Resolución

CORTE SUPREMA DE JUSTICIA

CIRCULAR N° 13-2024

Asunto:Reglamento de Gestión Documental enel Poder Judicial.

A LOS DESPACHOS JUDICIALES DEL PAÍS, ABOGADOS,

ABOGADAS Y PÚBLICO EN GENERAL

SE LES HACE SABER QUE:

La Corte Plena ensesión 01-2024 celebradael 15 de enero de 2024, artículo XX, de conformidad con elartículo 361 de la Ley General de la AdministraciónPública, dispuso la publicación del aviso respectivoenelDiarioOficialLa Gaceta, enelcual concede audiencia a todas las personas o entidades que tenganinterés, porelplazo de 10 días hábiles a partir de la publicación de ese aviso, sobre la propuesta del ReglamentoInstitucional de Gestión Documental enel Poder Judicial, para lo cual pone a disposición la cuenta de correoelectrónico “secrecorte@poder-judicial.go.cr”, de la Secretaria General de la Corte, para que remitan las observaciones que estimenpertinentes de previo a suaprobaciónpor la Corte Suprema de Justicia.

La propuesta del ReglamentoInstitucional de Gestión Documental enel Poder Judicial, literalmente indica:

REGLAMENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

EN EL PODER JUDICIAL

CAPÍTULO I

DisposicionesGenerales

Artículo 1°—Ámbito de aplicación. El presentereglamentoestablece las disposiciones para unaadecuadaGestión Documental entodas las dependencias y oficinas que conformanel Poder Judicial conforme lo establece la Ley del Sistema Nacional de Archivos y la Ley Orgánica del Poder Judicial.

Se exceptúa de suaplicación a losentessistematizadoresautorizados para publicaren Nexus del Poder Judicial, respecto al tratamiento de la información que clasifican y analizan, labor que se regirápor lo dispuestoen la normativa especial vigente. No obstante, estasoficinassiestaránobligadas a cumplir con elpresentereglamentoen la gestión de losdocumentosadministrativos que produzcan.

Artículo 2°—Naturaleza. El presentereglamento dispone las reglasnecesariasenmateriaarchivística para establecermecanismos de coordinación con el fin de cumplir con losobjetivos del sistemainstitucional de gestión documental.

Artículo 3°—Conceptos: Para losefectos del presentereglamento, se definenlossiguientestérminos:

Acervo Documental: Conjunto de documentosencualquiersoporte, que se custodian enlosdistintosarchivos de la instituciónporsu valor sustantivo, histórico o cultural.

Acta de Eliminación:Documentooficialendondeconsta la eliminación de losdocumentos que hancumplido la vigenciaadministrativa y legal de cadatipo documental conforme las distintastablas de plazosaprobadas.

Archivo Judicial (Central): Funciona bajo la mismajefatura del Registro Judicial y constituyeuna sola dependencia junto con este. Es elórgano rector encargado de centralizar la documentacióngeneradaportodas las oficinas del Poder Judicial y que ha cumplido con eltrámiteadministrativo que le dioorigen.

Archivo de Gestión: Son losarchivos de las oficinas del Poder Judicial, loscuales se encargan de guardar, organizar, reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentacióngestionadaenesaoficina, sometida a continua utilización y consulta por la mismaoficina u otras que la soliciten y que podríaencontrarseentrámite.

CISED:Siglas de la ComisiónInstitucional de Selección y Eliminación de Documentos del Poder Judicial.

ComisionesJurisdiccionales: Son comisiones de carácterpermanente, con objetivosgeneralesenrelación con materiasdeterminadas a unajurisdicción especial.

Digitalización: Es elproceso de convertirinformaciónanalógica o ensoportefísico, eninformación digital que contiene la imagen fiel e integra del documento original, suuso no implica la eliminación del documento original sin la autorizacióncorrespondiente.

Documento:Expresión testimonial, textual, gráfica, manuscrita o impresa, encualquierlenguaje natural o codificado, asícomoelcualquiersoporte que ha sidoproducida o recibidaenejecución, realización o término de las actividadesinstitucionales y que englobaelcontenido, elcontexto y la estructurapermitiendoprobar la existencia de esaactividad.

DocumentoenSoporteElectrónico: Es todamanifestación con carácterrepresentativo o declarativo, expresada o transmitidapor un medio electrónico o informático, se tendráporjurídicamenteequivalente a losdocumentos que se otorguen, residan o transmitanpormediosfísicos.

Eliminación: Es la destrucción de losdocumentos, ya sea enformatofísico o electrónico, que hanperdidosu valor administrativo, jurídico, legal, cultural o científico y que no tiene valor histórico, permanente o que carece de relevancia para la ciencia y la tecnología.

