Reforma Integral Reglamento para Control y Uso de Vehículos del Instituto Costarricense de Turismo, de 13 de Marzo de 2014
| Emisor | Instituto Costarricense de Turismo |
INSTITUTO COSTARRICENSE DE TURISMO
REGLAMENTO PARA EL CONTROL Y USO DE LOS
VEHÍCULOS PROPIEDAD DEL INSTITUTO
COSTARRICENSE DE TURISMO
CAPÍTULO PRIMERO
De la administración de la flotilla de vehículos
Artículo 1º-La responsabilidad de uso, asignación, control y mantenimiento de vehículos al servicio de la Institución, es del Proceso Administrativo, siendo sus principales funciones en esta área, las siguientes:
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Definir claramente y por escrito, los procedimientos que permitan desarrollar adecuadamente las distintas actividades, así como, emitir manuales con los principales procedimientos sobre autorización, registro y control de las operaciones administrativas para el correcto uso, control y mantenimiento de vehículos.
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Divulgar a todo el personal las leyes, reglamentos, políticas, procedimientos, instructivos y todo documento relativo al uso, control y mantenimiento de vehículos.
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Elaborar y ejecutar un programa de mantenimiento preventivo y correctivo según el "Manual de Normas Técnicas de Control Interno relativas al Uso, Control y Mantenimiento de Vehículos, garantizando que el estado de los vehículos sea el óptimo antes de cualquier autorización de salida, estableciendo las responsabilidades del caso cuando aparecieren daños y reportarlos.
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Atender con prontitud las solicitudes de uso de vehículos que reciba de todos los Macro procesos, Procesos, y demás Unidades incluyendo las Oficinas Regionales, tanto con los vehículos propios de la Institución como aquellos que por contrato suscritos con las empresas arrendadoras de vehículos acogidas a la Ley 6990 tenga derecho el Instituto solicitar. Esta labor la realizará asignando los vehículos de conformidad con las características del servicio solicitado, tomando en cuenta criterios como la prioridad de la labor a realizar de acuerdo a los planes y funciones de la Institución.
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Llevar para cada vehículo, un expediente y los registros respectivos atendiendo lo que señala el "Manual de Normas Técnicas de Control Interno relativas al Uso, Control y Mantenimiento de Vehículos.
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Emitir un reporte mensual del movimiento de cada vehículo, suministrando datos como: unidad solicitante, fecha y hora de entrada y salida, destino, motivo de la gira, nombre del chofer, kilometraje recorrido, consumo de combustible y cuando las hubiere, reparaciones hechas, así como accidentes ocurridos, etc.
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Revisar el reporte indicado en el inciso anterior, verificando el cumplimento estricto de lo descrito en los formularios de soporte y el adecuado uso de los vehículos.
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Llevar un registro de firmas de los funcionarios que autorizan solicitudes de vehículos.
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Llevar un registro detallado y actualizado de todos los conductores autorizados, que incluya como mínimo: nombre completo del conductor, número de cédula de identidad, tipo, número y fecha de vencimiento de la licencia de conducir, estado de salud, unidad administrativa a la que pertenece, cargo que ocupa, lugar de trabajo y además toda la información relevante sobre accidentes de tránsito ocurridos con vehículos del Instituto.
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Llevar un expediente con toda la información pertinente a los accidentes para cada uno de los vehículos propiedad del Instituto. En el caso de aquellos vehículos utilizados por medio de los contratos turísticos, llevar un expediente general para todos los accidentes.
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Establecer los controles necesarios que garanticen la permanencia de los vehículos en los estacionamientos de la institución, cuando no estén en servicio y fuera de días y horas hábiles.
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Llevar control de las pólizas de seguros-Riesgos del Trabajo y Seguro de Vehículos-, y cualquier otra cobertura médica, que como protección debe otorgar la Institución, a los conductores durante el ejercicio de sus labores.
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Autorizar la circulación de los vehículos de la Institución o aquellos propiedad de las arrendadoras de autos asignados a su favor, en días y horas no hábiles, únicamente para la realización de labores impostergables o a la atención de emergencias relacionadas con funciones inherentes a la Institución.
CAPÍTULO SEGUNDO
De los deberes y responsabilidades de los conductores
Artículo 2º-Todo conductor de vehículos, ya sea propiedad de la institución o rent a car asignado al amparo de los contratos turísticos-Ley 6990 y Decreto 25148-H-TUR, artículo 40-está obligado a acatar las siguientes normas:
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Conocer y cumplir estrictamente lo establecido en las Leyes N° 7331 y 9078 (Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial), así como, otras leyes según sean aplicables.
