Reglamento Interno para la Adquisición de Bienes y Servicios de la Contraloría General de la República (Resolución R-DC-32-2017), de 26 de Abril de 2017

Emisor:Contraloría General de la República
 
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

R-DC-32-2017. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. DESPACHO DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPÚBLICA. San José, a las doce horas con treinta minutos del veintiséis de abril del dos mil diecisiete.

CONSIDERANDO

I.- Que la Contraloría General de la República goza de absoluta independencia funcional y administrativa, y de potestad de dictar los reglamentos de organización en el ámbito de su competencia, según lo dispuesto en los artículos 183 de la Constitución Política y 2 y 23 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Ley Nº 7428, de siete de setiembre de mil novecientos noventa y cuatro.

II.- Que el artículo 109 de la Ley de Contratación Administrativa faculta a las Administraciones para elaborar reglamentos complementarios para el mejor desempeño de las actividades propias y de organización interna en materia de la contratación administrativa.

III.- Que mediante resolución del Despacho Contralor R-DC-169-2010 de las quince horas del veintiocho de setiembre del dos mil diez, se promulgó el Reglamento Interno de Contratación Administrativa de la Contraloría General de la República.

IV.- Que resulta necesario revisar periódicamente la normativa interna emitida por este órgano contralor, en aras de dotar a los procesos de apoyo de mayor eficacia, eficiencia y economía.

V.- Que la División de Gestión de Apoyo ha sometido a conocimiento de este Despacho un proyecto de revisión integral del Reglamento Interno de Contratación Administrativa, a los efectos de simplificar su contenido, atender recomendaciones formuladas por la Auditoría Interna y adecuarlo con las nuevas metodologías de trabajo y a la experiencia acumulada por parte de dicha División en la materia.

Por tanto,

RESUELVE:

Emitir el siguiente:

REGLAMENTO INTERNO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE LA

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

Artículo 1.- Alcance. El presente reglamento regula las actividades relacionadas con la adquisición de bienes y servicios desarrolladas a lo interno de la Contraloría General de la República en las fases de planificación, contratación y ejecución contractual.

Artículo 2.- Objeto. El presente reglamento tiene por objeto:

  1. Fijar las competencias de las dependencias y los participantes de la Contraloría General que actúan en el proceso de adquisición de bienes y servicios regulado por la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, así como en normativa conexa aplicable.

  2. Fortalecer la vinculación entre las fases de planificación, contratación y ejecución del proceso de adquisición de bienes y servicios.

  3. Establecer las formalidades que deberán ser observados internamente en el proceso de adquisición de bienes y servicios.

    Artículo 3.- Abreviaturas y definiciones. Para efectos de este reglamento, se establecen las siguientes abreviaturas y definiciones:

    Abreviaturas:

    CGR: Contraloría General de la República

    DGA: División de Gestión de Apoyo

    LCA: Ley de Contratación Administrativa

    RLCA: Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa

    UAF: Unidad de Administración Financiera

    UJI: Unidad Jurídica Interna

    US: Unidad solicitante

    UT: Unidad técnica.

    Definiciones:

    Comisión de Recomendación de Adjudicaciones: es el órgano encargado de analizar y recomendar el acto final de los procedimientos de licitación y de las contrataciones directas autorizadas o por excepción, cuyo monto a adjudicar alcance o supere el límite inferior para el trámite de una licitación abreviada, así como las modificaciones unilaterales o contratos adicionales derivados de dichos procedimientos.

    Condiciones especiales: son aquellos requisitos que se definen para cada contratación y abarcan las características extrínsecas al objeto contractual, cuya definición se plantea en función de circunstanciadas que rodean a la Administración y motivan la adquisición de un bien o servicio determinado; a saber: plazo de entrega, garantías, criterios de evaluación, criterios de desempate y sanciones.

    Condiciones generales: son los aspectos administrativos y normativos aplicables de forma general a todos los procedimientos de adquisición de bienes y servicios.

    Especificaciones técnicas: características intrínsecas del bien o servicio a contratar, las cuales se plantean en función de la necesidad a satisfacer y la naturaleza del objeto contractual.

    Estudio de costos: análisis realizado para identificar los rubros, índices y variables que intervienen en la determinación del precio para un bien o servicio dado, y que será utilizado, entre otros, en la proyección de recursos presupuestarios a erogar para la adquisición, valoración de ofertas, aplicación del sistema de evaluación y reajuste de precios.

    Estudio de mercado: ejercicio mediante el cual se identifican las posibilidades ofrecidas por el mercado para la satisfacción de las necesidades de bienes y servicios requeridos por la institución, con miras a determinar un valor referencial, la existencia de potenciales oferentes, determinación de factores de evaluación y características técnicas del objeto contractual, entre otros aspectos.

