Reglamento para Uso y Manejo de Fondos por Caja Chica, de 2 de Marzo de 2017
| Emisor | Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo |
INSTITUTO NACIONAL DE VIVIENDA Y URBANISMO
UNIDAD ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES
El Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo comunica que mediante acuerdo de Junta Directiva tomado en Sesión Ordinaria N° 6244, Art. II, Inc. 8), celebrada el 02 de marzo de 2017, tomó acuerdo que dice:
REGLAMENTO PARA EL USO Y MANEJO
DE FONDOS POR CAJA CHICA
Considerando:
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Que es obligación de este Ãrgano Colegiado aprobar las normas que sean necesarias para garantizar la eficiencia y transparencia en todas las compras que lleve al efecto el Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo, dentro de un marco de legalidad y estricto derecho.
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Que de conformidad con el principio de economÃa, eficiencia y eficacia expresados en la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, las entidades del Sector Público están obligadas a propiciar que la obtención y la aplicación de los recursos públicos se realicen siguiendo estos principios.
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Que de acuerdo con lo dispuesto en el artÃculo 1°, incisos a) y b) de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, resulta indispensable que los órganos y entes administradores y custodios de los fondos públicos, cubiertos por el ámbito de aplicación de dicho texto legal, dispongan de un fondo fijo de recursos financieros que les permita afrontar gastos menores, indispensables y urgentes, bajo un marco normativo que establezca reglas claras y responsabilidades definidas en su manejo.
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Que de acuerdo a la Ley de Contratación Administrativa, artÃculo 2, incisos d) y e) y su Reglamento, las compras que, por su escasa cuantÃa, por su carácter urgente y excepcional u otras igualmente calificadas, se podrán tramitar por medio de la caja chica siempre y cuando no excedan los lÃmites económicos fijados.
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Que de conformidad con el artÃculo 10 de la Ley N° 8292 Ley de Control Interno, serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la Administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.
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Que dentro del proceso de cambio y modernización de la Institución se hace necesario ajustar a la realidad económica y a la normativa vigente el presente Reglamento, asà como mejorar los procesos internos en la gestión, registro contable y ejecución, funcionamiento y control de los fondos de Caja Chica autorizados por la Gerencia General.
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Que en razón de lo expuesto, asà como de la satisfacción del interés público, se promulga el presente Reglamento que viene a normar procedimientos y trámites del Fondo de Caja Chica.
"Se Acuerda:
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Aprobar la propuesta de "Reglamento para el Uso y Manejo de Fondos por Caja Chica", presentada por la Comisión de Control Interno mediante oficio CCI-01-2017, la cual textualmente dice:
CAPÃTULO I
Disposiciones Generales
ArtÃculo 1º-Objeto. El presente Reglamento tiene por objeto regular la organización, funcionamiento y control de las compras con Fondos de Caja Chica del Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo, siguiendo los principios y procedimientos de Control Interno del Sector Público.
ArtÃculo 2º-Definiciones.
Arqueo: Mecanismo de control que se utiliza para comprobar que los documentos y efectivo contenidos en el Fondo de Caja Chica, correspondan al monto autorizado.
Factura: TÃtulo comercial con carácter de ejecutivo de conformidad con el Código de Comercio.
Fondo Fijo de Caja Chica: Es un Fondo de efectivo para la compra de bienes y servicios de menor cuantÃa, en efectivo, mediante anticipos o reintegros, de acuerdo con lo previsto en la Ley de Contratación Administrativa y el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
Fragmentación/Fraccionamiento: Vicio administrativo que consiste en fraccionar operaciones respecto de necesidades previsibles, con el propósito de evadir los procedimientos normales u ordinarios de contratación administrativa.
Gastos menores: Erogaciones que se requieren para atender necesidades urgentes, indispensables y excepcionales, que se encuentran, por su naturaleza, excluidas de los procedimientos de compra usuales y que cumplan, además, con las regulaciones del presente Reglamento. Incluye esta definición los gastos por representación y conexos, bienes y servicios de baja cuantÃa.
Liquidación de Vale de Caja Chica: Es el reembolso al Fondo de Caja Chica de los dineros sobrantes y comprobantes de respaldo producto de la compra de bienes y servicios.
Reintegro: Es el reembolso al Fondo de Caja Chica de los dineros erogados y utilizados en la compra de bienes y servicios, debidamente documentados. Responsable del Fondo de Caja Chica: Persona funcionaria responsable del manejo, custodia y trámite del Fondo de Caja Chica.
Vale de Caja Chica: Documento temporal a utilizar en adelantos de dinero para la compra de algún bien o servicio.
CAPÃTULO II
Responsabilidades
ArtÃculo 3º-Ãmbito de aplicación. Quedan sujetos al cumplimiento de este Reglamento todos y cada uno de los Fondos de Caja Chica existentes y los que...
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