Resolución
| Fecha de publicación | 31 Marzo 2023 |
| Número de registro | IN2023734404 |
| Emisor | BANCO POPULAR Y DE DESARROLLO COMUNAL |
Junta Directiva
La Junta Directiva Nacional en su calidad de tal y actuando en funciones propias de Asamblea de Accionistas, mediante Sesiones Ordinarias N° 5984 y 5985 acuerdos N° 318 y 327 celebradas el 8 y 14 de marzo del 2023, aprobaron modificar el Reglamento Complementario de Contratación Administrativa del Conglomerado Financiero Banco Popular y de Desarrollo Comunal, en los siguientes términos:
REGLAMENTO COMPLEMENTARIO DE CONTRATACIÓN
ADMINISTRATIVA DEL CONGLOMERADO BANCO
POPULAR Y DE DESARROLLO COMUNAL
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º—Fundamento. El presente Reglamento se dicta con fundamento en lo dispuesto en los artículos 24 de la Ley Orgánica del Banco Popular y de Desarrollo Comunal, 131 y 136 de la Ley N° 9986 Ley General de Contratación Pública.
Artículo 2º—Cobertura. El presente reglamento regula la actividad interna de Contratación Administrativa del Conglomerado Banco Popular y de Desarrollo Comunal, de manera complementaria a la Ley General de Contratación Pública N° 9986 y a su Reglamento.
Artículo 3º—Instancias Competentes para la gestión de contratación. Para las contrataciones del Banco Popular y aquellas con alcance corporativo, la instancia competente para su gestión será la División de Contratación Administrativa del Banco, excepto cuando se trate de la suscripción de capacitaciones abiertas, cuya responsabilidad será de la Dirección de Capital Humano.
Para el caso de las Sociedades Anónimas, la gestión de las contrataciones administrativas estará a cargo de su unidad de Proveeduría. Cuando se realicen contrataciones corporativas donde el Banco no es usuario, una de esas Unidades deberá gestionar el procedimiento.
En el trámite de todas estas contrataciones se deben observar las disposiciones establecidas en la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento, este Reglamento Complementario y los procedimientos definidos por el Banco y por cada una de las Sociedades Anónimas según corresponda.
Artículo 4º—Jerarquía de fuentes. El Conglomerado Banco Popular y de Desarrollo Comunal, en todo trámite de contratación, se sujetará a la jerarquía de las normas establecida en el artículo 5 de Ley General de Contratación Pública y a los procedimientos, directrices, manuales o similar, emitidos por el Banco Popular y las Sociedades.
CAPÍTULO II
Actuación de los funcionarios
de la Administración y otros sujetos
Artículo 5º—Todos los procedimientos de contratación y en cada una de sus etapas, deberán tramitarse de manera proba, íntegra y transparente.
CAPÍTULO III
Procedimientos de contratación
Artículo 6º—Requisitos previos. La determinación de los requisitos previos es exclusiva responsabilidad del área requirente de la contratación misma que fiscalizará el contrato, siendo esa instancia la que conoce plenamente su necesidad. Según el proceso que deba ejecutarse, deben considerarse los requisitos establecidos en los artículos 56, 61 y 63 de la Ley General de Contratación Pública, los cuales serán emitidos por el superior jerárquico del área requirente.
Artículo 7º—Decisión inicial. La decisión inicial de todo procedimiento de contratación deberá ser motivada de acuerdo con la previsión de verificación a que se refiere el artículo 37 de la Ley General de Contratación Pública, será emitida por el Titular del área requirente.
Para las excepciones referidas en el artículo 3 de la Ley General de Contratación Pública, la decisión inicial deberá ser aprobada adicionalmente, en el caso del Banco Popular, por el superior jerárquico inmediato del área requirente, al menos a nivel de Director de Área. En el caso de las Sociedades será la Gerencia de cada una de ellas. En los casos de las contrataciones de la Asamblea de Trabajadores, será la Dirección Ejecutiva la que solicite a la Gerencia General Corporativa el apoyo logístico para llevar a cabo las contrataciones. En el caso de Junta Directiva Nacional y sus dependencias adscritas, la decisión inicial corresponderá al presidente del órgano respectivo. En lo que respecta a la Auditoría Interna, será el Auditor General.
Artículo 8º—Excepción a los procedimientos ordinarios de contratación. Se exceptúa de la aplicación de los procedimientos ordinarios, únicamente la actividad contractual establecida en el artículo 3 de la Ley General de Contratación Pública. Para la ejecución de los procesos de excepción, en el expediente electrónico que se conforme, deberán quedar acreditados todos los documentos que justifican y sustentan el trámite de excepción, conforme cada uno de los casos en que se aplique.
Para las excepciones a que refiere el artículo 3 de la Ley General de Contratación Pública, se debe cumplir al menos los requisitos establecidos en el artículo anterior.
Artículo 9º—De los Órganos de aprobación.
