Resolución
| Fecha de publicación | 31 Enero 2024 |
| Número de registro | IN2024838136 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
La Secretaria Municipal de la Municipalidad de Zarcero, Dennia del Pilar Rojas Jiménez, cédula de identidad 204300534. Certifica: el artículo III inciso 1.2 de la sesión ordinaria número 0192-2023 del 2 de enero del 2024, textualmente dice:
1.2-El Concejo Municipal acuerda aprobar el Reglamento para el Funcionamiento de Fondos de Caja Chica de la Municipalidad de Zarcero y trasladarlo a la administración municipal para que se proceda con su publicación en el Diario Oficial La Gaceta. Oficio de referencia MZ-AM-OF-0968-2023. Aprobado por unanimidad, en forma definitiva, con dispensa de la Comisión de Gobierno y Administración. 5 votos de los regidores Yerlin Araya Araya, Virginia Muñoz Villegas, Oscar Corella Morera, Juan José Rodríguez Castro, William Blanco González.
REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO
DE FONDOS DE CAJA CHICA
El Concejo Municipal del cantón de Zarcero de conformidad con lo establecido en los artículos 169 y 170 de la Constitución Política, así como los numerales 2, 3 y 4 inciso a) y 43, todos del Código Municipal vigente, en uso de sus atribuciones emite el presente Reglamento para el funcionamiento del Fondo Fijo de Caja Chica de la Municipalidad de Zarcero, el cual regirá por las siguientes disposiciones:
CAPÍTULO I
Disposiciones Generales
Artículo 1°—Ámbito de Aplicación. El presente reglamento establece las disposiciones generales que regulan la asignación, operación y control del Fondo Fijo de Caja Chica de la Municipalidad de Zarcero, de conformidad con lo dispuesto en este reglamento.
Artículo 2°—Definiciones. Cuando en este reglamento se empleen los términos, se establecen las siguientes definiciones:
a. Municipalidad: Municipalidad del cantón de Zarcero.
b. Concejo Municipal: Concejo Municipal del cantón de Zarcero.
c. Arqueo de Caja Chica: Corresponde a la verificación del cumplimiento de la normativa y reglamentación que rige el Fondo Fijo de Caja Chica; requiere la constancia de que los documentos presentados como soporte a los egresos concuerdan con los montos autorizados para la utilización del fondo y también se verifican créditos y débitos generados por el uso de tarjetas de compras.
d. Caja Chica: procedimiento no ordinario de contratación pública indispensable y urgente para la adquisición de bienes y/o servicios que no podrá exceder el 10% del monto fijado para la licitación reducida, según lo estipulado en la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.
e. Fondo Fijo de Caja Chica: Corresponde al fondo o suma de dinero fijado por ley destinado a gastos para la adquisición de bienes y servicios urgentes, indispensables e impostergables.
f. Monto de Caja Chica: Porcentaje del 10% del monto fijado para la licitación reducida conforme a la Ley 9986 y su Reglamento.
g. Gastos Indispensables e impostergables. Se denominarán gastos que no excedan el monto máximo fijado en este reglamento, siendo los mismos de alta necesidad o indispensables, y siempre que cumplan con los criterios de alta necesidad o urgencia.
h. Caso fortuito: Llámese así al suceso que sin poder preverse o que, previsto, no pudo evitarse, puede ser producido por la naturaleza o por hechos del hombre.
i. Fuerza mayor: Acontecimiento (fuerza de la naturaleza, hecho de un tercero) que no ha podido ser previsto ni impedido y que libera al deudor de cumplir su obligación frente al acreedor, o exonera al autor de un daño, frente al tercero víctima de este por imposibilidad de evitarlo.
j. Dependencia que Solicita el Vale de Caja Chica: se denominan como tal las Direcciones, Departamentos, Secciones y Unidades, así como todas aquellas instancias que sean autorizadas expresamente por el Alcalde.
k. Encargado de Fondo Fijo de Caja Chica: El Tesorero(a) Municipal, quien según el artículo 118 del Código Municipal vigente, es quien debe tener a cargo la caja chica, con la finalidad de que velen por el fiel cumplimiento de este Reglamento.
l. Liquidación: rendición de cuentas que efectúa el funcionario responsable del vale de Caja Chica, mediante presentación de los comprobantes originales que sustentes los bienes y/o servicios adquiridos, como lo son la factura electrónica debidamente aprobada por los entes involucrados en la cual se detallan cantidades, valores, artículos y servicios adquiridos.
m. Tesorero Municipal: Es el responsable de la custodia, mantenimiento, control y manejo del Fondo Fijo de Caja Chica.
n. Reintegro de Fondos: Solicitud de reintegro de dinero que efectúa la Tesorería Municipal al fondo de caja chica para reembolsar los gastos efectuados.
o. Bienes y/o Servicios: se considerarán como servicios autorizados para compra por medio del Fondo Fijo de Caja Chica.
