Resolución. MUNICIPALIDAD DE NICOYA

Fecha de publicación20 Noviembre 2023
Número de registroIN2023825693
EmisorMUNICIPALIDADES

PROYECTO DE REGLAMENTO DE PAGOS

A PROVEEDORES VÍA TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA DE LA MUNICIPALIDAD DE NICOYA.

De conformidad con lo establecido en los artículos 11, 169 y 170 de la Constitución Política, 11 y 13 de la Ley General de la Administración Pública, 13 incisos c) y ñ), y 43 párrafo segundo del Código Municipal, el Concejo Municipal de Nicoya mediante Acuerdo Municipal N° 003-091-2023, de la Sesión Extraordinaria N° 091 celebrada el lunes 12 de junio del 2023, acuerda emitir el “Proyecto de Reglamento de Pagos a Proveedores Vía Transferencia Electrónica de la Municipalidad de Nicoya”.

De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 43 del Código Municipal, se somete a publicar en La Gaceta para consulta pública no vinculante por el plazo de 10 días hábiles contados a partir del día hábil siguiente posterior a su publicación, debiéndose presentar las observaciones ante la oficina de la Secretaría del Concejo Municipal, ubicada en el Edifico Municipal, costado sur del Parque Recaredo Briceño de Nicoya, o al correo electrónico concejomunicipal@municoya.go.cr, que indica lo siguiente:

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

Artículo 1°—Ámbito de aplicación. El presente reglamento se aplica a todos los pagos que deba rendir la Municipalidad para con sus proveedores de bienes y servicios.

Artículo 2°—Definiciones. Para efectos del presente reglamento procede precisar los siguientes conceptos:

a) Alcalde municipal: Máximo jerarca administrativo de la Municipalidad de Nicoya.

b) Contabilidad: Dependencia conformada por el contador y su personal de apoyo administrativo, encargada del registro de los ingresos, egresos y activos en general de la Municipalidad.

c) Fiscalizador del contrato: Funcionario responsable de hacer constar el recibido conforme de los bienes y servicios adquiridos.

d) Medio de pago electrónico: Es un sistema de pago por medio de transacciones en línea a través de Internet.

e) Nómina de pago: Instrumento administrativo que permite de una manera ordenada autorizar los pagos de bienes y servicios adquiridos por la institución y detalla la información contable relacionada con el pago.

f) Unidad de Programación y Ejecución Presupuestaria: Instancia encargada del control presupuestario.

g) Orden de compra: Es un documento que emite la Proveeduría Municipal para generar la obligación de pago de los bienes y servicios adquiridos por el ayuntamiento.

h) Proveedor: Persona física o jurídica que ha provisto, provee o podría proveer bienes o servicios de conformidad con lo requerido por la Municipalidad de Nicoya.

i) Proveeduría Institucional: Instancia encargada de conducir los trámites de los procedimientos administrativos de contratación de bienes y servicios institucionales.

j) Tesorería Municipal: Dependencia encargada de pagar y custodiar los valores (títulos y efectivo).

k) Gastos no derivados de procesos de contratación: Obligaciones con el Instituto Nacional de Seguros, Instituto Costarricense de Electricidad, Caja Costarricense de Seguro Social, traslado al Ministerio de Hacienda de retenciones a la fuente, transferencias, retenciones por traslado a cooperativas, Banco Popular, pensiones, planillas, retenciones indicadas por un juez, o cualquier otro tipo de obligación que no derive de procedimientos de contratación administrativa.

l) Gastos recurrentes: Son obligaciones que surgen con una dinámica (diaria, semanal -caja chica-) que requiere de un procedimiento particular para el control de la recepción de los bienes o servicios y el pago oportuno de las facturas electrónicas.

CAPÍTULO II

Procedimiento para realizar pagos vía

transferencia electrónica bancaria

Artículo 3°—Del procedimiento. Para efectos de que la Municipalidad lleve a cabo pagos electrónicos a sus proveedores de bienes y servicios se deberá seguir el siguiente procedimiento:

a) El proveedor, una vez cumplido los trámites de recepción provisional y definitiva, emitirá la factura electrónica a nombre de la Municipalidad de Nicoya dirigida a la dirección electrónica de la unidad coordinadora o usuaria de los bienes y servicios adquiridos.

b) La unidad usuaria de los bienes y servicios adquiridos, deberá recibir la factura electrónica del proveedor o documento autorizado por el ente correspondiente, quien verificará el cumplimiento de todos los requisitos legales y formales respectivos e informar al Departamento de Proveeduría para el recibido correspondiente y a su vez se genere el asiento contable.

c) Recibida la factura por parte de la Proveeduría y generado el asiento contable, deberá enviar a la Alcaldía, la factura original junto a la solicitud de que se incluya en nómina de órdenes de pago y se deberán aportar los documentos de respaldo necesarios, entre los cuales estarán las facturas, así como en los casos que medie contrato, una copia de este junto con el documento mediante el cual el fiscalizador haya recibido el bien o servicio a satisfacción.

d) Una vez recibida la documentación la Alcaldía, deberá generar y autorizar la nómina de órdenes de pago. Para ello, deberá verificar que la información contenida en la nómina coincida con los documentos de respaldo.

e) La nómina se traslada de Alcaldía a Contabilidad, y se elaborará un documento consecutivo digital, y en paralelo, Contabilidad generará el archivo digital bajo el formato específico y lo incluirá en el sistema de la entidad financiera respectiva.

