Reglamento para el registro, control, uso y custodia de los activos, de 20 de Diciembre de 2022
| Emisor | Municipalidad de la Unión |
MUNICIPALIDAD DE LA UNIÓN
REGLAMENTO DE ACTIVOS
REGLAMENTO PARA EL REGISTRO, CONTROL,
USO Y CUSTODIA DE LOS ACTIVOS
El Concejo Municipal de La Unión. De conformidad con lo que establecen los artículos 169 y 170 de la Constitución Política; 4 inciso a); y 13 inciso c); del Código Municipal y el Capítulo II de La ley General de Control Interno, emiten el siguiente reglamento.
Considerando:
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-Que la Municipalidad goza de absoluta autonomía administrativa, respecto de cualquier Poder, ente u órgano público y, en este sentido tiene la potestad de dictar los reglamentos autónomos de servicio y organización en las materias de su competencia constitucional y legal.
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-Que la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos Nº 8131 de 18 de septiembre del 2001, establece una serie de principios y disposiciones referentes al régimen económico-financiero de los órganos y entes administradores o custodios de fondos públicos, así como deberes y responsabilidades relativas a la debida protección, custodia, inventario, correcto uso y control de los bienes y derecho propiedad del Estado y demás entes públicos.
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-Que la Ley de Control Interno Nº 8292 de 27 de agosto del 2002 dispone como parte de los objetivos de un sistema de control interno en la Administración Pública el deber de proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.
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-Que en virtud de lo expuesto resulta necesario el que esta Municipalidad regule adecuadamente todo lo relativo al registro, control, uso y custodia de los bienes propiedad de la Municipalidad de La Unión. Por tanto, emite el siguiente;
Artículo 1º-Finalidad del Reglamento: Este Reglamento tiene como fin normar los aspectos relativos a la administración general de los activos, sea bienes muebles e inmuebles, propiedad de la Municipalidad de La Unión. Rigen para estos bienes todos los principios de la Administración Pública, enunciados y establecidos en la Ley General de la Administración Pública, la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos y su Reglamento, la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, y demás leyes y reglamentos atinentes a la materia.
Artículo 2º-Objetivos: Son objetivos del presente Reglamento:
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Mantener un adecuado registro, identificación, manejo y eficiente control sobre todos los activos de la Municipalidad de La Unión para lo cual mantendrá un archivo actualizado del registro y control de todos sus activos fijos (muebles e inmuebles), el que estará conformado con toda la documentación legal, financiera y administrativa que demuestre la propiedad, costo, ubicación, reparaciones, mantenimiento, factores y método de depreciación, cobertura de seguros, código de identificación y traslado, etc.
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Generar la información adecuada para el mantenimiento y determinación de la óptima administración y vida útil de los activos.
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Definir las responsabilidades que adquieren los funcionarios(as) encargados de la asignación, administración, custodia y uso de los activos.
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Determinar la forma en que se realizarán los inventarios de los activos.
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Establecer el procedimiento para la destrucción de los activos obsoletos o cuya vida útil ha terminado.
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Mantener información confiable en los Estados Financieros.
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Poder efectuar remates de bienes inservibles
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Brindar transparencia en la información dirigida a los ciudadanos
Artículo 3º-Alcance. Las disposiciones contenidas en este y Reglamento son de aplicación obligatoria para todos los funcionarios(as) de la Municipalidad de La Unión en el desempeño de sus actividades y en especial de aquellos que custodien o usen bienes de la institución.
Artículo 4º-Objetivo General. Regular desde la asignación, el control y uso de los activos propiedad de la municipalidad, con el fin de que se cumpla con la normativa vigente.
Artículo 5º-Glosario de Términos. Para los fines del presente reglamento, los siguientes términos significan:
Municipalidad: Municipalidad de La Unión.
Activo: Todo bien tangible o intangible, adquirido, construido o donado con el propósito de ser utilizado en la operación normal de la municipalidad, además que sea probable que la entidad obtenga los beneficios futuros derivados del mismo y que su costo pueda ser valorado con fiabilidad, con una vida útil mayor a un año en el momento en que se adquiere y con un costo equivalente al que se defina en Política Contable Particular.
Activos Organizacionales: Son aquellos que por su naturaleza son utilizados por un grupo de usuarios o pertenecen a los sistemas de acueducto, alcantarillado, hidrantes o de uso general cuyo control y mantenimiento es asignado a una persona en particular (Custodio Organizacional) quién es la responsable de informar sobre daños, faltantes u otras similares que afecten el bien.
Movimientos de activos: Son las inclusiones de activos nuevos, donados y las bajas de activos por retiros, desecho, remates. Los traspasos, traslados, reparaciones y devoluciones a bodega.
Deterioro Anormal: Daño que afecta el funcionamiento del activo de propiedad, planta y equipo en forma parcial o total, y se presenta por accidentes, descuido, negligencia o por desastres naturales.
Custodio: Persona física a la que se le asigna un activo de propiedad, planta y equipo para uso personal, para un grupo de funcionarios o que es responsable de informar sobre situaciones de las infraestructuras.
Custodio-Funcionario: Funcionario al que se ha asignado un activo de propiedad, planta y equipo para el desempeño de sus funciones normales dentro de la organización.
Custodio-Contratista: Persona contratada a la que se le ha asignado un activo de propiedad, planta y equipo de acuerdo a los parámetros establecido en el contrato.
Custodio-Terceros: Personas físicas que, por convenios, traslados horizontales u otras razones especiales, se les debe asignar activo (s) y que no reúnen las condiciones de un contratista o de un funcionario. Personas que realizan prácticas profesionales y/o funcionarios de otras instituciones que realicen labores especiales en la Municipalidad. (Contraloría General de la República, Auditoría externa, municipalidades, otros similares).
Custodio-Organizacional: Funcionario que tiene a su nombre un activo organizacional para el uso de un grupo de funcionarios o para la operación de un Proyecto o una labor, debe velar por las infraestructuras, planteles, edificios, almacenes o bodegas.
Encargado de Activos: Funcionario municipal que labora en la Unidad de Contabilidad al cuál se le han designado funciones propias en el Manual de Clases y Puestos con el grado profesional para administrar los activos institucionales.
Inventario de Activos: Proceso que consiste en determinar la condición física, documental y contable de un activo.
Plaqueo de Activos: Actividad realizada con el objeto de incorporar a los activos el número que se le asignó en el sistema contable institucional, mediante código de barras, cinta adhesiva, placas metálicas u otro similar.
Boleta de Activos: Formulario diseñado para el control de activos municipales el cual se obtiene del Sistema de Activos Fijos.
Valor de Reposición: El valor de reposición es el costo de reemplazar (importe monetario) los bienes destruidos, dañados, perdidos o robados por otros de similares características y utilidad económica comparables a la del original y por el cual se debería pagar si en un momento dado la institución decidiera su adquisición. Este importe está siempre sujeto a factores que afectan su valor, como la depreciación por la antigüedad del bien.
Artículo 6º-Asignación de Custodios. Los Directores y/o Coordinadores como en condición de superior jerárquico serán los responsables de asignar los activos de cada Custodio-Funcionario.
El Alcalde Municipal será el responsable de asignar los activos a cada Custodio-Contratista y Custodio Organizacional.
Artículo 7º-Asignación de activos a contratistas o a terceros. Únicamente podrá asignarse activos a terceros o a contratistas, cuando exista un contrato, convenio o en términos de...
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