Resolución. MUNICIPALIDAD DE SAN
| Fecha de publicación | 26 Noviembre 2020 |
| Número de registro | IN2020503768 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
Concejo Municipal de San Pablo de Heredia sesión ordinaria 39-20 celebrada el veintiuno de setiembre del 2020 a partir de las dieciocho horas con quince minutos
Considerando:
Dictamen N° CAJ-015-2020 de la Comisión de Asuntos Jurídicos de la reunión celebrada el día 17 de setiembre del 2020.
Tema: Análisis de la propuesta del Reglamento para el Funcionamiento del Fondo de Caja Chica de la Municipalidad de San Pablo de Heredia.
Considerandos:
1º—Oficio MSPH-AM-NI-227-2019, recibido el día 25 de noviembre de 2019, suscrito por el Sr. Bernardo Porras López, Alcalde Municipal, donde remite copia del oficio AM-DHM-18112019, que incluye reglamentos para ser aprobados por este Concejo Municipal.
2º—Acuerdo municipal CM 812-19 adoptado en la sesión ordinaria N° 49-19 celebrada el día 02 de diciembre del 2019, mediante el cual, se remite el oficio citado a la Comisión de Asuntos Jurídicos para su respectivo análisis y posterior dictamen.
3º—Acta N° 07-20 de la reunión celebrada el día 17 de setiembre del 2020, donde se analizó el tema.
Recomendaciones
Se le recomienda al honorable Concejo Municipal:
I.—Aprobar el Reglamento para el Funcionamiento del Fondo de Caja Chica de la Municipalidad de San Pablo de Heredia.
I.—Instruir a la Administración Municipal para que someta a consulta pública no vinculante dicho reglamento en el Diario Oficial La Gaceta, por un plazo de diez días hábiles.
Este Concejo Municipal acuerda:
Aprobar dicho dictamen en sus siguientes recomendaciones:
I. Aprobar el Reglamento para el Funcionamiento del Fondo de Caja Chica de la Municipalidad de San Pablo de Heredia, que versa de la siguiente manera:
REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL FONDO
DE CAJA CHICA DE LA MUNICIPALIDAD
DE SAN PABLO DE HEREDIA.
Considerando
1º—Que por disposición del Código Municipal le compete a la Tesorería Municipal la administración de los valores en efectivo, con el fin de asegurar un manejo adecuado de los fondos públicos, de conformidad con la normativa aplicable y en atención de las necesidades y obligaciones de cada entidad.
2º—Que el artículo 61 inciso h) de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos establece como una de las atribuciones de la Tesorería Nacional la competencia para autorizar la apertura de cajas chicas para gastos menores de la Administración Central.
3º—Que los artículos 79 y 82 del Reglamento de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos en concordancia con el artículo 61 de la Ley supracitada, confieren a la Tesorería Nacional la competencia para emitir la normativa y los procedimientos específicos para regular la operación de los fondos de caja chica que la legislación autorice, dentro del marco de respeto al principio de caja única.
3º—Que de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 1°, incisos a) y b) de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, resulta indispensable que los órganos y entes administradores y custodios de los fondos públicos, cubiertos por el ámbito de aplicación de dicho texto normativo, dispongan de un fondo fijo de recursos financieros que les permita afrontar gastos menores, indispensables y urgentes, bajo un marco normativo que establezca reglas claras y responsabilidades definidas en su manejo.
4º—Que como parte del proceso de modernización de la Administración Financiera de la Municipalidad, se pretende mejorar los procesos internos en la gestión y registro contable de la ejecución presupuestaria, contratación administrativa y pago de obligaciones.
5º—Que dentro de esta coyuntura de cambio y mejora se hace necesario disponer de un instrumento de carácter normativo, ajustado a la realidad económica del país y a la normativa vigente, para regular la creación, organización, funcionamiento y control de los denominados fondos de caja chica, siendo que el actual reglamento se encuentra desactualizado a las nuevas tendencias.
6º—Que atendiendo a lo expuesto, así como a la satisfacción del interés público que se alcanzaría al contar con un Reglamento General del Fondo Fijo-Caja Chica que venga a normar procedimientos y trámites, se estima procedente promulgar dicho cuerpo normativo.
7º—Que desde la sesión ordinaria N° 200-06 del 13 de marzo del 2006 y a partir de la publicación en La Gaceta N° 78 del 24 de abril del 2006, se encuentra vigente el reglamento de caja chica.
8º—La Municipalidad de San Pablo de Heredia en el ejercicio de las facultades que le confieren los artículos 170 Constitución Política, 4 inciso a), 13 inciso c) y 109 del Código Municipal decreta el siguiente: Por tanto,
REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL FONDO
DE CAJA CHICA DE LA MUNICIPALIDAD
DE SAN PABLO DE HEREDIA.