9.1 Junta Directiva Nacional. Cuando se trate de contrataciones reservadas a la Junta Directiva Nacional, por normativa expresa, tanto el pliego de condiciones como la resolución del procedimiento, le corresponderá a este órgano. Todo lo anterior deberá remitirse desde la Gerencia General Corporativa con la validación del titular de la Dirección Jurídica.
Los recursos de objeción al pliego de condiciones, así como las aclaraciones, enmiendas, modificaciones y prórrogas serán atendidas en el caso del Banco Popular por la División de Contratación Administrativa y por el Jefe de la Unidad de Proveeduría en el caso de las Sociedades.
En caso de recurso de revocatoria, será la Junta Directiva Nacional la competente para resolver, debiendo existir una recomendación de su Asesoría Jurídica quién se conformará como la instancia competente para gestionar el procedimiento.
Para los recursos de objeción al pliego de condiciones y apelación a los actos de resolución que debe resolver la Contraloría General de la República, será la División de Contratación Administrativa la competente para la atención de las audiencias respectivas, debiendo informar a la Junta Directiva Nacional a través de la Gerencia General.
9.2 Comisiones Banco Popular
9.2.1. Comisión Corporativa de Contrataciones. Aprobará todas las contrataciones promovidas por el Banco Popular y cuyo objeto alcance a la Corporación, independientemente de la cuantía y del proceso de contratación promovido, sea éste ordinario o excepcionado. Esta comisión estará integrada por los titulares de:
a. La Gerencia General Corporativa, quien preside
b. Las Gerencias de las sociedades que integran la Corporación. En el momento de votar podrán abstenerse aquellos gerentes cuya sociedad representada no es partícipe o beneficiaria del bien o servicio por contratar
c. Un abogado de la Dirección Jurídica, con voz, pero sin voto
Los miembros titulares podrán ser sustituidos por un suplente, solo por motivo de incapacidad, vacaciones o licencias temporales. En el caso del Banco Popular el titular podrá ser suplido por uno de los Subgerentes Generales, en el caso de las Sociedades por el titular de cualquiera de las Gerencias de Área o Direcciones.
En calidad de invitados con voz, pero sin voto, participarán:
d. El Director de Soporte Administrativo.
e. La Jefatura de la División de Contratación Administrativa o la Jefatura del Área Gestión y Análisis de Compras.
f. El área requirente en la persona del fiscalizador del contrato.
g. Cualquier otro que solicite la presidencia de la comisión.
Aprobará el pliego de condiciones y la resolución del procedimiento de todos los casos de contratación con alcance corporativo. Todo lo anterior deberá remitirse la Comisión con la validación de la Dirección Jurídica.
Los recursos de objeción al pliego de condiciones, así como las aclaraciones, enmiendas, modificaciones y prórrogas serán atendidas por la División de Contratación Administrativa.
En caso de recurso de revocatoria, será la Comisión Corporativa de Contrataciones la competente para resolver, siendo la División de Contratación Administrativa o quien ésta designe, el órgano instructor.
Para los recursos de objeción al pliego de condiciones y apelación a los actos de resolución que debe resolver la Contraloría General de la República, será la División de Contratación Administrativa la competente para la atención de las audiencias respectivas, debiendo informar de lo actuado a la Comisión Corporativa de Contrataciones.
9.2.2. Comisión Gerencial para Excepciones de oferente único y seguridades calificadas. En el caso del Banco Popular. Será competencia de esta comisión la autorización para la aplicación de las excepciones de oferente único y seguridades calificadas establecidas en el artículo 3 de la Ley General de Contratación Pública y cuando la estimación para el período contractual sea igual o mayor a la base del umbral de la licitación mayor.
Esta comisión estará conformada por los titulares de:
a. La Gerencia General Corporativa, quien presidirá.
b. Una de las Subgerencias Generales.
c. La Dirección de Soporte Administrativo.
d. La dependencia que figure como fiscalizador del contrato.
e. Un abogado de la Dirección Jurídica, quien participará con voz, pero sin voto.
El caso será presentado por la Jefatura de la División de Contratación Administrativa o en ausencia de ésta, por la Jefatura del Área Gestión y Análisis de Compras.
Esta comisión otorgará en un mismo acto, la autorización para la aplicación de la excepción invocada y la aprobación de la recomendación de resolución del proceso.
Cuando se tramiten contrataciones excepcionadas por único proveedor o seguridades calificadas, la Gerencia General Corporativa deberá informa a Junta Directiva Nacional dentro de los siguientes cinco días hábiles posterior a la adjudicación
9.2.3 Comisión para Excepciones. Para el Banco Popular. Independientemente de la cuantía estimada, esta comisión aprobará la resolución de los casos de contrataciones directas establecidas en la legislación, excepto las referidas a oferente único y seguridades calificadas de aprobación por la Comisión Gerencial de Seguridades Calificadas y Oferente Único; conocerá además los casos promovi...
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