Resolución. MUNICIPALIDAD DE TURRUBARES

Fecha de publicación08 Febrero 2023
Número de registroIN2023714384
EmisorMUNICIPALIDADES
23714528 ).

MUNICIPALIDAD DE TURRUBARES

REGLAMENTO MANEJO DEL FONDO DE CAJA CHICA

DE LA MUNICIPALIDAD DE TURRUBARES

Considerando:

1ºQue dada la importancia del uso racional de los recursos financieros asignados a la Municipalidad de Turrubares, se requiere la actualización del reglamento de Caja chica que data del 05 de abril de 1999, el fondo de caja chica que permitirá el financiamiento oportuno de suministros e insumos, bienes y servicios de carácter urgente, no predecibles y por montos menores, para permitir el funcionamiento administrativo y técnico eficiente de la Institución, así como la ejecución racional de su presupuesto.

2ºQue aun cuando se cuente con el instrumento jurídico que regula la ejecución del presupuesto, se hace necesario crear una herramienta que oriente y regule el uso del fondo de caja chica, a efecto de que los gastos con cargo a esta fuente de financiamiento cumplan con normas escritas y el principio de legalidad para el sector público, así como con procedimientos, normas y prácticas operativas y administrativas que deben ser observadas en su manejo.

3ºQue el Consejo Municipal de Turrubares, conoció y aprobó la reforma total del presente Reglamento, mediante Acuerdo N° 5 de sesión ordinaria N°04 del 25 de enero del 2023. Por tanto;

DECRETAN:

REGLAMENTO PARA EL MANEJO DEL FONDO DE CAJA

CHICA DE LA MUNICIPALIDAD DE TURRUBARES

CAPÍTULO I

Aspectos Generales

CAPÍTULO PRIMERO

Disposiciones Generales

Artículo 1ºDefiniciones: Cuando en este reglamento se empleen los términos y definiciones, debe dárseles las acepciones que se señalan a continuación:

a. Arqueo de caja chica: Verificación del cumplimiento de la normativa y reglamentación que rige la Caja Chica. Es la constatación de que los documentos que dan soporte a los egresos, concuerdan con los montos autorizados para cada uno de los fondos.

b. Fondo de Trabajo y Caja chica: Fondo autorizado por el Concejo Municipal, para la adquisición de bienes y/o servicios catalogados como gastos menores e indispensables o urgentes.

c. Caso fortuito: Se entiende por caso fortuito aquella acción del ser humano que no puede preverse.

d. Fuerza mayor: Es aquel evento de la naturaleza, que se puede prever y no se puede evitar

e. Dependencia usuaria del fondo: Se denominan como tal las, Direcciones, Procesos y Unidades, así como todas aquellas instancias de la Institución que sean autorizadas expresamente para realizar los trámites aquí reglamentados.

f. Encargado de caja chica: Es el funcionario Municipal designado con la finalidad de que vele por el fiel cumplimiento de este Reglamento y demás normativas vinculantes.

g. Liquidación: Rendición de cuentas que efectúa el funcionario responsable del vale de caja chica, mediante presentación de los comprobantes originales que sustentan los bienes y/o servicios adquiridos.

h. Municipalidad: La Municipalidad de Turrubares

i. Tesorero (a) Municipal: El Jefe del área de Tesorería Municipal.

j. Reintegro de fondos: Solicitud de reintegro de dinero al respectivo fondo, el mismo lo realiza la Tesorería Municipal por los gastos efectuados.

Artículo 2ºEste Reglamento tiene por objeto regular la organización y el funcionamiento de los fondos de Trabajo y Caja Chica que la Municipalidad tenga establecidos o establezca en sus dependencias.

Artículo 3ºNormativa aplicable: La operación del Fondo de Caja Chica, se sujetará a las siguientes disposiciones:

a) Ley N° 6227 del 02 de mayo de 1978, Ley General de la Administración Pública y sus reformas.

b) Ley 7794, Código Municipal.

c) Ley N° 8131 del 18 de setiembre del 2001, Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y su Reglamento.

d) Ley N°9986 del 27 de mayo de 2021, Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.

e) Resolución N°. 4-DI-AA-2001.- Contraloría General de la República de las quince horas del día diez de mayo de dos mil uno, Reglamento de Gasto de Viajes y de Transporte para funcionarios Públicos y sus reformas.

Artículo 4ºCreación: La Municipalidad de Turrubares, dispondrá de una caja chica que funcionará en el proceso de tesorería y que se regirá por las disposiciones contenidas en este Reglamento.

Artículo 5ºCaja Chica: La caja chica constituye un fondo de efectivo destinado a Resolver necesidades en adquisición de bienes, servicios y obras excepto contratación de personal, que por su naturaleza, magnitud, predictibilidad, requieren de un trato excepcional.

Artículo 6ºPagos menores: Para que los pagos sean considerados menores y puedan ser cancelados por caja chica, debe cumplir con las siguientes características:

a) La solución sea indispensable e impostergable.

b) La adquisición no resulte más onerosa que el procedimiento ordinario de contratación a realizar.

c) Se acredite el costo beneficio para la Administración.

d) No haya fragmentación.

De no cumplir con los supuestos indicados en los incisos anteriores, se deberán aplicar los procedimientos ordinarios previstos en la Ley General de Contratación Pública.

Artículo 7ºIntegridad de la caja chica: El monto fijo que opere por el sistema de caja chica requiere que en todo momento el encargado del mismo tenga la suma total asignada ya sea en efectivo, adelantos de dinero, tales como: Vales, adelantos y liquidaciones de gastos de viaje, facturas, tiquetes de caja, solicitudes de reintegro en trámite y otros documentos representativos del efectivo.

Artículo 8ºMonto del fondo: Se autoriza la apertura de la caja chica, para aquellos gastos menores, indispensables e impostergables, siempre que no excedan el diez por ciento (10%) del monto previsto para la licitación reducida correspondiente al régimen ordinario que establece la ley, para la adquisición de bienes y servicios, regulado en el artículo 36 de la Ley General de Contratación Pública. Dicho monto en la municipalidad de Turrubares será de un diez por ciento (10%) del monto de licitación reducida.

Artículo 9ºControl y responsabilidad de la caja chica: El manejo de la caja chica estará a cargo del Tesorero(a) Municipal, quien es responsable de su correcto funcionamiento, todo egreso debe de estar autorizado por el Alcalde Municipal.

a) El control y la supervisión del funcionario encargado de la Caja Chica, estará bajo la responsabilidad del Alcalde o a quien delegue este, quien puede realizar arqueos programados, aleatorios o...

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