Expediente Judicial:Documentofísico y/o electrónicoutilizado para la tramitación de losprocesosjurisdiccionalessometidos a las distintasdependencias de la Administración de Justicia, conforme a las distintasjurisdicciones y materias, conforme a la ley, asícomotodoslosdocumentosasociados, encualquiersoporte, sea electrónico, digital, magnético.

Firma Digital:Entiéndaseporfirma digital cualquier conjunto de datosadjunto o lógicamenteasociado a un documentoelectrónico que permitaverificarsuintegridad, asícomoidentificaren forma univoca y vincularjurídicamente al autor con eldocumentoelectrónico. Una firma digital se considerarácertificadacuando sea emitida al amparo de un certificado digital vigente y expedidopor un certificadorregistrado.

Fondo Documental: Es la totalidad de losdocumentosque se producen, reciben y custodian enunaoficina, organización o institución.

Gestión documental:Todas las funciones, actividades y procesos que enunaorganización se aplican a losdocumentos a lo largo de suvida para garantizarsuproducción, suautenticidad, suintegridad, suconservación, sufiabilidad y sudisponibilidad para suuso y servicio.

OficinasProductoras: Son todasaquellasdependencias del Poder Judicial que produzcandocumentosencualquierformato (físico o electrónico).

Patrimonio documental:Comprendeel conjunto de documentosproducidos, recibidos o conservadosenelejercicio de las funciones del personal de la institución con algún valor intrínseco.

Selección de Documentos:Procedimientointelectualmedianteelcual se analizael valor de losdocumentosen sus diferentesetapas, con la finalidad de determinarsuconservaciónpermanente o por un plazodeterminado, o sueliminación, de conformidad con loscriterioslegales y administrativos, plasmadosen la tabla de plazos de conservación.

Sistema Institucional de Gestión Documental: Conjunto de elementosinterrelacionados, tales comoestrategias, procedimientos, archivosinstitucionales y recursos (humanos, materiales, logísticos, normativos) para lograrunaadecuadagestión documental que permita a la Administraciónunacorrectatoma de decisiones, asícomo la protección de los derechos de losadministrados y elresguardo de la memoriainstitucional.

Soporte: Material tradicional o electrónicosobreelcual se puede registrar, almacenar y recuperarinformación.

Tabla de plazos de conservación:Instrumentoenel que constantodas las series y tiposdocumentalesproducidos o recibidosenunaoficina o institución, enelcual se anotan sus características y se fijael valor administrativo y legal para definirelplazo para suconservación y/o eliminación.

Tipo documental: Unidad documental producidaporunaoficina o dependenciaeneldesarrollo de sus funcionescuyoformato, contenido y soporte son homogéneos y puedepresentarse de manera individual o compuesta.

Valor científico cultural: Se refiere a la determinación de aquellostiposdocumentales que porsutrascendencia no deben ser eliminadosporexistirunadeclaratoria formal de parte del Archivo Nacional con base a lo que dispone la Ley del Sistema Nacional de Archivos. Estosdocumentos, unavezrecibida la declaratoriaporparte de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, debentransferirse para formarparte del patrimonio documental de la nación.

Valor legal: Es el valor que tienenlosdocumentos que sirven de prueba ante la ley.

CAPÍTULO II

Sistema Institucional de Gestión Documental

Artículo 4°—Objetivo y composición del Sistema Institucional de Gestión Documental. El objetivo primordial del Sistema Institucional de Gestión Documental es lograrunaadecuadagestión documental que permita a la Administraciónunacorrectatoma de decisiones, asícomo la protección de los derechos de losadministrados y elresguardo de la memoriainstitucional, a fin de cumplir con los fines establecidosen la Ley del Sistema Nacional de Archivos, reglamentos y la Ley Orgánica del Poder Judicial.

El Sistema Institucional de Gestión Documental estácompuestopor la Corte Suprema de Justicia, el Consejo Superior, la ComisiónInstitucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED), elArchivo Judicial, losarchivos de gestión de oficinasproductoras o todaaquelladependencia que se encuentreorganizadaenel Poder Judicial y que produzca o custodiedocumentosencualquiersoporte.

Artículo 5°—Funciones.Corresponde a la Corte Suprema de Justicia, a través de las distintascomisionesjurisdiccionales, emitirloscriterios para la conservación de losexpedientesjudiciales de las distintasmateriasen que se organiza la administración de justiciaconforme a la ley. Por supartecorresponde al Consejo Superior la aprobación final de las tablas de plazos de conservaciónconfeccionadaspor las distintasdependenciasadministrativas y jurisdiccionales, que le hansidoremitidaspor la CISED.

El Archivo Judicial (Central), losarchivos de gestión de oficinasproductoras y las dependenciasmencionadasenelartículo anterior, debendesarrollardentro de sus principalesfunciones las siguientes:

a)Reunir, describir, clasificar, conservar, seleccionar, eliminar, administrar y facilitar la documentaciónproducidaencualquiersoporte.

b)Coordinar las actividadesarchivísticas p...