Resolución. MUNICIPALIDAD DE BUENOS

Fecha de publicación02 Febrero 2023
Número de registroIN2023712501
EmisorMUNICIPALIDADES

MUNICIPALIDAD DE BUENOS AIRES

REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO

DEL FONDO DE CAJA CHICA

Aprobado por la Corporación Municipal de Buenos Aires mediante acuerdos Nos. 30 y 31, tomados en sesión ordinaria N° 132-2022 del 14 de noviembre de 2022.

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

Artículo 1ºDefiniciones: Cuando en este reglamento se empleen las siguientes definiciones, debe dárseles las acepciones que señalan a continuación:

a. Arqueo de Caja Chica: Verificación del cumplimiento de la normativa y reglamentación que rige las Cajas Chicas que operen en la Municipalidad de Buenos Aires, según el marco normativo aplicable. Es la constatación de que la documentación que da soporte a los egresos, concuerda con los montos autorizados por Caja Chica. Este proceso estará a cargo de la Auditoría Interna Municipal.

b. Bienes y servicios de uso común: Son los bienes y servicios de un período repetitivo, utilizados en las operaciones regulares y normales de la Municipalidad. Las dependencias deben asegurarse de tener siempre en existencia este tipo de artículos o prever con suficiente anticipación sus necesidades.

c. Caso fortuito: Llámese así al suceso que sin poder preverse o que, prevista no pudo evitarse, puede ser producido por la naturaleza o por hechos del hombre.

d. Compra menor: Es la adquisición de bienes y servicios que no superen los límites preestablecidos para los vales de Caja Chica y cuya necesidad sea urgente, indispensable, impostergable y requiera atención inmediata.

e. Dependencia usuaria del servicio: Es la Dirección, Departamento, Sección y Unidad.

f. Encargado de las Cajas Chicas: Tesorero Municipal, quien según el artículo 118 y artículo 17 inciso b), del Código Municipal vigente, es quien se le asignará el fondo de las Cajas Chicas.

g. Fuerza Mayor: Acontecimiento, que no ha podido ser previsto ni impedido y que libera al deudor de cumplir su obligación frente al acreedor, o exonera al autor de un daño, frente al tercero víctima de éste por imposibilidad de evitarlo.

h. Fondos de Caja Chica General y para el Departamento de Gestión Vial Municipal (DGVM): Son los fondos que contienen recursos para la adquisición de bienes y servicios que no son de uso común o que no hay en existencia en la Proveeduría Municipal. Las adquisiciones son de uso exclusivo de las dependencias administrativas y operativas que las gestionan, utilizando también criterios de compra emergente y compra menor.

i. Liquidación: Rendición de cuentas que efectúa el funcionario responsable del vale de caja chica, mediante presentación de los comprobantes originales que sustentan los bienes y/o servicios adquiridos.

j. Municipalidad: La Municipalidad del cantón de Buenos Aires.

k. Tesorero Municipal: El Jefe del Departamento de Tesorería, en la persona de su titular, o bien, en la persona de quien le sustituya en ese mismo cargo por motivo de vacaciones, incapacidad, permiso con o sin goce de salario o cualesquiera otros motivos.

l. Reintegro de Fondos: Solicitud de reintegro de dinero que efectúa la Tesorería Municipal a los fondos de Caja Chica para cubrir los gastos efectuados.

m. Viáticos: Son los gastos de viaje en el interior del país y se pagarán por medio de este fondo.

Artículo 2ºEste reglamento tiene por objeto regular la organización y el funcionamiento de los Fondos de Caja Chica que la Municipalidad tenga establecidos o establezca en sus dependencias. Corresponde al Despacho del Alcalde Municipal, fijar el procedimiento de trámite interno que deben seguir los vales que se emplean para utilizar estos fondos.

Artículo 3ºSe establecen los fondos de caja chica general y el fondo de caja chica del DGVM.

El monto establecido para el fondo de caja chica general será de *¢750.000,00 (setecientos cincuenta mil colones netos). Por su parte, para el fondo de caja chica del DGVM, se establece un monto de *¢1500.000,00 (un millón quinientos mil colones netos).

La custodia de cada uno de los fondos será responsabilidad del Tesorero Municipal, quien deberá actuar de conformidad con lo que el efecto disponga la normativa vigente y aplicable en la materia y este reglamento, correspondiéndole a este funcionario revisar anualmente esos fondos y proponer ante el Concejo Municipal, el aumento que se estime conveniente para satisfacer las necesidades institucionales de los bienes y servicios que deben adquirirse por este medio.

Artículo 4ºEl monto máximo de vale para el fondo de caja chica general, será la suma de *¢375.000,00 (trecientos setenta y cinco mil colones exactos). Para el fondo de caja chica del DGVM el monto máximo será la suma de *¢750.000,00 (setecientos cincuenta mil colones exactos).

