Resolución. MUNICIPALIDAD DE NICOYA

Fecha de publicación20 Noviembre 2023
Número de registroIN2023825707
EmisorMUNICIPALIDADES

REGLAMENTO DE CAJAS RECAUDADORAS

DE LA MUNICIPALIDAD DE NICOYA

De conformidad con lo establecido en los artículos 169 la Constitución Política, 11 de la Ley General de la Administración Pública, 13 inciso c), y 43 párrafo segundo del Código Municipal, el Concejo Municipal de Nicoya mediante Acuerdo Municipal N° 028-118-2022 de la Sesión Ordinaria N° 118 celebrada el martes 02 de agosto del 2022, acordó emitir el “Proyecto de Reglamento de Cajas Recaudadoras de la Municipalidad de Nicoya” para su consulta pública no vinculante por el plazo de 10 días hábiles contados a partir del día hábil siguiente posterior a su publicación, y no habiéndose presentado al Concejo Municipal observaciones al respecto posterior a su publicación, el Órgano Colegiado en Acuerdo Municipal No. 006-166-2023 de la Sesión Ordinaria No. 166 celebrada el martes 04 de julio del 2023 aprueba realizar su publicación por segunda vez para la oficialización ante la Corporación Municipal comoReglamento de Cajas Recaudadoras de la Municipalidad de Nicoya”.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 43 del Código Municipal, se somete a publicar en La Gaceta para su entrada en vigencia, que indica lo siguiente:

I. Que, de conformidad con el numeral 13 del Código Municipal, el Concejo Municipal es el responsable de aprobar los reglamentos municipales atinentes a los servicios municipales y a la organización interna de nuestra Corporación Local.

II. Que la esta Corporación, realiza ordinariamente procesos de contratación administrativa, mediante los cuales adquiere bienes que deben ser debidamente custodiados al ser financiados con recursos públicos y, en consecuencia ser patrimonio institucional.

III. Que esta Institución está en proceso de implementación de las NICSP, por tal motivo este instrumento normativo responde a la necesidad institucional de normalizar los procesos ordinarios de interés contable. En razón de lo anterior, la actividad de la recaudación a través de las cajas es una labor contable de importancia que requiere estar debidamente reglamentada.

Por las consideraciones que anteceden, se somete a consideración del Concejo Municipal de Nicoya el presente Reglamento de Caja Recaudadora de la Municipalidad de Nicoya, cuyo texto es el siguiente:

Artículo 1ºLa función de recaudación de ingresos municipales que se realiza con fundamento en el artículo 117 del Código Municipal, se regirá por las normas del presente Reglamento.

Artículo 2ºDel fondo fijo de caja. El monto de dinero con el que operará cada caja recaudadora será de ¢100.000,00 (cien mil colones). Dicho fondo será utilizado únicamente para la devolución de diferencias de dinero por los pagos que realicen los administrados. Corresponderá al Alcalde mediante resolución motivada la modificación del monto original de acuerdo a razones de conveniencia u oportunidad institucional.

Igualmente corresponderá al alcalde la autorización para la apertura de cajas recaudadoras adicionales cuando las circunstancias lo requieran.

Artículo 3ºCustodia y seguridad del fondo fijo. La administración del fondo fijo de caja será responsabilidad del cajero. Una vez realizado el cierre de cajas, el cajero deberá entregar al tesorero el monto completo del fondo fijo asignado. Fuera de la jornada laboral, el dinero del fondo fijo quedará en custodia del tesorero, quien deberá mantenerlo en una caja fuerte ubicada dentro del edificio municipal. En cada recinto de las cajas recaudadoras deberá existir una caja metálica para el depósito temporal del dinero del fondo fijo, cuya llave la entregará el tesorero a cada cajero. El tesorero deberá establecer con la debida antelación, los mecanismos de seguridad necesarios para el manejo y custodia del dinero lo cual deberá someter al Alcalde para su valoración y aprobación con el fin de no afectar el funcionamiento normal de las cajas recaudadoras en caso de que requiera ausentarse temporalmente.

Artículo 4ºRevisión del fondo fijo. Los saldos de fondo fijo serán revisados con la periodicidad que la Dirección Financiera considere oportuna, sin necesidad de notificar previamente al funcionario destacado en las cajas.

Del funcionamiento de las cajas recaudadoras

Artículo 5ºDe los horarios. La caja recaudadora de la Municipalidad se habilitará al público de lunes a viernes, de siete y treinta minutos (07:30 a. m.) de la mañana a las cuatro (04:00 p. m.) de la tarde.

Artículo 6º—De la facturación. Los cajeros realizarán la facturación y recaudación de ingresos tributarios y no tributarios en forma unificada mediante el sistema computarizado disponible. Cada cajero deberá registrar los pagos en el sistema informático, a la vez que deberá firmar y sellar los recibos de pago haciendo constar su cancelación.

