Sentencia Nº 2023004968 de Sala Constitucional, 03-03-2023

Sentencia

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Emisor	Sala Constitucional (Corte Suprema de Costa Rica)
Número de expediente	23-000810-0007-CO
Fecha	03 Marzo 2023
Número de sentencia	2023004968

_{*230008100007CO*}

_{Exp: 23-000810-0007-CO}

_{Res. Nº 2023004968}

_{SALA CONSTITUCIONAL DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA.} S.J., a las nueve horas treinta minutos del tres de marzo de dos mil veintitres .

_{Recurso de amparo que se tramita en expediente número} _{23-000810-0007-CO,}_{interpuesto por} _{[Nombre 001]}_{, cédula de identidad}_{[Valor 001]} _{, contra la}_{UNIVERSIDAD DE COSTA RICA (UCR).}

_Resultando:

_1.-_{Por escrito incorporado al expediente digital el 13 de enero de 2023, la parte recurrente interpone
recurso de amparo. Expone que el 12 de agosto de 2022, en su condición personal y de periodista, dirigió
una solicitud de información al Rector de la Universidad de Costa Rica, a los correos electrónicos
despacho.rectoria@ucr.ac.cr; recepción.rectoria@ucr.ac.cr; y gustavo.gutierrez@ucr.a.cr en relación con las
sesiones del Consejo Técnico Científico del CICOM de la UCR y a un proyecto de investigación que se
realiza ante el Centro de Investigación en Comunicación. Explica que solicitó el envío de documentación
concerniente a ese proyecto, como los enlaces para descargar las grabaciones del Consejo Científico del
CICOM en las que se discutieron temas vinculados con el proyecto C1735-22 Comunicación Comunitaria:
Contribuciones teórico-epistémicas, o donde el nombre del recurrente figure como punto de agenda. Pidió
además acceso a las grabaciones de las reuniones a partir del 14 de febrero de 2022 con la investigadora
L.A.J. donde se discutieron temas relativos a su participación y exclusión del proyecto.
Indica que obtuvo respuesta parcial por oficio ECCC-876-2022 suscrito por el director de la Escuela de
Ciencias de la Comunicación Colectiva (ECCC) de la UCR. Alega que no se le brindó la información antes
descrita acerca de las grabaciones de las sesiones. Afirma que, por lo anterior, a través de los mismos
correos electrónicos, dirigió una consulta al rector el 8 de noviembre de 2022 en la cual le preguntó si
respalda ese oficio que le niega esas grabaciones solicitadas el 12 de agosto de 2022, el cual estima contrario
a su derecho a la información. Relata que el 15 de noviembre de 2022 se le notificó el oficio R-7773-2022 por
medio del cual el rector solicitó al Centro de Investigación en Comunicación (CICOM) un informe para
atender las consultas planteadas. Expone que el 25 de noviembre de 2022 se le notificaron los oficios
CICOM-299-2022 suscrito por la directora del CICOM y R-8116 firmado por el rector, por medio de los cuales
se le denegó el acceso a las grabaciones de las sesiones antes referidas, pese a que no contienen
información confidencial, personal, privada, íntima o secreto de Estado. Reclama que no le dieron acceso a
esa información y señala que para proceder a la eliminación de documentos debe cumplirse con la normativa
del Archivo Nacional. Solicita se obligue al rector de la Universidad de Costa Rica a brindarle la información
faltante relativa a la petición de 12 de agosto de 2022, reiterada el 8 de noviembre de 2022; en el sentido que
remita correctamente "}_{El acceso a las grabaciones de las sesiones que respaldan las actas del Consejo
Científico donde se discutieron temas vinculados al proyecto de investigación "C1735-22 Comunicación
Comunitaria: Contribuciones teórico-epistémicas}_".

_2.-_{Mediante resolución de la Presidencia de la Sala de las 8:02 horas del 17 de enero de 2023, se dio
curso al proceso y se requirió informe el rector, el director de la Escuela de Ciencias de Comunicación
Colectiva (ECCC) y la directora del Centro de Investigación en Comunicación (CICOM), todos de la
Universidad de Costa Rica, sobre los hechos alegados por la parte recurrente.}