Cuando el monto del vale supere el extracto económico definido por hacienda para el 2%, según artículo 11 de la Ley del impuesto sobre la renta, el usuario solicitante deberá contemplarlo así, al momento de la elaboración del vale a través del sistema informático, momento en el cual dicho sistema practicará la retención correspondiente. Será obligación del solicitante prevenir al proveedor sobre la retención de este impuesto.

Artículo 5ºCorresponde al Concejo Municipal, mediante el correspondiente acuerdo que emane de su seno, variar el monto establecido para este fondo, según solicitud escrita y justificada que le haga el jefe del Departamento de Tesorería Municipal, misma que deberá contar con el aval de la alcaldía.

Artículo 6ºLas Cajas Chicas funcionarán mediante el sistema de cuentas corrientes y se mantendrá el dinero en efectivo para atender exclusivamente la adquisición de bienes y servicios, así como para pagar viáticos y gastos de viaje, según lo dispone este Reglamento y cuando la situación así lo amerite, por razones emergentes y necesarias para una determinada obra o servicio.

Artículo 7ºLas Cajas Chicas mantendrán siempre el total del monto asignado, el cual estará integrado de la siguiente forma: dinero en efectivo, acción y vales en trámite de reintegro. En ningún momento ni por motivo alguno, se podrán sustituir esos valores por otros de naturaleza distinta al de Caja Chica.

Artículo 8ºLas Cajas Chicas recibirán devoluciones de dinero, únicamente en efectivo, sin excepción de ninguna clase.

Artículo 9ºLa compra de bienes y/o servicios se tramitará por los fondos de Caja Chica, solamente cuando se den las siguientes condiciones:

a. Si en la Proveeduría Municipal no hay existencia del bien que se solicita.

b. Si ninguna dependencia o funcionario de la Municipalidad, según sus funciones, está en posibilidad de prestar el servicio de que se trate.

c. Si el bien o servicio son de urgente necesidad. La cual deberá quedar motivada por el solicitante del vale; en dicha justificación deberán indicarse con la mayor precisión el daño que podría ocasionar postergar la compra; así como dejar constancia que no obedece a falta de planificación. La justificación de la urgencia es responsabilidad del titular de la unidad solicitante; quedando relevados de toda responsabilidad las unidades tramitadoras del vale, de la veracidad o incumplimiento en la aplicación del solicitante de las causas que aduce como urgentes.

d. Si existe contenido económico con cargo a la respectiva partida presupuestaria.

Será responsabilidad del solicitante, verificar, de previo a tramitar la solicitud del vale, la concurrencia absoluta de las condiciones descritas anteriormente.

Artículo 10.—Este reglamento y los funcionarios que involucra, quedan sujetos a las disposiciones establecidas en la siguiente normativa, y sus reformas: Ley de Administración Financiera de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Ley de Contratación Administrativa N° 7494, y su correspondiente reglamento, Ley General de Contratación Pública N° 9986, y su correspondiente reglamento, Reglamento de gastos de Viaje para funcionarios del Estado, Código Municipal, Reglamento de organización y servicios, el Reglamento de Vehículos y cualquier otra normativa conexa con la materia.

En lo correspondiente al registro de compras por medio fondos de Caja Chica se estará a lo dispuesto en el reglamento a la ley N°9986. Será responsabilidad del titular de la unidad solicitante, gestionar el registro correspondiente en el sistema digital unificado, dejando constancia de la totalidad de la documentación generada en relación con la compra realizada.

Respecto al plazo para realizar el registro en el sistema digital unificado, se deberá obedecer el plazo dispuesto en el ordinal 56 inciso g) de la Ley General de Contratación Pública N° 9986.

CAPÍTULO II

Del vale

Artículo 11.—El vale de caja chica debe de tramitarse mediante el sistema informático de la Municipalidad, ante la Tesorería Municipal, una vez corroborado el cumplimiento de del Art. 9°, y Art. 10 del presente reglamento.

Artículo 12.—El vale se tramitará únicamente, cuando cumpla con todos y cada uno de los siguientes requisitos:

a. Se presente debidamente lleno, indicando el monto exacto y los artículos o servicios que se comprarán.

b. En caso de la compra de bienes y servicios, deberá aportarse una factura proforma lo cual no debe considerar el pago del impuesto al valor agregado, conforme lo establece el artículo 9°, inciso 2) de la Ley N° 9635 (No están sujetos al impuesto al valor agregado los bienes y servicios que adquieran las corporaciones municipales). La fecha de la factura no puede ser inferior a la fecha en la que se tramita el vale, toda vez que se trata, de tramites de urgencia que en principio se deben atender en las próximas 24 horas al hecho acontecido como impostergable.

c. La Tesorería entregará una constancia a favor del proveedor de los bienes y servicios en relación con la no sujeción al impuesto al valor agregado por parte de la Municipalidad de Buenos Aires.

d. Tenga aprobación por parte del Alcalde Municipal o del funcionario en quien él haya delegado tal función, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 17, inciso b) del Código Municipal.

e. Establecer el control respectivo sobre el reti...

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