Reglamento interno de contratación administrativa del Banco de Costa Rica, de 16 de Mayo de 2016

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BANCO CENTRAL DE COSTA RICA

La Junta Directiva General en sesión 20-16, artículo VI, del 16 de mayo del 2016 el Reglamento interno de contratación administrativa del Banco de Costa Rica.

Disposiciones generales

Artículo 1. Objeto. Este Reglamento incorpora las regulaciones internas que deberán observar los órganos y servidores del Banco en la tramitación de los procedimientos de contratación administrativa, así como en su correspondiente fase de ejecución.

Artículo 2. Principios generales. Todo procedimiento de contratación administrativa del Banco de Costa Rica deberá respetar los principios constitucionales y legales dispuestos en la Ley de contratación administrativa y su Reglamento, así como los siguientes principios:

  1. Los requisitos formales de identificación de las personas físicas o jurídicas y en general sus atestados, serán analizados e interpretados de manera que se permita la más amplia participación de potenciales oferentes.

  2. Todo proceso de contratación tendrá una etapa de saneamiento de requisitos formales, cumplida la cual se procederá al análisis de las ofertas en su contenido técnico y económico.

  3. Los requisitos técnicos y económicos que sean exigidos en los procesos de contratación del Banco serán siempre lo más general y neutral posible, con el propósito de permitir la más amplia participación de potenciales oferentes. La decisión de seleccionar una determinada tecnología deberá ser aprobada por el gerente de área y gerente corporativo o subgerente a cargo.

  4. Los requisitos legales, técnicos y económicos deberán ser analizados e interpretados de manera que permitan cumplir los fines públicos encomendados al Banco; así como la selección del mejor bien o servicio al mejor precio y condiciones.

    Artículo 3. Abreviaturas y definiciones. En la aplicación del presente reglamento se utilizarán las siguientes abreviaturas y definiciones:

    Administrador del contrato: es el servidor designado por el jerarca de la oficina responsable de la ejecución contractual para coadyuvar en sus funciones respecto de un contrato determinado.

    Banco o BCR: Banco de Costa Rica.

    Cartel: documento que contiene las condiciones generales, administrativas y técnicas que deben cumplir los oferentes para formular su cotización.

    Contraloría General: Contraloría General de la República.

    Contratista: persona física o jurídica que habiendo presentado su oferta es seleccionada por el Banco como adjudicataria para proveer un bien, servicio u obra

    Expediente administrativo: legajo físico o archivo electrónico que deberá contener todas las actuaciones, internas y externas en el orden cronológico correspondiente a su presentación y relativas a un trámite de contratación administrativa específico.

    Finiquito: documento final suscrito por el funcionario competente del Banco y por el contratista en el que se hace constar la finalización del trabajo adjudicado a satisfacción del Banco y en el que además las partes manifiestan la inexistencia de obligaciones pendientes, salvedad hecha de las garantías vigentes.

    Informe final: es el informe que deberá elaborar la oficina responsable de la ejecución contractual, sobre el resultado final de la contratación, detallando de manera proporcionada y conforme a la naturaleza de cada contratación si el contratista cumplió o no los diferentes aspectos de la contratación a que se obligó, tanto en calidad como en cantidad, plazo, garantías de funcionamiento, etc.; el cual deberá rendirse cumpliendo en el plazo y los requisitos que requiere el presente Reglamento. Este informe deberá incorporarse al expediente de la contratación que levante dicha Oficina.

    Informes parciales: son los informes que deberá elaborar la oficina responsable de la ejecución contractual, respecto de los contratos que no se agoten en una sola entrega del bien o servicio adquirido y cuyo periodo de ejecución se prolongue en el tiempo o requiera de entregas o avances parciales. Este informe deberá incorporarse al expediente de la contratación que levante dicha Oficina.

    Oferente: persona física o jurídica que ofrece sus bienes o servicios para una contratación específica.

    Oficina de Contratación Administrativa: es la oficina del BCR encargada de tramitar los procedimientos de contratación administrativa de conformidad con las solicitudes que recibe de las oficinas técnicas solicitantes. Asimismo, es la responsable de realizar los pagos que debe ejecutar el Banco en virtud de dichas contrataciones, así como de ejecutar las demás funciones que le asigna el presente Reglamento. Además, es la oficina del Banco encargada de fiscalizar las labores de la oficina responsable de la ejecución contractual y de los servidores responsables de verificar la correcta y adecuada ejecución de los contratos administrativos suscritos por el Banco. También, es la encargada de tramitar los procedimientos sumarios, ordinarios y especiales que se requieran realizar en materia de Contratación Administrativa y el dictado de medidas cautelares necesarias para asegurar la eficacia de estos procedimientos.