₃_{.- Por escrito incorporado en el expediente digital el 20 de enero de 2023, informan bajo juramento
J.L.A.S. y Y.M.T., por su orden, director de la Escuela de Ciencias de la
Comunicación Colectiva y director del Centro de Investigación en Comunicación, ambos de la Universidad
de Costa Rica. Explican que}_{: “1. A finales de agosto 2021 se inicia convocatoria para publicación de libro
Comunicación Organizacional en Clave Comunitaria cuyo objetivo es “Divulgar los procesos y
resultados de investigación académica reciente (2016-2020), relativa a la comunicación comunitaria,
con perspectiva nacional e internacional (prioritariamente latinoamericana y costarricense), para
apoyar los procesos formativos de la ECCC, tanto en el bachillerato como en la licenciatura y el
posgrado; a través de la producción de un libro (con un nivel de interactividad) en formato digital (sello
CICOM)”. Libro vinculado con el proyecto de investigación C1735-Comunicación comunitaria:
contribuciones teórico-epistémicas, inscrito en el Centro de Investigación en Comunicación (CICOM). 2.
El libro tiene cuatro secciones. La primera incluye capítulos que reflexionen sobre los presupuestos
teórico-epistémicos de la comunicación comunitaria. La segunda se destina a los métodos y haceres de la
comunicación comunitaria. La tercera incluye temas, abordajes y perspectivas de la Comunicación
Comunitaria y finalmente, la última sección enfatiza en las experiencias de las personas ex-estudiantes de
la ECCC, en relación con sus tesis de licenciatura y con su ejercicio profesional. 3. Para la elaboración
del libro se invita a 14 personas, tanto profesionales (docentes e investigadoras) de amplia trayectoria,
que son voces autorizadas y reconocidas en universidades en Brasil, Argentina, México e Inglaterra. Se
invita al B..}_{[Nombre 001]}_{por ser graduado (B. en Periodismo) de la Escuela de Ciencias de
la Comunicación Colectiva. En atención al trabajo del B..}_{[Nombre 001]} _{en una organización social
(N.),
se le giró una invitación para colaborar con un artículo en el libro, el cual estaba relacionado con su
experiencia en dicha organización, relatándola como un caso de éxito de comunicación, especialmente
lo relativo al proyecto Democracia a la Mano de la organización N.. El programa aborda la
comunicación para la transformación social positiva, la ciudadanía y la democracia. Se le ofrece la
oportunidad de escribir en dupla con P.H. quien es también egresado de la ECCC y labora
en N. (organización de la que el señor H. es co-creador, junto a otras personas) y a quien se
le invita también al proceso. Ambos eligen crear cada uno un artículo por separado. 4. El día 05 de
noviembre de 2021 el B..}_{[Nombre 001]}_{presenta un borrador que no responde a lo acordado en la
convocatoria, pues no tiene nada que ver con su experiencia en la organización social Democracia a la
Mano sino que presenta un texto llamado: “Violencia académica desde la superioridad universitaria
hacia las comunidades terrenales”. (No se cuenta con el documento para anexar pues el B..} _{[Nombre
001]}_{lo retiró del drive donde están ubicadas las producciones de las personas ex-estudiantes). 5. La
Dra. A.
y el B..}_{[Nombre 001]}_{sostienen una reunión virtual el 14 de diciembre de 2021 para conocer en
detalle la nueva propuesta y sus características. La Dra. A. manifiesta su inconformidad con la nueva
propuesta. El B..}_{[Nombre 001]}_{afirma que, si la editora decide no acoger la nueva propuesta, él está
seguro que encontrará nuevos espacios para expresar esas inquietudes. Al cierre de la sesión se acordó
que la
Dra. A. valorará si la nueva propuesta se incluye o no en el libro. 6. El día 01 de febrero de 2022, se
le envía un mensaje de WhatsApp al B..}_{[Nombre 001]} _{, informándole que termina su relación con el
proyecto. Todas las comunicaciones con todas las personas autores se habían realizado hasta ese
momento por
WhatsApp. Se creó un grupo de WhatsApp con las personas ex-estudiantes. 7. El día 22 de marzo de 2022,
el señor}_{[Nombre 001]} _{publicó en el Semanario el artículo titulado: “El CICOM de la UCR: ¿acuerpa el
extractivismo académico?” en el que se expresa la inconformidad del autor con el quehacer del Centro.
(}_{https://semanariouniversidad.com/opinion/el-cicom-de-la-ucr-acuerpa-el-extractivismo-academico/}_{). 8.
El 30 de junio de 2022, la M.Sc. La D.d.C. responde en el Semanario con el artículo:
CICOM: investigación ética y responsable en el que se expone el nivel de trabajo del centro y sus
principios. https://semanariouniversidad.com/opinion/cicom-investigacion-etica-y-responsable. Este
documento fue elaborado de manera conjunta por la dirección y la investigadora A., y fue avalado
por el Consejo Científico y la ODI. 9. El día 9 de abril de 2022, se realiza una reunión virtual por medio
de la plataforma Z. con el B..}_{[Nombre 001]}_{, en la que participan la Dra. L.T.J.,
directora a.i. del CICOM, La M.Sc. D.A.S., directora del Programa de Posgrado en
Comunicación de la ECCC y el M.SC. J.L.A., director de la Escuela de Ciencias de la
Comunicación Colectiva (ECCC). En la reunión se recogen las inquietudes y demandas del B..}_{[Nombre 001]}_{para presentarlas ante el Consejo Científico Ordinario del CICOM. 10. El Consejo
Científico atiende las
demandas en tres sesiones. Se ve como punto de agenda en las sesiones 3 mediante oficio
CICOM-207-2022 (F. 23) y 5 del Consejo Científico Ordinario; y se dedica la sesión extraordinaria
4-2022 (F. 11) enteramente a dichas solicitudes. 11. En la sesión 05-2022, El Consejo Científico
acuerda: • Que la Dra. L.A. envíe una carta de disculpa al B..} _{[Nombre 001]}_{, la cual será
revisada previamente por integrantes del Consejo Científico. La misma se enviará por las plataformas
oficiales de la Universidad de Costa Rica). • El Consejo Científico envía una carta al B..} _{[Nombre
001]}_{, la cual está previamente redactada por la MSc. Y.M., D.d.C. y que será
actualizada con las sugerencias realizadas por el Consejo Científico de hoy. 12. La respuesta al B..}_{[Nombre 001]}_{fue se encuentra en el Oficio CICOM-122-2022 (F. 13) en el que se exponen los
acuerdos tomados por el Consejo Científico, en el que se expresa lo siguiente: “Desde el Consejo tenemos
la mejor
disposición en dar seguimientos a estos acuerdos. Aun así́, de no llegar a un entendimiento satisfactorio
para ambas partes, a partir de estas acciones, el Consejo daría por terminada la resolución del mismo
por vía administrativa (Oficio CICOM-122-2022, p. 3).” 13. La Dra. L.A. en seguimiento al
acuerdo del Consejo Científico del CICOM, envía el Oficio CICOM-124-2022 (F. 15). Tanto el CICOM
como la Dra. L.A.J. recibieron respuesta a los oficios por parte del B..} _{[Nombre 001]}_{(F.s 14 y 16). 14. El B..}_{[Nombre 001]}_{publicó en el Semanario Universidad el artículo “El CICOM
dialoga y
resuelve”.} _{https://semanariouniversidad.com/opinion/el-cicom-de-la-ucr-dialoga-y-resuelve/} _{15. La Dra.
A. realiza las modificaciones a la convocatoria, solicitadas por el Consejo Científico. Elabora una
nueva versión de la convocatoria de libro y la presenta al Programa de Investigación: Procesos de
Comunicación y Organización (PCO) para su revisión exhaustiva en la sesión del 23 de junio de 2022.
Dicha convocatoria es conocida y aprobada posteriormente en la sesión 07 del Consejo Científico
Ordinario, celebrada el día 06 de julio de 2022. El día 14 de julio se envía la convocatoria al B..}_{[Nombre 001]}_{vía SIGEDI (F. 19). 16. El 15 de julio de 2022, el B..} _{[Nombre 001]}_{solicitó vía
WhatsApp a la M.Sc. Y.M. una reunión con el fin de aclarar algunas dudas sobre la
convocatoria: a) fecha
de
cierre de la convocatoria; b) ajustes al cronograma de la convocatoria atendiendo a las condiciones del
B..}_{[Nombre 001]}_{. La reunión se realizó vía Z., el 18 de julio de 2022 y se le respondió al B..}_{[Nombre 001]}_{que en la sesión 07 del Consejo Científico, realizada el día 06 de julio 2022 se vio ese tema
en el Artículo
09 y se decidió hacer un ajuste en los tiempos de presentación. (F. 22) 17. El 18 de julio de 2022, la
Dra A. recibió un correo del B..}_{[Nombre 001]} _{en el que solicita el envío de información referente
a la convocatoria, y a la actividad de apoyo a la investigación y sus presupuestos para poder responder
a la
convocatoria (F. 20). Es importante señalar que las comunicaciones del B..} _{[Nombre 001]}_{ha
tenido sistemáticamente un tono poco dialógico e irrespetuoso. A pesar de eso, sus comunicaciones y
solicitudes
han sido atendidas de forma oportuna y exhaustiva, tanto por la Dra. A., como por la M.Sc. M.,
por el Programa de Investigación denominado Procesos de Comunicación y Organización (PCO), por el
Consejo Científico del CICOM y por la Escuela de Ciencias de la Comunicación Colectiva. B. Hechos 1.
Mediante oficio R-5515-2022 (FOLIO 01) la Rectoría envía el oficio registrado como Externo
R-4221-2022 (FOLIO 02) remitido por el Señor}_{[Nombre 001]} _{al cual se le da respuesta mediante el
oficio ECCC-876-2022 (F. 35) y se le adjuntan los siguientes documentos: • Anexo 1: Reporte final del
proyecto SIPPRES • Anexo 2: Reglamento de Investigación UCR • Anexo 3: Criterios generales para la
invitación a personas autoras • Anexo 4: A.C. 10-2021 • Anexo 5: A.C. 11-2021 • Anexo
6: A.C. 3-2022 • Anexo 7: A.C. 4-2022 • Anexo 8: A.C. 5-2022 • Anexo 9:
Reglamento del CICOM • Anexo 10: Oficio CICOM-245-2022 • Anexo 11: Reporte de informe. Proyecto
C1735 • Anexo 12: Evaluación del proyecto según SIGPRO • Anexo 13: Propuesta Curricular Lic en
Comunicación Estratégica • Anexo 14: A.C. 1-2021 • Anexo 15: Documentación de la Actividad
de Investigación 1. Reporte final del proyecto según SIPPRES 2. Evaluación del proyecto según SIGPRO
3. Evaluación de par externo 4. Oficio CICOM 245-2022 5. Evaluación par externo Acta 1 Artículo 10 6.
Reporte informe C1735 • Anexo 16: Actas CICOM 1. Acta 13-2022 2. Acta 01-2021 3. Acta 10-2021 4.
Acta 11-2021 5. Acta 3-2022 6. Acta 4-2022 7. Acta 5-2022 • Anexo 17: Reglamento de sesiones virtuales
de órganos colegiados • Anexo 18: Audios 1. Reunión}_{[Nombre 001]} _{2. Reunión Dirección de CICOM y}_{[Nombre 001]}_{2. A raíz del oficio Externo R-4221-2022 firmado por el B..} _{[Nombre 001]}_{se solicita
asesoría a la Oficina Jurídica de la Universidad de Costa Rica mediante oficio ECCC-799-2022 (FOLIO
30). La Oficina Jurídica responde con el Dictamen OJ-847-2022 (FOLIO 34). 3. Mediante oficio
ECCC-896-2022 (FOLIO 37) se informa a la Rectoría que las irregularidades que se detectaron fueron
subsanadas y se dan por agotadas las gestiones sobre el particular. 4. En oficio R-8101-2022 (FOLIO 55)
la Rectoría da respuesta al oficio que el B..}_{[Nombre 001]} _{solicita en el Externo R-4559-2022 (FOLIO
41). 5. En oficio R-8116-2022 (FOLIO 54) la Rectoría da respuesta al oficio del B..} _{[Nombre 001]}_{Externo R-4563-2022 (FOLIO 42). 6. Con el oficio CICOM-299-2022 (FOLIO 53) se da respuesta a la
solicitud del B..}_{[Nombre 001]}_{emitida en el Externo R-4563-2022 y al oficio R-4468-2022, se le
informa sobre el proceder con respecto a la entrega de las Actas del CICOM y las grabaciones de dichas
sesiones.
Se le aclara que se han entregado las actas solicitadas en donde se ha discutido el tema en el momento en
que las ha solicitado Las grabaciones relacionadas con estas sesiones no se encuentran disponibles
porque su tiempo de almacenamiento caduca en el sistema de videoconferencia Z. y porque las actas
que son los documentos oficiales fueron ratificadas por el Consejo Científico: • De acuerdo con la
normativa institucional y los dictámenes emitidos por la Procuraduría General de la República No.
230.2006 y 420-2006, la Universidad de Costa Rica goza de autonomía para realizar los procesos de
valoración, selección y eliminación de documentos, razón por la cual, no requiere la aprobación de la
Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos del Archivo Nacional, para realizar
eliminaciones como lo señala el señor}_{[Nombre 001]} _{. • Adicionalmente, el proceso de evaluación
documental es amparado por el Reglamento del sistema de archivos de la Universidad de Costa Rica,
artículo 13, inciso
c, donde señala como función de la Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos
(CUSED): “Evaluar y declarar la vigencia administrativa-legal y el valor científico cultural de los
documentos de la Universidad de Costa Rica.” • Además, la institución cuenta también con su propio
procedimiento para la eliminación de documentos en la Universidad de Costa Rica, por lo que podrá
darse cuenta, la eliminación de documentos no es potestad de la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos del Archivo Nacional y no es necesario contar con un dictamen de la misma.
• La grabación de las actas solicitada por el B..}_{[Nombre 001]} _{se llevaron a cabo de forma virtual por
medio de la plataforma Z., la cual fue en su momento el medio facilitado por la institución. • Las
grabaciones
fueron escuchadas y transcritas en las actas del Consejo Científico. Cada acta es ratificada en la sesión
posterior a la que fue realizada. El Reglamento para la realización de sesiones virtuales y sesiones
híbridas en Órganos Colegiados de la Universidad de Costa Rica, en su artículo 11, establece que: “La
custodia de la grabación estará a cargo de la persona que preside la sesión virtual y su valor jurídico
fenecerá una vez que sea ratificada el acta respectiva.” • Es importante señalar que las comunicaciones
con el B..}_{[Nombre 001]}_{iniciaron mucho antes que el 12 de agosto y que tanto desde el CICOM como
desde la ECCC se le ha ofrecido sistemáticamente espacio para reuniones y se le ha hecho llegar toda la
información solicitada. • Actualmente el Centro de Informática emitió la Circular CI-3-2022, (se adjunta)
donde indica que el ajuste realizado del almacenamiento de las grabaciones de 60 a 15 días en la
plataforma Z. y que una vez aplicado este ajuste las mismas se eliminarán automáticamente. • Cabe
resaltar que la competencia sobre el acceso a las actas e información del Consejo Científico es del Centro
de Investigaciones en Comunicación como unidad académica y no de la Escuela de Ciencias de la
Comunicación. 7. En Resolución ECCC-1083-2022 (FOLIO 50) la Escuela de Ciencias de la
Comunicación Colectiva rechaza por improcedente la denuncia interpuesta contra la Dra. Lisbeth A.
Jiménez y se procede a su archivo. Con oficio ECCC-1085-2022 (FOLIO 52) se procede a corregir un
error en el apellido de la Dra. L.A.J. en la Resolución ECCC-1083-2022. 8. Con oficio
Externo ECCC-90-2022 (FOLIO 56) el Señor}_{[Nombre 001]} _{presenta Recurso de Revocatoria con
Apelación en Subsidio contra la Resolución ECCC-1083-2022, la Escuela de Comunicación solicita a la
Oficina Jurídica asesoría al respecto mediante oficio ECCC-1101-2022 (FOLIO 57) 9. Mediante
Dictamen OJ-1201-2022 la Oficina Jurídica da respuesta a la consulta ECCC-1101-2022 y recomienda
rechazar el recurso de revocatoria. 10. Con el oficio ECCC-1147-2022 (FOLIO 61) se traslada el recurso
de revocatoria con apelación en subsidio a la Rectoría de conformidad con el inciso m) del artículo 40
del Estatuto Orgánico de la Universidad de Costa Rica y los artículos 19 y 36 del Reglamento de
Régimen Disciplinario del Personal Académico. C. Consideraciones finales En calidad de personas
directoras de la ECCC y del CICOM queremos destacar que la atención a solicitud de información del
B..}_{[Nombre 001]}_{iniciaron mucho antes del oficio Externo R-4221-2022, las cuales pueden ser
constadas en el expediente digital INDICE EXPEDIENTE CASO BACH.}_{[Nombre 001]}_{Cabe señalar que
ambas
Unidades han manifestado su disponibilidad para encontrar una solución a las irregularidades
indicadas por el B..}_{[Nombre 001]}_{en relación con el proceso de convocatoria del proyecto, así como
a sus múltiples solicitudes, las cuales pueden ser constatadas en las diferentes comunicaciones sostenidas
con el B..}_{[Nombre 001]}_{, sin embargo, hasta la fecha no han resultado satisfactorias para el B..}_{[Nombre 001]}_{. También es importante enfatizar en que se ha entregado en tiempo y forma toda la
información que
el señor}_{[Nombre 001]} _{ha solicitado a las diversas unidades académicas involucradas, incluyendo actas
de sesiones ratificadas por el Consejo Científico del CICOM, así como las grabaciones de las dos sesiones
que se han tenido directamente con el señor}_{[Nombre 001]} _{, cumpliendo así con el deber de entrega de
información que el señor ha solicitado en función de su relación como persona invitada a publicar en el
proyecto de libro vinculado con el proyecto de investigación C1735-Comunicación comunitaria:
contribuciones teórico-epistémicas, inscrito en el Centro de Investigación en Comunicación (CICOM) al
que fue invitado en calidad de profesional y por su trabajo con la organización “Democracia a la
Mano”. PETITORIA Tal y como se desprende del informe rendido, la Universidad de Costa Rica ha
actuado dentro de sus competencias legales, respetando los derechos que le asisten a la parte recurrente.
Por lo tanto, se solicita declarar sin lugar el recurso interpuesto, por carecer de fundamento fáctico y
jurídico”.}

