Resolución
| Fecha de publicación | 24 Mayo 2024 |
| Número de registro | IN2024865037 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
MUNICIALIDAD DE SARAPIQUÍ
Acuerdo tomado por el Concejo Municipal del cantón de Sarapiquí, en su Sesión Ordinaria N° 203-2020-2024, Artículo 4, celebrada el 18 de marzo de 2024; que a la letra dispone:
El Concejo Municipal de Sarapiquí acuerda con votación de seis votos afirmativos de la totalidad de los miembros que integran este Órgano, los señores Fabián Víquez Salazar, Luz Marina Miranda Elizondo, José Fredy Corrales Artavia, Damaris Espinoza Corrales, José Bejarano González, Carlos Bejarano Rodríguez y un voto en contra de la señora Windy Gamboa Ramírez:
Acuerdo 5.2, dictado bajo el artículo 4° de la sesión ordinaria N° 203-2020-2024 del 18 de marzo del 2024, que dispone:
REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO
DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA DEL COMITÉ
CANTONAL DE DEPORTES Y RECREACIÓN
DE SARAPIQUÍ
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º—Objeto. El presente reglamento tiene como objetivo regular todo lo relacionado con el funcionamiento de los Fondos de Caja Chica para un adecuado funcionamiento del CCDR de Sarapiquí.
Además, regula lo relacionado al pago de viáticos para los colaboradores del CCDR de Sarapiquí, considerando que en esta materia rigen complementariamente las disposiciones establecidas en el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos establecido por la Contraloría General de la República.
Esta materia está excluida del ámbito de aplicación de la Ley General de Contratación Pública, de conformidad con el artículo 3, inciso g) y el artículo 12 del Reglamento de ese mismo cuerpo legal.
Artículo 2º—Abreviaturas.
Caja Chica: Fondo de Caja Chica.
CGR: Contraloría General de la República de Costa Rica.
Comité (CCDRS): Comité Cantonal de Deportes Recreación de Sarapiquí.
Junta Directiva: Junta Directiva del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Sarapiquí. LGCP: Ley General de Contratación Pública (Ley N° 9986).
RLGCP: Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (Decreto Ejecutivo N° 43808-H).
Artículo 3º—Definiciones. Cuando en este reglamento se empleen los términos y definiciones que de seguido se indican, deben ser entendidos de la siguiente manera:
Arqueo de Caja Chica: Verificación del cumplimiento de la normativa y reglamentación que rige la Caja Chica, se trata de la constatación de los documentos que dan soporte a los egresos y que concuerdan con los montos autorizados para cada uno de los fondos.
Bienes: Todo objeto mueble o inmueble, material o inmaterial, que se constituye en un insumo para satisfacer las necesidades del Comité.
Encargado de Caja Chica: Es el funcionario designado responsable de velar por la administración del Fondo de Caja Chica asignado y de dar fiel cumplimiento al presente reglamento.
Fraccionamiento: Vicio administrativo que a pesar de que se cuente en un mismo momento dentro del presupuesto aprobado con los recursos necesarios y habiéndose planificado las necesidades administrativas concretas, gestiona más de una contratación para el mismo objeto, con la finalidad de evadir un procedimiento más complejo.
Fondo de Caja Chica: Recursos dinerario en efectivo o disponibles en cuenta corriente que se asignan para cubrir las compras de bienes y servicios requeridos para el normal funcionamiento del Comité cuyo valor no excede el diez por ciento (10%) del monto previsto para la Licitación Reducida correspondiente al Régimen Ordinario. Sus desembolsos se realizan por medio de adelantos de dinero en efectivo o por medio de transferencias electrónicas.
El fondo en efectivo de la Caja Chica estará constituido por dinero en efectivo, comprobantes de compras realizadas o gastos incurridos, vales por adelanto de dinero no liquidados y fórmulas de solicitud de reintegros pendientes. El fondo de caja chica también se complementa con los recursos disponibles en cuentas corriente.
Liquidación: Rendición de cuentas que efectúa el funcionario responsable del vale de caja chica, mediante presentación de los comprobantes originales que sustentan la compra en efectivo de los bienes y/o servicios adquiridos.
Obra pública: Actividades referidas a obras materiales destinadas a construcción, ampliación, remodelación, demolición y mejoras de infraestructura propiedad o en administración del Comité. También encontramos otras obras materiales que se incorporan a la obra principal y que se podrían denominar como secundarias en función de la obra principal, pero que se adhieren a ella, es decir actividades tales como reparaciones de techos, tuberías, ventanas y pintura de inmuebles, por ejemplo, que estarían incluidas dentro de los contratos de obra pública, siempre que no se trate de la contratación de servicios técnicos o profesionales para efectuar dichas labores.
Planificación de las compras: Proceso mediante el cual se llevan a cabo las agrupaciones de los bienes o servicios a adquirir, consolidando los requerimientos de consumo para aprovechar la economía de escala.
