Reglamento No. IN2022619495

Fecha de publicación02 Febrero 2022
Número de registroIN2022619495
EmisorAVISOS

COLEGIO DE LICENCIADOS Y PROFESORES EN

LETRAS, FILOSOFÍA, CIENCIAS Y ARTES

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

Elaboración de Contratos.—Código: POL/PRO-DE06 Versión: 1, Diciembre de 2021.—Fecha de aprobación: 15 de diciembre, 2021.—Reemplaza a: POL/PRO-DE03 v.5, POL/PRO-AL03 v..—Revisado por: Equipo Revisor.—Aprobado para entrar en vigencia: Acuerdo 3, Sesión Ordinaria 124-2021, celebrada el 15-12-2021.

OBJETIVO:

Establecer los lineamientos necesarios que garanticen la eficiencia, seguridad jurídica, financiera y administrativa en el trámite y ejecución de los contratos que establezca la Corporación con los proveedores de bienes y servicios, así como el efectivo control y seguimiento de los mismos.

POLÍTICAS GENERALES

1. La Corporación elaborará contratos para regular las compras de bienes y servicios que así lo requieran.

2. La Asesoría Legal de Dirección Ejecutiva, es la responsable de redactar los contratos cumpliendo con la normativa legal costarricense. Así como de velar por los intereses de la Corporación y salvaguardar su seguridad. Para tal efecto si fuera necesario solicitar cualquier otro documento adicional a los respaldos entregados para la confección del contrato, tiene toda la facultad para hacerlo.

3. La Unidad de Compras, sin excepción, es la responsable de realizar la solicitud de contratos, cumpliendo con lo señalado en la presente política. No se tramitarán solicitudes incompletas y/o que carezcan de la documentación requerida.

4. Asimismo, también es el responsable de realizar las solicitudes de Addendum a los contratos.

5. La Unidad de Compras es responsable de verificar que el objeto, requerimientos técnicos y contenidos se ajusten a lo requerido por la Jefatura gestionante; así como también debe asegurarse que la empresa o persona física cumpla con las especificaciones técnicas y requisitos mínimos que se establecen en la presente política, así como las indicadas en la política de la Unidad de Compras del Colegio.

La Jefatura del Departamento solicitante, es la responsable de establecer los controles necesarios para la ejecución del contrato y darle seguimiento hasta su conclusión.

Así también la Jefatura del Departamento solicitante, es la responsable de tramitar cualquier addendum ante la Unidad de Compras.

6. La firma del contrato podrá ser digital o en físico; en el segundo supuesto, se llevará a cabo en las instalaciones de Colypro, salvo excepciones calificadas, en este caso el contrato podrá ser trasladado a un lugar distinto para recoger la firma del oferente, en presencia del abogado de la Dirección Ejecutiva.

7. Los contratos en físico se firman en tres tantos originales, ya sea en físico o digital serán custodiados de la siguiente manera:

a) Asesoría Legal de Dirección Ejecutiva.

b) Proveedor.

c) Unidad de Compras (que lo adjuntará al expediente de la compra).

8. La Dirección Ejecutiva revisa los contratos y como indicación que está de acuerdo con lo allí estipulado, firma el visto bueno. Según el monto de lo contratado la revisión está asignada de la siguiente manera:

a) Hasta 25 salarios base del auxiliar del Poder Judicial lo revisa la Subdirectora Ejecutiva, emite las observaciones que considere pertinentes y las traslada al Abogado encargado del contrato. Una vez aclaradas las observaciones firma el visto bueno del contrato en mención.

b) Aquellos que superen los 25 salarios base del auxiliar del Poder Judicial serán revisados y firmados con el visto bueno por el Director Ejecutivo.

Nota:

Tendrá como referencia en primera instancia la política de compras POL/PRO-CLP01 “Compra de Bienes y/o Servicios

9. El contrato debe estar firmado por:

a) El abogado de la Dirección Ejecutiva.

b) El Director Ejecutivo o Subdirección Ejecutiva, según corresponda.

c) El representante legal de Colypro.

d) El proveedor.

e) Jefatura del Departamento involucrado.

f) Unidad de Compras.

POLÍTICAS ESPECÍFICAS

1. Toda solicitud de contrato debe contener como mínimo los siguientes requisitos:

Persona física:

a. Nombre completo.

b. Calidades (estado civil, dirección exacta, número del documento de identidad, profesión u oficio).

c. Grado académico (en los casos en que lo ostente).

d. Si pertenece a algún colegio profesional, indicar el número de carné.

e. Detalle de los servicios o productos que se contratan.

f. Plazo, precio, forma de pago propuesta, labores u objetivos a cumplir y en general los términos de la contratación.

g. Cronograma de las obras u objetivos a cumplir e informes que deban presentar.

h. Copia de la cédula de identidad.

i. Presentar el “cartel” o documento análogo con las especificaciones del trabajo por realizar.

j. Indicar medio para recibir notificaciones.

k. Especificar el cronograma de reunión para control, seguimiento y evaluación de resultados si se requiere.

l. Documento donde conste que se está al día en la CCSS y Tributación Directa.

m. Acuerdo de Junta Directiva (cuando corresponda).

n. Garantías.

o. Multas por atrasos.

p. Realización de estudios previos, cuando la naturaleza de la contratación lo amerite.

q. En los contratos de arrendamiento, se debe estar al día con los impuestos municipales.