_4.-_{Por escrito incorporado en el expediente digital el 20 de enero de 2023, informa bajo juramento
M.J.C.M., en su condición de rectora a. i. de la Universidad de Costa Rica. Expone
que:}_{“PRIMERO: El 8 de noviembre de 2022 (ANEXO 1) ingresó a la Rectoría una nota del Sr.} _{[Nombre
001]}_{, en la cual puntualmente solicitó lo siguiente: (…) SEGUNDO: Las consultas realizadas por el Sr.}_{[Nombre 001]}_{atendían a información de archivo del Centro de Investigación en Comunicación
(CICOM) y no de esta Rectoría. TERCERO: En este sentido, la Rectoría generó y comunicó el oficio
R-7768-2022
(ANEXO 2) en el cual solicitó un informe al CICOM con el fin de dar respuesta al requerimiento de
información. AI respecto, se indicó lo siguiente: En concreto, los tres puntos refieren a una solicitud de
grabaciones de un órgano colegiado del Centro de Investigación que usted dirige. Dado lo anterior, le
agradezco remitir un informe a esta Rectoría a más tardar el viernes 18 de noviembre de 2022, en el cual
se informe sobre la solicitud planteada por el Sr.}_{[Nombre 001]}_{con el fin de brindar la respuesta
correspondiente al peticionario desde la Rectoría. CUARTO: Con el fin de dar respuesta dentro del plazo
de ley. La Rectoría también comunicó el oficio R›7773-2022 (ANEXO 3) al recurrente el 15 de noviembre
de 2022 En dicho oficio, se le indicó que la Rectoría solicitó el informe correspondiente al CICOM y que,
una vez recibida la respuesta, se procedería a atender su solicitud. QUINTO: El 17 de noviembre de 2022,
el CICOM envió a la Rectoría el oficio CICOM-299-2022 (ANEXO 4), mediante el cual indican que no
consta en el archivo del CICOM una copia de la grabación de la sesión en concordancia con la siguiente
normativa y consideraciones: El artículo 11 del Reglamento para la realización de sesiones virtuales y
sesiones híbridas en Órganos Colegiados de la Universidad de Costa Rica el cual indica que: "La
custodia de la grabación estará a cargo de la persona que preside la sesión virtual y su valor jurídico
fenecerá una vez que sea ratificada el acta respectiva". Al momento de la solicitud, el acta había sido
ratificada y, previamente, enviada al peticionario. La Circular Cl-3-2022, en la cual consta que la
platafom1a Z. elimina automáticamente las grabaciones después de un periodo de quince días.
Siendo que ya se había confeccionado el acta y, según, el Reglamento supra citado el valor jurídico de la
grabación había fenecido, esta no fue almacenada en un archivo local. Asimismo, el CICOM incluye la
justificación de por qué no existe un dictamen de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos del Archivo Nacional de conformidad con el segundo punto del peticionario. SEXTO: El 25
de noviembre de 2022. la Rectoría envió al recurrente el oficio R-8116-2022 (ANEXO 5) en el cual
atendió la solicitud de información. Respecto al primer punto, dirigido a la Rectoría, se indicó lo
siguiente: "La respuesta brindada porfa Escuela de Ciencias de la Comunicación Colectiva en su oficio
ECCC-876-2022 coincide en cuanto a su fundamentación con el oficio CICOM-299-2022 ambos
amparados en normativa universitaria. En primera instancia, siendo estas unidades las responsables de
atender solicitudes de información en materia de su competencia, no corresponde a la Rectoría valorar la
interpretación utilizada por las respectivas unidades, sin que exista un proceso que así lo amerite"
SETIMA: En esta misma comunicación, se adjuntó el oficio CICOM-299-2022 en el cual el CICOM
atiende el segundo y tercer punto. Sobre el segundo, indica por qué no se tiene, ni es necesario tener, un
dictamen de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos del Archivo Nacional En
cuanto al tercer punto, se comunica al peticionario la fundamentación jurídica por el cual el Centro no
cuenta con una copia de dicha grabación en su archivo. OCTAVA: A parir de todas las consideraciones
anteriores, se valora que en lo que a esta Rectoría corresponde, la solicitud de información fue
debidamente atendida y que las actuaciones se ampararon en la aplicación de normativa institucional
vigente. En cuanto al no almacenamiento de la grabación de la sesión, esta actuación se dio en
aplicación directa del artículo 11 del Reglamento para la realización de sesiones virtuales y sesiones
hibridas en Órganos Colegiados de la Universidad de Costa Rica”.}_{Solicita que se declare sin lugar el
recurso.}

₅_{.- Por escrito incorporado al expediente digital el 21 de febrero de 2023, el recurrente expone: “} _{Me
dirijo con respeto a su persona para hacerle llegar documentación que sirve como prueba para resolver
mejor el expediente No. 23-000810-007-CO del cual usted funge como Instructor. Específicamente la
documentación corresponde al oficio CUSED-1-2023 emitido por la Comisión Universitaria de Selección
y Eliminación de Documentos (CUSED) de la Universidad de Costa Rica (UCR). A la documentación
mencionada se tuvo acceso hasta el pasado 16 de febrero de 2023. En dicho oficio de manera formal las
autoridades de la CUSED responden al respecto de la normativa Universitaria sobre lo que establece el
Reglamento del Sistema de Archivos de la Universidad de Costa Rica y las potestades de la CUSED de
declarar la vigencia administrativa-legal y el valor científico cultural de los documentos que produce la
institución independientemente de su soporte. Resulta especialmente relevante para el estudio del
Recurso de A. de marras, en vista de que esta prueba aportada certifica que ninguna de los
funcionarios recurridos cumplió con la normativa universitaria para denegar a mi persona el acceso a
información pública como lo son las grabaciones de las sesiones del Consejo Científico del CICOM de la
UCR. A partir de mi consulta debidamente realizada y respondida por la CUSED de la UCR, se puede
determinar varias cosas relevantes que no son mencionadas en los respectivos informes de las
autoridades recurridas a este recurso y que para efectos de mejor resolver este trámite es importante que
su autoridad lo tome en consideración: 1. Que en la sesión No. 54-2012 celebrada desde agosto de 2012,
la CUSED ya había instruido dentro de la UCR que las sesiones de los órganos colegiados tienen un
vigencia administrativa-legal de un año, en razón de la función facilitativa que tienen estas grabaciones.
2. Desde 2022, por medio de la circular CUSED-3-2022 se le comunicó a todas las unidades académicas
de la UCR que no se autorizará la eliminación de grabaciones de sesiones de órganos colegiados hasta
nuevo aviso. 3. La Circular CI-3-2022, dictada por el Centro de Informática de la UCR, y que es citada
para justificar la denegación de acceso a las grabaciones de las sesiones por parte de las partes
recurridas, tuvo la función de comunicar a las personas usuarias de las cuentas institucionales sobre el
plazo de almacenamiento en la nube de las grabaciones realizadas en la plataforma Z., con el
objetivo de que las autoridades universitarias adoptaran medidas necesarias para conservar dichas
grabaciones cuando así se requiera, ya sea mediante la descarga en equipos locales o el almacenamiento
en un canal público o privado de Y.. 4. La circular de cita no modifica, en forma alguna, la
vigencia administrativa-legal asignada por la CUSED a las grabaciones de sesiones de órganos
colegiados, ni autoriza la eliminación de estos documentos. 5. Cualquier eliminación de documentos que
hubiese sido ordenada al margen de la normativa universitaria y de los instrumentos técnicos
establecidos, resultaría ilegítima. 6. Que la CUSED no ha recibido ninguna solicitud del Centro de
Investigación en Comunicación (CICOM) para eliminar grabaciones de sus sesiones de su Consejo
Científico. Por lo tanto, ante la prueba remitida para mejor resolver el presente Recurso de A., le
solicito respetuosamente a su autoridad: 1. Recibir y estudiar la presente prueba, en especial el oficio
CUSED-1-2023 en vista de que el criterio emitido está directamente relacionado con los hechos del
presente caso de una posible violación del derecho al acceso a la información. 2. Comparar la presente
prueba con los informes y argumentos emitidos por la parte recurrida y determinar si la información
proporcionada por las autoridades universitarias corresponde con la verdad real de los hechos, en
especial cuando la parte recurrida indica que su proceder se adaptó a políticas universitarias de
eliminación de documentos, probando la documentación aportada en la presente que no fue así. 3.
Utilizar la presente como argumentación para mejor resolver la violación al derecho de acceso a la
información denunciado}_”.

_6._{- En los procedimientos seguidos se han observado las prescripciones legales.}

_R.e.M....._R.L. _{; y,}

_{Considerando:}

_{I.- OBJETO DEL RECURSO.}_{La parte recurrente acusa que el 12 de agosto de 2022 formuló una
gestión ante la Universidad de Costa Rica en relación con las sesiones del Consejo Técnico Científico del
CICOM y a un proyecto de investigación. Indica que obtuvo respuesta parcial por oficio ECCC-876-2022
suscrito por el director de la Escuela de Ciencias de la Comunicación Colectiva; empero, no se le brindó lo
referente a las grabaciones de las sesiones. Expone que, ante esa respuesta, el 8 de noviembre de 2022 le
consultó al rector si respalda el mencionado oficio. Relata que el 25 de noviembre de 2022 se le notificaron
los oficios CICOM-299-2022 y R-8116 suscritos por la directora del CICOM y el rector, respectivamente, por
medio de los cuales se denegó el acceso a las grabaciones de las sesiones antes referidas, pese a que no
contienen información confidencial, personal, privada, íntima o secreto de Estado. Solicita se obligue a la
Universidad de Costa Rica otorgarle la información faltante relativa a la petición de 12 de agosto de 2022,
reiterada el 8 de noviembre de 2022, en el sentido que remita correctamente “}_{El acceso a las grabaciones de
las sesiones que respaldan las actas del Consejo Científico donde se discutieron temas vinculados al
proyecto de investigación "C1735-22 Comunicación Comunitaria: Contribuciones teórico-epistémicas} _".

_{II.-HECHOS PROBADOS.}_{De importancia para la decisión de este asunto, se estiman como
debidamente demostrados los siguientes hechos, sea porque así han sido acreditados o bien porque la
autoridad recurrida haya omitido referirse a ellos, según lo prevenido en el auto inicial:}

_a) _{El 12 de agosto de 2022, el accionante envió un documento al rector de la Universidad de Costa Rica,
mediante el que señaló:}

_{“(…) Por favor emitir a la respuesta de esta misiva los siguientes documentos: (…)}

_{Documento 3: todas las actas del Consejo Científico del CICOM -tanto las que
corresponden a reuniones ordinarias como extraordinarias- donde se discutieron temas
vinculados al proyecto C1735-22 Comunicación Comunitaria: Contribuciones teórico-
epistémicas o donde mi nombre figura como punto de agenda.}

_{Documento 4: los enlaces para descargar las grabaciones de las sesiones del Consejo
Científico del CICOM -tanto las que corresponden a reuniones ordinarias como
extraordinarias- donde se discutieron temas vinculados al proyecto: C1735-22
Comunicación Comunitaria: Contribuciones teórico- epistémicas o donde mi nombre
figura como punto de agenda, además de las reuniones a partir del 14 de febrero de
2022 con la investigadora L.A.J. donde se discutieron temas vinculados
a mi participación y exclusión del proyecto (…)”.}_{(Ver prueba documental).}

_b) _{Al 12 de agosto de 2022, las sesiones del Concejo Científico del CICOM referentes al proyecto C1735-22
datan de fechas que van entre diciembre de 2020 y el 4 de mayo de 2022, así como que la última
aprobación de actas de sesiones se produjo el 6 de julio de 2022. (Ver prueba documental).}

_c) _{Por oficio ECCC-876-2022 del 6 de setiembre de 2022, la Escuela de Ciencias de la Comunicación
Colectiva de la UCR comunicó al accionante:}

_{“(…) Documento 3: todas las actas del Consejo Científico del CICOM -tanto las que
corresponden a reuniones ordinarias como extraordinarias- donde se discutieron temas
vinculados al Proyecto Ver Anexo 16 Actas de CICOM
https://drive.google.com/drive/folders/1CdRd-sgbJKRiVBXmGM81-}