    Gestor de la ejecución contractual: rol que se asigna al funcionario de la UT encargado de velar por la adecuada satisfacción de las necesidades que motivan la adquisición y el cumplimiento de las condiciones contractuales.

    Participantes en los procedimientos de adquisición de bienes o servicios: unidades o funcionarios de la CGR que mantendrán alguna participación como parte de las labores preparatorias para el dictado del acto final.

    Unidad de Servicios de Proveeduría: unidad de la estructura organizacional de la CGR competente para conducir los procedimientos de adquisición de bienes y servicios y los procesos de almacenamiento, distribución o tráfico de bienes, y de llevar un inventario de los activos institucionales.

    Unidad Solicitante: unidad de la estructura organizacional de la CGR que, en razón de sus necesidades, planifica y gestiona la adquisición de un bien o servicio ante una UT o directamente ante la USP en el caso de que aquélla actúe tanto en condición de US como de UT.

    Unidad Técnica: unidad de la estructura organizacional de la CGR que, de acuerdo con su ámbito de competencia y experiencia, resulte idónea para orientar técnicamente las diferentes fases delos procedimientos de adquisición de los bienes y servicios que le correspondan.

    CAPÍTULO II

    De los participantes en los procedimientos de adquisición de bienes y servicios

    Sección Primera

    Sobre las unidades participantes

    Artículo 4.- De la Unidad de Servicios de Proveeduría. Corresponde a la USP, como competencia propia y exclusiva, la conducción de los procedimientos de adquisición de bienes y servicios tramitados a lo interno de la institución. Para ello deberá:

  4. Conformar y mantener actualizada una base de datos con carteles estandarizados y normalizados, que sirvan de guía para la contratación de bienes y servicios.

  5. Establecer y mantener actualizadas las condiciones generales según el tipo de cartel.

  6. Asegurar que no se produzca fragmentación ilícita. Para ello implementará todos los controles que sean necesarios.

  7. Asesorar a lo interno de la CGR sobre los trámites que deben ser cumplidos en los procedimientos de adquisición de bienes y servicios.

  8. Remitir a la División de Contratación Administrativa de la CGR las gestiones que se deban tramitar de acuerdo con la normativa aplicable.

  9. Dar respuesta a las audiencias que conceda la División de Contratación Administrativa de la CGR.

  10. Presidir los actos de apertura de ofertas.

  11. Mantener un registro de los actos de apertura, cuando corresponda.

  12. Dictaminar desde el punto de vista legal y administrativo la admisibilidad de las ofertas participantes en los concursos cuyo presupuesto estimado los clasifique como de escasa cuantía.

  13. Dictar el acto final de los procedimientos de adquisición de bienes y servicios tramitados por la CGR, por medio de su jefatura.

  14. Elaborar los contratos y remitirlos al proceso de firma según la competencia por tipo de procedimiento. Una vez suscritos deberá remitirlos al trámite de aprobación interna o refrendo, según corresponda.

  15. Tramitar las modificaciones contractuales y contratos adicionales, así como aprobarlos en los casos de contratación directa por escasa cuantía.

  16. Llevar un registro actualizado de los funcionarios designados como gestores de la ejecución contractual.

  17. Comunicar a lo interno el refrendo o aprobación interna de los contratos.

  18. Recibir las facturas correspondientes a la adquisición de bienes y servicios, así como revisar aspectos de forma y que estas se ajusten al pedido de la contratación.

  19. Remitir a la UT la factura para el recibo a satisfacción y dar seguimiento a este trámite.

  20. Gestionar ante la UAF la solicitud de trámite de pago para las facturas que cuenten con el visto bueno respectivo.

  21. Consultar al gestor de la ejecución contractual o a la Jefatura de la UT, con 30 días naturales de anticipación al vencimiento de la contratación, sobre la necesidad de ampliar la vigencia de las garantías de cumplimiento, y proceder de conformidad.

  22. Elaborar y mantener actualizado un registro del personal de la CGR que se encuentra cubierto por el Régimen de Prohibiciones, establecido por los artículos 22 y 22 bis de la LCA. Los funcionarios de la institución estarán obligados a brindar información cuando se les requiera, para cumplir con esta competencia.

  23. Elaborar, mantener actualizados y comunicar los cronogramas de los procedimientos de adquisición de bienes y servicios.

  24. Conformar y custodiar el expediente, el cual deberá estar debidamente foliado y con las actuaciones en orden cronológico y atender las consultas que las propias unidades de...

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