Reglamento de organización y funcionamiento de la auditoría interna de la Junta de Pensiones y jubilaciones del Magisterio Nacional, de 14 de Marzo de 2019

Emisor:Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional
 
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JUNTA DE PENSIONES Y JUBILACIONES DEL MAGISTERIO NACIONAL

REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA AUDITORÍA INTERNA DE LA

JUNTA DE PENSIONES Y JUBILACIONES DEL MAGISTERIO NACIONAL

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

ArtÃculo 1º-Naturaleza del Reglamento. En la Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional, en adelante llamada "JUPEMA", existe una sola AuditorÃa Interna y el presente TÃtulo regula lo concerniente a la organización y funcionamiento del Departamento de AuditorÃa Interna.

ArtÃculo 2º-Definiciones. Para efectos del presente Reglamento se entiende por:

  1. Administración Activa: Funcionalmente, es la actividad decisoria, ejecutiva, resolutoria, directiva u operativa de la Administración. Orgánicamente, es el conjunto de unidades y entes de la función administrativa, que tienen como responsabilidad el planeamiento, organización, dirección, coordinación, ejecución y control, dirigidas al logro de los objetivos y metas institucionales e incluye al jerarca, titulares subordinados y trabajadores.

  2. Advertencia: Es un servicio preventivo que brinda la AuditorÃa Interna al jerarca o a la Administración, realizando observaciones para prevenir lo que legal, administrativa y técnicamente corresponde sobre un asunto determinado o sobre situaciones, decisiones o conductas, cuando sean de su conocimiento; a fin de prevenir posibles consecuencias negativas de su proceder o riesgos en la gestión.

  3. AsesorÃa: Es un servicio dirigido al jerarca y consiste en el suministro de criterios, observaciones y demás elementos de juicio para la toma de decisiones, con respecto a los temas que son competencia de la auditorÃa interna; sin que menoscabe o comprometa la independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus demás competencias. Con este servicio, se coadyuva a la toma de decisiones, sin manifestar inclinación por una posición determinada ni sugerir o recomendar.

  4. AuditorÃa Interna: El Departamento de Auditoria Interna de la JUPEMA.

  5. Auditor Interno: Trabajador de mayor jerarquÃa dentro de la AuditorÃa Interna.

  6. Autorización de libros: Es una obligación asignada de manera especÃfica a la auditorÃa interna y consiste en autorizar mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que llevan las diferentes dependencias de la Institución, asà como otros libros que a criterio del Auditor Interno son necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.

  7. Jerarca: Superior jerárquico de la Institución y que ejerce la máxima autoridad.

  8. Regulaciones administrativas: Son aquellas reglas que norman la relación entre los trabajadores y su superior jerárquico, en aspectos administrativos (no técnicos), especÃficamente los relacionados con permisos, vacaciones, entre otros. Cabe denotar que estas regulaciones no deben afectar negativamente la independencia funcional y de criterio del auditor y subauditor interno.

  9. Servicios preventivos: se denomina a las actividades relacionadas con las advertencias, asesorÃas y autorización de libros.

  10. Subauditor Interno: Trabajador dependiente del auditor interno, quien ostenta la segunda posición jerárquica en el Departamento de AuditorÃa Interna, responsable de apoyar al Auditor Interno, en el ejercicio de sus funciones y de sustituirlo durante sus ausencias temporales.

  11. Titular subordinado: Trabajador de la administración activa, que tiene autoridad para tomar decisiones y es responsable de un proceso.

    ArtÃculo 3º-Función principal. La AuditorÃa Interna es parte integral y vital del sistema de control interno de la JUPEMA y tiene como función principal verificar en forma independiente, el cumplimiento, la suficiencia y la validez de dicho sistema, informar de ello y proponer las medidas correctivas pertinentes; para prestar un servicio constructivo y de protección a los intereses institucionales.

    Es un control que mide y valora la eficacia y la eficiencia de todos los otros controles establecidos por la Junta Directiva y la Administración de la JUPEMA. Esta última será la responsable de establecer, mantener y perfeccionar esa estructura de control interno.

    Conforma su ámbito de acción, lo concerniente al Fondo Especial de Administración, y el Fondo del Régimen de Capitalización Colectiva (RCC), los cuales administra la JUPEMA.

