Resolución. MUNICIPALIDAD DE RÍO

Fecha de publicación19 Enero 2022
Número de registroIN2022615154
EmisorMUNICIPALIDADES

MUNICIPALIDAD DE RÍO CUARTO

CONCEJO MUNICIPAL

El Concejo Municipal de Río Cuarto, según el artículo III, Acuerdo N° 05 de la Sesión Extraordinaria N° 121-2021 de fecha 23 de diciembre del 2021, acordó la promulgación del “Reglamento de Libros de Actas de la Municipalidad de Río Cuarto”, que indica:

REGLAMENTO DE LIBROS DE ACTAS

DE LA MUNICIPALIDAD DE RÍO CUARTO

Artículo 1ºObjetivo: Definir los principales procedimientos relacionados con el Proceso de Legalización de Libros, que se ejecuta con el propósito de fortalecer el sistema de Control Interno y riesgos institucionales, llevando a cabo la automatización de actividades y procesos, en estricto apego al ordenamiento jurídico.

Artículo 2ºAlcance: Este documento forma parte de la documentación del Proceso de Legalización de Libros de la Auditoría Interna de la Municipalidad de Río Cuarto; así como los lineamientos dictados por la Contraloría General de la República, y otras normas concordantes y atinentes.

Los lineamientos expuestos en este documento son de acatamiento obligatorio por parte de la Administración Activa y la Auditoría Interna. Su incumplimiento injustificado acarreará al infractor las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley General de Control Interno, Nº 8292.

El presente Reglamento resulta aplicable a la Municipalidad de Río Cuarto.

Artículo 3ºConcordancia. Este Reglamento se aplicará en conjunto con lo indicado en los manuales y disposiciones en la materia que la Contraloría General de la República y otras autoridades establezcan según sus competencias.

Artículo 4ºLibros de Actas de comisiones y otros entes. El proceso de apertura, autorización, reposición y en general manejo de los libros de las Actas del Concejo Municipal, de las comisiones nombradas en el seno del Concejo sean permanentes o especiales u otras comisiones que se establezcan, se regirán por lo indicado en el presente reglamento.

Artículo 5ºCustodia. El responsable de la custodia de los folios y libros autorizados, será el representante del área solicitante. En caso de comisionar o delegar el manejo o manipulación de los libros a otra persona, ambos son solidariamente responsable de su custodia y por tal razón, de que a los mismos se les del uso debido, bajo apercibimiento de las eventuales sanciones por responsabilidad administrativa, penal y civil, según el caso, por su mal uso.

Además, deberá velar porque el libro sea impreso y manipulado con los estándares adecuados, con el propósito de no obstruir el encabezado ni el número de folio. De quedar espacios en blanco en el folio, deberán ser anuladas las líneas correspondientes.

Artículo 6ºLibros de actas de las Comisiones del Concejo Municipal. La responsabilidad sobre la solicitud, custodia, manejo administración y registro de

información, recaerá sobre la persona coordinadora de la comisión o la persona que se asigne para esa función (o en su defecto en quien la legislación vigente establezca) En caso de cambio en la coordinación de alguna comisión, o de finalización del periodo de las regidurías, se deberá, entregar el libro, con los registros y firmas al día (última que presidio), a la Secretaría del Concejo Municipal, para asegurar la continuidad del libro de dicha comisión.

Artículo 7ºTipos de libros legales: Los libros son el soporte material o digital en respaldo de la información generada en la Institución. Entre los que estarán:

- Libro físico: Libro de actas u hojas imprimibles.

- Libro Digital: Libro generado por medio de sistema automatizado.

Es de carácter obligatorio mantenerlos actualizados.

Artículo 8ºConcepto libro digital: Un libro digital es el resultado o producto de un proceso de registro, desarrollo intelectual o normativo, integrado mediante sistemas electrónicos o equipo tecnológico, que permite conservar todas las características de autenticidad e integridad de un libro físico o impreso.

Artículo 9ºEquivalencia de los Libros Digitales a los Libros Físicos. Para lograr que los Libros Digitales tengan un valor equivalente a los Libros Físicos deben conservar todas las características de un libro físico o impreso, además de cumplir con una serie de disposiciones y requisitos establecidos en la Ley N° 8454 – Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, cerciorándose de contar con las medidas de seguridad necesarias para garantizar inalterabilidad, acceso o consulta posterior, así como la preservación de los datos relativos al origen y a otras características básicas de la información.

La Municipalidad debe contar con el medio que permita asegurar la integridad de cada documento, que a su vez posibilite identificar en forma unívoca y vincular jurídicamente al autor con el documento electrónico.

Los libros digitales se rigen por periodos definidos de tiempo según el año natural del 1 de enero al 31 de diciembre.

Artículo 10.—Legalización: Corresponde a la Auditoría Interna la apertura o cierre de los libros, tomos y folios.

Artículo 11.—Firma Digital: entiéndase por firma digital cualquier conjunto de datos adjunto o lógicamente asociado a un documento electrónico, que permita verificar su integridad, así como identificar en forma unívoca y vincular jurídicamente al autor con el documento electrónico. Una firma digital se considerará certificada cuando sea emitida al amparo de un certificado digital vigente, expedido por un certificador registrado.

