Resolución. MUNICIPALIDAD DE SAN
| Fecha de publicación | 08 Septiembre 2023 |
| Número de registro | IN2023808347 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
MUNICIPALIDAD DE SAN RAFAEL DE HEREDIA
El Concejo Municipal en Sesión Ordinaria 277-2023 celebrada el 15 de agosto del 2023, mediante Acuerdo N° 3, acordó:
1. Aprobar el Reglamento de Compras por Caja Chica de la Municipalidad de San Rafael, presentado por medio del oficio AM-799-2023 del 10 de julio del 2023, de la alcaldía municipal, en el cual se señala lo siguiente:
REGLAMENTO DE COMPRAS POR CAJA CHICA
DE LA MUNICIPALIDAD DE SAN RAFAEL DE HEREDIA
El Concejo Municipal del cantón de San Rafael de Heredia de conformidad con lo establecido en los artículos 169 y 170, de la Constitución Política, 2, 3, 4, párrafo primero e inciso a), 13, inciso c), 43, 101, 103, 109, siguientes y concordantes del Código Municipal vigente, en uso de sus atribuciones, emite el presente “Reglamento de Compras por Caja Chica de la Municipalidad de San Rafael de Heredia,” el cual se regirá por las siguientes disposiciones:
CAPÍTULO 1
Disposiciones generales
Artículo 1º—El presente Reglamento establece las disposiciones generales que regulan la operación y control de la Caja Chica de la Municipalidad de San Rafael de Heredia.
Artículo 2º—Definiciones:
Caja Chica: Fondo autorizado por el Concejo Municipal, para la adquisición de bienes y/o servicios catalogados indispensables o urgentes.
Fondo de caja chica: Fondo que contiene un monto económico para la adquisición de bienes y servicios; que son de uso común y que no hay en existencia en bodega municipal.
Arqueo de Caja Chica: Es la constatación de que los documentos que dan soporte a los egresos, concuerdan con los montos autorizados para cada uno de los fondos. De conformidad a la verificación del cumplimiento de la normativa y reglamentación que rige al efecto.
Caso fortuito: Se entiende por caso fortuito aquella acción del ser humano que no puede preverse, ni puede resistirse.
Fuerza mayor: Es aquel evento de la naturaleza, que pudiendo preverse no puede resistirse.
Urgencia: Es la necesidad inmediata o apremiante de algo ya sea un servicio o un bien.
Liquidación: Rendición de cuentas que efectúa el funcionario responsable del vale de caja chica, mediante presentación de los comprobantes originales que sustentan los bienes y/o servicios adquiridos, como factura o copia de la factura digital debidamente aprobada por las autoridades competentes y en la cual se detallen las cantidades, valores, artículos y servicios adquiridos.
Reintegro de Fondos: Solicitud al Departamento de Presupuesto para reintegrar de dinero que se ejecutaron, lo que implica reponer el fondo.
Vale de Caja Chica: Formulario legal de solicitud de dinero para compras de bienes o servicios.
CAPÍTULO II
De la administración
Artículo 3º—Se establece como fondo de Caja Chica un monto de ¢1.500.000,00 (un millón quinientos mil colones exactos).
Artículo 4º—Este fondo será asignado al Departamento de Tesorería y será administrado por el Tesorero Municipal y el funcionario a cargo del puesto de Asistente de Tesorería en caso de ausencia del mismo.
Artículo 5º—El Concejo Municipal, es el órgano encargado de fijar el límite máximo para la compra de bienes y servicios con este fondo, estableciéndose el mismo en ¢75.000,00 (setenta y cinco colones netos) con la autorización de la Dirección Administrativa y un máximo de ¢100.000,00 (cien colones netos) con la autorización del Alcalde o Vicealcalde primera, sin que se requiera orden de compra.
Artículo 6º—En el caso que el encargado de la Caja Chica se ausente de la Municipalidad por vacaciones o permiso temporal, los recursos del fondo se traspasarán transitoriamente a quién funja como Asistente de Tesorería. Para dicho traspaso se hará el arqueo respectivo, cuyo resultado será firmado por ambos funcionarios; igual procedimiento se realizará cuando el titular del fondo de Caja Chica se reincorpore de nuevo a sus labores.
Artículo 7º—El funcionario encargado de la custodia de los fondos asignados responderá por el correcto manejo, así como ante las auditorías internas o las autorizadas por la Contraloría General de la República.
CAPÍTULO III
De los procedimientos
Artículo 8º—La adquisición de bienes y servicios por medio de este fondo, se hará únicamente cuando se trate de compras urgentes, o en aquellos casos que por fuerza mayor sea necesario adquirirlos con dinero efectivo, sin embargo, por ningún motivo estas compras podrán ser superiores al límite establecido por el Concejo Municipal.
Artículo 9º—Las solicitudes de dinero para efectuar compras se deben tramitar en un formulario denominado “Vale de Caja Chica”, el cuál contendrá la siguiente información:
a.- Fecha de entrega del Dinero
b.- Nombre completo del funcionario que recibe el...
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