Resolución
| Fecha de publicación | 11 Enero 2023 |
| Número de registro | IN2022702920 |
| Emisor | INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD |
Consejo Directivo
El Consejo Directivo del Instituto Costarricense de Electricidad aprobó en el artículo 3 del Capítulo II del acta firme de la sesión: 6553 del 29 de noviembre del 2022, el siguiente reglamento.
REGLAMENTO PARA EL USO DEL CARNÉ
CORPORATIVO DEL GRUPO ICE
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1°—Objeto. Establecer un documento que contenga las disposiciones generales para el uso del carné corporativo, como una forma de mantener integrado al conjunto ocupacional del Grupo ICE. También permitirá la identificación del personal, de una manera segura, organizada, que refleje el branding del Grupo ICE, además que facilite las labores de protección de las personas dentro de las instalaciones, y a su vez se fortalezcan las medidas establecidas de seguridad, control, identidad e imagen que implica este dispositivo, además de ofrecer a nuestros clientes confianza en el personal portador de este documento.
Artículo 2°—Alcance. Este reglamento es aplicable a todos los funcionarios públicos y trabajadores de las empresas del Grupo ICE, para su ingreso y permanencia en cualquiera de las instalaciones.
Artículo 3°—Documentos Aplicables.
| Código de Trabajo. | |
| Ley N° 8292 | Ley General de Control Interno. |
| S.E.5817 | Estatuto de Personal.[1] |
| Reglamento Interior de Trabajo. CNFL**. | |
| Reglamento para el Acceso y Uso del Carné de Identificación de la CNFL**. | |
| 10.00.001.2009 | Reglamento General de Acceso y Tránsito a Instalaciones del Instituto Costarricense de Electricidad*. |
| DL-LN-001 | Lineamiento para el Control de Ingreso a las Instalaciones de Edificio Central, Telepuerto y Colima. RACSA***. |
| DL-OD-001 | Responsabilidades y Prohibiciones del Personal de Seguridad. RACSA***. |
| DC-MT001-V001 | Manual de Identidad Corporativa. |
| 101.DARH.001.2006 | Instructivo para la Confección de Carné. Dirección Administrativa de Recursos Humanos (DARH) (ICE)*. |
** Solo aplica para el personal de la Compañía Nacional de Fuerza y Luz.
*** Solo aplica para el personal de Radiográfica Costarricense S.A.
Artículo 4°—Abreviaturas. En el presente reglamento se utilizarán las siguientes abreviaturas:
CNFL: Compañía Nacional de Fuerza y Luz S.A.
ICE: Instituto Costarricense de Electricidad RACSA: Radiográfica Costarricense S. A.
Artículo 5°—Definiciones. Para los efectos de aplicación del presente reglamento, los términos que se mencionan tendrán el siguiente significado:
Branding: se le conoce también como gestión de marca. Está conformado por un conjunto de acciones relacionadas con el posicionamiento, propósito y los valores de una marca. Su objetivo es crear conexiones conscientes o inconscientes con el público, para influir en las decisiones de compra.
Carné corporativo: es la tarjeta plástica que sirve de identificación para los funcionarios públicos y trabajadores de las empresas del Grupo ICE, el cual lleva datos personales como foto, nombre completo, número de cédula, así como logos de la marca respectiva. Según los procedimientos establecidos en cada una de las empresas del Grupo ICE, pueden derivarse distintos carnés de identificación según las necesidades y operaciones de cada una.
Carné de identificación: son las tarjetas plásticas que sirven de identificación para diversas personas: trabajadores sin portar carné corporativo, proveedores, visitantes y otros, para controlar el tránsito dentro de las instalaciones de cada una de las empresas del Grupo ICE.
Funcionario o trabajador: persona responsable a quien se le asignó un carné corporativo con sus datos personales. instalaciones de acceso restringido: son aquellas instalaciones o zonas que, por razones de las actividades llevadas en ellas o por los bienes que se custodian, requieren además de cualesquiera de los controles de seguridad generales, cumplir con exigencias de seguridad y control interno adicionales de mayor rigurosidad o estar debidamente autorizadas por razones propias de sus funciones ordinarias. lanyard: término comercial para referirse al cordón porta carné para usar colgado del cuello.
Titular subordinado: trabajador de la administración activa responsable de un proceso con autoridad para ordenar y tomar decisiones.
CAPÍTULO II
Elementos del Contenido
SECCIÓN I
Responsabilidades
Artículo 6°—Gerencias de las empresas:
a) Instruir la aplicación de este reglamento y su observación en las dependencias a cargo.
b) Instruir la atención del transitorio de este reglamento.