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Atender las disposiciones que establece el presente reglamento y todas aquellas indicaciones que le dé el Departamento Administrativo.
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Utilizar los vehículos asignados solamente en actividades propias de la Institución, transportar únicamente a las personas autorizadas y no ceder la conducción de los mismos a personas no autorizadas.
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Revisar, previo a su uso, el vehículo asignado (combustible, kilometraje, herramientas, repuesto, carrocería, agua, aceite) y velar porque el vehículo opere en condiciones mecánicas y carrocería apropiadas, reportar cualquier anomalía que detecte, así como responsabilizarse por las herramientas y otros objetos de valor que tenga el vehículo asignado.
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Revisar periódicamente, y antes de cada gira, el estado del vehículo, sus aditamentos y herramientas, utilizando para ello los respectivos formularios.
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Esperar al funcionario en el lugar donde realiza la diligencia el tiempo previamente autorizado en la boleta correspondiente. Cualquier variación en el tiempo de espera se consignará en la boleta por parte del encargado de la gira.
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Trasladar a un lugar seguro el vehículo asignado, cuando este sufriere algún desperfecto mecánico que dificulte su movilización y permanecer a su cuidado hasta que se corrija el desperfecto.
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Actuar con mucha prudencia en condiciones difíciles de operación, en terrenos o caminos peligrosos, para evitar daños materiales y el riesgo que ponga en peligro su vida y la de sus acompañantes. El vehículo llegará hasta donde el conductor considere prudente, además debe seguir la ruta lógica establecida entre los puntos de salida y destino del servicio.
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Exigir el comprobante de gasto correspondiente, por todo bien o servicio adquirido para el vehículo, durante una gira, con toda la información de rigor: fecha, número de comprobante, cantidades consumidas, número de placa, kilometraje y otros detalles que servirán para justificarlo.
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Los operadores de equipo móvil, deberán portar la licencia de conductor profesional al día. Los demás funcionarios que operen vehículos oficiales, deberán portar su licencia de conducir vigente. Ambos documentos deben corresponder con el tipo de vehículo asignado. Asimismo, es su obligación, verificar que se porta la tarjeta de circulación, las herramientas y demás implementos del vehículo.
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Llenar correctamente, en lo que le compete, el formulario de "Control de Vehículos".
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Conducir el vehículo bajo las condiciones establecidas en cuanto a capacidad de carga, cantidad de pasajeros y regulaciones de velocidad según lo establecido en la Ley de Tránsito.
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Aplicar mientras conduce, las mejores técnicas y conocimientos para el buen manejo, evitando daños o el desgaste acelerado del automotor.
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Resguardar el vehículo al finalizar la jornada de trabajo, en el estacionamiento del ICT. En caso que el vehículo se halle en gira, deberá protegerse pernoctando en un parqueo público que ofrezca condiciones de seguridad, o en un sitio que brinde las condiciones de seguridad adecuadas, para salvaguardar la integridad del bien institucional.
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Conservar, mientras conduce, la mayor compostura y la debida prudencia, ser atento, servicial y respetuoso, así como, conducir en plenas condiciones físicas y mentales, garantizando su seguridad, la de terceros y la del vehículo.
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Utilizar los accesorios y repuestos únicamente en las unidades correspondientes excepto cuando medie autorización expresa del Departamento Administrativo.
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Estacionar los vehículos únicamente en zonas autorizadas, atendiendo su seguridad, la de sus accesorios, materiales o equipos que transporta y la de terceros.
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Mantener el vehículo asignado en el mejor estado de conservación y limpieza.
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Conducir el vehículo respetando los límites de velocidad establecidos, por el Consejo de Seguridad Vial (COSEVI). La Institución, a través del debido proceso, comprobará que las infracciones fueron cometidas por negligencia o impericia del funcionario.
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Asumir el pago de las multas por infracciones a la Ley de Tránsito, cuando sean cometidas por negligencia o impericia. En tal caso deberá remitir copia del recibo debidamente cancelado al Departamento Administrativo dentro de los siguientes treinta días calendario, contados a partir de la infracción.
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Cuando el Instituto Costarricense de Turismo, haya pagado multas ligadas a boletas de transito o de resoluciones judiciales, el funcionario responsable deberá, pagar la multa correspondiente, junto con los gastos e intereses devengados.
De solicitar el funcionario un arreglo de pago, este se someterá a criterio de la...
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