Reglamento sobre trámites de apertura y cierre de libros ante la Auditoría Interna del INFOCOOP, de 30 de Julio de 2015

Emisor:Instituto Nacional de Fomento Cooperativo
 
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INSTITUTO NACIONAL DE FOMENTO COOPERATIVO

AUDITORÍA INTERNA

REGLAMENTO SOBRE TRÁMITES DE APERTURA

Y CIERRE DE LIBROS ANTE LA AUDITORÍA

INTERNA DEL INFOCOOP

Ámbito de aplicación y alcance

Artículo 1º-Ámbito de aplicación. El presente Reglamento es aplicable a todos los Órganos y Gerencias actuales y las que en el futuro se establezcan, que se encuentren adscritas administrativa, jerárquica o legalmente al Instituto Nacional de Fomento Cooperativo -INFOCOOP-.

Artículo 2º-Alcance. Este Reglamento regula el trámite que por Ley General de Control Interno, artículo 22, inciso e) compete a la Auditoría Interna, de autorización de apertura y cierre de libros contables y de actas que legal o reglamentariamente deben llevar los diferentes Órganos y Gerencias del INFOCOOP.

CAPÍTULO II

Razón de apertura de libros

Artículo 3º-Naturaleza de la autorización de apertura de libros. La autorización de apertura de libros de contabilidad, de actas y los que la Auditoría Interna considere necesarios, es un requisito de validez de las actuaciones de la Administración Activa, tendiente a proporcionar una garantía razonable de la confiabilidad y oportunidad de la información que en ellos se incorpore.

La apertura de libros no supone validación previa por parte de la Auditoría Interna, de lo que la Administración Activa registre con posterioridad a esa apertura, ya que ello es responsabilidad exclusiva de la Administración. En los casos en que la apertura no sea por primera vez, no implica la revisión o validación respecto del contenido de los libros anteriores, o de las justificaciones de la Administración en caso de robo, hurto, extravío, destrucción de libros, o cualquiera otro acto semejante.

Tampoco es un medio por el cual la Auditoría Interna ejerce sus competencias de realizar auditorías o investigaciones, reguladas en los artículos 22 y 35 de la Ley General de Control Interno, por lo que la información que aporta la Administración se presume veraz. Todo bajo responsabilidad de los funcionarios encargados del manejo de los libros y de suministrar la información a la Auditoría Interna, quienes estarán sujetos a nuestro derecho de fiscalización posterior facultativa.

Artículo 4º-Libros sujetos al trámite de apertura. La razón de apertura deberá tramitarse para los libros de actas y contables que legal o reglamentariamente correspondan. Considerando sus propias particularidades, cada Órgano o Gerencia determinará los libros que debe llevar y el procedimiento interno a seguir. Lo anterior, sin perjuicio de aquellos casos en que a criterio del Auditor Interno se deba llevar otra clase de libro.

Artículo 5º-Procedimiento para solicitud de apertura de libro. La Auditoría Interna suministrará el formulario denominado "Solicitud Razón de Apertura de Libros" a cada Órgano o Gerencia que solicite apertura de un libro, y que lo presentará junto con el libro a legalizar con la siguiente información mínima:

- Fecha de la solicitud, nombre de la dependencia solicitante, tipo de libro y la cantidad de folios numerados que contiene. Además, se indicará el nombre del Gerente que gestiona el trámite y del funcionario del área responsable de la custodia y uso del libro, número de cédula, cargo que desempeña, y las firmas de ambos funcionarios.

Artículo 6º-Requisitos del libro a legalizar:

  1. Reunir la totalidad de los folios que se estime permitan el uso del libro por un tiempo razonable, debidamente numerados en forma consecutiva, con el logotipo y nombre completo del INFOCOOP impreso en el encabezado de cada hoja y con el nombre del Órgano o Gerencia de que se trate.

  2. El libro deberá estar en buen estado de limpieza y conservación. No se aceptarán libros iniciados.

  3. Los Libros conformados por hojas sueltas deben agruparse en un archivador manual debidamente rotulado con el logotipo y nombre completo del INFOCOOP y el nombre del Libro de Actas, impresos en el lomo.

  4. El primer folio debe contener la razón de apertura firmada por los funcionarios responsables, conforme al procedimiento que rige.

    Artículo 7º-Consecutividad de los libros. Es requisito indispensable para la apertura de un libro, que se efectúe primero la razón de cierre del tomo anterior, si es que existe, para garantizar la cronológica de los hechos registrados y un control adecuado sobre los libros.

    En casos excepcionales de urgencia o de reposición de libros, deberá presentarse junto con la solicitud de apertura del nuevo libro una declaración jurada suscrita por el funcionario que lleva a cabo el trámite, en la que indique bajo su entera responsabilidad, que está en trámite al proceso de encuadernación del libro anterior o que se trata de una reposición del libro por...

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