Reglamento Interno de Contratación Administrativa de BCR Pensiones S.A, de 14 de Marzo de 2016
| Emisor | Bcr Pensiones S. A. |
BCR PENSIONES S. A.
La Junta Directiva BCR Pensiones en sesión 06-16, artículo III, del 14 de marzo de 2016 aprobó el Reglamento interno de contratación administrativa de BCR Pensiones:
REGLAMENTO INTERNO DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA DE
BCR PENSIONES S.A.
Capítulo I
Disposiciones generales
Artículo 1. Objeto
Establecer las regulaciones internas que deben observar los órganos y servidoras/es de BCR Pensiones en la tramitación de los procedimientos de contratación administrativa, así como en su correspondiente fase de ejecución.
Artículo 2. Principios generales
Todo procedimiento de contratación administrativa de BCR Pensiones debe respetar los principios constitucionales y legales dispuestos en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, así como los siguientes principios:
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Los requisitos formales de identificación de las personas físicas o jurídicas y en general sus atestados serán analizados e interpretados de manera que se permita la más amplia participación de potenciales oferentes.
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Todo proceso de contratación tiene una etapa de saneamiento de requisitos formales, cumplida la cual se procede al análisis de las ofertas en su contenido técnico y económico.
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Los requisitos técnicos y económicos que sean exigidos en los procesos de contratación de BCR Pensiones deben ser siempre lo más general y neutral posible, con el propósito de permitir la más amplia participación de potenciales oferentes. La decisión de seleccionar una determinada tecnología debe ser aprobada por el gerente general de BCR Pensiones.
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Los requisitos legales, técnicos y económicos deben ser analizados e interpretados de manera que permitan cumplir los fines públicos encomendados a BCR Pensiones; así como la selección del mejor bien o servicio al mejor precio y condiciones.
Artículo 3. Abreviatura y definiciones
En la aplicación del presente reglamento se utilizan las siguientes abreviaciones y definiciones:
Administrador del contrato: es el servidor designado por el jerarca de la oficina responsable de la ejecución contractual para coadyuvar en sus funciones respecto de un contrato determinado.
Adquisición de bienes y servicios de poca cuantía: se refiere a aquellos bienes y servicios que sean requeridos para la adecuada operatividad o funcionamiento de las áreas responsables y cuya adquisición no se encuentre disponible a través de la proveeduría interna del Conglomerado Financiero BCR, se puede utilizar la tarjeta de compras institucionales asignada a los servidores con atribuciones de BCR Pensiones de acuerdo con la normativa del Banco de Costa Rica que regula el uso de tarjetas institucionales.
Banco o BCR: Banco de Costa Rica.
BCR Pensiones, BCR OPC: BCR Planes Operadora de Planes de Pensiones Complementarias, en adelante BCR Pensiones.
Cartel: documento que contiene las condiciones generales, administrativas y técnicas que deben cumplir los oferentes para formular su cotización.
Contratista: persona física o jurídica que habiendo presentado su oferta es seleccionada por BCR Pensiones S.A. como adjudicataria para proveer un bien, servicio u obra.
Expediente administrativo: legajo físico o archivo electrónico que deberá contener todas las actuaciones, internas y externas en el orden cronológico correspondiente a su presentación y relativas a un trámite de contratación administrativa específico y su ejecución.
Finiquito: documento final suscrito por e funcionario competente de BCR Pensiones y por el contratista en el que se hace constar el recibido a satisfacción de BCR Pensiones del objeto contractual y en el que además las partes manifiestan la inexistencia de obligaciones pendientes, salvedad hecha de las garantías vigentes.
Gerencia de Riesgo y Control: es la oficina de BCR Pensiones encargada de fiscalizar las labores de la oficina responsable de la ejecución contractual y de los servidores responsables de verificar la correcta y adecuada ejecución de los contratos administrativos suscritos por BCR Pensiones.
Gerencia Financiero Administrativa: es la oficina de BCR Pensiones encargada de la gestionar de los procedimientos de contratación administrativa, así como de ejecutar las demás funciones que le asigna el presente Reglamento.
Informe final: es el informe que deberá elaborar la oficina responsable de la ejecución contractual sobre el resultado final de la contratación, detallando de manera proporcionada y conforme a la naturaleza de cada contratación si el contratista cumplió o no los diferentes aspectos de la contratación a que se obligó, tanto en calidad como en cantidad, plazo, garantías de funcionamiento, etc.; el cual deberá rendirse cumpliendo en el plazo y los requisitos que regula el presente Reglamento. Este informe deberá incorporarse al expediente de la contratación que levante dicha Oficina.
