Resolución
| Fecha de publicación | 06 Enero 2021 |
| Número de registro | IN2020512499 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
La Municipalidad de Barva con fundamento en los artículos 169 y 179 de la Constitución Política; artículo 4 inciso a), artículo 13 inciso c y el artículo 43 todos de la Ley 7794 Código Municipal y por Acuerdo Municipal Nº 1086-2020 del Concejo Municipal de Barva, adoptado en su sesión ordinaria Nº 72-2020, aprueba definitivamente el presente de Reglamento de adquisiciones de bienes, materiales, obras y servicios del Comité Cantonal de Deportes y Recreación del Cantón de Barva que dice:
REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA
CAJA CHICA DE COMITÉ DE DEPORTES DE
BARVA DE HEREDIA
CAPÍTULO I Disposiciones Generales
Artículo 1º—Ámbito de aplicación. El presente Reglamento contiene las disposiciones que regirán la correcta administración, administración y control del fondo fijo de Caja Chica del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Barva (CCDRB).
Artículo 2º—Definiciones y abreviaturas. Cuando se empleen los siguientes términos, deben dárseles las definiciones que se señalan a continuación:
Arqueo de Caja Chica: Verificación del cumplimiento de la normativa que rige la Caja Chica, sobre todo con la constatación de que los documentos que dan soporte a los egresos, concuerda con los montos autorizados por el encargado de Caja Chica.
CCDRB: Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Barva.
Encargado de Caja Chica: Es la persona que mediante acuerdo es designada por la Junta Directiva del Comité; que se encuentra legalmente autorizada para tener bajo su custodia y administración, la Caja Chica.
Fondo de Caja Chica. Se entiende por fondo de caja chica la suma de dinero; que custodia la persona designada por la Junta Directiva del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Barva; para el pago de gastos menores y la adquisición de bienes y servicios que tienen carácter de imprevistos, indispensables y urgentes. Así como para pagar gastos de alimentación, hospedaje y transporte en el interior del país.
Gastos menores indispensables y urgentes: Son los gastos, que se producen por razones de emergencias, caso fortuito o fuerza mayor, y que son de imperiosa necesidad solventarlos, y no pueden exceder el monto fijado en el Artículo 27 del presente reglamento, estas necesidades que se deben cubrir rápidamente, y que no se pueden postergar, y por fuerza mayor no puede esperar un procedimiento normal de compra y pago y además, que corresponden a adquisiciones que se efectúen de manera excepcional por medio de este fondo. Además, entre los denominados gastos menores, como viáticos y transportes en el interior del país.
Junta: Junta Directiva del CCDRB.
Liquidación: Rendición de cuentas que efectúa el responsable del vale de Caja Chica, mediante la presentación de los comprobantes originales que sustentan las adquisiciones o servicios recibidos.
Reintegro de fondos: Solicitud de reintegro de dinero al fondo de Caja Chica para reembolsar los gastos efectuados.
Vale: Documento que respalda el adelanto de dinero dado para adquirir bienes y/o servicios, debidamente autorizados.
Viáticos: Gastos de alimentación, transporte, parqueo, peaje y hospedaje en el interior del país.
Artículo 3º—Normativa complementaria. Este Reglamento y las personas que involucra, quedan sujetas a las disposiciones dadas por la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, el Código Municipal, la Ley y Reglamento de Contratación Administrativa, el Reglamento de Viáticos de la Contraloría General de la República, el Reglamento Autónomo de Organización del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Barva, circulares de la Contraloría General de la República y cualquier otra normativa conexa con la materia.
Artículo 4º—Objetivo General. Dotar al Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Barva de un manual de manejo y control del Fondo fijo de Caja Chica, con la finalidad de establecer las políticas y procedimientos operativos, necesarios para garantizar la adecuada administración de dichos fondos.
Artículo 5º—Objetivos Específicos. Implementar las políticas y procedimientos necesarios para la adecuada gestión del Fondo Fijo de Caja Chica existente.
i Establecer los mecanismos de control interno, necesarios para garantizar la razonabilidad de las erogaciones efectuadas.
ii Definir los alcances y limitaciones del fondo, a fin de garantizar el uso racional del mismo.
iii Minimizar el riesgo de atrasos o demoras en el proceso administrativo y operativo de la organización, por situaciones imprevistas que requieran de una erogación inmediata de efectivo.