_{XjO17H9F95U?usp=sharing}

_{· Acta 13 2020 Artículo 8.3}

_{· Acta 01 2021 Artículo 10}

_{· Acta 10-2021 Articulo 03}

_{· Acta 11 2021 Artículo 05}

_{· Acta 3-2022 Artículo 21}

_{· Acta 4-2022 Punto único}

_{· Acta 5-2022 Artículo 11}

_{· Acta 07 2022 Artículo 09 Anexo: CICOM-245-2022}

_{Documento 4: los enlaces para descargar las grabaciones de las sesiones del Consejo
Científico del CICOM -tanto las que corresponden a reuniones ordinarias como
extraordinarias- donde se discutieron temas vinculados al proyecto o donde mi nombre
figura como punto de agenda, además de las reuniones a partir del 14 de febrero de
2022 con la investigadora L.A.J. donde se discutieron temas vinculados
a mi participación y exclusión del proyecto}

_{Según la normativa de Reglamento para la realización de sesiones virtuales en órganos
colegiados de la Universidad de Costa Rica, en cuanto Reuniones virtuales en la
Universidad de Costa Rica para la toma de decisiones el Artículo 11. Dice: “Registro de
la sesión virtual Toda sesión virtual deberá contar con un acta y un registro digital
(grabación de audio o video) de cada una de las sesiones. La custodia de la grabación
estará a cargo de la persona que preside la sesión virtual y su valor jurídico fenecerá
una vez que sea ratificada el acta respectiva” Ver Anexo 17
https://drive.google.com/file/d/1HgK3MwC-SOXQXtd68sAU-wgYpYFRzsuK/view?usp=sharing (…)”.} _{(Ver prueba documental).}

_d) _{El 8 de noviembre de 2022, el amparado remitió un memorial al rector de la Universidad de Costa Rica por
medio del que requirió:}

_{“1. Que se me informe si su persona, en calidad de Rector de la Universidad de Costa
Rica, respalda la interpretación jurídica indicada en el oficio ECCC-876-2022 que me
impide acceder a documentación pública que incluyen la}_(sic) _{grabaciones de las
sesiones públicas del Consejo Científico del CICOM de la Universidad de Costa Rica, de
la cual usted es representante legal y por el cual deberá responder ante una eventual
interposición de recurso de amparo por violar derechos constitucionales.}

_{2. En caso de que mágicamente, las grabaciones custodiadas por la dirección del
CICOM hayan “desaparecido” o fueron destruidas, indicarme como respuesta a este
medio el dictamen de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos
del Archivo Nacional, con la autorización y justificación para la eliminación de las
grabaciones públicas de las actas solicitadas.}

_{3. En caso de recapacitar sobre la negación de información pública argumentada por
A.S. basada en un simple artículo pésimamente interpretado de un
reglamento de la UCR, (que todos sabemos que no está ni por encima de la ley, ni la
Constitución Política) que se me envíe de inmediato la información pública solicitada
para subsanar un posible error de interpretación de los derechos de la libertad de
información ocasionado por nada más y nada menos que un DIRECTOR de una
respetable escuela de COMUNICACIÓN COLECTIVA”.}_{(Ver prueba documental).}

_e) _{Mediante oficio R-7773-2022 del 15 de noviembre de 2022, el rector de la UCR le comunicó al tutelado
que: “}_{En atención a su solicitud de información del pasado 9 de noviembre de 2022
(Externo-R-4563-2022), me permito indicarle que mediante oficio R-7768-2022 con fecha 15 de
noviembre de 2022, se solicitó al Centro de Investigación en Comunicación un informe para atender
las consultas planteadas. En este sentido, una vez que recibamos el informe, procederemos a
brindarle la respuesta correspondiente}_{”. (Ver prueba documental).}

_f) _{El 17 de noviembre de 2022, la directora del Centro de Investigación en Comunicación remitió el oficio
CICOM-299-2022 al rector de la UCR en el que se lee:}

_{“(…) me permito indicarle que las actas ratificados} _(sic)_{por el Consejo Científico,
fueron entregadas al B..}_{[Nombre 001]}_{, por lo que en ningún momento se le denegó
acceso a la información. (…)}

_Respuesta:

_{De acuerdo a}_(sic)_{la normativa institucional y los dictámenes emitidos por la
Procuraduría General de la República No. 230.2006 y 420-2006, la Universidad de
Costa Rica goza de autonomía para realizar los procesos de valoración, selección y
eliminación de documentos, razón por la cual, no requiere la aprobación de la
Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos del Archivo Nacional,
para realizar eliminaciones como lo señala el señor}_{[Nombre 001]} _.

_{Adicionalmente, el proceso de evaluación documental es amparado por el Reglamento
del sistema de archivos de la Universidad de Costa Rica, artículo 13, inciso c, donde
señala}

_{como función de la Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos
(CUSED):}

_{“Evaluar y declarar la vigencia administrativa-legal y el valor científico cultural de los
documentos de la Universidad de Costa Rica.”}

_{Además, la institución cuenta también con su propio procedimiento para la eliminación
de documentos en la Universidad de Costa Rica, por lo que podrá darse cuenta, la
eliminación}

_{de documentos no es potestad de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos del Archivo Nacional y no es necesario contar con un dictamen de la
misma.}

_{Referente a la frase: “En caso de que mágicamente, las grabaciones custodiadas por la
dirección del CICOM hayan “desaparecido” o fueron destruidas”, nos permitimos
realizar}

_{las siguientes aclaraciones:}

_{1. La grabación de las actas solicitada por el B..} _{[Nombre 001]}_{se llevaron a cabo de
forma virtual por medio de la plataforma Z., la cual fue en su momento el medio
facilitado
por la institución.}

_{2. Las grabaciones fueron escuchadas y transcritas en las actas del Consejo Científico.
Cada acta es ratificada en la sesión posterior a la que fue realizada}

_{3. El Reglamento para la realización de sesiones virtuales y sesiones híbridas en
Órganos Colegiados de la Universidad de Costa Rica, en su artículo 11, establece:}

_{“La custodia de la grabación estará a cargo de la persona que preside la sesión virtual
y su valor jurídico fenecerá una vez que sea ratificada el acta respectiva.”}

_{4. Actualmente el Centro de Informática emitió la Circular CI-3-2022, (se adjunta)
donde indica que el ajuste realizado del almacenamiento de las grabaciones de 60 a 15
días en la plataforma Z. y que una vez aplicado este ajuste las mismas se eliminarán
automáticamente.}

_{De esta manera podemos decir claramente, que actuamos de acuerdo a}_(sic)_{lo
estipulado, en su momento, a nivel institucional, además se brindaron las actas de forma
oportuna y completa al señor B..}_{[Nombre 001]} _”._{(Ver prueba documental).}

_g) _{Por memorial R-8116-2022 del 24 de noviembre de 2022, el rector de la Universidad de Costa Rica explicó
al amparado que:}

_{“(…) En atención a su nota suscrita el pasado 9 de noviembre de 2022
(Externo-R-4563-2022), esta Rectoría solicitó un informe al Centro de Investigación en
Comunicación en el oficio R-7768-2022 del 15 de noviembre de 2022, el cual fue
aportado por el Centro mediante oficio CICOM-299-2022 del 17 de noviembre, el cual
adjunto para su conocimiento y para atender los puntos 2 y 3 de su solicitud.}

_{Específicamente, en cuanto al punto 1, me permito manifestar lo siguiente: (…)}

_{La respuesta brindada por la Escuela de Ciencias de la Comunicación Colectiva en su
oficio ECCC-876-2022 coincide en cuanto a su fundamentación con el oficio
CICOM-299-2022 ambos amparados en normativa universitaria.}

_{En primera instancia, siendo estas unidades las responsables de atender solicitudes de
información en materia de su competencia, no corresponde a la Rectoría valorar la
interpretación utilizada por las respectivas unidades, sin que exista un proceso que así
lo amerite”.}_{(Ver prueba documental).}

_h) _{El 25 de noviembre de 2022, la UCR envió un correo electrónico al tutelado, por medio del que se adjuntó
el memorial R-8116-2022 del 24 de noviembre de 2022, así como el focio CICOM-299-2022 del 17 de
noviembre de 2022. (Ver informe rendido bajo juramento por la autoridad recurrida).}

_i) _{Las sesiones peticionadas por el accionante en el}_{sub lite} _{corresponden a: i) la sesión nro. 12-2020 del 2
de diciembre de 2020 aprobada el 3 de febrero de 2021; ii) la sesión nro. 01-2021 del 3 de febrero de 2021;
iii) la sesión nro. 10-2021 del 3 de noviembre de 2021 aprobada en la sesión nro. 11-2021 del 1° de
diciembre de 2021; iv) la sesión nro. 11-2021 del 1° de diciembre de 2021; v) la sesión nro. 03-2022 del 6
de abril de 2022 aprobada en la sesión nro. 05-2022 del 4 de mayo de 2022; vi) la sesión nro. 04-2022 del
28 de abril de 2022 aprobada en la sesión nro. 07-2022 del 6 de julio de 2022; y vii) la sesión nro. 05-2022
del 4 de mayo de 2022 aprobada en la sesión nro. 06-2022 del 1° de junio de 2022. (Ver prueba
documental).}

_j) _{El 17 de enero de 2023, las autoridades recurridas fueron notificadas de la resolución de curso de este
recurso. (Ver actas de notificación).}

_k) _{Mediante oficio CUSED-1-2023 del 16 de febrero de 2023, la Comisión Universitaria de Selección y
Eliminación de Documentos de la UCR le indicó al tutelado que:}

_{“Por medio de la presente me permito dar respuesta a las consultas planteadas
mediante la solicitud de información remitida por correo electrónico, recibida el 7 de
febrero de 2023 (Externo-CUSED-9-2023), en relación con las grabaciones de sesiones
de los órganos colegiados de la Universidad de Costa Rica:}

_{1. ¿Independientemente del valor jurídico que tengan las grabaciones de las sesiones
de órganos colegiados en la UCR una vez ratificadas las respectivas actas, dichas
grabaciones deben ser custodiadas por su eventual valor científico, académico o por
ser información pública? En caso de respuesta afirmativa, indicarme el motivo.}

_{En virtud de su autonomía, en la Universidad de Costa Rica la conservación y
eliminación de documentos se rige por lo establecido en el Reglamento del Sistema de
Archivos de la Universidad de Costa Rica, y corresponde a la Comisión Universitaria de
Selección y Eliminación de Documentos (CUSED) declarar la vigencia
administrativa-legal y el valor científico-cultural de los documentos que produce la
Institución, independientemente de su soporte.}

_{En ejercicio de estas funciones,}_{en la sesión N° 54-2012, celebrada el 22 de agosto de
2012, la CUSED analizó las grabaciones de sesiones de los órganos colegiados
universitarios, y si bien determinó que estos documentos no tienen valor
científico-cultural, sí les asignó una vigencia administrativa-legal de un año} _,_{en razón
de la función facilitativa que cumplen, por lo que las grabaciones deben ser
conservadas al menos un año después de ratificada el acta de la respectiva sesión.}

_{En esa ocasión también}_{se determinó que aquellas grabaciones que no fueron
transcritas y por tanto no se cuenta con el acta en soporte papel de la sesión, deberán
ser conservadas de forma permanente}_{, por lo que una vez que hayan sido custodiadas
en la unidad productora durante un plazo de cinco años, deben ser transferidas al
Archivo Universitario R.O.L. (AUROL) para su conservación
permanente.}

