Resolución
| Fecha de publicación | 17 Enero 2023 |
| Número de registro | IN2022705506 |
| Emisor | PODER LEGISLATIVO |
LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DE LA REPÚBLICA
DE COSTA RICA
N° 008 22-23.—En sesión ordinaria N° 031-2022 celebrada por el Directorio Legislativo el 20 de diciembre del 2022, se tomó el acuerdo que, en lo que interesa, a continuación transcribo:
Artículo 8.- (…)
Reglamento Interno de Contratación Pública
de la Asamblea Legislativa
CAPÍTULO I
Definiciones
Artículo 1º—Para los efectos de la aplicación de este Reglamento, se definen los siguientes términos:
Administración activa: Desde el punto de vista funcional, es la labor decisoria, ejecutiva, resolutoria, directiva u operativa de la Administración. Desde el punto de vista orgánico es el conjunto de órganos y entes de la función administrativa, que deciden y ejecutan; incluyen al jerarca, como última instancia.
Anexo: Información extra o complementaria que se incluye en el expediente electrónico de un procedimiento de contratación pública.
Caja chica: Fondo o monto total de dinero asignado, que se mantendrá disponible para enfrentar gastos menores indispensables, urgentes e impostergables, siempre y cuando no excedan el diez por ciento (10%) del monto fijado para la licitación reducida.
Código presupuestario: Consiste en un código numérico que establece la naturaleza del bien o servicio que se está adquiriendo o la operación financiera que se esté efectuando.
Cuenta IBAN: Número de cuenta bancaria o institución financiera.
Debido proceso: Cumplimiento de una garantía constitucional; le asegura al contratista, oferente o proveedor su derecho a ser escuchado, ya sea que se manifieste por sí mismo o por medio de su abogado, durante el proceso en el que se juzgue su conducta, con oportunidad de que pueda exponer y probar sus derechos.
Finiquito: Documento mediante el cual se da por finalizada una relación contractual a entera satisfacción de ambas partes, y que extingue los derechos y las obligaciones del respectivo contrato.
Fiscalizadores: Personal legislativo designado para coordinar y fiscalizar todo el proceso de ejecución, así como el cumplimiento de los términos contractuales.
Formulario electrónico: Documento estandarizado disponible en el sistema digital unificado para realizar diversos actos de los procedimientos de contratación pública. Cada uno de ellos debe ser completado y firmado digitalmente.
Jerarca: Superior jerárquico, unipersonal o colegiado, del órgano o del ente; ejerce la máxima autoridad dentro del órgano o ente.
Ley: Ley General de Contratación Pública, N° 9986, del 27 de mayo del 2021.
Modificación presupuestaria: Movimiento entre subpartidas que se realiza a un presupuesto ordinario o extraordinario.
Plan Anual Operativo (PAO): Instrumento para operacionalizar en el corto plazo los planes de largo plazo (planes estratégicos); además, para programar las diversas actividades de las unidades organizacionales y de la institución para cada año. En él se consignan los objetivos, los productos, las metas, los indicadores, las actividades, los responsables y el plazo, como medios para dar seguimiento y evaluación a lo planificado, con el propósito de lograr los fines organizacionales.
Plan operativo departamental: Los PAO de los departamentos contienen las actividades de carácter relevante y ordinario que un departamento realiza para alcanzar sus objetivos y prestar sus servicios; estos planes deben estar vinculados con el plan estratégico, la misión y los objetivos institucionales.
Pliego de condiciones: Documento que contiene los requisitos, condiciones y las especificaciones técnicas de los bienes, las obras y los servicios por adquirir en una contratación pública. Debe estar adjunta al formulario electrónico.
Presupuesto: Es la previsión de gastos e ingresos para un periodo presupuestario. Permite establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos.
Programa de adquisiciones: Plan mediante el cual las unidades programáticas proponen las adquisiciones requeridas para el año siguiente. Debe publicarse en el sistema digital unificado, durante el primer mes de cada período presupuestario.
RECOM: Propuesta que la Comisión de Recomendación para Contrataciones Públicas dirige al Directorio Legislativo o a la Dirección Ejecutiva, según corresponda, con el objetivo de que formule el acto final, en los casos de licitaciones mayores y menores.
Reglamento a la Ley: Reglamento de la Ley General de Contratación Pública.
Titular subordinado: Funcionario de la administración activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.
Unidad programática: dependencia encargada de presupuestar los bienes y servicios que se van a adquirir.
Unidad solicitante: dependencia encargada de realizar las solicitudes de adquisición de bienes y servicios, de acuerdo con la normativa vigente.
Unidad técnica: Dependencia encargada de emitir criterios jurídicos, técnicos y financieros, según su competencia.