Los participantes en el proceso deben contar con un perfil de acceso debidamente definido y autorizado, y el sistema debe permitir el uso de la firma digital para el reconocimiento de la equivalencia funcional entre documentos físicos y digitales que establece la Ley N° 8454.

Artículo 12.—Responsabilidad: El Área de Auditoría Interna será el responsable de:

1- Aplicar el presente reglamento en lo que a su competencia corresponde.

2- La custodia y seguridad de los libros, registros y sellos que se requieren para llevar a cabo la función de legalización de libros.

3- Llevar un control individual de los libros legalizados y libros de actas de forma física y digital.

4- Cualquier otra que al efecto el ordenamiento jurídico y este reglamento le atribuyan.

Artículo 13.—Uso de libros. La unidad de Auditoría Interna, indicará cuales dependencias y órganos que forman pare de la Municipalidad de Río Cuarto (M.R.C.), debe de presentar los libros para de la Auditoría Interna; según lo indicado en el artículo 22 inciso e) de la Ley General de Control Interno.

Artículo 14.—Requisitos de los Libros que se legalizan: Para solicitar una legalización de libros se deberá:

1- Presentar formalmente la solicitud escrita y debe ir dirigida al titular de Auditoría Interna de la Municipalidad de Río Cuarto.

2- Los folios deberán estar enumerados de forma consecutiva en la esquina superior derecha frente. Se excluyen los libros pre impresos que ya cuentan con una numeración de fábrica.

3- Sobre el encabezado. Tratándose de libros compuestos por hojas imprimibles, deberán igualmente estar enumerados y contener impreso en el frente el escudo y nombre del Gobierno Local, el nombre o tipo de libro y el nombre del área u órgano al que pertenece el Libro Legal. Se excluyen de esta formalidad a los libros que se utilicen y sean pre-impresos.

4- Las hojas de cada libro deben estar en blanco y ser de tamaño carta o legal, cada folio (hoja).

5- La cantidad de folios que debe contener cada tomo no debe ser menor de 250 y no mayor a 400 folios.

Artículo 15.—Libros Nuevos: Para la apertura de un libro o de un tomo es indispensable que la totalidad de los folios que lo integran se encuentren sin uso. De lo contrario no se autorizará la apertura.

Artículo 16.—Apertura del Libro. El frente del primer folio será destinado a la razón de apertura del libro respectivo dada por la Auditoría Interna.

La Auditoría Interna de la Municipalidad de Río Cuarto debe tener por sistema digital o un sello de apertura de libro.

No se podrá realizar la apertura de un libro si antes no se ha llevado a cabo el cierre del tomo anterior.

La auditoría gozará de un plazo de 5 días hábiles para la legalización del nuevo libro posterior a que es recibido.

Para la legalización de libros de folios imprimibles, se deberá consignar en el primer folio del libro la apertura la siguiente información:

LA AUDITORÍA INTERNA DE LA MUNICIPALIDAD DE RÍO CUARTO, EN CUMPLIMIENTO A LO DISPUESTO EN LA LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO EN SU ARTÍCULO 22, INCISO E) HACE CONSTAR QUE AQUÍ PRINCIPIA EL LIBRO DE_____________Nº _____QUE LLEVARÁ_________________CONSTA DE_______FOLIOS EN PERFECTO ESTADO DE CONSERVACIÓN Y LIMPIEZA DEBIDAMENTE FOLIADO Y CON EL SELLO DE ESTA AUDITORÍA, SEGÚN CONSTA EN NUESTRO LIBRO DE ACTAS DE REGISTRO AL: FOLIO__________ASIENTO _______RÍO CUARTO ____DE_______DEL______LIC(DA)____________AUDITOR (A) INTERNO (A).

Para la legalización de libros de folios pre-impresos (empastados), se deberá estampar en el primer folio del libro el sello de apertura, que debe de contener como mínimo la siguiente lectura:

- Encabezado que indicará: La Auditoría Interna de la M.R.C. en cumplimiento del Manual y Normas Técnicas en la Legislación de Libro. Hace constar la APERTURA del:

- Libro de: ______________

- N° de tomo que se apertura.______

- Órgano que lo utiliza:____________

- Fecha de apertura:_____________

- Firma de quien autoriza la apertura:_________

En el caso de los libros digitales, el proceso se realizará mediante la herramienta informática correspondiente.

Artículo 17.—Uso del sello de Legalización de Libro. La Auditoría Interna deberá plasmar en la parte superior derecha frente de cada hoja el sello del departamento de Auditoría; esto con el fin de asegurar razonablemente que no se utilizaran hojas distintas que puedan alterar la información, sin que se obstaculice la lectura de la numeración.

Artículo18.—Cierre del Libro. Para el cierre de cada libro autorizado se seguirá el siguiente procedimiento:

1- La persona responsable del libro, deberá enviar el mismo mediante una nota dirigida al...

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