_{Debido a los cambios operados en la tecnología y la legislación nacional en la última
década, en 2022 la CUSED estimó necesario analizar nuevamente la serie documental
“Expedientes de sesiones de órganos colegiados”, de la cual forma parte el tipo
documental “Grabaciones de sesiones de órganos colegiados”, con el fin de revisar la
vigencia administrativa-legal originalmente asignada, a la luz de las nuevas prácticas
institucionales asociadas a la celebración de sesiones virtuales.}

_{Por lo anterior, y mientras se concluye con este proceso,}_{en noviembre anterior la
CUSED dictó la Circular CUSED-3-2022, por medio de la cual se comunicó a todas las
unidades académicas y administrativas que no se autorizará la eliminación de
grabaciones de sesiones de órganos colegiados hasta nuevo aviso, con el fin de
garantizar la adecuada conservación de estos documentos}_{. La circular citada puede ser
consultada en el enlace:
https://archivo.ucr.ac.cr/CUSED/Circulares/Circular%20CUSED-3-2022.pdf}

_{2. ¿Qué normativas internas rigen dentro de la UCR para la custodia y eliminación de
archivos digitales como lo son las grabaciones de las sesiones de sus órganos
colegiados?}

_{La única disposición normativa relativa a las grabaciones de sesiones de órganos
colegiados está contenida en el Reglamento para la Realización de Sesiones Virtuales y
Sesiones Híbridas en Órganos Colegiados de la Universidad de Costa Rica, cuyo
artículo 11 establece la obligatoriedad de generar un acta y una grabación (de audio o
video) de las sesiones de órganos colegiados que se celebren de forma virtual o híbrida,
y que además estipula que el valor jurídico de la grabación se extinguirá al ser
ratificada el acta de la respectiva sesión.}

_{El valor documental de la grabación, por su parte, debe adecuarse a lo establecido
sobre el plazo de conservación administrativa de un año que debe darse a estos
documentos, de conformidad con los instrumentos técnicos dictados por la CUSED,
según se expuso en el apartado anterior.}

_{3. En un caso hipotético de una eventual afirmación por parte de una directora de una
unidad académica quien se deje decir algo como que el Centro de Informática emitió la
Circular CI-3-2022, donde indica que el ajuste realizado del almacenamiento de las
grabaciones de 60 a 15 días en la plataforma Z. y que una vez aplicado este ajuste
las mismas se eliminarán automáticamente: a. ¿Sería cierta esa afirmación que eso lo
indica la Circular CI-3-2022?}

_{La Circular CI-3-2022, dictada por el Centro de Informática, establece que las
grabaciones efectuadas en la plataforma de videoconferencias Z. no podrán ser
almacenadas en la nube por períodos mayores a 15 días, al haberse superado el
espacio de almacenamiento contratado. Por ese motivo, el Centro de Informática
comunicó a las personas usuarias de las cuentas institucionales adoptar las medidas
necesarias para conservar dichas grabaciones cuando así se requiera, ya sea mediante
la descarga en equipos locales o el almacenamiento en un canal público o privado de
Y.}_.

_{La circular de cita no modifica, en forma alguna, la vigencia administrativa-legal
asignada por la CUSED a las grabaciones de sesiones de órganos colegiados, ni
autoriza la eliminación permanente de estos documentos.}

_{b. ¿Se justificaría la eventual eliminación de grabaciones de sesiones de órganos
colegiados de la UCR que un funcionario o funcionaria encargada de custodiar las
grabaciones indique por medios oficiales que la plataforma de grabación elimina el
archivo en determinado plazo y por eso no está en la obligación de custodiar dicha
documentación pública?}

_{Según dispone el Reglamento del Sistema de Archivos de la Universidad de Costa Rica,
la CUSED es el órgano competente para valorar los documentos universitarios,
establecer su valor administrativo-legal o científico-cultural y fijar los plazos de
conservación, por lo que ninguna otra dependencia universitaria podría ejercer esta
función.}

_{Antes bien, según prevén los artículos 16 y 17 de la misma normativa, los funcionarios
universitarios deben acatar las directrices y procedimientos establecidos por la CUSED,
en particular, las respectivas “Tablas de plazos de conservación y eliminación de
documentos”, y el “Procedimiento de Eliminación de Documentos de la Universidad de
Costa Rica”. En este contexto, cualquier eliminación de documentos que hubiese sido
ordenada al margen de la normativa y de los instrumentos técnicos establecidos,
resultaría ilegitima.}

_{4. ¿Cuál es el plazo establecido en la UCR para la eliminación de grabaciones de
sesiones de órganos colegiados en la UCR?}

_{Como se indicó en el apartado N° 1,} _{las grabaciones de las sesiones de los órganos
colegiados de la Universidad de Costa Rica tienen una vigencia administrativa-legal
de un año una vez ratificada la respectiva acta}_{. Por las razones ya expuestas, este plazo
de conservación está siendo revisado, por lo que mediante la Circular CUSED-3-2022
la CUSED comunicó a las instancias universitarias que no autorizará la eliminación de
este tipo documental hasta nuevo aviso (…)}

_{6. ¿Durante el año 2022 la CUSED que usted preside recibió alguna solicitud por parte
de algún funcionario o funcionaria del Centro de Investigación en Comunicación
(CICOM) de la UCR, para solicitar el procedimiento de eliminación de las grabaciones
de las actas de sesiones del Consejo Científico del CICOM? En caso afirmativo a la
consulta anterior, indicarme por favor la fecha, nombre de funcionario o funcionaria
que solicitó el procedimiento, así como la justificación respectiva de la CUSED para
proceder al respecto y enviarme la documentación requerida.}

_{La CUSED no ha recibido ninguna solicitud del Centro de Investigación en
Comunicación (CICOM) para eliminar grabaciones de sesiones de su Consejo
Científico (…)”}_{(el énfasis fue incorporado). (Ver prueba documental).}

_{III.- SOBRE EL CASO CONCRETO.}_{En el}_{sub lite}_{, la parte recurrente acusa que el 12 de agosto de
2022 formuló una gestión ante la Universidad de Costa Rica en relación con las sesiones del Consejo
Técnico Científico del CICOM y a un proyecto de investigación. Indica que obtuvo respuesta parcial por
oficio ECCC-876-2022 suscrito por el director de la Escuela de Ciencias de la Comunicación Colectiva;
empero, no se le brindó lo referente a las grabaciones de las sesiones. Expone que, ante esa respuesta, el 8
de noviembre de 2022 le consultó al rector si respalda el mencionado oficio. Relata que el 25 de noviembre de
2022 se le notificaron los oficios CICOM-299-2022 y R-8116 suscritos por la directora del CICOM y el rector,
respectivamente, por medio de los cuales se denegó el acceso a las grabaciones de las sesiones antes
referidas, pese a que no contienen información confidencial, personal, privada, íntima o secreto de Estado.
Solicita se obligue a la Universidad de Costa Rica otorgarle la información faltante relativa a la petición de 12
de agosto de 2022, reiterada el 8 de noviembre de 2022, en el sentido que remita correctamente “} _{El acceso a
las grabaciones de las sesiones que respaldan las actas del Consejo Científico donde se discutieron temas
vinculados al proyecto de investigación "C1735-22 Comunicación Comunitaria: Contribuciones
teórico-epistémicas}_".

_{Del estudio de los autos se desprende que, el 12 de agosto de 2022, el accionante envió un
documento al rector de la Universidad de Costa Rica, mediante el que señaló:} _{“(…) Por favor emitir a la
respuesta de esta misiva los siguientes documentos: (…) Documento 3: todas las actas del Consejo
Científico del CICOM -tanto las que corresponden a reuniones ordinarias como extraordinarias- donde
se discutieron temas vinculados al proyecto C1735-22 Comunicación Comunitaria: Contribuciones
teórico- epistémicas o donde mi nombre figura como punto de agenda. Documento 4: los enlaces para
descargar las grabaciones de las sesiones del Consejo Científico del CICOM -tanto las que corresponden
a reuniones ordinarias como extraordinarias- donde se discutieron temas vinculados al proyecto:
C1735-22 Comunicación Comunitaria: Contribuciones teórico- epistémicas o donde mi nombre figura
como punto de agenda, además de las reuniones a partir del 14 de febrero de 2022 con la investigadora
L.A.J. donde se discutieron temas vinculados a mi participación y exclusión del proyecto
(…)”.}_{En respuesta, por oficio ECCC-876-2022 del 6 de setiembre de 2022, la Escuela de Ciencias de la
Comunicación Colectiva de la UCR comunicó al accionante:}_{“(…) Documento 3: todas las actas del
Consejo Científico del CICOM -tanto las que corresponden a reuniones ordinarias como extraordinarias-
donde se discutieron temas vinculados al Proyecto Ver Anexo 16 Actas de CICOM}_{https://drive.google.com/drive/folders/1CdRd-sgbJKRiVBXmGM81-XjO17H9F95U?usp=sharing}_{· Acta
13 2020 Artículo 8.3 · Acta 01 2021 Artículo 10 · Acta 10-2021 Articulo 03 · Acta 11 2021 Artículo 05 ·
Acta 3-2022 Artículo 21 · Acta 4-2022 Punto único · Acta 5-2022 Artículo 11 · Acta 07 2022 Artículo 09
Anexo: CICOM-245-2022 Documento 4: los enlaces para descargar las grabaciones de las sesiones del
Consejo Científico del CICOM -tanto las que corresponden a reuniones ordinarias como extraordinarias-
donde se discutieron temas vinculados al proyecto o donde mi nombre figura como punto de agenda,
además de las reuniones a partir del 14 de febrero de 2022 con la investigadora L.A.J.
donde se discutieron temas vinculados a mi participación y exclusión del proyecto} _{Según la normativa de
Reglamento para la realización de sesiones virtuales en órganos colegiados de la Universidad de Costa
Rica, en cuanto Reuniones virtuales en la Universidad de Costa Rica para la toma de decisiones el
Artículo 11. Dice: “Registro de la sesión virtual Toda sesión virtual deberá contar con un acta y un
registro digital (grabación de audio o video) de cada una de las sesiones. La custodia de la grabación
estará a cargo de la persona que preside la sesión virtual y su valor jurídico fenecerá una vez que sea
ratificada el acta respectiva”}_{Ver Anexo 17
https://drive.google.com/file/d/1HgK3MwC-SOXQXtd68sAU-wgYpYFRzsuK/view?usp=sharing (…)”} _{(el
destacado fue incorporado).}

_{Posteriormente, el 8 de noviembre de 2022, el amparado remitió un memorial al rector de la
Universidad de Costa Rica por medio del que requirió:}_{“1. Que se me informe si su persona, en calidad de
Rector de la Universidad de Costa Rica, respalda la interpretación jurídica indicada en el oficio
ECCC-876-2022 que me impide acceder a documentación pública que incluyen la} _(sic)_{grabaciones de
las sesiones públicas del Consejo Científico del CICOM de la Universidad de Costa Rica, de la cual usted
es representante legal y por el cual deberá responder ante una eventual interposición de recurso de
amparo por violar derechos constitucionales. 2. En caso de que mágicamente, las grabaciones
custodiadas por la dirección del CICOM hayan “desaparecido” o fueron destruidas, indicarme como
respuesta a este medio el dictamen de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos
del Archivo Nacional, con la autorización y justificación para la eliminación de las grabaciones públicas
de las actas solicitadas. 3. En caso de recapacitar sobre la negación de información pública
argumentada por A.S. basada en un simple artículo pésimamente interpretado de un
reglamento de la UCR, (que todos sabemos que no está ni por encima de la ley, ni la Constitución
Política) que se me envíe de inmediato la información pública solicitada para subsanar un posible error
de interpretación de los derechos de la libertad de información ocasionado por nada más y nada menos
que un DIRECTOR de una respetable escuela de COMUNICACIÓN COLECTIVA”.}_{Mediante oficio
R-7773-2022 del 15 de noviembre de 2022, el rector de la UCR le comunicó al tutelado que: “} _{En atención a su
solicitud de información del pasado 9 de noviembre de 2022 (Externo-R-4563-2022), me permito
indicarle que mediante oficio R-7768-2022 con fecha 15 de noviembre de 2022, se solicitó al Centro de
Investigación en Comunicación un informe para atender las consultas planteadas. En este sentido, una
vez que recibamos el informe, procederemos a brindarle la respuesta correspondiente}_”.

