Reglamento interno de compras del Programa Integral de mercadeo Agropecuario, de 14 de Enero de 2019

EmisorPrograma Integral Mercado Agropecuario

PROGRAMA INTEGRAL DE MERCADEO AGROPECUARIO

CONSEJO DIRECTIVO DE PIMA

REGLAMENTO INTERNO DE COMPRAS DEL

Considerando:

Único: Con fundamento en las facultades que le otorgan la Ley N. 6142 del 25 de noviembre de 1977 en relación con el Decreto Ejecutivo N. 39785-MAG y 40513-MAG; así mismo concordado con las facultades conferidas por el artículo 59 de la Ley General de la Administración Pública y tomado en cuenta la Ley 8131 Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, así como la Ley 7494 Ley de Contratación Administra y el Artículo 141 de su correspondiente Reglamento. Reglamentamos:

REGLAMENTO INTERNO DE COMPRAS DEL

PROGRAMA INTEGRAL DE MERCADEO AGROPECUARIO

Artículo 1- Ámbito de aplicación: El presente Reglamento regulará lo relativo a la contratación de productos o servicios desarrollada por el Programa Integral de Mercadeo Agropecuario en adelante PIMA, salvo lo relativo a materia de requisitos previos, garantías, prohibiciones, sanciones y recursos de conformidad con la Ley de Contratación Administrativa.

Artículo 2- Objetivo: El presente Reglamento tiene como propósito establecer los procedimientos y controles institucionales para el proceso de Gestión de Compras, así como los controles aplicables a los proveedores y a los productos o servicios adquiridos por el PIMA, sin perjuicio de lo establecido en el Artículo 40 de la Ley de Contratación Administrativa.

Artículo 3- Definiciones: Para la correcta interpretación del presente Reglamento se tendrán las siguientes definiciones:

Adjudicatario o Contratista: Es la persona Física o Jurídica a quien se le adjudica, mediante acto en firme, la compra de algún bien o servicio.

Anticipos: Dinero de fondo de trabajo, girado según el procedimiento operativo establecido, establecido en el Reglamento de Caja Chica.

Centro de costo: Unidad administrativa encargada de definir las metas, el plan de acción y la estimación de los recursos presupuestarios requeridos, responsables de prever las necesidades anuales de bienes y servicios y de dar a conocer esta información al proceso de Proveeduría.

Comisión de Contratación Administrativa: Es un órgano interno auxiliar de la Administración, encargado de la asesoría en materia de contratación administrativa tanto para el Consejo Directivo como para la Gerencia General del PIMA.

Compras de Caja Chica: Es el procedimiento de compras de una cuantía menor, la cual se desarrolla en el presente Reglamento.

Consejo Directivo de PIMA: Es órgano que ejerce como máximo jerarca político del PIMA.

Contratación Defectuosa: Adquisición de bienes o servicios que se hace en contra de los procedimientos establecidos, de modo tal que se afecten las formalidades sustanciales.

Encargado General del Contrato: Es el encargado de administrar y supervisar la correcta ejecución de los contratos de suministros de bienes y servicios que suscriba el PIMA con particulares.

Expediente de contratación: Archivo histórico físico o digital, de determinado proceso de contratación, debidamente foliado.

Finiquito del Contrato: Documento suscrito entre el PIMA y el Contratista, mediante el cual, se da por finalizada su relación contractual a satisfacción plena de ambas partes.

Fraccionamiento Ilícito: Es la fragmentación de la adquisición de bienes y servicios o de contratación de obras, con el propósito específico de evadir el procedimiento concursal que corresponde.

Gerencia General: Órgano ejecutivo del Consejo Directivo de PIMA y máximo jerarca administrativo.

Líder del Proceso de Proveeduría: Es el funcionario público responsable de gestión de la contratación institucional.

Oferente: Toda persona física o jurídica que ofrece sus servicios o bienes al PIMA en función de un procedimiento de contratación.

