Reglamento sobre trámite de apertura y cierre de libros ante la Auditoría Interna de la Municipalidad de Alvarado, de 19 de Noviembre de 2021
| Emisor | Municipalidad de Alvarado |
MUNICIPALIDAD DE ALVARADO
REGLAMENTO SOBRE TRÁMITES DE APERTURA Y
CIERRE DE LIBROS ANTE LA AUDITORÍA INTERNA DE
LA MUNICIPALIDAD DE ALVARADO
Capítulo I
Disposiciones generales
Artículo 1º-Ámbito de aplicación. El presente Reglamento resulta aplicable a todas las dependencias, actuales o que en el futuro se establezcan, que se encuentren, administrativa, jerárquica o legalmente adscritas a la Municipalidad de Alvarado.
Artículo 2º-Alcance. Este Reglamento regula el trámite establecido por el artículo 22 inciso e) de la Ley General de Control Interno artículo N°8292, que le otorga competencia a la Auditoría Interna, para la autorización de apertura y cierre de libros contables, de actas u otros, que legal o reglamentariamente deben llevar las diferentes dependencias municipales.
Capítulo II
De la autorización de apertura y de cierre de libros
SECCIÓN PRIMERA
Razón de apertura
Artículo 3º-Naturaleza de la autorización de apertura de libros. La autorización de apertura de libros de contabilidad, de actas y otros que la Auditoría Interna considere necesarios, es un requisito de validez de las actuaciones de la Administración Activa, tendiente a proporcionar una garantía razonable de la confiabilidad y oportunidad de la información que en ellos se incorpore.
La apertura de libros no supone validación previa por parte de la Auditoría Interna, de lo que la Administración Activa registre con posterioridad a esa apertura, ya que ello es responsabilidad exclusiva de la Administración. En los casos en que la apertura no sea por primera vez, no implica la revisión o validación respecto del contenido de los libros anteriores, o de las justificaciones de la Administración en caso de robo, hurto, extravío, destrucción de libros, o cualquiera otro acto semejante.
Artículo 4º-Libros sujetos al trámite de apertura. La razón de apertura deberá tramitarse para los libros de actas, contables u otros que legal o reglamentariamente correspondan, para lo cual cada dependencia solicitante, considerando sus propias particularidades, determinará los libros que debe llevar, así como la forma en que los llevará. Lo anterior, sin perjuicio de aquellos casos en que, a criterio de la Auditoría Interna, se deba llevar otra clase de libros.
Artículo 5º-Procedimiento para solicitud de apertura de libro. La dependencia u órgano competente, que requiera la legalización o autorización de los libros que el ordenamiento jurídico le exija llevar, deberá presentar la solicitud por escrito a la Auditoría Interna y aportar los libros empastados o las hojas sueltas que los conformen. Deberá consignar en la misma: fecha de la solicitud, nombre de la dependencia solicitante, tipo de libro a autorizar y el número de tomo.
Artículo 6º-Requisitos de los libros que se autorizan.
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Los libros deben contar con la totalidad de folios, cada folio numerado en su debido orden consecutivo y ascendente a partir de la primera hoja, número que se consignará en la esquina superior derecha, cada uno en blanco, en buen estado de limpieza y conservación.
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La cantidad de folios que componen el libro será de máximo cuatrocientos folios cuando correspondan a un tomo de hojas sueltas.
Artículo 7º-Consecutividad de los libros. Salvo en los casos de autorización por primera vez, es requisito indispensable para la apertura de un libro o libros, que se demuestre haber efectuado el cierre correcto del tomo anterior, mediante la razón correspondiente, -si es que existe-, para garantizar la cronológica de los hechos registrados y un control adecuado sobre los libros.
En casos excepcionales de urgencia o de reposición de libros, deberá presentarse junto con la solicitud de apertura del nuevo libro una justificación escrita, en la que se indiquen las razones por las cuales no se presenta el libro anterior, para que la Auditoría Interna valore realizar o no la apertura del nuevo o nuevos libros.
Artículo 8º-Rechazo de la gestión de apertura del libro. El incumplimiento de uno o más requisitos detallados en los artículos cinco, seis y siete del presente Reglamento, previa valoración de cada caso por parte de la Auditoría Interna, podrá dar lugar al rechazo de plano del trámite. Tal rechazo de la gestión de...
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