Resolución

Fecha de publicación11 Enero 2023
Número de registroIN2022702567
EmisorINSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD

Gerencia General

La Gerencia General del Instituto Costarricense de Electricidad aprobó en el 29 de noviembre del 2022, el siguiente procedimiento: Procedimiento para la Ejecución y Seguimiento de la Autoevaluación Anual del Sistema de Control Interno del ICE

0. INTRODUCCIÓN

El objetivo del proceso de Autoevaluación Anual del Sistema de Control Interno (AASCI) es mantener, fortalecer y perfeccionar el sistema de control interno (SCI) del ICE y generar un ambiente propicio para cumplir con los objetivos institucionales.

Este documento se emite, con el apoyo del Consejo Directivo, la Presidencia Ejecutiva y la Gerencia General, máximos niveles jerárquicos institucionales, para tomar las medidas necesarias para asegurar el fortalecimiento del sistema de control interno (SCI), mediante la toma de decisiones.

1. PROPÓSITO

Fortalecer el sistema de control interno del ICE, mediante el establecimiento de las actividades necesarias para ejecutar el ejercicio de autoevaluación, así como el control y seguimiento de las acciones de mejora que surgen de la formulación de los planes de acción de dicho proceso, a fin de que la administración pueda detectar debilidades de control interno, vulnerabilidades, o exposiciones a riesgos y cualquier desvío que aleje a la organización del cumplimiento de los objetivos y de formular e implantar las mejoras necesarias.

2. ALCANCE

El proceso de la AASCI es de aplicación para todos los Titulares Subordinados, quienes tienen obligatoriedad de autoevaluar el sistema de control interno de forma anual, así como las demás dependencias que participan en el proceso.

3. DOCUMENTOS APLICABLES

CÓDIGO

NOMBRE DEL DOCUMENTO

Ley 6227

Ley General de la Administración Pública

Ley 8292

Ley General de Control Interno

N-2-2009-CO-DFOE

Normas de Control Interno para el Sector Público

D-3-2005-CO-DFO

Directrices Generales para el Establecimiento y Funcionamiento del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI)

SE.5257.2

Estatuto del Personal

SE.6147.5

Reglamento Autónomo Laboral (RAL)

N/A

Código de Ética Institucional y Declaración de Principios Éticos

65.00.001.2015

Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna

85.00.001.2021

Reglamento Interno del Comité de Auditoría

4. RESPONSABILIDADES

4.1 CONSEJO DIRECTIVO

Sin perjuicio de las obligaciones que le asisten como órgano superior que debe apoyar la autoevaluación del sistema de control interno, en su calidad de Jerarca de la Institución, corresponde al Consejo Directivo:

a. Dar seguimiento a los informes, tanto de los resultados del estado de madurez del sistema de control interno, como a los de seguimiento de las evaluaciones del Proceso AASCI, que le remita el Comité de Auditoría, para generar las decisiones y apoyar las acciones de mejora que estime pertinentes.

4.2 COMITÉ DE AUDITORÍA.

a. Revisar el informe del estado de madurez del sistema de control interno y el informe de seguimiento de las evaluaciones del Proceso AASCI y elevarlos al Consejo Directivo para su valoración, con las recomendaciones que estime pertinentes.

4.3 GERENCIA GENERAL.

a. Aprobar el presente procedimiento y sus futuras modificaciones.

b. Dar seguimiento y control a las acciones de mejora identificadas en el proceso AASCI, asegurando su implementación para el fortalecimiento de sistema del control interno.

c. Evaluar el informe del estado de madurez del sistema de control interno y el informe de seguimiento de las evaluaciones del proceso AASCI y elevarlos al Comité de Auditoría.

d. Aprobar el cuestionario que se utilizará anualmente para el Proceso AASCI.

4.4 COORDINADOR DEL PROCESO DE AASCI, DIVISIÓN RIESGO EMPRESARIAL.

a. Conducir y coordinar el proceso de autoevaluación institucional cada año.

b. Diseñar el proceso de autoevaluación (inicio, ejecución, resultados, finalización e informes).

c. Diseñar y comunicar el cuestionario que se empleará en el proceso AASCI.

d. Comunicar los lineamientos, herramientas y otros medios para ejecutar el proceso AASCI.

e. Impartir a los Titulares Subordinados, la inducción para el eficiente uso del sitio colaborativo del proceso AASCI.

f. Convocar a reuniones o capacitaciones a los Titulares Subordinados, cuando se consideren necesarias para la atención de dudas y brindar asesoría y colaboración respecto de la ejecución del proceso AASCI.

g. Preparar el informe del estado de madurez del sistema de control interno y el informe de seguimiento de las evaluaciones del proceso AASCI y elevarlos a la Gerencia General quien los valorará y los remitirá al Comité de Auditoría para posteriormente someterlos a conocimiento del Consejo Directivo.

h. Informar a la Gerencia correspondiente y a los Titulares Subordinados, los incumplimientos que lleguen a determinarse en el proceso AASCI para lo que corresponda.

i. Revisar el presente procedimiento y plantear las modificaciones que se estimen pertinentes.