El documento consecutivo se adjuntará a los documentos que conforman la nómina para respaldo de la transacción y será entregado a la Oficina de Tesorería.

f) La Tesorería Municipal deberá revisar el archivo en el sistema, si está correcto, procederá a la validación de la documentación de pago. En caso de detectar algún error lo deberá devolver al Departamento de Contabilidad para su subsanación.

Validada la información, la Tesorería Municipal deberá generar el o los débitos correspondientes en forma mancomunada con el funcionario autorizado por el Alcalde o Alcaldesa o con este último y deberá generar los comprobantes de pago electrónico respectivos dependiendo de la entidad financiera.

g) El departamento de contabilidad revisara en el sistema las cuentas bancarias o de caja única, a fin de que no queden aplicaciones de débitos pendientes.

Este procedimiento no se aplicará cuando se trate del pago de gastos recurrentes por parte de la institución, sino únicamente a aquellos derivados de procedimientos de contratación administrativa.

Los pagos de gastos no derivados de procesos de contratación se realizarán al amparo de los procedimientos internos que mantenga la institución.

Artículo 4°—Del procedimiento para pago de gastos recurrentes.

a) La unidad usuaria de los bienes y servicios adquiridos, deberá recibir la factura electrónica del proveedor, quien verificará el cumplimiento de todos los requisitos legales y formales respectivos e informar al Departamento de Proveeduría para el registro de la cuenta por pagar suministrando el detalle de las facturas, de la orden de compra y la aceptación a satisfacción de parte de la unidad primaria de registro.

b) Una vez que el fiscalizador avale formalmente el pago de la factura, deberá remitirla a la Proveeduría Municipal junto con el formulario de control que detalle donde consta su aceptación para el correspondiente trámite de pago.

c) Recibidas las facturas por parte de la Proveeduría la deberá remitir a la Alcaldía, junto a la solicitud de que se incluya en nómina de órdenes de pago. Asimismo, deberán aportarse los documentos de respaldo necesarios, entre los cuales estarán las facturas, así como en los casos que medie contrato, una copia de este junto con el documento mediante el cual el fiscalizador haya recibido el bien o servicio a satisfacción.

d) Una vez recibida la documentación la Alcaldía o la unidad administrativa autorizada para tales efectos, deberá generar y autorizar la nómina de órdenes de pago. Para ello, deberá verificar que la información contenida en la nómina coincida con los documentos de respaldo.

e) Generada y autorizada la nómina se enviará al Departamento de Control y Ejecución Presupuestaria para que avale el contenido presupuestario para hacer frente a la erogación; en caso de no contar con el contenido presupuestario, lo devolverá a la Alcaldía.

f) De hacerse constar la existencia del contenido presupuestario, la nómina se pasa a Contabilidad, se elaborará un documento consecutivo, el cual deberá ser impreso en papel corriente con un número de consecutivo, y en paralelo, Contabilidad generará el archivo digital bajo el formato específico y lo incluirá en el sistema de la entidad financiera respectiva.

El documento consecutivo se adjuntará a los documentos que conforman la nómina para respaldo de la transacción y será entregado a la Oficina de Tesorería.

g) La Tesorería Municipal deberá revisar el archivo en el sistema, si está correcto, procederá a la validación de la documentación de pago. En caso de detectar algún error lo deberá devolver al Departamento de Contabilidad para su subsanación.

Validada la información, la Tesorería Municipal deberá generar el o los débitos correspondientes en forma mancomunada con el funcionario autorizado por el Alcalde o Alcaldesa o con este último y deberá generar los comprobantes de pago electrónico respectivos dependiendo de la entidad financiera.

h) El departamento de contabilidad revisara en el sistema las cuentas bancarias o caja única que no queden aplicaciones pendientes.

Los pagos de gastos no derivados de procesos de contratación como los de la seguridad social, retenciones se realizarán al amparo de los procedimientos internos que mantenga la institución.

Artículo 5°—Controles. Los departamentos involucrados en la gestión y registro de pago por transferencia electrónica a proveedores deberán:

a) Velar por el us...

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