Reglamento para la prestación de servicios de Notarios Externos del Banco Nacional de Costa Rica, de 11 de Julio de 2016

EmisorBanco Nacional de Costa Rica

BANCO NACIONAL DE COSTA RICA

El Banco Nacional de Costa Rica comunica la parte resolutiva del acuerdo tomado por la Junta Directiva General, en la Sesión No. 12.092, artículo 10º, celebrada el 11 de julio del 2016, en el cual acordó aprobar la modificación al Reglamento para la prestación de servicios de Notarios Externos del Banco Nacional de Costa Rica, para que, en lo sucesivo, se lea de conformidad con el siguiente texto:

Reglamento para la prestación de servicios de Notarios Externos del Banco Nacional

de Costa Rica

Artículo 1.- Ámbito de aplicación. El presente Reglamento tiene como objeto regular las relaciones entre el Banco Nacional de Costa Rica y los profesionales en derecho que le presten su servicio como "notarios externos", para el otorgamiento de todo tipo de actos notariales, de protocolización de remates y de escrituras en las que figure el Banco como acreedor o parte. Los servicios de notariado externo consistirán en el desempeño de todas las labores notariales requeridas para la constitución, formalización e inscripción de garantías para créditos o facilidades crediticias en que el Banco Nacional de Costa Rica figure como acreedor, así como las relacionadas con protocolizaciones de remate y demás actos notariales que le sean asignados. El servicio de notariado comprenderá las labores de asesoría, confección del instrumento original, y la expedición del correspondiente testimonio de escritura, certificación o reproducción que deba entregarse así como todos los trámites necesarios para la inscripción en el Registro Nacional y la corrección de defectos atribuibles al notario, sin perjuicio de lo establecido en el Arancel de honorarios profesionales de Abogacía y Notariado, Decreto 39078-JP de 25 de mayo del 2015 y sus reformas.

Artículo 2.-Definiciones. A efectos del presente Reglamento, las siguientes definiciones deben entenderse como se indica a continuación:

Artículo 3.-Plazo de la contratación de los notarios externos. La vigencia del contrato será por un año, prorrogable automáticamente por períodos iguales hasta completar un total de cuatro años, salvo, si con un mes de antelación a la fecha de vencimiento del respectivo período, el Banco comunica al notario, por medio de la Proveeduría General, su decisión de no prorrogar el contrato.

Artículo 4.-Formalización y vigencia de la contratación de los notarios externos. Por tratarse de una contratación de cuantía inestimable, la misma deberá formalizarse mediante contrato no protocolizado, conforme a la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento y entrará a regir una vez que hubiere sido comunicada su aprobación interna.

Artículo 5.-Impedimentos. Los profesionales en derecho que presten sus servicios al Banco Nacional de Costa Rica como notarios externos, no podrán bajo ningún concepto asumir la dirección profesional, asesorar o representar a un tercero en cualquier clase de proceso judicial o administrativo en contra del Banco. Tampoco podrán actuar como asesores o consejeros de clientes o terceros que tengan derechos o intereses contrapuestos con los del Banco, siendo que cualquier acción judicial o administrativa en contra del Banco en la que figure un notario externo como asesor o director profesional, dará derecho al Banco para resolver la respectiva contratación.

Igualmente será causal de resolución contractual que el notario externo otorgue escrituras en co-notariado con notarios que no sean contratistas del Banco.

Asimismo, conforme al artículo 7, inciso e), del Código Notarial, los notarios externos no podrán prestar sus servicios en más de tres instituciones descentralizadas o empresas públicas estructuradas como empresas privadas, lo cual deberá ser objeto de declaración jurada por parte del profesional y causal de resolución contractual, previa comunicación a la Dirección Nacional de Notariado.

Artículo 6.- De la experiencia profesional. Conforme a lo dispuesto en los "Lineamientos Deontológicos del Notariado Costarricense", y la responsabilidad que implica el ministerio de confianza pública que el Estado concede al notario, es indispensable velar por el correcto ejercicio del notariado en aras de garantizar la seguridad jurídica de la sociedad.