Considerando:
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º—Glosario. Cuando en este reglamento se empleen los términos y definiciones, debe dárseles las acepciones que señalan a continuación:
a) Arqueo de Caja Chica: Verificación del cumplimiento de la normativa y reglamentación que rige la Caja Chica. Es la constatación de que la documentación que da soporte a los egresos concuerda con los montos autorizados por Caja Chica.
b) Bienes de uso común: Son los artículos de uso periódico y repetitivo, utilizados en las operaciones regulares y normales de la Municipalidad. Las dependencias deben asegurarse de tener siempre en existencia este tipo de artículos, de prever con suficiente anticipación sus necesidades o proveer con suficiente anticipación sus necesidades.
c) Compra menor: Es aquella adquisición de bienes y servicios, que no superen los límites preestablecidos del monto máximo de los vales de Caja Chica y cuya necesidad sea urgente y requiera atención inmediata.
d) Dependencia usuaria del servicio: Se denomina como tal a la dirección, coordinación, departamento, sección o unidad que utiliza los fondos de caja chica para atender gastos menores, en los términos establecidos en el presente Reglamento.
e) Encargada(o) de caja chica: Tesorero Municipal, o su suplente en caso de ausencia temporal, el cual asumirá todas las funciones de dicho puesto. En el caso de ausencias de corto plazo lo asumirá el superior jerárquico.
f) Fuerza mayor: Acontecimiento (fuerza de la naturaleza, hecho de un tercero) que no ha podido ser previsto ni impedido y que libera al deudor de cumplir su obligación frente al acreedor, o exonera al autor de un daño frente a la tercera víctima de este. por imposibilidad de evitarlo.
g) Fondo de caja chica: Fondo que contiene recursos para la adquisición de bienes y servicios que no son de uso común o que no hay en existencia en la Bodega Municipal. Las adquisiciones son de uso exclusivo de las dependencias administrativas y operativas que las gestiona, utilizando también criterios de compra emergente y compra menor.
h) Liquidación del vale de caja chica: Es la rendición de cuentas que efectúa el funcionario que solicitó el vale de Caja Chica, mediante presentación de los comprobantes originales que sustentan las adquisiciones, los servicios recibidos y los gastos efectuados.
i) Reintegro de fondos: Es la solicitud de reintegro de dinero que efectúa el Encargado de Caja Chica ante su superior para cubrir los gastos efectuados.
j) Municipalidad: persona jurídica estatal, con patrimonio propio y personalidad, y capacidad jurídica plenas para ejecutar todo tipo de actos y contratos necesarios para cumplir sus fines.
k) Vale de caja chica: El comprobante que autoriza la entrega por parte del Tesorero Municipal de dinero en efectivo a un funcionario municipal autorizado para tal efecto, de conformidad con este reglamento.
l) Viáticos y transportes: Son los gastos de viaje y transportes en el interior y exterior del país y se pagarán por medio de este fondo, siempre y cuando no superen el monto máximo establecido para el vale y se tramitarán de conformidad con lo establecido en el presente reglamento y en el de Gasto de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos de la Contraloría General de la República.
m) Fraccionamiento ilícito: Cuando se realiza más de una contratación para el mismo objeto con los recursos de un mismo presupuesto ordinario con el fin de evadir un procedimiento de contratación más complejo.
Artículo 2º—Objeto del reglamento. Este reglamento tiene por objeto regular la organización, el funcionamiento y control del Fondo de Caja Chica de la Municipalidad de San Pablo de Heredia.
Corresponde al Tesorero Municipal autorizar el procedimiento de trámite interno que deben seguir los vales que se emplean para utilizar estos fondos.
Artículo 3º—Fondo de caja chica, monto. Se establece un Fondo de caja Chica, cuyo monto será de ¢3.000.000,00 (tres millones de colones exactos) y su custodia será responsabilidad del Tesorero Municipal quien deberá actuar de conformidad con la normativa vigente y este Reglamento.
Este fondo deberá estar resguardado en una cuenta bancaria exclusiva para el manejo de este fondo.
Dicho monto y el contemplado en el artículo 4° de este reglamento, podrá ser ajustado por la Alcaldía Municipal a solicitud de la Dirección de Hacienda Municipal por lo menos una vez cada dos años.
Artículo 4º—Monto máximo de vales y su debida tramitación. El monto máximo del vale de Caja Chica, se establece en la suma de ¢150.000 (ciento cincuenta mil colones exactos) por lo que el monto de lo gastado, no lo podrá exceder.
Cualquier gasto mayor a ese monto, deberá cubrirse a través de cheque siguiendo los procedimientos dispuestos tanto en la Ley de Contratación Administrativa, Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa y Reglamento de adquisición de bienes y servicios de la Municipalidad de San Pablo de Heredia.
No está permitido el fraccionamiento en las compras, de modo tal que no será válido incurrir en el mismo gasto por el mismo concepto de una forma continua, aunque sea en reintegros de caja chica diferente, sobrepasando el tope máximo establecido.
Artículo 5º—Resguardo de fondos de Caja Chica. La Caja Chica mantendrá dinero en efectivo ...
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