4.5 GERENTES Y DEMÁS TITULARES SUBORDINADOS DE LA INSTITUCIÓN.

Para el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias relacionadas con el proceso de AASCI, los responsables de su ejecución (Gerentes y demás Titulares Subordinados) deben:

a. Asistir y participar en la inducción o capacitación que se realice sobre el proceso AASCI.

b. Ejecutar y aplicar la Autoevaluación Anual del Sistema de Control Interno con base en los instrumentos diseñados para tal efecto.

c. Remitir al Coordinador del Proceso los informes de los resultados del proceso AASCI, cuando sean solicitados.

d. Ejecutar los planes de acción y las medidas de mejora de su sistema de control interno, dentro del plazo establecido, conforme la Ley.

e. Comunicar a la jefatura superior cualquier deficiencia que surja en detrimento del proceso establecido en el proceso de AASCI diseñado.

f. Aplicar las normas de control interno, legales y técnicas y cumplir con los deberes y responsabilidades que se establecen en la Ley General de Control Interno, sus directrices, el Manual de Normas de Control Interno, las directrices emitidas y cualquier otra normativa relacionada.

g. Garantizar la incorporación de los resultados del proceso de AASCI que así lo requieran, en los objetivos y metas establecidos para el largo, mediano y corto plazo, acorde con los planes nacionales, estratégicos y operativos que se definan.

h. Desarrollar y liderar cada una de las actividades del proceso de AASCI que tiene bajo su responsabilidad, así como motivar y promover la participación del personal que participa en el proceso.

i. Ejecutar los planes de acción derivados de la AASCI, garantizar su cumplimiento en tiempo y forma; así como de cada uno de los componentes que integran la Autoevaluación y garantizar que se ajusten a la realidad y necesidad según la lectura del entorno externo e interno.

j. Participar y apoyar activamente en el funcionamiento y perfeccionamiento del sistema de control interno Institucional.

k. Garantizar que los planes de acción se vinculen con las actividades institucionales de planificación-presupuestación, estrategia, evaluación y monitoreo del entorno.

4.6 ENLACE DE CONTROL INTERNO.

a. Coordinar la aplicación en tiempo y forma del proceso de AASCI en la Gerencia respectiva.

b. Dar seguimiento a las etapas del proceso de AASCI, a sus resultados y a los planes de acción propuestos (inicio, ejecución, resultados, finalización e informes).

c. Proponer mejoras al sitio colaborativo y cuestionario que se empleará en la AASCI.

d. Dirigir las reuniones y capacitaciones con los Titulares Subordinados, para el uso eficiente del sitio colaborativo y el llenado del cuestionario de AASCI.

e. Solicitar a los Titulares Subordinados, los informes de seguimiento de las evaluaciones del proceso AASCI según los planes de acción definidos por cada dependencia.

f. Colaborar en la elaboración de los informes de las evaluaciones del proceso AASCI de su respectiva Gerencia, bajo un formato estándar.

g. Informar al jefe inmediato los incumplimientos que lleguen a determinarse en el proceso de AASCI, para lo que corresponda.

h. Brindar guía y orientación al Titular Subordinado respectivo, para completar el cuestionario de AASCI.

4.7 GESTOR DE CONTROL INTERNO.

a. Colaborar con el Titular Subordinado y según su ámbito de acción, en las actividades relacionadas con el desarrollo, seguimiento y control de la autoevaluación y las acciones de mejora identificadas.

b. Gestionar la información obtenida del proceso de AASCI de cada Titular Subordinado y remitirla al enlace de control interno cuando corresponda.

c. Coordinar reuniones y capacitaciones con los Titulares Subordinados de su dependencia para atender las necesidades que se presentan en el proceso de AASCI.

5. TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS

Autoevaluación Anual del SCI (AASCI): mecanismo para identificar oportunidades de mejora en el sistema de control interno, así como, para detectar cualquier desvío que aleje a la Empresa del cumplimiento de sus objetivos. Debe ser ejecutada sistemáticamente, sus resultados deben comunicarse a las instancias correspondientes para la toma de acciones y seguimiento de implementación.

Acciones de mejora: son las mejoras identificadas por el Titular Subordinado para el fortalecimiento del sistema de control interno. Estas se determinan para cada componente funcional y normas del SCI, según el estado de madurez obtenido como resultado.

Apertura, seguimiento y cierre del ejercicio de AASCI: se refiere a las fases definidas para desarrollar el ejercicio de autoevaluación. Dichas fases, se llevarán a cabo a través de un cronograma definido por la Gerencia General:

Apertura del proceso de AASCI: corresponde a la fecha de inicio del ejercicio de AASCI, para llevar a cabo el llenado del cuestionario.

Seguimiento: son las actividades ejecutadas por los participantes obligados al fortalecimiento y mantenimiento del SCI, a lo largo del tiempo y que sean óptimas para valorar la calidad del funcionamiento del sistema...

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