Resolución. MUNICIPALIDAD DE COTO

Fecha de publicación28 Agosto 2023
Número de registroIN2023804950
EmisorMUNICIPALIDADES

MUNICIPALIDAD DE COTO BRUS

REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO

DE FONDOS DE CAJA CHICA Y FONDOS DE TRABAJO

DE LA MUNICIPALIDAD DE COTO BRUS

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

Artículo 1ºObjeto. El presente Reglamento regula todo lo relacionado con el funcionamiento de los Fondos de Caja Chica requerido para el adecuado funcionamiento de la Municipalidad.

Además, regula lo relacionado con el pago de viáticos para los colaboradores de la Municipalidad de Coto Brus, considerando que en esta materia rigen complementariamente las disposiciones establecidas en el “Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos dictado por la Contraloría General de la República».

Esta materia está excluida del ámbito de aplicación de la Ley General de Contratación Pública, de conformidad con el artículo 3, inciso g) de ese mismo cuerpo legal.

Artículo 2ºAbreviaturas.

Concejo: Concejo Municipal de la Municipalidad

de Coto Brus.

Caja Chica: Fondo de Caja Chica.

Municipalidad: Municipalidad de Coto Brus.

Proveeduría: Proveeduría Institucional de la

Municipalidad.

RLGCP: Reglamento a la Ley General de Contratación

Pública.

Tesorero Municipal: El Jefe del área de Tesorería

Municipal.

Artículo 3ºDefiniciones. Cuando en este reglamento se empleen los términos y definiciones, deben de ser entendidas de la siguiente manera:

Arqueo de caja chica: Verificación del cumplimiento de la normativa y reglamentación que rige la Caja Chica. Es la constatación de que los documentos que dan soporte a los egresos, concuerdan con los montos autorizados para cada uno de los fondos.

Bienes: Todo objeto mueble o inmueble, material o inmaterial, que se constituye en un insumo para satisfacer las necesidades de la Municipalidad.

Dependencia usuaria del fondo: Se denominan como tal las unidades administrativas o dependencias que sean autorizadas expresamente por el Alcalde.

Encargado de caja chica: Es el funcionario responsable de velar por la administración del Fondo de Caja Chica y del fiel cumplimiento de este Reglamento.

Fraccionamiento: Vicio administrativo que consiste en adquirir por medio de caja chica, un mismo suministro o servicio objeto de contratación, mediante la entrega sucesiva de uno o varios proveedores, con la intención de evadir con ello los procedimientos de contratación pública formales.

Fondo de Caja Chica: Recursos en efectivo que se asignan a las unidades administrativas o dependencias de la Municipalidad para cubrir las compras de bienes y servicios requeridos para el normal funcionamiento de la institución cuyo valor no exceda el límite establecido en este reglamento, sus desembolsos se realizan por medio de adelantos de dinero en efectivo y transferencias electrónicas. El fondo de Caja Chica estará constituido por dinero en efectivo, comprobantes de compras realizadas o gastos incurridos, vales por adelanto de dinero no liquidados y fórmulas de Solicitud de Reintegros pendientes.

Liquidación: Rendición de cuentas que efectúa el funcionario responsable del vale de caja chica, mediante presentación de los comprobantes originales que sustentan los bienes y/o servicios adquiridos.

Reintegro de fondos: Solicitud de reintegro de dinero al respectivo fondo, el mismo lo realiza la Tesorería Municipal por los gastos efectuados.

Régimen Simplificado: Este régimen considera a todos aquellos comerciantes (personas físicas y jurídicas), que desarrollen actividades definidas por la Dirección General de Tributación.

Servicios: Conjunto de actividades y servicios ofrecidos, que por su naturaleza son intangibles, prestados por personas físicas o jurídicas a la Municipalidad para el desarrollo de las actividades municipales.

Transferencia Electrónica: Envío de dinero de una cuenta bancaria a otra cuenta de un mismo banco o uno diferente por medio del uso de una aplicación o plataforma informática.

Unidad usuaria: Aquellas unidades administrativas o dependencias que tienen un presupuesto asignado y que les corresponde gestionar la compra de bienes y servicios presupuestados.

Viáticos: Suma de dinero utilizada para la atención de gastos de hospedaje, alimentación y otros gastos menores, que la Municipalidad reconoce a sus colaboradores cuando éstos deban desplazarse en forma transitoria de su centro de trabajo con el fin de cumplir con las obligaciones de su cargo.

Artículo 4ºUtilización del fondo de Caja Chica. El fondo de caja chica se utilizará para realizar adelantos de dinero en efectivo o transferencias electrónicas para cubrir los gastos de operación autorizados en el Presupuesto Institucional en que se incurra a lo interno de la Municipalidad, tales como:

Gastos para el traslado, alimentación y hospedaje en el territorio nacional.

Gastos por la compra de materiales, suministros, mobiliario, equipo, herramientas y servicios para la buena marcha de las dependencias institucionales.