http://www.pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_articulo.aspx?param1=NRA&nValor1=1&nValor2=75797&nValor3=94218&nValor5=8
CAPÍTULO II
Del Fondo de Caja Chica
http://www.pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_articulo.aspx?param1=NRA&nValor1=1&nValor2=75797&nValor3=94218&nValor5=4
Artículo 6º—“Asignación y variación en el monto del fondo. Se establece un fondo de caja chica equivalente al monto de medio salario mínimo indicado para un Trabajador Semicalificado Genérico de conformidad con el Decreto de Salarios Mínimos publicado semestralmente por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Por razones de urgencia y necesidad podrá aumentarse el monto de caja chica y el monto máximo del vale para la adquisición de bienes y servicios para un asunto específico, sin embargo, para ello se requiere acuerdo de mayoría calificada de la Junta Directiva del Comité Cantonal. (5 votos)
http://www.pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_articulo.aspx?param1=NRA&nValor1=1&nValor2=75797&nValor3=94218&nValor5=5
Artículo 7º—Actualización de dichos montos. Los montos establecidos en el Artículo 6 anterior serán modificados anualmente una vez en firme el pronunciamiento del Ministerio de Trabajo con relación a la determinación de la escala salarial. Los nuevos montos serán redondeados al millar superior inmediato.
Artículo 8º—Montos para reintegro. Los reintegros deberán gestionarse al consumirse el 60% del monto del fondo establecido en el artículo 6 del presente reglamento, con el objeto de poder cubrir con el 40% del fondo restante, aquellos gastos necesarios en tanto se recibe el monto presentado a reintegro.
Todo reintegro al fondo de caja chica deberá tramitarse mediante el documento denominado “Reintegro”, con el detalle de las subpartidas presupuestarias y los respectivos montos, a la cual se deberá adjuntar los justificantes de los gastos.
Artículo 9º—Responsable del manejo de la caja chica. La junta directiva designara al Tesorero como la persona encargada de la administración del fondo fijo de caja chica, y será responsable del uso de estos recursos y se hará acreedor a las sanciones que las leyes nacionales establezcan para los malos manejos de fondos públicos. Compete al Tesorero de la Junta Directiva, implantar y verificar el cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de control interno, así como darle seguimiento y examinar regularmente la operación efectiva de la caja chica, sus registros, la custodia y el buen uso de los recursos. Tal disposición la desarrollará con fundamento en el presente Reglamento y la Ley General de Control Interno.
http://www.pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_articulo.aspx?param1=NRA&nValor1=1&nValor2=75797&nValor3=94218&nValor5=9
Artículo 10.—Del Administrador de la Caja Chica. Para el correcto manejo del fondo Caja de Chica, la persona designada para custodiarlo y administrarlo deberá cumplir con las siguientes funciones:
i Constatar que la cuenta presupuestaria a la que se hace la deducción tenga contenido suficiente, antes de hacer efectivo un vale.
ii Crear un expediente en donde se archive el presente reglamento, las resoluciones administrativas anuales de actualización de los montos y toda la documentación que se refiera al mismo.
iii Custodiar y administrar cuidadosamente los fondos asignados a la Caja Chica, así como los comprobantes y justificantes que respalden el gasto, los cuales, deben ser referenciados claramente con el respectivo vale. Verificar que el concepto indicado en los comprobantes y justificantes guarden relación directa con el detalle indicado en el vale.
iv Mantener en un archivo los documentos relacionados con los gastos de la administración del fondo.
v Mantener un adecuado sistema de control del fondo autorizado en caja chica, en concordancia con las prácticas sanas de control interno, el Manual de Normas Técnicas de Control Interno para la Contraloría General de la República y demás Órganos Sujetos a su Fiscalización y el Código Municipal.
vi Crear y enviar a la junta Directiva el manual para el uso de los fondos de caja chica.
vii Elaborar informes del manejo del fondo de caja chica, cada mes y cuando la Junta Directiva se lo solicite.
viii Asesorar en el uso de las exoneraciones del impuesto sobre ventas a todos los usuarios de la Caja Chica y vigilar porque las facturas no incluyan el citado impuesto.
ix Velar por el fiel cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente reglamento y cuando sea el caso, denunciar ante la Junta Directiva las violaciones al mismo.
Artículo 11.—La persona designada para custodiar y administrar el Fondo de Caja Chica deberá comunicar de inmediato a la Junta Directiva del CCDR, el nombre de los servidores y los montos de los anticipos que se encuentren pendientes de liquidar dentro del plazo establecido en este Reglamento, para que esta Junta Directiva tome las medidas pertinentes para obtener la pronta liquidación del anticipo y para que cumpla con las demás disposiciones de este cuerpo reglamentario.
Artículo 12.—El sistema de control de la administración del fondo de caja chica debe garantizar la custodia y el buen uso de esos recursos, el registro de datos necesarios para disponer de información confiable y oportuna, un sistema de archivo que permita la fácil localización de documentos y otros que se estimen convenientes.
Artículo 13.—Los documentos de respaldo de operaciones de caja chica así como los arqueos sorpresivos que se h...
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