Resolución. MUNICIPALIDAD DE ESPARZA
| Fecha de publicación | 27 Febrero 2023 |
| Número de registro | IN2023719176 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
MUNICIPALIDAD DE ESPARZA
REGLAMENTO INTERNO PARA EL FUNCIONAMIENTO
DE FONDOS DE CAJA CHICA DE LA MUNICIPALIDAD
DEL CANTÓN DE ESPARZA
El Concejo Municipal del cantón de Esparza, conforme a lo establecido en los numerales 169 y 170, de la Constitución Política, 2, 3, 4, párrafo primero e inciso a); 13, inciso c), 43, 101, 103, 109, siguientes y concordantes del Código Municipal vigente y demás normativa aplicable, en uso de sus atribuciones, emite el presente “Reglamento Interno para el Funcionamiento de Fondo de Cajas Chicas de la Municipalidad del cantón de Esparza”, aprobado mediante acuerdo tomado en sesión de fecha 06 de febrero de 2023, según Artículo II, Inciso 1, del Acta N° 220-2023, y con la respectiva sanción y promulgación de la Alcaldía Municipal mediante Resolución N° 06-2023, el que se regirá por las siguientes disposiciones:
CAPÍTULO I
Disposiciones Generales
Artículo 1°—Del ámbito de aplicación. El presente reglamento contemplas las disposiciones que regulan la asignación, operación y control de los Fondos Fijos de Caja Chica de la Municipalidad de Esparza.
Artículo 2°—De la normativa aplicable. El funcionamiento de los Fondos de Caja Chica de la Municipalidad se sujetará, en lo que corresponda, a las disposiciones contenidas en el presente reglamento, lo aplicable en la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, N° 8131, de 18 de septiembre de 2001 y su Reglamento, N° 30058-H-MP-PLAN, de 19 de diciembre de 2001, y sus reformas; la Ley General de Contratación Pública, N° 9986, su Reglamento y sus reformas, así como a toda la normativa vigente conexa.
Artículo 3°—De la normativa supletoria. La operación de los Fondos Fijos de Caja Chica deberá sujetarse a las disposiciones del presente reglamento. En las situaciones que no se encuentren contempladas dentro de este cuerpo normativo, las mismas podrán resolverse por disposiciones de normas específicas sobre la materia y se deben aplicar supletoriamente los principios generales de Derecho y en su defecto, los de otras ramas jurídicas que más se avengan con su naturaleza y fines.
Artículo 4°—De las definiciones. Seguidamente se muestra la conceptualización de los términos y definiciones empleados en este reglamento:
a) Anticipo: Adelanto de dinero de caja chica, para el pago de las necesidades definidas como gastos menores.
b) Arqueo de Caja Chica: corresponde a la verificación del cumplimiento de la normativa y reglamentación que rige el Fondo Fijo de Caja Chica.
c) Caso fortuito: es el acontecimiento natural inevitable, imprevisible y que impide en forma absoluta el cumplimiento de la obligación.
d) Factura: título comercial con carácter de título ejecutivo conforme con el Reglamento de la ley de IVA artículos 1 inciso 11) y artículo 60, la cual debe cumplir los requisitos dispuestos por la autoridad tributaria.
e) Fondo Fijo de Caja Chica: es el fondo autorizado por el Concejo Municipal para la adquisición de bienes y/o servicios.
f) Fuerza mayor: es un acontecimiento que no puede preverse, es imprevisible o inevitable y que afecta el cumplimiento de una obligación o función.
g) Gastos Menores: son aquellos gastos urgentes, indispensables e impostergables que no excedan el monto máximo fijado de conformidad con lo indicado en este Reglamento y que se requieren para cubrir una necesidad de manera rápida y oportuna, cuya solución no puede esperar la demora en tiempo y trámites establecidos en la normativa y además, que corresponden a la adquisición de bienes, obras o servicios que no se encuentren en la bodega, sea porque no se ha llevado a cabo o está en proceso la correspondiente contratación administrativa o porque su naturaleza impide conservarlos en la bodega. Además, que no corresponden a gastos que sean susceptibles de ser planificados o bien, que la adquisición que se pretende no resulte más onerosa que el procedimiento ordinario de contratación a realizar, debiendo acreditarse el costo beneficio para la Administración, siempre y cuando no haya fragmentación.