Proceso de Proveeduría: Proceso dependiente del Macro-proceso (Dirección) Administrativo Financiero del PIMA, cuya función es realizar los trámites de adquisición de bienes y servicios que requieren las áreas de la Institución.

Producto: Es el resultado de un proceso, clasificado en cuatro categorías genéricas de productos: Servicios, Software, Hardware, Materiales Procesados.

Programa Anual de Compras: Es el plan mediante el cual los procesos del PIMA calendarizan la adquisición de los bienes y servicios requeridos para cada año operativo.

Proveedor Activo: Es aquel cuya inscripción en el registro de proveedores no tiene más de dos años y cuyos datos se mantienen actualizados.

Proveedor Inactivo: Es aquel proveedor cuya inscripción en el registro de proveedores ha entrado en inacción, por los motivos que el presente reglamento detalla.

Reajuste de Precios: Mecanismo por el cual se mantiene el equilibrio económico pactado originalmente, ajustando a los contratistas según las variaciones que ocurran en la economía y que afecten los costos que conforman los precios del contrato, de acuerdo a las fórmulas previamente establecidas.

Registro de Proveedores: Es la base de datos donde consta la información de los proveedores relacionados con los bienes y servicios que ofrecen.

Responsable de Centro de Costo: Es el funcionario quien tiene bajo su encargo un determinado centro de costo institucional.

SICOP: Sistema informático establecido en el Artículo 40 de la Ley de contratación Administrativa.

SIFPIMA: Sistema integrado que automatiza e integra los principales procedimientos administrativos y financieros que se desarrollan en el PIMA.

Artículo 4 - Funciones de la Proveeduría: Corresponderá al Proceso de Proveeduría:

1. Integrar, mantener actualizado y publicar a más tardar el último día hábil del primer mes del año el Plan Anual de Compras.

2. Realizar una evaluación periódica de la gestión de compras que realiza la Proveeduría.

3. Emitir las directrices correspondientes a cumplir en relación con los programas de compras.

4. Recibir y custodiar todos los documentos originales que conformen el Registro de Proveedores.

5. Preparar y publicar los carteles de licitación e invitar a participar en las contrataciones que se requieran.

6. Recibir las ofertas y proceder a su oportuna apertura.

7. Remitir a los solicitantes respectivos las ofertas para la correspondiente comprobación delos aspectos técnicos y su recomendación.

8. Preparar las evaluaciones de las correspondientes adjudicaciones, en tanto no sea de resorte de la Comisión de Contratación Administrativa.

9. Mantener actualizado el expediente administrativo de contratación. Comunicar y coordinar con las instancias que correspondan la atención de los recursos de objeción a los carteles así como contra los actos de adjudicación.

10. Aplicar, verificar y recomendar las fórmulas de reajuste de precios en coordinación con la Dirección Administrativa Financiera, según corresponda.

11. Servir de enlace con la Contraloría General de la República, en materia de procedimientos de contratación administrativa.

12. Llevar un registro de sanciones e inhabilitaciones de proveedores, para efectos de futuras contrataciones.

13. Velar para el mantenimiento a derecho del estado de las Garantías de Participación y Cumplimiento.

14. Evaluar del desempeño de los proveedores.

15. Revisar en la etapa inicial, que las solicitudes cumplan con los requerimientos técnicos, financieros y legales, antes de iniciar el procedimiento en sí.

16. Gestionar las liquidaciones de saldos de las órdenes de compra.

Artículo 5-Funciones de la Asesoría Legal del PIMA: Son funciones de la Asesoría Legal:

1. Colaborar con la Proveeduría en la Gestión de compras de conformidad con el presente Reglamento.

2. Realizar la función de refrendo interno de la contratación administrativa de conformidad con la reglamentación interna.

3. Revisión de los carteles de licitación.

4. Preparar las respuestas de las impugnaciones a los carteles o a las adjudicaciones.

5. Hacer el...

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