Persona jurídica:

a. Nombre de la empresa.

b. Nombre del representante legal de la empresa (con todas sus calidades, estado civil, dirección exacta, número del documento de identidad, profesión u oficio). c. Destino comercial de la empresa.

d. Certificación notarial o registral de la personería jurídica (de quién tiene la representación judicial y extra judicial de la empresa), con no más de tres meses de expedida.

e. Profesional responsable de la obra o servicio a prestar, que no necesariamente es el representante legal de la compañía.

f. Detalle de los servicios por los que se le contrata.

g. Cronograma de las obras u objetivos a cumplir.

h. Plazo, precio, forma de pago propuesta, labores a cumplir y en general los términos de la contratación.

i. Presentar el “cartel” o documento análogo con las especificaciones del trabajo por realizar.

j. Indicar medio para recibir notificaciones.

k. Especificar el cronograma de reunión para control, seguimiento y evaluación de resultados, en los casos que se requiera.

l. Documento donde conste que se está al día en la CCSS, Tributación Directa y con el pago del impuesto a las sociedades.

m. Acuerdo de Junta Directiva (cuando corresponda)

n. Garantías.

o. Multas por atrasos.

p. Realización de estudios previos, cuando la naturaleza de la contratación lo amerite.

q. En los contratos de arrendamiento, se debe estar al día con los impuestos municipales.

2. El Asistente Legal de la Dirección Ejecutiva es el responsable de abrir un expediente donde se guarde toda la documentación de respaldo, entre ellas, solicitud de confección de contrato F-AL-02, oferta del cartel, especificaciones técnicas, planos, seguros, copias de cédulas y toda documentación que sirva de respaldo, así como copia del contrato una vez firmado. Dicho expediente puede ser digital o físico, según sea conveniente para Colypro.

3. Cuando sea necesario anexar documentación de respaldo a los contratos, las indicaciones específicas de la documentación a respaldar deben estar indicadas en el cuerpo del contrato. Así mismo, la documentación adjunta debe contar con el visto bueno de todas las personas responsables de firmar el contrato.

4. La Asesoría Legal de la Dirección Ejecutiva, una vez que recibe la documentación correspondiente, tendrá cinco días hábiles para la confección del contrato o addendum.

Dicho plazo comenzará a correr, una vez que el solicitante presente la documentación completa.

5. Para la elaboración de contratos en infraestructura, comunicaciones e informáticos, donde la complejidad técnica es elevada, la Asesoría Legal de la Dirección Ejecutiva debe asesorarse con los especialistas en la materia, para asegurar que las especificaciones técnicas solicitadas para el contrato sean las correctas e idóneas para las necesidades de la Corporación. De dicha asesoría debe dejar constancia por escrito y adjuntarlo al expediente respectivo.

6. Una vez confeccionado el borrador del contrato, se traslada a los colaboradores involucrados para la revisión respectiva.

Dicha revisión, por parte de los colaboradores involucrados en el contrato, deben hacerla en un plazo máximo de tres días hábiles para realizar las observaciones pertinentes y trasladarlas a la Asesoría Legal.

7. Como mínimo, todo contrato debe tener las siguientes cláusulas:

a. Objeto del contrato.

b. Descripción del servicio contractual.

c. Obligaciones de ambas partes.

d. Responsabilidades de las partes.

e. Precio y forma de pago.

f. Condiciones de pago cuando es a plazo.

g. Plazo.

h. Multas y sanciones.

i. Recisión del contrato.

j. Estimación para efectos fiscales.

k. Término anticipado del contrato, por causa debidamente justificada y acreditada.

l. Resolución anticipada del contrato.

m. Ordenamiento jurídico aplicable.

n. Duración del arriendo.

o. Fecha de vencimiento contractual.

p. Efecto de disposiciones inválidas o inejecutables.

q. Lugar para atender notificaciones.

r. Directrices conforme con el Ministerio de Salud.

Además, debe tener todas aquellas cláusulas que sean necesarias dependiendo del tipo de contrato.

8. En caso de contratos de arrendamiento, adicionalmente a lo indicado en el punto anterior, debe contener como mínimo:

a. Datos del dueño registral del local por arrendar.

b. Número de finca (folio real) del local por arrendar.

c. Citas de inscripción de la propiedad en mención.

d. Términos del depósito en garantía.

e. Detalle de las obligaciones del arrendador.

f. En caso que existan espacios en común, indicar cuales son los derechos y obligaciones del Colypro.

g. Uso del parqueo común, en caso que exista.

h. Estar al día con el pago de los impuestos municipales.

9. La Asesoría Legal de la Dirección Ejecutiva es quien redactará el contrato, debe indicar exactamente en cada caso en particular, las necesidades de cada contratación, ya que las cláusulas varían dependiendo del tip...

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