Reglamento para el manejo de los fondos de trabajo, caja central y cajas auxiliares del PANI

Artículo 2º-Fondo de Trabajo. Se define como Fondo de Trabajo; en adelante Fondo, aquella suma de dinero fija que asigna el PANI mediante depósito en una cuenta corriente de los Bancos del Estado, cuyo objetivo es que las Direcciones Regionales y otras dependencias institucionales, puedan realizar gastos de contado y de pago inmediato correspondientes a la contratación de bienes, suministros o servicios, los cuales por su naturaleza resulten impredecibles, indispensables, urgentes, de escasa cuantía, el cual se crea con el fin de que se realicen compras de contado y de pago inmediato.

Todo gasto responderá al clasificador por el objeto del gasto del sector público para compras emitido por la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda, siendo este el que rige la clasificación de los grupos, partidas y subpartidas de las compras que se realicen. Adicionalmente, se debe considerar la clasificación que regula el sistema unificado de compras públicas estatal.

Artículo 3º-Caja Central. Es la suma de dinero (derivado del Fondo) con que cuentan las oficinas adscritas a la sede central, otorgado a través de una liquidación en la Caja Central dependiente de la Tesorería, ubicada en oficinas centrales del PANI. La finalidad de la Caja Central es suplir las necesidades de contratación de bienes, suministros o servicios de las dependencias ubicadas en oficinas centrales del PANI, los cuales por su naturaleza resulten impredecibles, indispensables, urgente o de escasa cuantía.

Todo gasto responderá al clasificador por el objeto del gasto del sector público para compras emitido por la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda, el cual rige la clasificación de los grupos, partidas y subpartidas de las compras que se realicen, considerando adicionalmente la clasificación que regula el sistema unificado de compras públicas estatal.

Artículo 4º-Caja Chica Auxiliar. Es la suma de dinero, así como el saldo disponible en la tarjeta de débito (derivado del Fondo) de las Direcciones Regionales o dependencias institucionales que no están ubicadas en las oficinas centrales del PANI para la contratación de bienes, suministros o servicios, que se presenten como impredecibles, indispensables, urgentes o de escasa cuantía. Los recursos que la componen se derivan directamente del Fondo de Trabajo.

Artículo 5º-Condiciones generales para la contratación de bienes, suministros o servicios, con recursos de la Caja Central y Caja Chica Auxiliar. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 12 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, se permite la contratación de bienes, suministros o servicios, siempre que cumpla con las siguientes condiciones generales:

a. La solución sea indispensable e impostergable.

b. La adquisición no resulte más onerosa que el procedimiento ordinario de contratación a realizar.

c. Se acredite el costo beneficio para la Administración.

d. No haya fragmentación.

e. De no cumplir con los supuestos indicados en los incisos anteriores, se deberán aplicar los procedimientos ordinarios previstos en la Ley General de Contratación Pública.

El Fondo, Caja Central y Caja Chica Auxiliar, no deberán utilizarse para realizar operaciones distintas a las que se destinan esos recursos.

Artículo 6º-Límite de gastos para compras por Caja Chica Auxiliar. Cada gasto realizado con recursos provenientes de la Caja Chica Auxiliar no podrá sobrepasar el 50% (cincuenta por ciento) del monto asignado para dicha Caja.

Artículo 7º-Excepciones. Se contemplan los siguientes casos excepcionales, cuyo procedimiento se desarrolla en el manual atinente a este reglamento:

I. Cuando se haya tramitado la adquisición de un bien, suministro y servicio mediante decisión inicial ante el Departamento de Proveeduría para gestionar un procedimiento ordinario de contratación pública y se presenten situaciones especiales que no permiten su obtención oportuna, siempre y cuando no sea consecuencia de falta de planificación por parte del centro funcional.

II. Cuando se requiera aval para exceder el monto máximo autorizado por la Gerencia de Administración.

III. Compra de activos. (Casos excepcionales)

IV. Realizar adquisiciones para la atención de emergencias naturales y situaciones impredecibles (Caso fortuito o fuerza mayor).

V. Realizar la adquisición de ayudas técnicas para personas menores de edad en albergues institucionales y referidas por otras instituciones públicas.

VI. Realizar contratación de servicios de intérpretes de lengua indígena, lenguaje de señas y traductores de idiomas para garantizar el acceso a los servicios que brinda la institución.

VII. Los gastos derivados de un procedimiento de contratación pública, cuyo pago deba ser cubierto a través del fondo y que así se establezca en el pliego de condiciones en el apartado de forma de pago.

Artículo 8º-Pago de viáticos, gastos de viaje y pasajes. Se regirán por el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para funcionarios Públicos emitido por la Contraloría General de la República. Se reconocerá el pago de viáticos, gastos de viaje y pasaje requeridos por las personas funcionarias del PANI, en razón de actividades pertinentes a su cargo y cuando el desplazamiento desde su sede de trabajo sea igual o mayor a 10 kilómetros. Sumado a lo anterior, para el pago de viáticos, gastos de viaje y pasaje, se debe observar lo establecido en el "Reglamento para el Pago de Servicio Público de Transporte remunerado de personas, transporte aéreo interno, transporte acuático y otros especiales, para las personas trabajadoras del Patronato Nacional de la Infancia y personas menores de edad sujetos a procesos atencionales".

Artículo 9º-Gastos funerarios para personas menores de edad. En caso de que se determine la opción de paquete funerario deberá solicitarse una única factura por este concepto. Si se contratan los servicios y suministros por separado, en cada una de las facturas se deberá especificar el detalle y liquidarse de acuerdo a la cuenta respectiva.