Artículo 7ºDe la recaudación. Integrada la información al sistema computarizado, recaudará el dinero y finalmente firmará, sellará y entregará el original cancelado al contribuyente conservando la copia con sello de cancelado para su entrega a la tesorería.

Artículo 8ºDe las copias de recibos. Las copias de los recibos cancelados serán retenidas por el tesorero para su correspondiente anotación en sus registros, una vez cumplida esta labor enviará al departamento de contabilidad el informe diario de caja a que se refiere el artículo siguiente.

Artículo 9ºDe los registros de movimientos. El cajero encargado de la caja recaudadora, obligatoriamente deberá registrar, diariamente en la cinta de la calculadora, todos los movimientos de operaciones que efectúe durante el día y tendrá que conservar la cinta íntegra, hasta que la Tesorería haya verificado el cierre correcto a la caja recaudadora.

Artículo 10.—Del ingreso de dinero. A la caja recaudadora ingresará dinero en efectivo, salvo cheques preferiblemente certificados por el banco emisor y por el monto completo que se adeude. Todo cheque deberá expedirse a favor de la Municipalidad de Nicoya y deberá estar debidamente firmado; asimismo, el funcionario de cajas recaudadoras que lo recibe sellará el cheque al dorso para su depósito en la cuenta bancaria municipal, de igual forma se incluirá algún número de teléfono por si este no cuenta con fondos. De igual forma, se podrá recibir tarjetas de débito y crédito como medio de pago en la caja recaudadora. En este último caso, el cajero requerirá al contribuyente y/o usuario la firma del comprobante o voucher respectivo, la cual deberá corresponder con la consignada en el documento de identidad presentado. La copia del comprobante de pago deberá ser entregado al tarjetahabiente, mientras que el documento original del mismo deberá ser conservado para su entrega posterior al tesorero.

Artículo 11.—Ingresos mediante cheques. A todo recibo cancelado mediante cheque debe consignarse la leyenda “QUEDA SUJETO A QUE EL CHEQUE TENGA FONDOS”.

Cuando el cheque presente alguna duda o sea de un monto mayor a un millón de colones se procederá a hacer la consulta con la tesorera para que haga la consulta al banco respectivo.

Artículo 12.—Custodia del dinero. Cada recinto o cubículo de las cajas recaudadoras contará con una caja metálica de seguridad donde cada cajero pueda custodiar el dinero y los valores que para sus funciones tenga en su poder en horas hábiles. Fuera de éstas los ingresos deben quedar en la caja fuerte de la tesorería.

Artículo 13.—De las remesas parciales. Cuando el monto de la recaudación supere el 50% de la póliza de robo y asalto, antes de la hora fijada para el cierre diario, cada cajero deberá entregar al tesorero el dinero recaudado, adjuntando el formulario correspondiente que acredite la suma a remitir.

Artículo 14.—Cierre de Caja. Al finalizar la jornada laboral, cada cajero realizará el cierre de caja emitiendo el respectivo informe del día. Dicho informe será firmado por el cajero y el tesorero municipal y contendrá los reportes impresos de ingresos del día, total de recibos emitidos e ingresos por rubro. Una vez revisado que todos los reportes cierren correctamente, el tesorero procederá a preparar y realizar el depósito final en la caja fuerte. El tesorero deberá revisar el cierre delante de los cajeros, en caso de omisión de lo anterior el tesorero responderá civil y disciplinariamente ante cualquier faltante de dinero o comprobante de pago.

El tesorero deberá revisar las liquidaciones, verificando que todos los recibos fueron cancelados, y que la suma de los montos registrados coincida con la nómina de todos los recibos de pago, así como que los montos de los ingresos generados menos los depósitos efectuados como remesas parciales y el efectivo correspondiente al fondo de caja, coincidan con los ingresos del día, según las operaciones realizadas.

El informe de caja del día, se firmará en conjunto por el cajero y tesorero municipal.

Artículo 15.—De los faltantes. En el caso de existir un faltante de dinero a la hora del cierre de la caja recaudadora el cajero deberá cubrir el monto faltante el día hábil siguiente después de verificado el mismo. En caso de que no se cubra el monto del faltante el tesorero notificará inmediatamente a la dirección financiera para que gestione la reposición del dinero dentro del plazo señalado.

Artículo 16.—De los sobrantes. Los sobrantes que se produzcan en los cierres diarios de operaciones de la caja recaudadora, deberán ser depositados en el banco respectivo, a nombre de la Municipalidad a más tardar el día hábil siguiente en que se verifiquen los mismos.

Artículo 17.—Del depósito. El dinero recaudado en las cajas será entregado al tesorero, quien deberá preparar el depósito bancario con lo recaudado durante el día. Únicamente guardará en la caja fuerte el dinero correspondiente al fondo fijo, el cual permanecerá junto con el fondo de caja chica. La periodicidad con la que se efectúen los depósitos bancarios deberá ser determinada discrecionalmente por el tesorero según las remesas parciales de liquidación que efectúen los cajeros, procurando evitar en todo caso, mantener sumas cuantiosas de dinero dentro de...

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