Reintegro de fondos: Solicitud de reintegro de dinero al respectivo fondo, el mismo lo realiza el responsable del Fondo de Caja Chica por los gastos efectuados.
Régimen simplificado: Este régimen considera a todos aquellos comerciantes (personas físicas y jurídicas), que desarrollen actividades definidas por la Dirección General de Tributación.
Servicios: Conjunto de actividades y servicios ofrecidos, que por su naturaleza son intangibles, prestados por personas físicas o jurídicas al Comité para el desarrollo de sus actividades.
Transferencia electrónica: Envío de dinero de una cuenta bancaria a otra cuenta de un mismo banco o uno diferente por medio del uso de una aplicación o plataforma informática. Usuario del fondo: Se denominan como tal a la persona hace uso de los fondos de caja chica ya sea para el uso de viáticos, como las compras de bienes y servicios.
Viáticos: Suma de dinero utilizada específicamente para la atención de gastos de hospedaje, alimentación y otros gastos menores, que el Comité reconoce a sus colaboradores cuando éstos deban desplazarse en forma transitoria de su centro de trabajo con el fin de cumplir con las obligaciones de su cargo.
Artículo 4º—Utilización del Fondo de Caja Chica. El fondo de caja chica se utilizará específicamente para realizar adelantos de dinero en efectivo o mediante transferencias electrónicas para cubrir los gastos de operación autorizados, que se incurra a lo interno del Comité, tales como:
• Gastos para el traslado de un lugar a otro, alimentación y hospedaje dentro del territorio nacional.
• Gastos para la compra de materiales de oficina, alguna obra en las instalaciones administrativas, reparación de equipo electrónico o tecnológico, herramientas, reparación urgente de las instalaciones deportivas en administración del Comité que sean necesarias para la buena marcha de las actividades deportivas del cantón y que ameriten pronta solución.
Los fondos de caja chica operarán mediante el uso de dinero en efectivo y una cuenta corriente de algún Banco del Sistema Bancario Nacional.
Artículo 5º—Requisitos que se deben cumplir para las compras con el fondo de caja chica. Se pueden realizar compras con el fondo de caja chica para cancelar gastos siempre que estos se ajusten concretamente a las siguientes disposiciones:
a) Se trate de compra de bienes, servicios u obras indispensables e impostergable, para lo cual el solicitante deberá justificarlo y dejar constancia de ello.
b) La compra por medio del fondo de caja chica no debe resultar más onerosa que el procedimiento ordinario de Licitación Reducida, lo cual debe ser justificado por el solicitante.
c) Se acredite por parte del peticionario el costo beneficio para la Administración.
d) No haya fragmentación en la compra de lo que se pretenda adquirir (bienes, servicios u obras).
De no cumplirse con los supuestos indicados en los incisos anteriores, se deberán aplicar los procedimientos ordinarios previstos en la Ley General de Contratación Pública vigente.
Artículo 6º—Del registro de las compras con el fondo de caja chica. Las compras a través de caja chica deberán quedar debidamente registradas en el sistema digital unificado que a la orden administre el Comité para estos casos, dejando constancia de la totalidad de la documentación generada en relación con la compra realizada, facilitando que dicha actuación pueda ser conocida por cualquier interesado; asimismo, éstas se realizarán respetando toda regulación institucional y general vigente al momento de efectuarse la compra.
Artículo 7º—Fondo de caja chica en efectivo. Se autoriza la creación de un fondo específico de caja chica en efectivo por un monto máximo de ¢400.000 (cuatrocientos mil colones exactos), para cubrir las compras de bienes, servicios u obras autorizados en que incurra el Comité, siempre que el monto de la compra no exceda el setenta y cinco por ciento (75%) del total del del fondo.
El monto total previsto para caja chica podrá ser ajustado anualmente como máximo en un 10% previo acuerdo de la Junta Directiva del Comité debidamente razonado.
Artículo 8º—Fondo de caja chica mediante transferencia electrónica. Adicionalmente el Comité podrá hacer uso de los fondos específicos de caja chica por medio de trasferencia electrónica de la cuenta corriente habilitada para el caso y podrá cubrir las compras que no superen el setenta y cinco por ciento (75%) del total del del fondo de caja chica.
Artículo 9º—De la retención del impuesto sobre la renta. En los casos donde aplique la retención del impuesto sobre la renta, será necesario elaborar una orden de compra con el objetivo de retener las sumas correspondientes y deberá quedar debidamente registrada en la liquidación que respalda la liquidación del fondo.
El Gestor de Programas Deportivos y Recreativos será el responsable directo de verificar la correcta aplicación del inciso anterior y realizar los reportes correspondientes cada mes ante el Ministerio de Hacienda.
Artículo 10.—Utilización de los fondos de viáticos. Por medio de la caja chica se podrán realizar adelantos de...
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