Informes parciales: son los informes que deberá elaborar la oficina responsable de la ejecución contractual, respecto de los contratos que no se agoten en una sola entrega del bien o servicio adquirido y cuyo periodo de ejecución se prolongue en el tiempo o requiera de entregas o avances parciales. Este informe deberá incorporarse al expediente de la contratación que levante dicha Oficina.
Oferente: persona física o jurídica que ofrece sus bienes o servicios para una contratación específica.
Oficina de Contratación Administrativa: es la oficina de BCR encargada de tramitar los procedimientos de contratación administrativa de conformidad con las solicitudes que recibe de las oficinas técnicas solicitantes.
Oficina responsable de la ejecución contractual: es la encargada de velar de manera directa por que el respectivo contratista cumpla a cabalidad sus obligaciones contractuales.
Oficina técnica solicitante: es aquella gerencia, unidad o dependencia de BCR Pensiones que solicita el bien o servicio objeto del contrato.
Oficina usuaria: es la gerencia, unidad o dependencia de BCR Pensiones destinataria final del bien o servicio objeto del contrato.
Sanción de apercibimiento: consiste en una formal amonestación escrita dirigida al contratista que ha incumplido sus obligaciones contractuales; sin perjuicio de la ejecución de garantías o la aplicación de la cláusula penal o de multas, cuando así procediere y constituye un antecedente para la aplicación de la sanción de inhabilitación por la causal prevista por del artículo 100, inciso a) de la Ley de contratación administrativa.
Sanción de inhabilitación: consiste en el impedimento para participar en procedimientos de contratación de conformidad con lo establecido en los artículos 100 y 100 bis de la Ley de contratación administrativa.
Capítulo II
Órganos competentes
Artículo 4. Oficina tramitadora de los procedimientos de contratación administrativa.
La Gerencia Financiero Administrativa de BCR Pensiones será la encargada de gestionar los procedimientos que promueva BCR Pensiones para la adquisición de los bienes y servicios que requiere para el cumplimiento de sus funciones. Para dicho propósito utiliza los procedimientos que contienen la Ley de contratación administrativa y su Reglamento, así como los procedimientos especiales autorizados por la Contraloría General de la República, los cuales se tramitarán por medio de la Oficina de Contratación Administrativa del BCR, de acuerdo las funciones que se asignan este reglamento.
Artículo 5. Comisión de Contratación Administrativa.
La Comisión de Contratación Administrativa del Conglomerado será el órgano encargado de dictar el acto final de adjudicación en aquellos procedimientos que sean de su competencia, de acuerdo con las funciones, integración y atribuciones asignadas en el Reglamento Interno de Contratación Administrativa del Banco de Costa Rica.
Artículo 6. Otros servidores competentes
El gerente general, los gerentes de área y jefes de oficina de BCR Pensiones emitirán el acto final de adjudicación de acuerdo con las atribuciones reguladas en el artículo 11 del presente Reglamento.
Artículo 7. Equipos multidisciplinarios de gestión de compras
BCR Pensiones podrá constituir equipos multidisciplinarios de trabajo a fin de encargarles la coordinación de procesos específicos de adquisición de bienes y servicios para un determinado proyecto. Estos equipos son los responsables de la conducción del procedimiento y de emitir la recomendación respectiva, sin perjuicio de las competencias que este Reglamento establece.
Artículo 8. Oficina responsable de la ejecución contractual
En toda contratación se designa una Gerencia de BCR Pensiones S.A., la cual es la responsable de velar de manera directa por que se cumpla a cabalidad las obligaciones contractuales, así como de realizar acciones oportunas de control y seguimiento de la ejecución contractual que permitan identificar cualquier atraso, irregularidad o anomalía que en su criterio pueda generar incumplimientos contractuales y de adoptar las medidas correctivas que correspondan. Asimismo, debe velar por la vigencia y actualización de las garantías de cumplimiento, por la aplicación de multas y cláusulas penales que pudieran ser imputables a los contratistas. Para documentar lo anterior se debe conformar un expediente administrativo propio de la fase de ejecución, en el que debe incorporarse todas las actuaciones relacionadas con esta fase y debe ser custodiado por la oficina designada. Dicho expediente se considera como parte del expediente administrativo de la contratación, aun y cuando se encuentren en legajos separados.
Artículo 9.Verificación de la ejecución Contractual
La Gerencia de Riesgo y Control de BCR realizará periódicamente la verificación de que la ejecución contractual de los contratos administrativos suscritos por BCR Pensiones, determinando si esta es llevada a cabo correctamente por la oficina responsable. Para ello, podrá revisar los expedientes que serán seleccionados al azar, aplicando las técnicas de uso de las normas de control interno a efecto de verificar el fiel cumplimiento a los postulados que...
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