_{La Sala constata que, el 17 de noviembre de 2022, la directora del Centro de Investigación en
Comunicación remitió el oficio CICOM-299-2022 al rector de la UCR en el que se lee:} _{“(…) me permito
indicarle que}_{las actas ratificados}_(sic)_{por el Consejo Científico, fueron entregadas al B..} _{[Nombre
001]}_{, por lo que en ningún momento se le denegó acceso a la información. (…) Respuesta:} _{De acuerdo a}_(sic)_{la
normativa institucional y los dictámenes emitidos por la Procuraduría General de la República No.
230.2006 y 420-2006, la Universidad de Costa Rica goza de autonomía para realizar los procesos de
valoración, selección y eliminación de documentos, razón por la cual, no requiere la aprobación de la
Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos del Archivo Nacional, para realizar
eliminaciones como lo señala el señor}_{[Nombre 001]} _._{Adicionalmente, el proceso de evaluación
documental es amparado por el Reglamento del sistema de archivos de la Universidad de Costa Rica,
artículo 13, inciso
c, donde señala como función de la Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos
(CUSED): “Evaluar y declarar la vigencia administrativa-legal y el valor científico cultural de los
documentos de la Universidad de Costa Rica.”}_{Además, la institución cuenta también con su propio
procedimiento para la eliminación de documentos en la Universidad de Costa Rica} _{, por lo que podrá
darse cuenta, la eliminación de documentos no es potestad de la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos del Archivo Nacional y no es necesario contar con un dictamen de la misma.
Referente a la frase: “En caso de que mágicamente, las grabaciones custodiadas por la dirección del
CICOM hayan “desaparecido” o fueron destruidas”, nos permitimos realizar las siguientes aclaraciones:
1. La grabación de las actas solicitada por el B..}_{[Nombre 001]} _{se llevaron a cabo de forma virtual
por medio de la plataforma Z., la cual fue en su momento el medio facilitado por la institución. 2. Las
grabaciones fueron escuchadas y transcritas en las actas del Consejo Científico. Cada acta es ratificada
en la sesión posterior a la que fue realizada 3. El Reglamento para la realización de sesiones virtuales y
sesiones híbridas en Órganos Colegiados de la Universidad de Costa Rica, en su artículo 11, establece:
“La custodia de la grabación estará a cargo de la persona que preside la sesión virtual y su valor
jurídico fenecerá una vez que sea ratificada el acta respectiva.” 4. Actualmente el Centro de Informática
emitió la Circular CI-3-2022, (se adjunta) donde indica que el ajuste realizado del almacenamiento de
las grabaciones de 60 a 15 días en la plataforma Z. y que una vez aplicado este ajuste las mismas se
eliminarán automáticamente. De esta manera podemos decir claramente, que actuamos de acuerdo a} _(sic)_{lo estipulado, en su momento, a nivel institucional, además se brindaron las actas de forma oportuna y
completa al señor B..}_{[Nombre 001]} _”_{(la negrita fue incorporada).}

_{Adicionalmente, por memorial R-8116-2022 del 24 de noviembre de 2022, el rector de la Universidad
de Costa Rica explicó al amparado que:}_{“(…) En atención a su nota suscrita el pasado 9 de noviembre de
2022 (Externo-R-4563-2022), esta Rectoría solicitó un informe al Centro de Investigación en
Comunicación en el oficio R-7768-2022 del 15 de noviembre de 2022, el cual fue aportado por el Centro
mediante oficio CICOM-299-2022 del 17 de noviembre, el cual adjunto para su conocimiento y para
atender los puntos 2 y 3 de su solicitud. Específicamente, en cuanto al punto 1, me permito manifestar lo
siguiente: (…) La respuesta brindada por la Escuela de Ciencias de la Comunicación Colectiva en su
oficio ECCC-876-2022 coincide en cuanto a su fundamentación con el oficio CICOM-299-2022 ambos
amparados en normativa universitaria. En primera instancia, siendo estas unidades las responsables de
atender solicitudes de información en materia de su competencia, no corresponde a la Rectoría valorar la
interpretación utilizada por las respectivas unidades, sin que exista un proceso que así lo amerite”.}

_{También se aprecia que, el 25 de noviembre de 2022, la UCR envió un correo electrónico al tutelado,
por medio del que se adjuntó el memorial R-8116-2022 del 24 de noviembre de 2022, así como el oficio
CICOM-299-2022 del 17 de noviembre de 2022.}

_{Finalmente, este Tribunal observa que, mediante oficio CUSED-1-2023 del 16 de febrero de 2023, la
Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos de la UCR le indicó al tutelado que:} _{“Por
medio de la presente me permito dar respuesta a las consultas planteadas mediante la solicitud de
información remitida por correo electrónico, recibida el 7 de febrero de 2023 (Externo-CUSED-9-2023),
en relación con las grabaciones de sesiones de los órganos colegiados de la Universidad de Costa Rica:}_{1. ¿Independientemente del valor jurídico que tengan las grabaciones de las sesiones de órganos
colegiados en la UCR una vez ratificadas las respectivas actas, dichas grabaciones deben ser
custodiadas por su eventual valor científico, académico o por ser información pública? En caso de
respuesta afirmativa, indicarme el motivo.}_{En virtud de su autonomía, en la Universidad de Costa Rica la
conservación y eliminación de documentos se rige por lo establecido en el Reglamento del Sistema de
Archivos de la Universidad de Costa Rica, y corresponde a la Comisión Universitaria de Selección y
Eliminación de Documentos (CUSED) declarar la vigencia administrativa-legal y el valor
científico-cultural de los documentos que produce la Institución, independientemente de su soporte. En
ejercicio de estas funciones,}_{en la sesión N° 54-2012, celebrada el 22 de agosto de 2012, la CUSED
analizó las grabaciones de sesiones de los órganos colegiados universitarios, y si bien determinó que
estos documentos no tienen valor científico-cultural, sí les asignó una vigencia administrativa-legal de
un año}_,_{en razón de la función facilitativa que cumplen, por lo que las grabaciones deben ser
conservadas al menos un año después de ratificada el acta de la respectiva sesión.} _{En esa ocasión
también}_{se determinó que aquellas grabaciones que no fueron transcritas y por tanto no se cuenta con el
acta en soporte papel de la sesión, deberán ser conservadas de forma permanente} _{, por lo que una vez que
hayan sido custodiadas en la unidad productora durante un plazo de cinco años, deben ser transferidas
al Archivo Universitario R.O.L. (AUROL) para su conservación permanente. Debido a los
cambios operados en la tecnología y la legislación nacional en la última década, en 2022 la CUSED
estimó necesario analizar nuevamente la serie documental “Expedientes de sesiones de órganos
colegiados”, de la cual forma parte el tipo documental “Grabaciones de sesiones de órganos
colegiados”, con el fin de revisar la vigencia administrativa-legal originalmente asignada, a la luz de las
nuevas prácticas institucionales asociadas a la celebración de sesiones virtuales. Por lo anterior, y
mientras se concluye con este proceso,}_{en noviembre anterior la CUSED dictó la Circular
CUSED-3-2022, por medio de la cual se comunicó a todas las unidades académicas y administrativas
que no se autorizará la eliminación de grabaciones de sesiones de órganos colegiados hasta nuevo
aviso, con el fin de garantizar la adecuada conservación de estos documentos} _{. La circular citada puede
ser consultada en el enlace:}_{https://archivo.ucr.ac.cr/CUSED/Circulares/Circular%20CUSED-3-2022.pdf}_{2. ¿Qué normativas internas rigen dentro de la UCR para la custodia y eliminación de archivos digitales
como lo son las grabaciones de las sesiones de sus órganos colegiados?}_{La única disposición normativa
relativa a las grabaciones de sesiones de órganos colegiados está contenida en el Reglamento para la
Realización de Sesiones Virtuales y Sesiones Híbridas en Órganos Colegiados de la Universidad de Costa
Rica, cuyo artículo 11 establece la obligatoriedad de generar un acta y una grabación (de audio o
video) de las sesiones de órganos colegiados que se celebren de forma virtual o híbrida, y que además
estipula que el valor jurídico de la grabación se extinguirá al ser ratificada el acta de la respectiva
sesión. El valor documental de la grabación, por su parte, debe adecuarse a lo establecido sobre el plazo
de conservación administrativa de un año que debe darse a estos documentos, de conformidad con los
instrumentos técnicos dictados por la CUSED, según se expuso en el apartado anterior.} _{3. En un caso
hipotético de una eventual afirmación por parte de una directora de una unidad académica quien se
deje decir algo como que el Centro de Informática emitió la Circular CI-3-2022, donde indica que el
ajuste realizado del almacenamiento de las grabaciones de 60 a 15 días en la plataforma Z. y que
una vez aplicado este ajuste las mismas se eliminarán automáticamente: a. ¿Sería cierta esa afirmación
que eso lo indica la Circular CI-3-2022? La Circular CI-3-2022, dictada por el Centro de Informática,
establece que las grabaciones efectuadas en la plataforma de videoconferencias Z. no podrán ser
almacenadas en la nube por períodos mayores a 15 días, al haberse superado el espacio de
almacenamiento contratado. Por ese motivo, el Centro de Informática comunicó a las personas usuarias
de las cuentas institucionales adoptar las medidas necesarias para conservar dichas grabaciones
cuando así se requiera, ya sea mediante la descarga en equipos locales o el almacenamiento en un canal
público o privado de Y.}_{. La circular de cita no modifica, en forma alguna, la vigencia
administrativa-legal asignada por la CUSED a las grabaciones de sesiones de órganos colegiados, ni
autoriza la eliminación permanente de estos documentos.}_{b. ¿Se justificaría la eventual eliminación de
grabaciones de sesiones de órganos colegiados de la UCR que un funcionario o funcionaria encargada
de custodiar las grabaciones indique por medios oficiales que la plataforma de grabación elimina el
archivo en determinado plazo y por eso no está en la obligación de custodiar dicha documentación
pública?}_{Según dispone el Reglamento del Sistema de Archivos de la Universidad de Costa Rica, la
CUSED es el órgano competente para valorar los documentos universitarios, establecer su valor
administrativo-legal o científico-cultural y fijar los plazos de conservación, por lo que ninguna otra
dependencia universitaria podría ejercer esta función. Antes bien, según prevén los artículos 16 y 17 de
la misma normativa, los funcionarios universitarios deben acatar las directrices y procedimientos
establecidos por la CUSED, en particular, las respectivas “Tablas de plazos de conservación y
eliminación de documentos”, y el “Procedimiento de Eliminación de Documentos de la Universidad de
Costa Rica”. En este contexto, cualquier eliminación de documentos que hubiese sido ordenada al
margen de la normativa y de los instrumentos técnicos establecidos, resultaría ilegitima.} _{4. ¿Cuál es el
plazo establecido en la UCR para la eliminación de grabaciones de sesiones de órganos colegiados en la
UCR?}_{Como se indicó en el apartado N° 1,} _{las grabaciones de las sesiones de los órganos colegiados de
la Universidad de Costa Rica tienen una vigencia administrativa-legal de un año una vez ratificada la
respectiva acta}_{. Por las razones ya expuestas, este plazo de conservación está siendo revisado, por lo que
mediante la Circular CUSED-3-2022 la CUSED comunicó a las instancias universitarias que no
autorizará la eliminación de este tipo documental hasta nuevo aviso (…)} _{6. ¿Durante el año 2022 la
CUSED que usted preside recibió alguna solicitud por parte de algún funcionario o funcionaria del
Centro de Investigación en Comunicación (CICOM) de la UCR, para solicitar el procedimiento de
eliminación de las grabaciones de las actas de sesiones del Consejo Científico del CICOM? En caso
afirmativo a la consulta anterior, indicarme por favor la fecha, nombre de funcionario o funcionaria que
solicitó el procedimiento, así como la justificación respectiva de la CUSED para proceder al respecto y
enviarme la documentación requerida.}_{La CUSED no ha recibido ninguna solicitud del Centro de
Investigación en Comunicación (CICOM) para eliminar grabaciones de sesiones de su Consejo Científico
(…)”}_{(el énfasis fue incorporado).}