    ArtÃculo 4º-Misión y visión. Es obligación del auditor interno establecer y actualizar la visión, misión, plan estratégico y principales polÃticas que rigen el accionar de la AuditorÃa Interna de la Institución.

    ArtÃculo 5º-Regulaciones aplicables. La AuditorÃa Interna ajusta su actuación con lo dispuesto por la Ley General de Control Interno, la Ley Orgánica de la ContralorÃa General de la República, la normativa legal, reglamentaria y técnica aplicable a la JUPEMA, las disposiciones emitidas por la Superintendencia de Pensiones u otros entes públicos con competencia legal y además al presente Reglamento de Organización y Funcionamiento de la AuditorÃa Interna; considerando para ello las limitaciones establecidas en el artÃculo Nº 34 de la Ley General de Control Interno.

    CAPÍTULO II

    De la organización

    ArtÃculo 6º-Dependencia jerárquica de la AuditorÃa. La AuditorÃa Interna es un órgano asesor de la Junta Directiva, dependiente para todos los efectos de este Órgano Colegiado, conforme lo señala el artÃculo 113 de la Ley Nº 7531 y sus reformas.

    El Auditor y Sub Auditor internos, dependen del máximo jerarca, quien los nombra y establece las regulaciones de carácter administrativo que les son aplicables, lo anterior considerando las disposiciones que al respecto establezca la ContralorÃa General de la República.

    Los demás trabajadores de la AuditorÃa Interna, estarán sujetos a las disposiciones administrativas aplicables al resto del personal de JUPEMA y a lo establecido en el artÃculo No. 24 de la Ley General de Control Interno; las cuales no pueden impedir, amenazar o afectar negativamente la independencia y objetividad que deben observar los trabajadores de la AuditorÃa Interna.

    Sin perjuicio de lo anterior, la AuditorÃa Interna ejerce sus labores con independencia funcional y de criterio, con respecto al Órgano Colegiado y los órganos de la administración. Para lo cual, los trabajadores de esta dependencia laboran en jornada de tiempo completo, de conformidad con el horario de la Institución, señalada en el Reglamento Interior de Trabajo.

    ArtÃculo 7º-Del Auditor y Subauditor Interno. La AuditorÃa Interna está bajo la responsabilidad de un Auditor Interno, quien responde ante la Junta Directiva por el desempeño de sus funciones. Para desempeñar el puesto de Auditor Interno, es necesario ser Contador Público Autorizado, incorporado y con una experiencia mÃnima de 3 años como auditor interno o externo, de conformidad con la normativa emitida por la ContralorÃa General de la República.

    La AuditorÃa Interna cuenta además con un Subauditor, quien debe cumplir con los mismos requisitos establecidos para el Auditor Interno y lo sustituye en sus ausencias temporales, con las mismas facultades de éste.

    ArtÃculo 8º-Nombramiento del Auditor Interno y/o del Subauditor interno. El nombramiento del Auditor Interno y /o del Subauditor interno se puede realizar por recargo, interinamente o por tiempo indefinido.

    El nombramiento por tiempo indefinido se realiza mediante concurso público, del cual se conforma el expediente administrativo correspondiente.

    El proceso y la terna o nómina seleccionada, debe contar con la autorización del jerarca, previo a la solicitud de aprobación del nombramiento por parte de la ContralorÃa General de la República; lo anterior de conformidad con los lineamientos establecidos por el órgano contralor.

    Si la solicitud cumple los requisitos estipulados, la ContralorÃa General de la República emite un oficio con la aprobación para realizar el nombramiento del Auditor y / o Subauditor Interno.

    La ContralorÃa General de la República, también puede rechazar ad portas las solicitudes de nombramiento, solicitar aclaraciones o vetar el proceso, para lo cual indica las acciones a realizar por la Administración, asà como los plazos correspondientes.

    En el caso de aprobación por parte del ente Contralor, la Junta Directiva cuenta con diez dÃas hábiles para hacer efectivo el nombramiento del Auditor y/o del subauditor interno; con el voto afirmativo de al menos cinco de sus miembros y lo comunica a la ContralorÃa General de la República, a más tardar el dÃa hábil siguiente del inicio de funciones.

    En el caso particular del nombramiento del Subauditor interno, de previo a su nombramiento, el Ãrgano Colegiado toma en cuenta el criterio no vinculante del...

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