COLEGIO DE LICENCIADOS Y PROFESORES EN LETRAS, FILOSOFÍA, CIENCIAS Y ARTES MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

COLEGIO DE LICENCIADOS Y PROFESORES EN

LETRAS, FILOSOFÍA, CIENCIAS Y ARTES

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

Elaboración de Contratos.—Código: POL/PRO-DE06 Versión: 1, Diciembre de 2021.—Fecha de aprobación: 15 de diciembre, 2021.—Reemplaza a: POL/PRO-DE03 v.5, POL/PRO-AL03 v..—Revisado por: Equipo Revisor.—Aprobado para entrarenvigencia: Acuerdo 3, SesiónOrdinaria 124-2021, celebradael 15-12-2021.

OBJETIVO:

Establecer los lineamientosnecesarios que garanticen la eficiencia, seguridadjurídica, financiera y administrativaeneltrámite y ejecución de los contratos que establezca la Corporación con los proveedores de bienes y servicios, asícomoelefectivo control y seguimiento de los mismos.

POLÍTICAS GENERALES

1.La Corporaciónelaborarácontratos para regular las compras de bienes y servicios que así lo requieran.

2.La Asesoría Legal de DirecciónEjecutiva, es la responsable de redactar los contratoscumpliendo con la normativa legal costarricense. Asícomo de velar por los intereses de la Corporación y salvaguardarsuseguridad. Para talefectosifueranecesariosolicitarcualquierotrodocumentoadicional a los respaldosentregados para la confección del contrato, tienetoda la facultad para hacerlo.

3.La Unidad de Compras, sin excepción, es la responsable de realizar la solicitud de contratos, cumpliendo con lo señaladoen la presentepolítica. No se tramitarán solicitudes incompletas y/o que carezcan de la documentaciónrequerida.

4.Asimismo, también es elresponsable de realizar las solicitudes de Addendum a los contratos.

5.La Unidad de Compras es responsable de verificar que elobjeto, requerimientostécnicos y contenidos se ajusten a lo requerido por la Jefaturagestionante; asícomotambién debe asegurarse que la empresa o persona físicacumpla con las especificacionestécnicas y requisitosmínimos que se establecenen la presentepolítica, asícomo las indicadasen la política de la Unidad de Compras del Colegio.

La Jefatura del Departamentosolicitante, es la responsable de establecer los controlesnecesarios para la ejecución del contrato y darleseguimiento hasta suconclusión.

Asítambién la Jefatura del Departamentosolicitante, es la responsable de tramitarcualquier addendum ante la Unidad de Compras.

6.La firma del contratopodrá ser digital o enfísico; enelsegundosupuesto, se llevará a caboen las instalaciones de Colypro, salvo excepcionescalificadas, enestecasoelcontratopodrá ser trasladado a un lugardistinto para recoger la firma del oferente, enpresencia del abogado de la DirecciónEjecutiva.

7.Los contratosenfísico se firmanentres tantos originales, ya sea enfísico o digital seráncustodiados de la siguientemanera:

a)Asesoría Legal de DirecciónEjecutiva.

b)Proveedor.

c)Unidad de Compras (que lo adjuntará al expediente de la compra).

8.La DirecciónEjecutivarevisa los contratos y comoindicación que está de acuerdo con lo allíestipulado, firmael visto bueno. Segúnelmonto de lo contratado la revisiónestáasignada de la siguientemanera:

a)Hasta 25 salarios base del auxiliar del Poder Judicial lo revisa la SubdirectoraEjecutiva, emitelas observaciones que considerepertinentes y las traslada al Abogado encargado del contrato. Una vezaclaradas las observacionesfirmael visto bueno del contratoenmención.

b)Aquellos que superen los 25 salarios base del auxiliar del Poder Judicial seránrevisados y firmados con el visto bueno por el Director Ejecutivo.

Nota:

Tendrácomoreferenciaenprimerainstancia la política de compras POL/PRO-CLP01 “Compra de Bienes y/o Servicios”

9.El contrato debe estarfirmado por:

a)El abogado de la DirecciónEjecutiva.

b)El Director Ejecutivo o SubdirecciónEjecutiva, segúncorresponda.

c)El representante legal de Colypro.

d)El proveedor.

e)Jefatura del Departamentoinvolucrado.

f)Unidad de Compras.

POLÍTICAS ESPECÍFICAS

1.Toda solicitud de contrato debe contenercomomínimo los siguientesrequisitos:

Persona física:

a.Nombrecompleto.

b.Calidades (estado civil, dirección exacta, número del documento de identidad, profesión u oficio).

c.Grado académico (en los casosen que lo ostente).

d.Si perteneceaalgún colegio profesional, indicarelnúmero de carné.

e.Detalle de los servicios o productos que se contratan.

f.Plazo, precio, forma de pagopropuesta, labores u objetivos a cumplir y en general los términos de la contratación.

g.Cronograma de las obras u objetivos a cumplir e informes que debanpresentar.

h.Copia de la cédula de identidad.

i.Presentarel “cartel” o documentoanálogo con las especificaciones del trabajo por realizar.

j.Indicar medio para recibirnotificaciones.

k.Especificarelcronograma de reunión para control, seguimiento y evaluación de resultadossi se requiere.

l.Documentodondeconste que se está al día en la CCSS y TributaciónDirecta.

m.Acuerdo de Junta Directiva (cuandocorresponda).

n.Garantías.

o.Multas por atrasos.

p.Realización de estudiosprevios, cuando la naturaleza de la contratación lo amerite.

q.En los contratos de arrendamiento, se debe estar al día con los impuestosmunicipales.

