Resolución. MUNICIPALIDAD DE PÉREZ

Fecha de publicación27 Marzo 2023
Número de registroIN2023731025
EmisorMUNICIPALIDADES

MUNICIPALIDAD DE PÉREZ ZELEDÓN

Concejo Municipal

La Municipalidad de Pérez Zeledón, comunica que mediante acuerdo N° 07, adoptado por el Concejo Municipal en la sesión ordinaria N° 161-2023, celebrada el 7 de marzo del 2023, se aprobó el presente Reglamento:

RAM-003-2023

REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL FONDO

DE CAJA CHICA EN LA MUNICIPALIDAD

DE PÉREZ ZELEDÓN

El Concejo Municipal de Pérez Zeledón, de conformidad con lo establecido en los artículos 169 y 170 de la Constitución Política, numerales 2°, 3°, 4°, párrafo primero e inciso a), 13 inciso c), 43, 101, 103, 109, siguientes y concordantes del Código Municipal vigente y el Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, artículo 12, en uso de sus atribuciones, emite el presente Reglamento para el Funcionamiento de Fondo de Caja Chica en la Municipalidad de Pérez Zeledón”, el cual se regirá por las siguientes disposiciones:

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

Artículo 1°—Ámbito de aplicación. El presente Reglamento establece las disposiciones generales que regulan la asignación, operación y control del Fondo Fijo de Caja Chica.

Artículo 2°—Objetivo del Reglamento de Caja Chica. Para los efectos del presente Reglamento, el Fondo Fijo de Caja Chica de la Municipalidad de Pérez Zeledón de acuerdo con el artículo 1º de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, lo constituyen los anticipos de recursos que se conceden a diferentes funcionarios para realizar gastos menores, atendiendo a situaciones no previsibles oportunamente y para adquirir bienes y servicios de carácter indispensables, urgentes según las partidas, subpartidas, grupos y subgrupos presupuestarios autorizados. Dichos fondos operarán mediante el esquema de Fondo Fijo, lo que significa que en todo momento el monto de la Caja Chica debe ser igual a la suma del efectivo más los comprobantes de gasto incluyendo los reintegros en tránsito, las que forman el total del monto de Caja Chica.

Artículo 3°—Normativa aplicable. La operación del Fondo Fijo de Caja Chica deberá sujetarse a las disposiciones del presente Reglamento; de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y su Reglamento; de la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento; el Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos de la Contraloría General de la República, y a los lineamientos que emita la misma Contraloría General, el Concejo Municipal, la Alcaldía, el Proceso de Hacienda, así como cualquier otra norma vigente sobre la materia.

Artículo 4°—Naturaleza. La ejecución del gasto mediante el fondo Fijo de Caja Chica, es un procedimiento de excepción y por consiguiente limitado a la atención de gastos menores, indispensables y urgentes. Específicamente con cargo a dichos fondos, se podrán realizar gastos correspondientes a las subpartidas presupuestarias, cumpliendo con lo establecido en el artículo 11 del presente Reglamento.

Artículo 5°—Gastos menores indispensables, urgentes e imprevistos. Se consideran bajo esta condición, aquellos requerimientos de emergencia que no excedan el monto máximo del límite económico aprobado para la caja chica, definido en el artículo 18 de este Reglamento y que corresponden a la adquisición de bienes y servicios que se han agotado o resultan inexistentes en las correspondientes dependencias o en la Bodega Municipal. También se considerarán como gastos menores, sujetos al pago por medio del fondo regulado en el presente reglamento, los viáticos al interior del país, lo anterior siempre que se atiendan las restricciones establecidas en el capítulo sétimo de este Reglamento.

Artículo 6°—Definiciones. Cuando en este reglamento se empleen los siguientes términos, debe dárseles las acepciones que se señalan a continuación:

a) Arqueo: Es la verificación de la documentación que da soporte a los egresos y análisis de comparación con los montos autorizados para cada uno de los fondos, así como el proceso de revisión de las sumas en custodia.

b) Liquidación: Desglose que efectúa el funcionario mediante el sistema municipal que sustentan el pago de contado de los bienes y/o servicios adquiridos.

c) Reintegro de Fondos: Solicitud que ejecuta la Tesorería Municipal, para la reposición total o parcial del fondo de caja chica con respaldo en la documentación que justifica los egresos.

d) Vale: Egreso provisional de recursos del fondo de caja chica para el pago de bienes, servicios o viáticos, que luego habrán de ser liquidados de acuerdo con el procedimiento para ello establecido.

e) Fragmentación: Práctica ilícita que se utiliza para obviar los procedimientos de contratación establecidos en la ley.