    Unidad de Seguimiento Contractual y Pólizas: Unidad adscrita a la Oficina de Contratación Administrativa encargada de fiscalizar la ejecución de los contratos administrativos suscritos por el Banco. Además, tendrá como función actuar como Órgano instructor del procedimiento administrativo ordinario para los procedimientos de resolución y sanciones a particulares, del procedimiento sumario para el cobro de multas o cláusulas penales y los procedimientos especiales para la ejecución de garantías de participación y cumplimiento y rescisión contractual.

    Oficina responsable de la ejecución contractual: es la encargada de velar de manera directa por que el respectivo contratista cumpla a cabalidad sus obligaciones contractuales.

    Oficina técnica solicitante: es aquella oficina, unidad o dependencia del Banco que solicita el bien o servicio objeto del contrato.

    Oficina usuaria: es la oficina, unidad o dependencia del Banco destinataria final del bien o servicio objeto del contrato.

    Sanción de apercibimiento: consiste en una formal amonestación escrita dirigida al contratista que ha incumplido sus obligaciones contractuales; sin perjuicio de la ejecución de garantías o la aplicación de la cláusula penal o de multas, cuando así procediere y constituye un antecedente para la aplicación de la sanción de inhabilitación por la causal prevista por del artículo 100, inciso a) de la Ley de contratación administrativa.

    Sanción de inhabilitación: consiste en el impedimento para participar en procedimientos de contratación de conformidad con lo establecido en los artículos 100 y 100 bis de la Ley de contratación administrativa.

    II. Órganos competentes

    Artículo 4. Oficina de Contratación Administrativa. La Oficina de Contratación Administrativa será la encargada de tramitar todos los procedimientos que el Banco promueva para la construcción de obras y la adquisición de los bienes y servicios que requiere en el cumplimiento de sus funciones. Para dicho propósito utilizará los procedimientos que contienen la Ley de contratación administrativa y su Reglamento, así como los procedimientos especiales autorizados por la Contraloría General de la República, además de las disposiciones administrativas y procedimientos que dicte la Administración.

    También, tendrá las demás funciones y atribuciones que le asigna este Reglamento, incluyendo el control sobre las garantías de participación y cumplimiento rendidas y su eventual ejecución.

    Además, es la oficina del Banco encargada de fiscalizar la ejecución contractual y recomendar acciones necesarias para la correcta ejecución de los contratos administrativos.

    Asimismo, es la encargada de tramitar los procedimientos administrativos que correspondan para el cobro de las cláusulas penales o multas, resolución y rescisión contractual, sanciones a los particulares, ejecución de las garantías de participación y cumplimiento y declaratoria de nulidad.

    También tendrá competencia para actuar como órgano instructor en los procedimientos administrativos antes indicados, función que realizará por medio de la Unidad de Seguimiento Contractual y Pólizas adscrita a esta Oficina. En casos de mayor complejidad, la Jefatura de la Oficina de Contratación Administrativa, podrá nombrar un órgano instructor colegiado integrado por funcionarios de otras oficinas.

    Además, esta oficina podrá dictar la suspensión del contrato o retención provisional de la multa o cláusula penal y la ejecución provisional de la garantía de cumplimiento como medida cautelar a solicitud del Administrador del contrato cuando concurran causas para ello.

    Además, deberá dictar el acto final y resolver el recurso de revocatoria que se interponga contra dicho acto en estos procedimientos y elevar ante la Gerencia General o Subgerencia, el recurso de apelación cuando corresponda.

    Artículo 5. Comisión de Contratación Administrativa. Será el órgano encargado de dictar el acto final de adjudicación en aquellos procedimientos que sean de su competencia conforme a las disposiciones del presente Reglamento, así como de ejercer las siguientes funciones:

  5. Conocer y resolver los recursos de revocatoria que se presenten contra losactos de adjudicación dictados por la misma Comisión, para lo cual debe observar el procedimiento que contempla el Reglamento a la Ley de contratación administrativa.

  6. Resolver cualquier situación que se presente durante la ejecución de los contratos administrativos adjudicados por esta, de conformidad con las disposiciones del artículo 14 de este Reglamento.

  7. Adoptar y comunicar a las dependencias usuarias cualquier recomendación que estime pertinente para la correcta ejecución, supervisión y control de las contrataciones que adjudique.

  8. Adjudicar los concursos promovidos por las sociedades anónimas del Conglomerado Financiero B.C.R, de acuerdo con el régimen y atribuciones establecidas en el Reglamento Interno de Contratación Administrativa de cada...

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