Persona jurídica:

a.Nombre de la empresa.

b.Nombre del representante legal de la empresa (con todas sus calidades, estado civil, dirección exacta, número del documento de identidad, profesión u oficio). c. Destinocomercial de la empresa.

d.Certificación notarial o registral de la personeríajurídica (de quiéntiene la representación judicial y extra judicial de la empresa), con no más de tres meses de expedida.

e.Profesionalresponsable de la obra o servicio a prestar, que no necesariamente es elrepresentante legal de la compañía.

f.Detalle de los servicios por los que se le contrata.

g.Cronograma de las obras u objetivos a cumplir.

h.Plazo, precio, forma de pagopropuesta, labores a cumplir y en general los términos de la contratación.

i.Presentarel “cartel” o documentoanálogo con las especificaciones del trabajo por realizar.

j.Indicar medio para recibirnotificaciones.

k.Especificarelcronograma de reunión para control, seguimiento y evaluación de resultados, en los casos que se requiera.

l.Documentodondeconste que se está al día en la CCSS, TributaciónDirecta y con elpago del impuesto a las sociedades.

m.Acuerdo de Junta Directiva (cuandocorresponda)

n.Garantías.

o.Multas por atrasos.

p.Realización de estudiosprevios, cuando la naturaleza de la contratación lo amerite.

q.En los contratos de arrendamiento, se debe estar al día con los impuestosmunicipales.

2.El Asistente Legal de la DirecciónEjecutiva es elresponsable de abrir un expedientedonde se guardetoda la documentación de respaldo, entre ellas, solicitud de confección de contrato F-AL-02, oferta del cartel, especificacionestécnicas, planos, seguros, copias de cédulas y todadocumentación que sirva de respaldo, asícomocopia del contrato una vezfirmado. Dichoexpedientepuede ser digital o físico, según sea conveniente para Colypro.

3.Cuando sea necesarioanexardocumentación de respaldo a los contratos, las indicacionesespecíficas de la documentación a respaldardebenestarindicadasenelcuerpo del contrato. Asímismo, la documentaciónadjunta debe contar con el visto bueno de todas las personas responsables de firmarelcontrato.

4.La Asesoría Legal de la DirecciónEjecutiva, una vez que recibe la documentacióncorrespondiente, tendrácinco días hábiles para la confección del contrato o addendum.

Dichoplazocomenzará a correr, una vez que elsolicitantepresente la documentacióncompleta.

5.Para la elaboración de contratoseninfraestructura, comunicaciones e informáticos, donde la complejidadtécnica es elevada, la Asesoría Legal de la DirecciónEjecutiva debe asesorarse con los especialistasen la materia, para asegurar que las especificacionestécnicassolicitadas para elcontratosean las correctas e idóneas para las necesidades de la Corporación. De dichaasesoría debe dejarconstancia por escrito y adjuntarlo al expedienterespectivo.

6.Una vezconfeccionadoelborrador del contrato, se traslada a los colaboradoresinvolucrados para la revisiónrespectiva.

Dicharevisión, por parte de los colaboradoresinvolucradosenelcontrato, debenhacerlaen un plazomáximo de tres días hábiles para realizar las observacionespertinentes y trasladarlas a la Asesoría Legal.

7.Como mínimo, todocontrato debe tener las siguientescláusulas:

a.Objeto del contrato.

b.Descripción del servicio contractual.

c.Obligaciones de ambas partes.

d.Responsabilidades de las partes.

e.Precio y forma de pago.

f.Condiciones de pagocuando es a plazo.

g.Plazo.

h.Multas y sanciones.

i.Recisión del contrato.

j.Estimación para efectosfiscales.

k.Términoanticipado del contrato, por causa debidamentejustificada y acreditada.

l.Resoluciónanticipada del contrato.

m.Ordenamientojurídicoaplicable.

n.Duración del arriendo.

o.Fecha de vencimiento contractual.

p.Efecto de disposicionesinválidas o inejecutables.

q.Lugar para atendernotificaciones.

r.Directrices conforme con elMinisterio de Salud.

Además, debe tenertodasaquellascláusulas que seannecesariasdependiendo del tipo de contrato.

8.Encaso de contratos de arrendamiento, adicionalmente a lo indicadoenel punto anterior, debe contenercomomínimo:

a.Datos del dueño registral del local por arrendar.

b.Número de finca (folio real) del local por arrendar.

c.Citas de inscripción de la propiedadenmención.

d.Términos del depósitoengarantía.

e.Detalle de las obligaciones del arrendador.

f.Encaso que existanespaciosencomún, indicarcuales son los derechos y obligaciones del Colypro.

g.Uso del parqueocomún, encaso que exista.

h.Estar al día con elpago de los impuestosmunicipales.

9.La Asesoría Legal de la DirecciónEjecutiva es quienredactaráelcontrato, debe indicarexactamenteencadacasoen particular, lasnecesidades de cadacontratación, ya que las cláusulasvaríandependiendo del tip...