Resolución. MUNICIPALIDAD DE ESPARZA
| Fecha de publicación | 08 Septiembre 2023 |
| Número de registro | IN2023808256 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
MUNICIPALIDAD DE ESPARZA
Habiéndose cumplido con el plazo de Ley para someter a consulta pública El Reglamento de Organización y Funcionamiento del Archivo de la Municipalidad de Esparza, y sin haberse recibido observaciones al respecto, este Concejo Municipal acuerda ratificarla como Reglamento definitivo, y ordenar que se realice su publicación final en el Diario oficial La Gaceta.
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO
DEL ARCHIVO DE LA MUNICIPALIDAD DE ESPARZA
CAPÍTULO I
Disposiciones Generales.
Artículo 1°—El Archivo Central de la Municipalidad de Esparza, es la unidad que tiene a su cargo reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental de la Municipalidad de Esparza; a su vez será dependiente de la Unidad de Gestión Administrativa Municipal.
Artículo 2°—El Archivo de la Municipalidad de Esparza se regirá por las presentes disposiciones reglamentarias y las que establece la Ley N° 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos, del 24 de octubre de 1990 y su reglamento N° 40554–C, del 8 de diciembre de 2017.
Artículo 3°—Los documentos producidos en la Municipalidad de Esparza que se consideren de valor científico-cultural deben ser custodiados en el Archivo Central. Una vez cumplidos los plazos de remisión, serán transferidos a la Dirección General del Archivo Nacional. La determinación del valor científico-cultural de los documentos corresponderá a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
Artículo 4°—Para efectos de este reglamento se establecen las siguientes definiciones y abreviaturas:
1. Acervo Documental: Toda la documentación producida o recibida por la Municipalidad en función de todas las actividades que ejecuta; conservada por su valor sustantivo, histórico o cultural.
2. Archivo Central (o Administrativo): Es la unidad que centraliza la documentación generada por todas las unidades (también denominados Archivos de Gestión) de la Municipalidad y que ha cumplido con el trámite administrativo que le dio origen.
3. Archivos de Gestión: Son los archivos de cada uno de los departamentos, direcciones, unidades; u oficinas productoras de la Municipalidad de Esparza, que reúne su documentación en trámite la cual es de continua utilización y consulta administrativa.
4. Archivo Histórico: Es el lugar al que se transfieren desde el Archivo Central los documentos de Archivos de Conservación Permanente; por lo que es aquí donde se conserva de forma permanente la documentación con valor histórico-científico-cultural para fines de investigación, la ciencia y la cultura.
5. Comisión Nacional de Selección y Eliminación de documentos (CNSED): Es el Órgano de la Dirección General del Archivo Nacional de Costa Rica encargado de dictar las normas sobre selección y eliminación de documentos, de acuerdo con su valor científico-cultural; y de resolver las consultas sobre eliminación de documentos de los diferentes entes productores.
6. Comité Institucional de Selección y Eliminación de documentos (CISED): Órgano formado por el encargado del archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la Municipalidad de Esparza; encargado de evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de los documentos producidos en la institución.
7. Deshumidificador: Es un aparato que sirve para reducir la humedad ambiental que permite absorber el aire de una estancia a través de un extractor que elimina la humedad.
8. Dirección General del Archivo Nacional: Órgano desconcentrado del Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes, encargado de velar por el cumplimiento de la Ley N° 7202.
9. Documento de archivo: Cualquier expresión testimonial, textual, gráfica, audiovisual, manuscrita o impresa, en cualquier lenguaje cultural o codificado, así como en cualquier soporte que ha sido producido o recibido por la Municipalidad en el ejercicio de sus funciones o actividades, permitiendo probar la existencia de esa actividad.
10. DPI: es un método que sirve para determinar el tamaño de impresión de una imagen en papel en relación al tamaño de la imagen, que es el número total de píxeles en dirección horizontal y vertical.
11. JPG (Joint Photographic Experts Group): reductor de imágenes fotográficas de gran tamaño para facilitar su difusión.
12. La Municipalidad: Municipalidad del cantón de Esparza.
13. OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres): es el proceso por el cual se convierte una imagen de texto en un formato de texto que pueden leer las máquinas.
14. PDF (Portable Document Format): es la herramienta pública empleada en empresas con estándares mundiales para una distribución e intercambio seguros y fiables de documentos electrónicos.
15. PNG (Portable Network Graphics, o en español Gráficos de Red Portátiles): es un formato gráfico de compresión de imágenes en sistema de bits.