p. Viáticos: son los gastos de viaje (alimentación, transporte y hospedaje) en el interior del país y se pagaran por medio de este fondo siempre y cuando no supere el monto máximo establecido para el vale; (y se tramitaran mediante el formulario diseñado para tal fin) también puede conceptuarse como tales, los gastos de viaje fuera del país, referente al pago de timbres de salida y los gastos menores como la compra de presentes que deben llevar funcionarios en tales viajes.
q. Gastos de Representación: se entiende por gastos de representación y atención, aquellas erogaciones en que incurran ciertos funcionarios para sufragar gastos con motivo de actividades de interés municipal, a personas o representantes de entidades ajenas a la Municipalidad de Zarcero.
r. Vale: Adelanto de dinero dado para adquirir bienes o servicios, debidamente autorizados, debiendo emitirse un comprobante por parte del Tesorero Municipal.
s. Urgencia: se presenta en aquellas situaciones en las que se precisa atención inmediata de manera indispensable e impostergable.
t. Régimen Simplificado: este régimen considera a todos aquellos comerciantes (personas físicas o jurídicas), que cuenten con alguna de las actividades que se detallan a continuación, cuyas compras anuales no excedan los límites y condiciones establecidos por la Dirección General de Tributación:
- Bares, cantinas, tabernas y similares.
- Comercio minorista
- Estudios fotográficos
- Fabricación artesanal de calzado
- Fabricación de muebles y accesorios
- Fabricación de objetos de barro, loza, cerámica y porcelana
- Fabricación de productos metálicos estructurales
- Floristerías
- Panaderías
- Restaurantes, cafés, sodas y otros establecimientos que vendan comidas, cafés o ambos.
- Pescadores artesanales en pequeña escala
- Pescadores artesanales medios
u. Fraccionamiento ilícito: Es la fragmentación de la adquisición de bienes y servicios o de contratación de obras, con el propósito específico de evadir el procedimiento concursal que correspondería seguir de acuerdo con una estimación adecuada del negocio, para atender una necesidad prevista y dotada de respaldo presupuestario, acudiendo a procedimientos menos gravosos y con menor observancia de los principios procedimentales en contratación pública.
v. Justificación razonada: criterio formal emitido por la dependencia que solicita el vale de caja chica a partir de la solicitud de determinado departamento, sección o unidad de la Municipalidad. Esta resolución debe contener hora, fecha y el asunto por el cual se está realizando la compra, justificación técnica.
Artículo 3°—Normativa Aplicable. La operación del Fondo Fijo de Caja Chica deberá sujetarse a las disposiciones del presente Reglamento, del Código Municipal, de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y su Reglamento, la Ley General de la Administración Pública, la Ley General de Contratación Pública y el Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, sus reformas para la compra de bienes y/ o servicios y a los lineamientos de la Alcaldía, así como cualquier otra norma vigente sobre la materia.
Artículo 4°—Naturaleza. El Fondo Fijo de Caja Chica es un procedimiento de excepción, por lo tanto, la ejecución del gasto es limitado a la atención de gastos menores, indispensables e impostergables, según el criterio justificado de la Administración Municipal.
Artículo 5°—Tesorero(a) Municipal. Corresponde al Tesorero Municipal la responsabilidad del manejo del fondo fijo de caja chica y sus funciones serán:
a) Crear y mantener actualizado el registro de firmas autorizadas para operar la cuenta bancaria correspondiente al Fondo Fijo de Caja Chica.
b) Transferir fondos por medios electrónicos de la cuenta bancaria exclusiva del Fondo Fijo de Caja Chica para pagar las compras de bienes y/o servicios ordenados y aprobados por la Dirección Administrativa Financiera y/o Alcaldía Municipal.
c) Entregar el dinero en efectivo a los solicitantes del Fondo Fijo de Caja Chica para pagar las compras bienes y/o servicios previamente aprobados por la Dirección Administrativa Financiera y/o Alcaldía Municipal.
d) Liquidar las solicitudes de compras por medio del Fondo Fijo de Caja Chica.
e) Gestionar el reintegro de fondos para aprovisionar de recurso económico del Fondo Fijo de Caja Chica.
f) Recibir los fondos autorizados, custodiarlos y efectuar los registros del gasto en el sistema correspondiente.
g) Controlar las compras de los bienes y/o servicios que solicitan los diferentes departamentos municipales.
h) Verificar si lo solicitado se encuentra o no en existencia en la bodega municipal.
i) Velar si lo solicitado se puede adquirir por medio del Fondo Fijo de Caja Chica o se utiliza otro mecanismo de contratación pública mediando el análisis de necesidad o emergencia.
j) Valorar si los bienes adquiridos requieren boleta de entrada a bodega y placa respectiva.
k) Velar que los bienes y/ o servicios requeridos cumplan con los lineamientos de las partidas, grupos y subpartidas presupuestarias autorizadas para realizar gastos por Fondo Fijo de Caja Chica atendiendo el Clasificador por el Objeto del Gasto del Sector Público.
CAPÍTULO II
Del funcionamiento
Artículo 6°—Manejo operacional del Fondo de Caja Chica. El funcionario responsable de la administración de los Fondos Fijos...
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