Para ello, los Notarios externos que ofrezcan sus servicios al Banco deberán acreditar con la documentación de respaldo pertinente los siguientes aspectos:

  1. Años de experiencia en el ejercicio de la función notarial.

  2. Actualización jurídica en materia notarial.

  3. Registro disciplinario en los últimos 10 años.

    Lo anterior, deberá ser incorporado en los concursos que se convoquen para la contratación de notarios externos, de manera que el Banco asegure la participación de la mayor cantidad posible de participantes debidamente calificados para el ejercicio de la función notarial.

    Artículo 7.-Fiscalización notarial. La supervisión de la labor de los notarios externos, así como el seguimiento del cumplimiento del presente Reglamento, se realizará a través del Centro de Administración de Crédito o en su defecto por las Oficinas que designe la Gerencia General o Junta Directiva, sin perjuicio de la fiscalización de la Auditoría Interna del Banco. La UFLN supervisará la inscripción de escrituras que superen el plazo establecido en el artículo 24. No obstante la fiscalización de los contratos corresponde a la Dirección de Crédito Nacional

    Artículo 8.-Deber especial. Los Notarios externos al servicio del Banco deberán observar y cumplir con los siguientes deberes:

  4. Asesorar jurídica y notarialmente a las partes en el contenido de los actos a formalizarse, realizando todos los estudios registrales y demás que sean necesarios, a fin de lograr la correcta inscripción de los actos que le fueran ordenados (actos pre cartularios).

  5. Identificar debidamente a todas las partes y verificar la capacidad de las personas físicas, comprobar la existencia de las personas jurídicas, las facultades de los representantes y en general cualquier requisito exigido por la ley para la validez o eficacia de la actuación.

  6. Buscar el menor costo financiero en la formalización de las labores notariales que le son asignadas por el Banco. Deberán anteponer los intereses institucionales y de los clientes a los propios.

  7. Confeccionar los documentos correspondientes a su actuación a la mayor brevedad posible y dentro de los plazos que señala este Reglamento, así como redactar en forma clara y detallada el acto o contrato ajustándose a los formatos, indicaciones y condiciones que establezca el Banco, en la forma requerida para que surta los efectos jurídicos respectivos.

  8. Guardar el secreto profesional respecto de las manifestaciones extraprotocolares expresadas por las partes, así como con respecto de la información, los contratos u operaciones bancarias que mantienen los clientes de la Institución y de los que tengan conocimiento en la realización de las labores contratadas.

  9. Estar presente durante la firma de los actos o contratos que se otorguen. En caso de escrituras otorgadas en co-notariado, deberán estar presentes todos los notarios cartulantes.

  10. Asistir de manera puntual a las formalizaciones en el Centro de Administración del Crédito correspondiente y con vestimenta apropiada para la solemnidad de este tipo de actos.

  11. Realizar la lectura integral de la escritura de viva voz, explicarla en forma detallada y evacuar todas las dudas de los comparecientes de una manera atenta.

  12. Presentar el testimonio de la escritura ante el Registro Público para su trámite en un plazo máximo de tres días hábiles a partir de la firma de la misma, cancelando al momento de su presentación el total de los timbres e impuestos correspondientes, conforme le fueran depositados por el Banco. El incumplimiento de esta obligación dará derecho al Banco para resolver el contrato.

  13. Verificar que el movimiento registral inscrito coincida plenamente con el acto o actos otorgados en la respectiva escritura. (actos post cartularios). En caso de detectar errores deberá proceder a realizar ante el Registro Público los trámites que sean necesarios para su corrección. El incumplimiento de esta obligación dará derecho al Banco a resolver el contrato.

  14. Realizar las acciones, gestiones o presentar los recursos autorizados por la ley o los reglamentos, que sean necesarios para la debida inscripción de los documentos que haya autorizado.

  15. Actuar de manera objetiva e imparcial en relación con todas las partes que intervengan en los actos o contratos que...

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