Unidad usuaria: la dependencia que requiere de un bien o servicio para el desarrollo de sus labores.
CAPÍTULO II
Órganos competentes institucionales
Artículo 2º—Para adoptar la decisión inicial de un procedimiento de contratación, la jefatura de la Unidad solicitante deberá acreditar, en el expediente electrónico, lo siguiente:
1. La existencia de contenido presupuestario, en los términos del artículo 38 de la Ley General de Contratación Pública y la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos.
2. La justificación de la procedencia de la contratación; en ella deberá indicarse expresamente la necesidad por satisfacer, para ello se considerará que esté incluida en el Programa de adquisiciones, el presupuesto y el programa de adquisiciones, según corresponda.
3. Descripción del objeto, las especificaciones técnicas y las características; al respecto, se acreditarán las razones del escogimiento de la solución y se incluirá, además, el sustento técnico respectivo.
4. El estudio de mercado, la consulta al catálogo y al banco de precios de referencia, que permita determinar la razonabilidad del precio o el valor estimado del bien o servicio a adquirir conforme a las especificaciones técnicas, deberá concordar con el presupuesto solicitado para ese bien o servicio.
5. La estimación actualizada y la justificación de la razonabilidad del costo del bien o servicio, conforme a la valoración preliminar de mercado, en los términos del artículo 34 de la Ley General de Contratación Pública.
6. Los recursos humanos y materiales de los que se dispondrá para verificar la correcta ejecución del objeto contractual. La unidad usuaria que hace el requerimiento deberá participar en la definición de las especificaciones técnicas, la selección y la ejecución contractual, así como en la contestación referente a la parte técnica en los recursos de objeción, de revocatoria y de apelación.
7. De requerirse, los procedimientos de control de calidad que resulten aplicables en la ejecución y recepción contractual.
8. En el caso de licitaciones mayores, deberá acreditar estudios que demuestren que los objetivos del proyecto serán alcanzados con eficiencia (costo/beneficio) y seguridad razonable (análisis de riesgos).
9. Toda solicitud de equipo, software o repuestos de cómputo y accesorios, deberá ser canalizada mediante el Departamento de Tecnologías de Información para su análisis y recomendaciones.
10. Toda solicitud relacionada con infraestructura institucional, mobiliario y equipo de oficina, deberá ser canalizada mediante el Departamento de Servicios Generales para su análisis y recomendaciones y las sillas medicadas mediante el Departamento de Servicios de Salud.
11. Todo requerimiento de capacitación deberá canalizarse ante el Departamento de Recursos Humanos para su análisis y recomendaciones.
12. La adquisición de sellos y tarjetas de presentación le corresponde al Departamento de Relaciones Públicas, Prensa y Protocolo, para lo cual deberá velar por la aplicación de lo estipulado en el libro de marcas.
13. Todo requerimiento de publicación deberá ser canalizado por medio del Departamento de Proveeduría para su tramitación, excepto aquellos asuntos relativos al quehacer legislativo, según lo indica el artículo 117 del Reglamento de la Asamblea Legislativa, cuyo trámite de publicación es competencia del Departamento de Gestión Documental y Archivo.
14. Si se requieren criterios jurídicos, técnicos o financieros, la unidad usuaria los solicitará a las dependencias institucionales correspondientes, las cuales estarán obligadas a contestarle en el plazo establecido en el Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, según la modalidad a contratar.
15. Si se optara por la contratación de actividad desarrollada entre sí por entes de derecho público, deberá acreditarse en el expediente electrónico que el objeto contractual se encuentra dentro de las facultades legales del ente a contratar, que ha quedado acreditada la idoneidad del ente público que se pretende contratar, y que este está en condiciones de realizar al menos un setenta por ciento (70%) de la prestación del objeto contractual.
16. Tratándose del uso de excepciones, acreditar la procedencia de utilizar la excepción respectiva, dejando constancia de los motivos legales, técnicos y financieros que hacen de esta vía la más apropiada para satisfacer el interés público.
17. Debe verificarse en el sistema digital unificado si la contratación se encuentra o no cubierta por el capítulo de compras públicas de un instrumento comercial internacional vigente.
18. Para determinar la existencia de un proveedor único, deberá verificarlo previamente en el sistema digital unificado, así como realizar un estudio de mercado, y una invitación realizada en dicho sistema, por un plazo mínimo de tres días hábiles, para conocer si existe más de un potencial oferente para proveer el objeto contractual y verificar así la unicidad.
19. Debe valorar la incorporación de consideraciones sociales, económicas, ambientales, culturales, de calidad o de innovación en el pliego de condiciones, según las...
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