Artículo 7°—Titular subordinado:
a) Gestionar la asignación de carné corporativo al trabajador desde su primer día laboral, mediante la coordinación con las dependencias emisoras de éste. Así también, le corresponde velar por la recuperación del carné corporativo cuando el trabajador se ha desvinculado de la empresa, y remitir éste a la dependencia de Seguridad respectiva de cada una de las empresas del Grupo ICE, según corresponda.
b) Gestionar oportunamente las autorizaciones para sus trabajadores en caso de requerir ingresar a sus instalaciones en horas y días no hábiles, mediante los medios o dispositivos dispuestos en su empresa. Dichas solicitudes deben estar debidamente justificadas por un interés empresarial.
c) Tramitar los cambios necesarios para la actualización de autorizaciones de ingresos especiales (horas y días no hábiles, sitios de acceso restringido, entre otros), cuando hayan dejado de existir los motivos que dieron su origen.
d) Velar por el buen uso de las autorizaciones de ingreso en horas no hábiles otorgadas a sus trabajadores.
e) Tomar las acciones correctivas y disciplinarias, de acuerdo con la normativa aplicable, ante el incumplimiento por parte de los trabajadores, así como comunicar a la dependencia de Seguridad respectiva de cada una de las empresas del Grupo ICE, las acciones implementadas con motivo del uso indebido del carné corporativo o incumplimiento de este reglamento.
f) Velar por el cumplimiento de la normativa de seguridad aplicable en este reglamento y en el marco regulatorio que le rige a cada una de las empresas del Grupo ICE, para el ingreso, permanencia y control de tránsito de personas en las respectivas instalaciones, así como por el buen uso y portación del carné corporativo durante la jornada laboral, según lo establecido en este reglamento.
g) Gestionar con el trabajador, el último día laboral, la recuperación del carné corporativo cuando éste se desvincula de la empresa, independientemente de los motivos, y remitirlo a la dependencia encargada de emisión del carné.
Artículo 8°—Dependencia encargada de emisión del carné corporativo:
a) Verificar la información de los funcionarios y trabajadores para confeccionar el carné corporativo (con fotografía y datos personales), y entregarlo cuando sea por primer ingreso o reposición por pérdida, hurto, robo o deterioro, verificando (documental o visualmente), la justificación de la confección cuando así corresponda.
b) Verificar que los carnés corporativos que se entreguen cumplan con las especificaciones de marca según Manual de Identidad Corporativa.
c) Aplicar el cobro del carné corporativo bajo directriz establecida por cada una de las empresas de Grupo ICE, en caso de pérdida o reposición cuando no se presente la debida justificación o el carné deteriorado.
d) Programar las configuraciones de acceso estándares o comunes en los carnés corporativos.
e) Entregar el carné corporativo únicamente al funcionario, trabajador o a otra persona debidamente autorizada.
Artículo 9°—Dependencias de Seguridad de las empresas del Grupo ICE:
a) Atender las solicitudes de autorizaciones de accesos especiales de ingreso remitidas por los titulares subordinados, verificando que se cumpla con las debidas justificaciones.
b) Atender requerimientos de información de la base de datos de carnés y accesos electrónicos.
c) Atender las notificaciones de robo, hurto o pérdida de carné corporativo formuladas por los funcionarios, trabajadores o titulares subordinados, para prevenir un posible uso indebido de éstos.
d) Velar por el cumplimiento de leyes, reglamentos o directrices, en materia de ingreso, permanencia y control de tránsito de personas en las instalaciones de las empresas del Grupo ICE, así como vigilar el uso adecuado de los dispositivos de seguridad.
e) Reportar a los titulares subordinados el uso indebido del carné corporativo por parte de los funcionarios o trabajadores.
f) Comunicar oportunamente a los puestos de seguridad toda restricción o condición especial para el ingreso de funcionarios o trabajadores a las instalaciones de las empresas del Grupo ICE, según corresponda.
Artículo 10.—Oficial de Seguridad.
a) Verificar la debida portación del carné corporativo a todo funcionario o trabajador que requiera ingresar, permanecer y transitar en las instalaciones de las empresas del Grupo ICE, así como velar por el buen uso de los dispositivos de control electrónico y uso del carné corporativo en los lectores electrónicos cuando corresponda.
b) Impedir el ingreso a las instalaciones de las empresas del Grupo ICE a la persona que no esté debidamente identificada y autorizada.
c) Notificar debida y oportunamente, a los supervisores de seguridad, o centros de monitoreo según corresponda, los incidentes o incumplimientos en el uso correcto del carné corporativo.
d) Vigilar y cuidar el estado de funcionamiento de los elementos que conforman, junto con el carné corporativo, los medios de control de acceso, tales como: puertas, plumas vehiculares, trompos electrónicos peatonales y portones, de manera que le permitan efectuar eficazmente el control de ingreso a las instalaciones. Así mismo, debe reportar inmediatamente cualquier daño o mal funcionamiento a la dependencia de Seguridad o centro de monitoreo de las empresas del Grupo ICE, según corresponda.
e) Realizar el proceso de autorización de ingreso y asignación de carné temporal, para los funcionarios o trabajadores que no porten su carné corporativo.
Artículo 11.—Funcionario o Trabajador:
a) Portar el carné...
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