_{Ahora bien, en la especie el reclamo del accionante se centra en la negativa de la Universidad de
Costa Rica en facilitarle el acceso a las grabaciones de las sesiones que respaldan las actas del Consejo
Científico donde se discutieron temas vinculados al proyecto de investigación “} _{C1735-22 Comunicación
Comunitaria: Contribuciones teórico-epistémicas}_{”. Sobre el particular, se aprecia que al momento en el que
el recurrente formuló tal gestión, a saber, al 12 de agosto de 2022, las sesiones del Concejo Científico del
CICOM referentes al proyecto C1735-22 datan de fechas que van entre diciembre de 2020 y el 4 de mayo de
2022, así como que la última aprobación de actas de sesiones se produjo el 6 de julio de 2022.}

_{Aclarado lo anterior, la Sala verifica que en los memoriales ECCC-876-2022 del 6 de setiembre de
2022 y CICOM-299-2022 del 17 de noviembre de 2022, el centro de estudio explicó que el valor jurídico de las
grabaciones fenecerá una vez ratificada el acta respectiva, toda vez que esa universidad cuenta con un
procedimiento para la eliminación de documentos. Además, en relación con las grabaciones específicas
requeridas por el accionante en el último oficio mencionado se detalló que: “} _{1. La grabación de las actas
solicitada por el B..}_{[Nombre 001]}_{se llevaron a cabo de forma virtual por medio de la plataforma
Z., la cual fue en su momento el medio facilitado por la institución. 2.} _{Las grabaciones fueron
escuchadas y
transcritas en las actas del Consejo Científico}_{. Cada acta es ratificada en la sesión posterior a la que fue
realizada 3. El Reglamento para la realización de sesiones virtuales y sesiones híbridas en Órganos
Colegiados de la Universidad de Costa Rica, en su artículo 11, establece: “La custodia de la grabación
estará a cargo de la persona que preside la sesión virtual y su valor jurídico fenecerá una vez que sea
ratificada el acta respectiva.” 4. Actualmente el Centro de Informática emitió la Circular CI-3-2022, (se
adjunta) donde indica que}_{el ajuste realizado del almacenamiento de las grabaciones de 60 a 15 días en
la plataforma Z. y que una vez aplicado este ajuste las mismas se eliminarán automáticamente} _{. De
esta manera podemos decir claramente, que actuamos de acuerdo a}_(sic)_{lo estipulado, en su momento, a
nivel institucional,}_{además se brindaron las actas de forma oportuna y completa al señor B..} _{[Nombre
001]}_{” (el destacado fue suplido).}

_{Ahora, en el informe rendido bajo juramento por J.L.A.S. y Y.M.T.,
por su orden, director de la Escuela de Ciencias de la Comunicación Colectiva y director del Centro de
Investigación en Comunicación, ambos de la Universidad de Costa Rica -con las solemnidades y
consecuencias que ello conlleva- se explicó que: “}_{6. Con el oficio CICOM-299-2022 (FOLIO 53) se da
respuesta a la solicitud del B..}_{[Nombre 001]}_{emitida en el Externo R-4563-2022 y al oficio
R-4468-2022, se le informa sobre el proceder con respecto a la entrega de las Actas del CICOM y las
grabaciones de
dichas sesiones.}_{Se le aclara que se han entregado las actas solicitadas en donde se ha discutido el tema
en el momento en que las ha solicitado Las grabaciones relacionadas con estas sesiones no se
encuentran disponibles porque su tiempo de almacenamiento caduca en el sistema de videoconferencia
Z. y porque las actas que son los documentos oficiales fueron ratificadas por el Consejo Científico} _{: •
De acuerdo con la normativa institucional y los dictámenes emitidos por la Procuraduría General de la
República No. 230.2006 y 420-2006, la Universidad de Costa Rica goza de autonomía para realizar los
procesos de valoración, selección y eliminación de documentos, razón por la cual, no requiere la
aprobación de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos del Archivo Nacional,
para realizar eliminaciones como lo señala el señor}_{[Nombre 001]} _{. • Adicionalmente, el proceso de
evaluación documental es amparado por el Reglamento del sistema de archivos de la Universidad de
Costa Rica,
artículo 13, inciso c, donde señala como función de la Comisión Universitaria de Selección y Eliminación
de Documentos (CUSED): “Evaluar y declarar la vigencia administrativa-legal y el valor científico
cultural de los documentos de la Universidad de Costa Rica.” • Además, la institución cuenta también
con su propio procedimiento para la eliminación de documentos en la Universidad de Costa Rica, por lo
que podrá darse cuenta, la eliminación de documentos no es potestad de la Comisión Nacional de
Selección y Eliminación de Documentos del Archivo Nacional y no es necesario contar con un dictamen
de la misma. • La grabación de las actas solicitada por el B..}_{[Nombre 001]} _{se llevaron a cabo de
forma virtual por medio de la plataforma Z., la cual fue en su momento el medio facilitado por la
institución.
• Las grabaciones fueron escuchadas y transcritas en las actas del Consejo Científico. Cada acta es
ratificada en la sesión posterior a la que fue realizada. El Reglamento para la realización de sesiones
virtuales y sesiones híbridas en Órganos Colegiados de la Universidad de Costa Rica, en su artículo 11,
establece que: “La custodia de la grabación estará a cargo de la persona que preside la sesión virtual y
su valor jurídico fenecerá una vez que sea ratificada el acta respectiva.” • Es importante señalar que las
comunicaciones con el B..}_{[Nombre 001]}_{iniciaron mucho antes que el 12 de agosto y que tanto desde
el CICOM como desde la ECCC se le ha ofrecido sistemáticamente espacio para reuniones y se le ha
hecho
llegar toda la información solicitada. • Actualmente el Centro de Informática emitió la Circular
CI-3-2022, (se adjunta) donde indica que el ajuste realizado del almacenamiento de las grabaciones de
60 a 15 días en la plataforma Z. y que una vez aplicado este ajuste las mismas se eliminarán
automáticamente. • Cabe resaltar que la competencia sobre el acceso a las actas e información del
Consejo Científico es del Centro de Investigaciones en Comunicación como unidad académica y no de la
Escuela de Ciencias de la Comunicación”}_{(la negrita fue incorporada). Empero, en el supracitado oficio
CUSED-1-2023 del 16 de febrero de 2023, la Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de
Documentos de la UCR fue enfática al aclarar que: “}_{en la sesión N° 54-2012, celebrada el 22 de agosto de
2012, la CUSED analizó}_{las grabaciones de sesiones de los órganos colegiados universitarios} _{, y si bien
determinó que estos documentos no tienen valor científico-cultural, sí} _{les asignó una vigencia
administrativa-legal de un año}_{, en razón de la función facilitativa que cumplen, por lo que las
grabaciones}_{deben ser conservadas al menos un año después de ratificada el acta de la respectiva sesión} _{.
En esa ocasión también se determinó que aquellas grabaciones que no fueron transcritas y por tanto no
se cuenta con el acta en soporte papel de la sesión, deberán ser conservadas de forma permanente} _{”.
Además, en tal memorial se aclaró que: “}_{La Circular CI-3-2022, dictada por el Centro de Informática,
establece que las grabaciones efectuadas en la plataforma de videoconferencias Z. no podrán ser
almacenadas en la nube por períodos mayores a 15 días, al haberse superado el espacio de
almacenamiento contratado. Por ese motivo, el Centro de Informática comunicó a las personas usuarias
de las cuentas institucionales adoptar las medidas necesarias para conservar dichas grabaciones cuando
así se requiera, ya sea mediante la descarga en equipos locales o el almacenamiento en un canal público
o privado de Y.. La circular de cita no modifica, en forma alguna, la vigencia administrativa-legal
asignada por la CUSED a las grabaciones de sesiones de órganos colegiados, ni autoriza la eliminación
permanente de estos documentos}_”.

_{En consecuencia, contrario a los sostenido por las autoridades recurridas, queda en evidencia que,
en la Universidad de Costa Rica, las grabaciones de las sesiones de los órganos colegiados universitarios
tienen una vigencia administrativa-legal de un año, motivo por el cual después de haberse ratificado el acta
de la sesión deben ser conservadas al menos durante ese tiempo.}

_{Así las cosas, en atención de las fechas de las sesiones requeridas por el tutelado, debe realizarse
un análisis diferenciado.}

_{La Sala aprecia que las sesiones peticionadas por el accionante en el}_{sub lite}_{corresponden a: i) la
sesión nro. 12-2020 del 2 de diciembre de 2020 aprobada el 3 de febrero de 2021; ii) la sesión nro. 01-2021 del
3 de febrero de 2021; iii) la sesión nro. 10-2021 del 3 de noviembre de 2021 aprobada en la sesión nro. 11-2021
del 1° de diciembre de 2021; iv) la sesión nro. 11-2021 del 1° de diciembre de 2021; v) la sesión nro. 03-2022
del 6 de abril de 2022 aprobada en la sesión nro. 05-2022 del 4 de mayo de 2022; vi) la sesión nro. 04-2022 del
28 de abril de 2022 aprobada en la sesión nro. 07-2022 del 6 de julio de 2022; y vii) la sesión nro. 05-2022 del 4
de mayo de 2022 aprobada en la sesión nro. 06-2022 del 1° de junio de 2022.}

_{En cuanto a las sesiones nro. 12-2020 del 2 de diciembre de 2020 aprobada el 3 de febrero de 2021 y
nro. 10-2021 del 3 de noviembre de 2021 aprobada en la sesión nro. 11-2021 del 1° de diciembre de 2021, no
se acredita que se haya denegado al tutelado el acceso a las grabaciones de marras, sino que, de previo a la
formulación de este recurso, se le explicó que la Universidad de Costa Rica posee un procedimiento para la
eliminación de documentos, el cual, en el caso de las sesiones peticionadas por el recurrente, sobrepasó el
plazo de un año a partir de la ratificación del acta de la respectiva sesión. Adicionalmente, la Sala aprecia
que, debido a tal situación, al amparado se le facilitaron las actas correspondientes a las sesiones
requeridas.}

_{E., este Tribunal no acredita la lesión a los derechos fundamentales del tutelado en los términos
en los que fue formulado el amparo y, por ende, se declara sin lugar el recurso en cuanto a las sesiones nro.
12-2020 del 2 de diciembre de 2020 aprobada el 3 de febrero de 2021 y nro. 10-2021 del 3 de noviembre de
2021 aprobada el 1° de diciembre de 2021.}