h) Dependencia que Solicita el Vale de Caja Chica: se denominan como tal lo, Direcciones, Departamentos, Secciones y Unidades, así como todas aquellas instancias que sean autorizadas expresamente por el alcalde.
i) Encargado de Fondo Fijo de Caja Chica: El cual corresponde al Proveedor Municipal como encargado de validar las compras y el Tesorero Municipal como encargado del manejo y custodia del Fondo Fijo de Caja Chica, según sus competencias, con la finalidad de que velen por el fiel cumplimiento de este Reglamento.
j) Liquidación: rendición de cuentas que efectúa el funcionario responsable del vale de Caja Chica.
k) Reintegro de Fondos: solicitud de reintegro de dinero al fondo para cubrir los gastos efectuados.
l) Servicios: se considerarán como servicios autorizados para compra por medio del Fondo Fijo de Caja Chica.
Artículo 5°—De la naturaleza. El Fondo Fijo de Caja Chica es un procedimiento de excepción, por lo tanto, la ejecución del gasto es limitado a la atención de gastos menores, indispensables y urgentes para aquellos casos calificados como fortuitos o de fuerza mayor, según el criterio justificado de la Unidad Solicitante y posterior aprobación por parte de la Proveeduría Municipal y la Alcaldía Municipal o a quien este delegue.
Artículo 6°—De los fondos fijos de caja chica. Existirán dos fondos de caja chica denominados fondo N° 1 y fondo N° 2, los cuales funcionarán para la compra de bienes, obras o servicios de acuerdo con las siguientes reglas:
a) El fondo N° 1. Será utilizado para el pago de viáticos, parqueos, peajes, copias o cualquier otro gasto que no forme parte del fondo N° 2.
b) El fondo N° 2. Será utilizado en forma exclusiva para atender las compras por excepción señalada en la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.
Artículo 7°—De los gastos menores indispensables y urgentes. Se denominarán gastos menores aquellos que no excedan el monto máximo fijado en este reglamento y que cumplan con los requisitos establecidos en el Artículo 8 del presente Reglamento.
Artículo 8°—De los responsables para el trámite de compras con cargo al fondo fijo de caja chica N° 2. Corresponden al Proveedor Municipal y al Tesorero Municipal. La Jefatura de Proveeduría Municipal o quién este delegue: es el responsable de la operatividad del Fondo Fijo de Caja Chica y le compete las siguientes funciones:
a) Autorizar las compras de los bienes, obras o servicios que solicitan las diferentes Unidades, sustentados en criterio de necesidad urgente, fuerza mayor o caso fortuito según el presente reglamento.
b) Verificar si lo solicitado se encuentra o no en existencia en el Bodegas.
c) Velar si lo solicitado se puede adquirir por medio del Fondo Fijo de Caja Chica o se utiliza otro mecanismo de contratación pública.
d) Valorar si lo adquirido requiere el ingreso a bodega y/o placa respectiva.
e) Velar por que los bienes, obras o servicios adquiridos no correspondan a compras repetitivas, fraccionadas o incumplan el propósito y la esencia de la creación del Fondo Fijo de Caja Chica o bien que se realicen por negligencia de la Jefatura de la Unidad Solicitante.
El Tesorero Municipal o quién este delegue: es el responsable de la custodia, control y manejo del Fondo Fijo de Caja Chica y el compete las siguientes funciones:
a) Entregar el dinero en efectivo correspondiente al fondo de la Caja Chica a las Unidades Solicitantes.
b) Gestionar la liquidación de compras y/o gastos efectuadas por medio de los Fondos Fijos de Caja Chica.
c) Revisar, aprobar o improbar las facturas y/o documentos recibidas por concepto de liquidación de anticipos del Fondo. Todas las facturas deben ser emitidas posterior a la aprobación del anticipo de caja chica (vale).
d) Verificar que el gasto incurrido corresponda a la justificación del anticipo otorgado y comunicar inmediatamente a la cualquier inconsistencia.
e) Dejarse constancia del recibido del objeto de cada compra.
f) Comunicar formalmente a la alcaldía, cuando no se cumpla con las disposiciones de liquidación de anticipos o cuando se presente alguna inconsistencia en los documentos de respaldo.
g) Cumplir, hacer cumplir y comunicar permanentemente sobre cambios en la normativa que...
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