CAPÍTULO II

Del funcionamiento

Artículo 7°—Del fondo de operación de la caja chica: En la Municipalidad funcionará un fondo de caja chica, con la finalidad de permitir compras de bienes y servicios que, por su carácter de urgencia e imprevisibilidad o baja cuantía, justifiquen obviar los procedimientos usuales de contratación, de acuerdo a lo establecido en la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento. El fondo de operación de la caja chica tendrá dos componentes, el primero será una cantidad en dinero efectivo, que será utilizada para compras menores a cien mil colones (¢100,000,00) y el segundo se trata de una suma dispuesta en una cuenta corriente específica para el efecto, contra la cual la Tesorería realizará la transferencia de fondos a las tarjetas de débito institucionales para compras. Este segundo componente será utilizado para compras superiores a cien mil colones (¢100.000,00).

Artículo 8°—Custodia del fondo. El fondo de caja chica estará bajo la custodia y administración del Tesorero Municipal o quien este designe, quien deberá velar porque ese fondo se administre conforme los parámetros establecidos en el presente reglamento. En caso que el encargado de la caja chica requiera ausentarse por un periodo mínimo de un día y con la finalidad de no entorpecer la provisión de recursos para el normal desarrollo de las actividades institucionales, podrá realizar un traspaso temporal del fondo de caja chica mientras dure su ausencia, mediante el procedimiento que definirán sus superiores.

Artículo 9°—Formas de pago. Las compras deberán realizarse de contado, el bien o servicio adquirido deberá ser exento de toda clase de impuestos, contribuciones, tasas y derechos. La Municipalidad no reconocerá rubros por concepto de impuestos, contribuciones, tasas y derechos incorporados a la factura, o cuando de varias facturas se desprenda que el monto total del pago se encuentre fraccionado.

La Administración Municipal asumirá que la presentación de una factura con la indicación de cancelada o venta de contado, representa que el funcionario que gestionó el vale ya realizó el pago.

Artículo 10.—Del Encargado del fondo de caja chica. El Coordinador de la Tesorería Municipal o el funcionario que este designe de manera formal será el encargado de la custodia del Fondo Fijo de Caja Chica, deberá velar por la veracidad, fidelidad y exactitud de los documentos, los registros contables y presupuestarios y los sistemas informáticos desarrollados para tal efecto, en caso que le corresponda registrar las transacciones o presentar a tiempo las liquidaciones de Caja chica, debe velar por la legitimidad de las facturas o comprobantes de pago, así como del uso correcto de los recursos económicos, las operaciones matemáticas, resguardo, custodia y control de los reintegros de Caja Chica que se deban tramitar; será responsable por el uso inadecuado de los recursos económicos, documentos alterados, custodia y toda irregularidad que le sean imputables por su dolo, culpa o negligencia.

Artículo 11.—Criterio presupuestario. Los gastos que se cubran con el Fondo Fijo de Caja Chica en todo momento deben responder a partidas, grupos de subpartidas y subpartidas, de gasto debidamente identificados en elClasificador del Gasto Según su Objeto”, y estar debidamente presupuestados. Por ningún motivo se podrá compensar partidas presupuestarias. Corresponderá a la Hacienda Municipal definir a cuál partida presupuestaria se debe imputar el gasto en caso de que sea requerido.

Artículo 12.—Del funcionario competente para realizar el trámite de vale y liquidación. La Tesorería solo brindará trámite a vales y liquidaciones de caja chica que sean gestionados por los funcionarios debidamente autorizados en el sistema informático con el que se gestionan los gastos por caja chica, tanto a nivel de usuario como de accesos.

Todo trámite, tanto de vale como de liquidación, se deberá tramitar por medio del sistema informático diseñado para el efecto. De acuerdo a la forma en que opera el sistema, no se requiere firma de puño y letra o digital en ningún documento, con excepción de la constancia que el interesado recibió el dinero en efectivo, cuando así sea. El sistema verificará el acceso de los funcionarios de acuerdo al nombre de usuario y la clave de acceso que tenga registrada en el sistema y los niveles de acceso que se le hayan habilitado y ese será mecanismo suficiente para tener por válido la gestión que el funcionario realice. En el caso de los vales, el funcionario interesado digitará la información y el sistema agregará su nombre de forma automática. Una vez revisada la información por parte de la Tesorería, habrá un acto de aprobación por parte del superior a quien se otorgó el rol de “autorizador”, lo cual hará activando la casilla correspondiente. Luego de contar con la aprobación de su superior, el interesado acudirá a la Tesorería a retirar el dinero en efectivo, si así fuera y firmará de puño y letra el comprobante respectivo. En caso de uso de tarjetas institucionales para compras, la entrega del dinero se verificará por medio del comprobante de la transacción bancaria.

Artículo 13.—Del uso de la tarjeta de débito empresarial. Las tarjetas de débito empresarial serán custodiadas por la Tesorería Municipal, para uso exclusivo de compra...

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