Reglamento de Tarjeta de Pago Institucional, de 15 de Junio de 2015
| Emisor | Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados |
INSTITUTO COSTARRICENSE DE ACUEDUCTOS
Y ALCANTARILLADOS
JUNTA DIRECTIVA
N° 2015-246
ASUNTO: Reglamento Tarjeta de Pago Institucional
REGLAMENTO TARJETA DE PAGO INSTITUCIONAL
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º-Este reglamento tiene por objeto regular el uso de la Tarjeta de Pago Institucional que utilizarán los funcionarios del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados como medio de pago de acuerdo a los parámetros autorizados y según las necesidades institucionales.
Artículo 2º-Se autoriza el uso de la Tarjeta de Pago Institucional únicamente para la compra de combustibles en la categoría de negocios denominados estaciones de servicios o gasolineras y en la Refinadora Costarricense de Petróleo (RECOPE).
Artículo 3º-Todos los pagos que se realicen por medio de la Tarjeta de Pago Institucional deberán contar con el contenido presupuestario autorizado y será responsabilidad de la persona designada de llevar el control presupuestario de velar porque esta disposición se cumpla.
Artículo 4º-Cualquier pago que se realice con la Tarjeta de Pago Institucional por otro concepto diferente a la adquisición de combustible o bien sobrepase la cuota asignada a cada funcionario (Tarjetahabiente) para este efecto, tendrá que ser cubierto a favor de la Institución por el funcionario y sin menoscabo de la aplicación de las sanciones que se indican en este Reglamento.
Artículo 5º-Es responsabilidad de los directores nacionales, regionales, jefaturas o encargado de grupo velar por el cumplimiento de este Reglamento y denunciar ante la dirección jurídica el uso inadecuado de la Tarjeta de Pago Institucional por parte de un funcionario.
Artículo 6º-Cada director nacional o regional debe asignar los recursos y el funcionario responsable de suministrar oportunamente los reportes, conciliaciones y cualquier otra documentación que requiera la dirección financiera para efectuar el pago respectivo de la factura mensual al ente bancario.
Artículo 7º-El director financiero designará los funcionarios encargados de tramitar ante el banco todas las solicitudes de emisión, modificación, cancelación, reemplazo y reposición de Tarjeta de Pago Institucional.
Artículo 8º-El presidente ejecutivo, auditor, gerente, subgerente, directores nacionales y directores regionales son los responsables de solicitar la emisión de la Tarjeta de Pago Institucional de los funcionarios a su cargo y se denominarán para efecto de este Reglamento, "Autorizador de Tarjeta de Pago Institucional".
Artículo 9º-El presidente ejecutivo, auditor, gerente, subgerente, directores nacionales y directores regionales son responsables de establecer de acuerdo con el análisis de las necesidades de consumo los parámetros que se le asignará a cada una de las tarjetas de los funcionarios a su cargo (monto autorizado mensual, cantidad de transacciones diarias, cantidad de transacciones por mes y monto máximo por transacción).
Artículo 10.-El presidente ejecutivo, auditor, gerente, subgerente, directores nacionales y directores regionales pueden designar a otro funcionario como responsable de brindar total o parcialmente las autorizaciones señaladas en los artículos 8 y 9, ante el área financiera correspondiente mediante el formulario denominado "Registro de Autorizaciones Tarjeta de Pago Institucional".
Artículo 11.-La solicitud de emisión, modificación de características y parámetros de consumo, cancelación, reemplazo o reposición de la Tarjeta de Pago Institucional, debe realizarse utilizando los formularios diseñados para estos efectos, los cuales serán firmados por el Autorizador de la Tarjeta de Pago Institucional, aportando las justificaciones correspondientes.
Artículo 12.-El funcionario designado por la dirección financiera para retirar del banco las tarjetas (plástico) debe verificar que los datos impresos en la tarjeta son correctos de acuerdo con lo solicitado y custodiar estos documentos hasta que sean entregados al funcionario autorizado por los directores, quien asume la misma responsabilidad hasta que ésta sea entregada al tarjetahabiente.
Artículo 13.-El tarjetahabiente debe verificar al recibir su tarjeta, que la información contenida en la misma está consignada correctamente; firma el control de entrega de tarjetas y procede a estampar de inmediato su firma en la banda magnética al dorso de la tarjeta; caso contrario no recibe los documentos y lo comunica de inmediato a su jefe para que esta situación sea denunciada por escrito al director con copia a la dirección financiera.
Artículo 14.-Si un funcionario (tarjetahabiente) se ausenta de la institución, deberá devolver la Tarjeta de Pago Institucional (plástico) a su jefatura inmediata, caso contrario esta jefatura debe exigir la devolución de la misma; y luego procederá a remitirla al área financiera correspondiente para su debida custodia; dejando constancia por escrito del acto de recibo y su posterior devolución si el funcionario se reintegra a laborar. Se procederá según el motivo de la ausencia de la siguiente manera:
. Cuando un funcionario permanece en vacaciones o incapacitado por un periodo continuo mayor a 30 días, la tarjeta devuelta por éste se custodia en el área financiera correspondiente.
. Si un funcionario disfruta de un permiso con o sin goce de salario o es suspendido, el tratamiento que se le debe dar a la tarjeta (plástico) es el siguiente:
. Si la ausencia es menor a 30 días, la tarjeta debe custodiarse en el área financiera de la dirección nacional o regional correspondiente.
. Si la ausencia es mayor a 30 días pero menor a 90 días, el director nacional o regional o la persona designado por éste, solicitará el "bloqueo temporal" de la Tarjeta de Pago Institucional, mediante el formulario correspondiente.
. Si la ausencia es mayor a 90 días...
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