Reglamento para Uso y Manejo de Fondos por Caja Chica, de 2 de Marzo de 2017

INSTITUTO NACIONAL DE VIVIENDA Y URBANISMO

UNIDAD ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

El Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo comunica que mediante acuerdo de Junta Directiva tomado en Sesión Ordinaria N° 6244, Art. II, Inc. 8), celebrada el 02 de marzo de 2017, tomó acuerdo que dice:

REGLAMENTO PARA EL USO Y MANEJO

DE FONDOS POR CAJA CHICA

Considerando:

1. Que es obligación de este Órgano Colegiado aprobar las normas que sean necesarias para garantizar la eficiencia y transparencia en todas las compras que lleve al efecto el Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo, dentro de un marco de legalidad y estricto derecho.

2. Que de conformidad con el principio de economÃa, eficiencia y eficacia expresados en la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, las entidades del Sector Público están obligadas a propiciar que la obtención y la aplicación de los recursos públicos se realicen siguiendo estos principios.

3. Que de acuerdo con lo dispuesto en el artÃculo 1°, incisos a) y b) de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, resulta indispensable que los órganos y entes administradores y custodios de los fondos públicos, cubiertos por el ámbito de aplicación de dicho texto legal, dispongan de un fondo fijo de recursos financieros que les permita afrontar gastos menores, indispensables y urgentes, bajo un marco normativo que establezca reglas claras y responsabilidades definidas en su manejo.

4. Que de acuerdo a la Ley de Contratación Administrativa, artÃculo 2, incisos d) y e) y su Reglamento, las compras que, por su escasa cuantÃa, por su carácter urgente y excepcional u otras igualmente calificadas, se podrán tramitar por medio de la caja chica siempre y cuando no excedan los lÃmites económicos fijados.

5. Que de conformidad con el artÃculo 10 de la Ley N° 8292 Ley de Control Interno, serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la Administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.

6. Que dentro del proceso de cambio y modernización de la Institución se hace necesario ajustar a la realidad económica y a la normativa vigente el presente Reglamento, asà como mejorar los procesos internos en la gestión, registro contable y ejecución, funcionamiento y control de los fondos de Caja Chica autorizados por la Gerencia General.

7. Que en razón de lo expuesto, asà como de la satisfacción del interés público, se promulga el presente Reglamento que viene a normar procedimientos y trámites del Fondo de Caja Chica.

   "Se Acuerda:

   1. Aprobar la propuesta de "Reglamento para el Uso y Manejo de Fondos por Caja Chica", presentada por la Comisión de Control Interno mediante oficio CCI-01-2017, la cual textualmente dice:

   CAPÍTULO I

   Disposiciones Generales

   ArtÃculo 1º-Objeto. El presente Reglamento tiene por objeto regular la organización, funcionamiento y control de las compras con Fondos de Caja Chica del Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo, siguiendo los principios y procedimientos de Control Interno del Sector Público.

   ArtÃculo 2º-Definiciones.

   Arqueo: Mecanismo de control que se utiliza para comprobar que los documentos y efectivo contenidos en el Fondo de Caja Chica, correspondan al monto autorizado.

   Factura: TÃtulo comercial con carácter de ejecutivo de conformidad con el Código de Comercio.

   Fondo Fijo de Caja Chica: Es un Fondo de efectivo para la compra de bienes y servicios de menor cuantÃa, en efectivo, mediante anticipos o reintegros, de acuerdo con lo previsto en la Ley de Contratación Administrativa y el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

   Fragmentación/Fraccionamiento: Vicio administrativo que consiste en fraccionar operaciones respecto de necesidades previsibles, con el propósito de evadir los procedimientos normales u ordinarios de contratación administrativa.

   Gastos menores: Erogaciones que se requieren para atender necesidades urgentes, indispensables y excepcionales, que se encuentran, por su naturaleza, excluidas de los procedimientos de compra usuales y que cumplan, además, con las regulaciones del presente Reglamento. Incluye esta definición los gastos por representación y conexos, bienes y servicios de baja cuantÃa.

   Liquidación de Vale de Caja Chica: Es el reembolso al Fondo de Caja Chica de los dineros sobrantes y comprobantes de respaldo producto de la compra de bienes y servicios.

   Reintegro: Es el reembolso al Fondo de Caja Chica de los dineros erogados y utilizados en la compra de bienes y servicios, debidamente documentados. Responsable del Fondo de Caja Chica: Persona funcionaria responsable del manejo, custodia y trámite del Fondo de Caja Chica.

   Vale de Caja Chica: Documento temporal a utilizar en adelantos de dinero para la compra de algún bien o servicio.

   CAPÍTULO II

   Responsabilidades

   ArtÃculo 3º-Ãmbito de aplicación. Quedan sujetos al cumplimiento de este Reglamento todos y cada uno de los Fondos de Caja Chica existentes y los que...