16. Tabla de Plazos de Conservación de Documentos: Instrumento en el que constan todas las series y tipos documentales producidos o recibidos en cada una de las oficinas de la Municipalidad, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo, legal de los documentos. Deberán ser sometidas a revisión cada cinco años, para determinar si los criterios originales son aún válidos.
17. Tipo Documental: Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de sus funciones cuyo formato, contenido y soporte son homogéneos. Puede presentarse en forma individual (carta, circular) o compuesto (expediente, acta, licitación).
18. Valor Administrativo: Utilidad que los documentos poseen por ser soporte de las actuaciones administrativas y las gestiones de la Municipalidad, y que sirven como testimonio de sus procedimientos y actividades.
19. Valor Científico-Cultural (Histórico): Es aquel que posee el documento como fuente primaria para la historia, al servir como testimonio y reflejar el desarrollo tanto de la realidad nacional, así como también del cantón de Esparza, que por su contenido sirven como testimonio y reflejan el desarrollo histórico del cantón en cualquier época.
Este valor está implícito en el documento desde la fecha de su origen y no tiene caducidad. Se consideran de valor científico-cultural aquellos documentos textuales, manuscritos o impresos, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina tales como: actas, acuerdos, cartas, decretos, informes, leyes, resoluciones, mapas, planos, carteles, fotografías, filmes, grabaciones, cintas magnéticas, “diskettes”
20. Valor Legal: Documentos que prueban derechos, como: escrituras, pagares, contratos y convenios entre otros.
CAPÍTULO II
De los encargados del Archivo Central.
Artículo 5°—El Archivo Central tendrá dentro de su personal, cuando menos, a un técnico en archivística. Contará, además, con el personal que se requiera para el buen desempeño de las funciones archivísticas.
Artículo 6°—El Archivista será quien elabore las normas de procedimientos para la organización del Archivo, la aplicación de estas se hará para el Archivo y para todos los archivos de gestión.
Es quien coordina las políticas archivísticas de la Municipalidad.
Artículo 7°—El encargado del Archivo Central y demás funcionarios encargados de los Archivos de Gestión, tienen la obligación de velar por la integridad, autenticidad y fidelidad de la información contenida en los documentos de archivo, cualquiera que sea su soporte; son responsables de su organización y conservación.
Asimismo, el encargado del Archivo Central deberá comunicar las normas, directrices, acuerdos que la Junta Administrativa y la CNSED, emitan en materia de gestión y valoración documental a lo interno de la Institución.
Artículo 8°—Los encargados de los Archivos de Gestión serán responsables de la conservación, ordenación, clasificación de los documentos, así como de su seguridad, siguiendo la normativa establecida por el Archivo Central. Asimismo, serán responsables de enviar las listas de remisión en forma oportuna y ordenada.
Artículo 9°—La Municipalidad velará porque el Archivo cuente con el presupuesto necesario para adquirir cajas de cartón, cartulinas, marcadores, equipo, muebles y cualquier otro insumo necesario para el buen funcionamiento de este archivo.
Artículo 10.—El Archivo deberá tener el hardware y software adecuado para actualizar los instrumentos descriptivos.
CAPÍTULO III
De los documentos electrónicos.
Artículo 11.—El reconocimiento de la equivalencia funcional se da cuando cualquier manifestación con carácter representativo o declarativo, expresada o transmitida por un medio electrónico o informático en la Municipalidad, se tienen como jurídicamente equivalentes a los documentos que se otorguen, residan o transmitan por medios físicos.
Artículo 12.—Los documentos y las comunicaciones suscritos en la Municipalidad, mediante firma digital, tendrán el mismo valor y la eficacia probatoria de su equivalente firmado en manuscrito. En cualquier norma jurídica que se exija la presencia de una firma, se reconocerá de igual manera tanto la digital como la manuscrita. Los documentos públicos electrónicos deberán llevar la firma digital certificada.
Todo lo anterior de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento de Uso de Certificados, Firma Digital y Documentos Electrónicos de la Municipalidad de Esparza.
Artículo 13.—Los documentos electrónicos se calificarán como públicos o privados, y se les reconocerá fuerza probatoria en las mismas condiciones que a los documentos físicos.
Artículo 14.—Cuando legalmente se requiera que un documento sea conservado para futura referencia, se podrá optar por hacerlo en soporte electrónico, siempre que se apliquen las medidas de seguridad necesarias para garantizar su inalterabilidad, se posibilite su acceso o consulta posterior y se preserve, además, la información relativa a su origen y otras características básicas.
La transición o migración a soporte electrónico, cuando se trate de registros, archivos o respaldos que por ley deban ser conservados, deberá contar, previamente, con la autorización...
Para continuar leyendo
Solicita tu prueba