación interna de los contratos.
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Recibir las facturas correspondientes a la adquisición de bienes y servicios, asà como revisar aspectos de forma y que estas se ajusten al pedido de la contratación.
-
Remitir a la UT la factura para el recibo a satisfacción y dar seguimiento a este trámite.
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Gestionar ante la UAF la solicitud de trámite de pago para las facturas que cuenten con el visto bueno respectivo.
-
Consultar al gestor de la ejecución contractual o a la Jefatura de la UT, con 30 dÃas naturales de anticipación al vencimiento de la contratación, sobre la necesidad de ampliar la vigencia de las garantÃas de cumplimiento, y proceder de conformidad.
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Elaborar y mantener actualizado un registro del personal de la CGR que se encuentra cubierto por el Régimen de Prohibiciones, establecido por los artÃculos 22 y 22 bis de la LCA. Los funcionarios de la institución estarán obligados a brindar información cuando se les requiera, para cumplir con esta competencia.
-
Elaborar, mantener actualizados y comunicar los cronogramas de los procedimientos de adquisición de bienes y servicios.
-
Conformar y custodiar el expediente, el cual deberá estar debidamente foliado y con las actuaciones en orden cronológico y atender las consultas que las propias unidades de la institución o terceros formulen...
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