Adquisición y arreglo de cerraduras y seguridades.

Adquisición de suministros o materiales de menor cuantía, en caso de que no exista disponibilidad de aquellos, a través de la correspondiente dependencia de compras, en cantidades indispensables para no paralizar las labores.

Adquisición de útiles de aseo y limpieza,

Adquisición de repuestos y reparaciones pequeñas de las instalaciones municipales, como el sistema de agua, energía eléctrica, teléfono, plomería, albañilería de los inmuebles u otras de similares características.

Pago de documentos, formularios o solicitudes de existir un pliego de condiciones por demanda debe tener prioridad.oficiales.

Envío de correspondencia o paquetería.

Pago de transporte público dentro de la ciudad en el trámite de documentos oficiales u entrega de paquetería oficial.

Servicios de anillados, empastados, impresiones y transparencias.

Cubrir gastos de cafetería, refrigerios, requeridos en las reuniones de trabajo o para atender a los visitantes oficiales de la Corporación Municipal, hasta un máximo del 10% del monto del fondo de la caja chica. de existir un pliego de condiciones por demanda debe tener prioridad.

Servicios cuya adquisición no resulte más onerosa que el procedimiento ordinario de contratación a realizar.

Cualquier otro pago que por conveniencia, eficiencia y oportunidad se considere como la mejor forma de realizarlo.

Los fondos de caja chica operarán mediante el uso de una o más cuentas corrientes en algún Banco del Sistema Bancario Nacional.

Artículo 5ºUtilización de los fondos de viáticos. La Caja Chica se podrá utilizar para realizar adelantos de dinero efectivo y pagos de viáticos requeridos por los colaboradores de la institución.

El pago de viáticos debe sujetarse a lo dispuesto por el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos dictado por la CGR.

CAPÍTULO II

De los fondos de caja chica

Artículo 6ºCreación. Se establece un fondo de caja chica, para el servicio de la Municipalidad de Coto Brus, cuyo monto será el cinco por ciento (5%) del monto previsto para la licitación reducida correspondiente al régimen ordinario, para la adquisición de bienes y servicios, regulado en el artículo 36 de la Ley General de Contratación Pública y deberá contar con la aprobación del Concejo Municipal.

Todo egreso será autorizado por la persona titular de la Alcaldía Municipal, quien lo supla o quien el delegue, debiendo indicar las justificaciones de tal actuar. Para tal efecto se requerirá una solicitud debidamente razonada por la dependencia administrativa interesada, donde se indique al menos: El objetivo que cumplirá la transacción, el volumen aproximado de transacciones que se realizarán, el monto total del giro.

El administrador de los recursos y la ubicación del fondo será la persona nombrada en el artículo 118 párrafo final Ley 7794. Debe tener la póliza de seguridad.

Todo Fondo de Caja Chica, debe contar con la seguridad y condiciones mínimas requeridas para la adecuada administración del efectivo correspondiente. El fondo de caja chica será manejado en dispositivo de metal con llave, la que estará en poder de la persona nombrada en el artículo 118 párrafo final Ley 7794. Este dispositivo deberá permanecer en un lugar que reúna condiciones seguridad y al cual solo el responsable tenga acceso.

Artículo 7ºDe la creación del fondo. El fondo de caja chica se creará con cheque o mediante transferencia, y será entregado a nombre del empleado municipal nombrado responsable del manejo y administración del mismo, este deberá cambiar el cheque y mantener el efectivo con las seguridades apropiadas bajo su custodia, e ir utilizando el fondo de caja chica conforme las necesidades lo requieran.

CAPÍTULO III

Del funcionamiento

Artículo 8ºUso de cuentas corrientes para el manejo de los fondos. El fondo funcionará con una cuenta corriente, para la adquisición de bienes y/o servicios, las compras se efectuarán con dinero en efectivo o mediante transferencia electrónica.

Artículo 9ºRequisitos de las compras por medio de la Caja Chica. Las compras por medio de los fondos de Caja Chica deben cumplir con los siguientes requisitos:

a) Liquidarse por medio del uso de un formulario denominado “Comprobante de Pago por Caja Chica” y se prepara en el Departamento de Tesorería Municipal en original.

El cual debe contar con las firmas y los nombres del funcionario que realizó la compra y de quien la autorizó.

b) El formulario debe completarse a máquina o utilizando los medios electrónicos disponibles y excepcionalmente a mano, pero en ninguno de los casos deben presentar tachaduras, borrones, rupturas o alteraciones de cualquier naturaleza que hagan dudar de su legitimidad. Cualquier enmienda debe hacerse mediante justificación expresa al reverso del documento y debe ser suscrita por los funcionarios autorizados para aprobarlos.

c) Los formularios no deben presentar agregados o modificaciones posteriores.

d) El responsable del realizar la compra deberá verificar que se cumple con los requisitos establecidos en este Reglamento los procedimientos correspondientes, así como de que no hay...

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