_{Empero, deberán tomar nota las autoridades recurridas de lo indicado en la sentencia nro.
2023004234 de las 9:15 horas de 24 de febrero de 2023, a saber:}_{“(…) Lo anterior, guarda estricta relación
con la necesidad de resguardar y respaldar todo tipo de información -dentro de la que, sin duda, se
encuentran las grabaciones o audios de las sesiones del Concejo Municipal-, durante un tiempo
razonable que permita, justamente, el ejercicio de tales derechos y libertades, así como la particular
verificación de lo que se haga constar en los documentos físicos, de forma que el documento digital
permita corroborar la fiabilidad de lo consignado en el formato físico, resultando así, que el tiempo de
resguardo de uno y otro tipo de documento debe ser equivalente (…)”.}

_IV_{.- Por otra parte, es necesario analizar lo referentes a las sesiones nro. 01-2021 del 3 de febrero de
2021, nro. 11-2021 del 1° de diciembre de 2021, nro. 03-2022 del 6 de abril de 2022 aprobada en la sesión
05-2022 del 4 de mayo de 2022, nro. 04-2022 del 28 de abril de 2022 aprobada en la sesión 07-2022 del 6 de
julio de 2022, y nro. 05-2022 del 4 de mayo de 2022 aprobada en la sesión nro. 06-2022 del 1° de junio de 2022.}

_{Primeramente, nótese que en la sentencia nro. 2017006334 de las 9:15 horas del 5 de mayo de 2017,
este Tribunal señaló:}

_{“IV.- Por otra parte, el recurrente alega que en esa misma gestión del 7 de marzo de
2017, también solicitó acceso a la siguiente información: “(…). 2- Se me entregue la copia de
las grabaciones de las cámaras de seguridad, específicamente la que tienen dirigida a mi
escritorio, de la semana del 20 al 24 de febrero del 2017. (…)”. Del informe rendido bajo
juramento, se tiene que mediante oficio OSG-814-2017 del 17 de abril de 2017, la autoridad
recurrida atendió la gestión del recurrente adjuntándole el informe emitido por la Unidad de
Seguridad Electrónica, en el cual se indicó que no se contaba con las grabaciones solicitadas,
debido a que la solicitud enviada por el Jefe de la Sección de Correo de la Oficina de Servicios
Generales fue recibida 47 días posteriores a los eventos, y la capacidad de grabación es de 14
días. Dicho oficio fue recibido por el recurrente el 21 de abril de 2017; es decir, luego que la
autoridad recurrida había sido notificada de la interposición de este amparo, lo cual se produjo
el 20 de abril de 2017.}_{Llama la atención de este Tribunal que la recurrida indique que el
recurrente solicitó las grabaciones vencido el plazo, cuando fueron solicitados el 7 de marzo de
2017, fecha para la cual aún se encontraban las grabaciones del 22, 23 y 24 de febrero de 2017} _{.
Asimismo, en virtud del principio de coordinación administrativa, resulta improcedente que la
recurrida indique que no era la competente para atender la gestión, dado que lo procedente era
remitir inmediatamente dicha solicitud a la dependencia correspondiente, y no como fue
gestionada un mes después de presentada la solicitud el 7 de abril de 2017. Precisamente,} _{en
atención a la inercia de la administración, las grabaciones solicitadas ya no están en poder de
la recurrida, pues fueron descartados, situación que no es atribuible al recurrente, sino al
retardo injustificado por parte del recurrido en diligenciar lo respectivo oportunamente}_{. De
modo, que esta Sala constata la transgresión a los derechos fundamentales del recurrente. E.,
lo procedente es declarar con lugar el recurso para meros efectos indemnizatorios”} _{(el resaltado
fue agregado).}

_{En el}_{sub lite}_{, cabe indicar en cuanto a las sesiones nro. 01-2021 del 3 de febrero de 2021 y nro.
11-2021 del 1° de diciembre de 2021, que de los autos no se desprende la fecha de aprobación de sus
respectivas actas, por lo que no se tiene por demostrado que el plazo de un año supramencionado haya
caducado. Por su parte, respecto a las sesiones nro. 03-2022 del 6 de abril de 2022 aprobada en la sesión
05-2022 del 4 de mayo de 2022, nro. 04-2022 del 28 de abril de 2022 aprobada en la sesión 07-2022 del 6 de
julio de 2022, y nro. 05-2022 del 4 de mayo de 2022 aprobada en la sesión nro. 06-2022 del 1° de junio de 2022,
tampoco se aprecia que al momento de formulación de la gestión bajo estudio -12 de agosto de 2022- se
haya cumplido el plazo de un año a partir del momento en el que se ratificaron las actas respectivas.}

_{Pese a lo anterior, en la especie se aprecia que la Universidad de Costa Rica no entregó las
grabaciones atinentes a las sesiones supraindicadas, sino que se limitó a indicar que: i) el valor de las
grabaciones fenece una vez que el acta ha sido ratificada; ii) que las grabaciones peticionadas fueron
eliminadas puesto que se superó el plazo de almacenamiento de 15 días; y iii) que al accionante se le
entregaron las copias de las actas referentes a las aludidas sesiones.}

_{Así las cosas, esta Cámara constata la lesión a los derechos fundamentales de la parte tutelada en
cuanto a la denegatoria de la UCR de entregarle las grabaciones de las sesiones bajo estudio. Ello por
cuanto, al momento en el que el accionante requirió el acceso de las grabaciones de tales sesiones -12 de
agosto de 2022- no se verifica que se haya cumplido el plazo de un año a partir de la aprobación de las
respectivas actas y, por ende, que se haya cumplido el requisito temporal previsto en la UCR para la
eliminación de las grabaciones de las sesiones de los órganos colegiados universitarios.}

_{Adviértase que, aun cuando las autoridades recurridas sostienen que el valor de las grabaciones
fenece una vez que el acta ha sido ratificada y que el plazo de almacenamiento de estas es de 15 días, ello no
resulta de recibo, por cuanto existe una regulación que establece que las grabaciones de las sesiones de los
órganos colegiados universitarios deben almacenarse al menos durante un año a partir de la aprobación del
acta correspondiente, Adicionalmente, la Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos
de la UCR fue clara al indicar en el memorial CUSED-1-2023 del 16 de febrero de 2023 que: “} _{La Circular
CI-3-2022, dictada por el Centro de Informática, establece que las grabaciones efectuadas en la
plataforma de videoconferencias Z. no podrán ser almacenadas en la nube por períodos mayores a 15
días, al haberse superado el espacio de almacenamiento contratado. Por ese motivo, el Centro de
Informática comunicó a las personas usuarias de las cuentas institucionales adoptar las medidas
necesarias para conservar dichas grabaciones cuando así se requiera, ya sea mediante la descarga en
equipos locales o el almacenamiento en un canal público o privado de Y.. La circular de cita no
modifica, en forma alguna, la vigencia administrativa-legal asignada por la CUSED a las grabaciones de
sesiones de órganos colegiados, ni autoriza la eliminación permanente de estos documentos} _”.

_{En consecuencia, se estima el recurso en cuanto a la falta de entrega de las grabaciones de las
sesiones nro. 01-2021 del 3 de febrero de 2021, nro. 11-2021 del 1° de diciembre de 2021, nro. 03-2022 del 6 de
abril de 2022 aprobada en la sesión 05-2022 del 4 de mayo de 2022, nro. 04-2022 del 28 de abril de 2022
aprobada en la sesión 07-2022 del 6 de julio de 2022, y nro. 05-2022 del 4 de mayo de 2022 aprobada en la
sesión nro. 06-2022 del 1° de junio de 2022.}

_{V.- DOCUMENTACIÓN APORTADA AL EXPEDIENTE} _{. Se previene a las partes que de haber
aportado algún documento en papel, así como objetos o pruebas contenidas en algún dispositivo adicional
de carácter electrónico, informático, magnético, óptico, telemático o producido por nuevas tecnologías,
éstos deberán ser retirados del despacho en un plazo máximo de 30 días hábiles contados a partir de la
notificación de esta sentencia. De lo contrario, será destruido todo aquel material que no sea retirado dentro
de este plazo, según lo dispuesto en el "Reglamento sobre Expediente Electrónico ante el Poder Judicial",
aprobado por la Corte Plena en sesión N° 27-11 del 22 de agosto del 2011, artículo XXVI y publicado en el
Boletín Judicial número 19 del 26 de enero del 2012, así como en el acuerdo aprobado por el Consejo
Superior del Poder Judicial, en la sesión N° 43-12 celebrada el 3 de mayo del 2012, artículo LXXXI.}

_{Por tanto:}

_{Se declara parcialmente con lugar el recurso solo en cuanto a la falta de entrega de las grabaciones de las
sesiones nro. 01-2021 del 3 de febrero de 2021, nro. 11-2021 del 1° de diciembre de 2021, nro. 03-2022 del 6 de
abril de 2022 aprobada en la sesión 05-2022 del 4 de mayo de 2022, nro. 04-2022 del 28 de abril de 2022
aprobada en la sesión 07-2022 del 6 de julio de 2022, y nro. 05-2022 del 4 de mayo de 2022 aprobada en la
sesión nro. 06-2022 del 1° de junio de 2022. Se les ordena a M.J.C.M., J.L.A.
Sanabria y Y.M.T., por su orden, rectora a. i., director de la Escuela de Ciencias de la
Comunicación Colectiva y director del Centro de Investigación en Comunicación, todos de la Universidad
de Costa Rica, o a quienes en su lugar ocupen esos cargos, que: i) de manera}_INMEDIATA_{se dé efectivo
inicio a un procedimiento administrativo disciplinario en contra de la (s) persona (s) funcionaria (s)
responsable (s) de eliminar las grabaciones de las sesiones de los órganos colegiados universitarios que
dieron mérito a la estimatoria de este recurso, según lo consignado en el considerando IV de esta sentencia;
y ii) en el plazo de}_{DOS MESES}_{, contado a partir de la notificación de esta resolución, se dicte la resolución
final dentro del referido procedimiento disciplinario. Tomen nota las autoridades recurridas de lo indicado}_{in
fine}_{del considerando III de este pronunciamiento. Se advierte a la autoridad recurrida que, de conformidad
con lo establecido por el artículo 71 de la Ley de la Jurisdicción Constitucional, se impondrá prisión de tres
meses a dos años o de veinte a sesenta días multa, a quien recibiere una orden que deba cumplir o hacer
cumplir, dictada dentro de un recurso de amparo y no la cumpliere o no la hiciere cumplir, siempre que el
delito no esté más gravemente penado. Se condena a la Universidad de Costa Rica al pago de las costas,
daños y perjuicios causados con los hechos que sirven de base a esta declaratoria, los que se liquidarán en
ejecución de sentencia de lo contencioso administrativo. En lo demás se declara sin lugar el recurso.
N..}

	_{Fernando Castillo V.} _Presidente
_{Fernando Cruz C.}		_{Paul Rueda L.}
_{Luis Fdo. Salazar A.}		_{Jorge A. G.}
_{Anamari Garro V.}		_{Jose Roberto Garita N.}

_{Documento Firmado Digitalmente}

_{-- Código verificador --}

_{*P3RGO14NUFM61*}

_{P3RGO14NUFM61}

_{EXPEDIENTE N° 23-000810-0007-CO}

_{Teléfonos: 2549-1500 / 800-SALA-4TA (800-7252-482). Fax: 2295-3712 / 2549-1633. Dirección electrónica: www.poder-judicial.go.cr/salaconstitucional. Dirección: (Sabana
Sur, C.M., 100 mts.Sur de la iglesia del P.S.. Recepción de asuntos de grupos vulnerables: Edificio Corte Suprema de Justicia, S.J., Distrito
Catedral, B.G.L., calles 19 y 21, avenidas 8 y 6}

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Sentencia Nº 2023004968 de Sala Constitucional, 03-03-2023

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