Reglamento de bienes muebles de las Asamblea Legislativa, de 17 de Junio de 2014
| Emisor | Asamblea Legislativa |
Nº 12-14-15
EL DIRECTORIO DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA
DE LA REPÚBLICA DE COSTA RICA
En sesión ordinaria Nº 008-2014 celebrada el 17 de junio del 2014.
"ACUERDA: Con base en el criterio vertido por el señor Melvin Laines Castro, Director del Departamento de Proveeduría y a la luz del acuerdo tomado en el artículo 32 de la sesión Nº 179-2013, avalar integralmente el siguiente reglamento":
REGLAMENTO DE BIENES MUEBLES
DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA
CAPÍTULO I
Disposiciones Generales
Artículo 1º-Ámbito de aplicación. Las disposiciones de este Reglamento son de acatamiento obligatorio para todos los funcionarios de la Asamblea Legislativa, así como para las señoras y señores diputados, el personal con contrato temporal y ad honórem. Las jefaturas de las dependencias de la institución, las Divisiones Administrativa y Legislativa y el Departamento de Proveeduría velarán por su cumplimiento.
Artículo 2º-Principios aplicables. En la aplicación del presente Reglamento, se establecerá que la actividad desplegada por esta institución en la administración de sus bienes muebles resultará acorde con los principios rectores que tutelan esta materia, a saber la eficiencia, la eficacia, la racionalidad y la transparencia.
Artículo 3º-Disposiciones. En el presente Reglamento se establecerán las disposiciones necesarias para:
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Determinar la responsabilidad del personal en cuanto a la custodia, el uso, la asignación y la conservación de bienes muebles.
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Asignar las responsabilidades por el mantenimiento y el soporte técnico que garanticen el adecuado funcionamiento y la prolongación de la vida útil de los bienes muebles institucionales.
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Mantener un control adecuado sobre la custodia de los bienes muebles de la institución, mediante un sistema de registro, inventario actualizado en forma permanente y control interno de su administración.
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Mantener un adecuado control de los bienes muebles en desuso, tanto en su registro computarizado como en su custodia, hasta el momento de su disposición final.
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Realizar un registro periódico, sistemático, ordenado y oportuno del gasto por depreciación de los bienes muebles fijos en uso y de la depreciación acumulada correspondiente, mediante registros del Departamento Financiero.
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Responsabilizar a cada jefatura para que mantenga un adecuado control de los bienes muebles fijos en uso, su asignación, reasignación y los traslados, para determinar su fácil localización.
CAPÍTULO II
Definiciones
Artículo 4º-Definiciones. Para todos los efectos de interpretación que se deriven de la aplicación de este Reglamento, deben entenderse los términos de la siguiente manera:
Actas: Declaraciones de recepción, donación, cesión, desecho y desecho sin código.
Adiciones o mejoras: Erogaciones monetarias que tienen el efecto directo de aumentar el valor de un bien existente, al incrementar su capacidad, vida útil o su eficiencia; por lo tanto, estas deben cargarse al valor del bien.
Administración de garantías: Proceso que procura obtener el máximo provecho de la inversión inicial en los bienes muebles y mantener las condiciones de operación y de servicio, registrando, conservando y controlando la vigencia de los documentos de respaldo.
Alta de bienes muebles: Entrada o ingreso de bienes muebles a la Asamblea Legislativa por compra, confección, donación, inventario inicial y aparición de bienes muebles dados de baja.
Asignación y distribución de bienes muebles: Proceso que se realiza conforme al programa de adquisición del Departamento de Proveeduría y a este Reglamento, siguiendo los procedimientos establecidos.
Área de Suministros y Bienes Muebles: Área de Suministros y Bienes Muebles del Departamento de Proveeduría.
Baja de bienes muebles: Eliminación de los bienes muebles de los registros de la institución por motivo de disposición final o sustracción, y siempre que se sigan los procedimientos establecidos en este Reglamento.
Bien en desuso: Aquel bien declarado por la unidad técnica especializada como obsoleto, deteriorado, o bien, que no sea útil o necesario por otras razones técnicamente calificadas, para las labores que desarrolla la institución.
Bien en mal estado: Aquel bien declarado en estado de desecho por deterioro físico o funcional por la unidad técnica especializada, en virtud de su estado físico y que no tenga utilidad alguna; para tal efecto se levantará el acta de declaración de desecho.
Bienes muebles: Todos los bienes institucionales que hayan sido adquiridos por medio de compra o donación de un tercero y que faciliten la ejecución de las funciones y las actividades conexas de los funcionarios o actividades oficiales de la institución, tales como maquinaria, vehículos, mobiliario y equipo de oficina, instrumentos, electrodomésticos, equipo eléctrico, equipo electrónico, equipo especializado y software, que por su vida útil, costo, disposición de ley o de este Reglamento se identifiquen como tales.
Compras: Adquisición de bienes muebles realizada por el Departamento de Proveeduría para satisfacer los requerimientos de la institución, de acuerdo con los procedimientos establecidos en la Ley de contratación administrativa, su Reglamento y la normativa institucional interna.
Custodia: Obligación que tiene cada funcionario de cuidar, proteger y vigilar los bienes muebles que se le han asignado.
Daño anormal: Deterioro o desgaste que afecta el funcionamiento del bien en forma parcial o total, permanente o reparable, y se presenta por accidente, descuido o negligencia del funcionario responsable.
Daño normal: Deterioro o desgaste que sufre un bien en su uso ordinario y no afecta en forma definitiva el funcionamiento total de este.
Departamento o unidad solicitante del bien: Dependencia que realiza la solicitud de compra, con base en su presupuesto.
Departamento o unidad técnica: Aquel departamento o unidad designado en el proceso de contratación como el encargado de emitir criterio técnico sobre la entera satisfacción del objeto de contrato y el adecuado funcionamiento del bien por adquirir, declarar en desuso o desechar, enviar a reparar o certificar el estado del bien.
Dependencia institucional: Órgano legislativo, jefatura de fracciones, independiente, comisión, oficina administrativa y despacho de diputados.
Depreciación: Gasto no erogable de una parte del costo del bien, dentro de su vida útil, de acuerdo con lo que establece el presente Reglamento.
Determinación de requerimientos: Cuantificación de los bienes muebles o recursos necesarios para la gestión de cada dependencia, conforme a los proyectos, procesos y actividades que se ejecutan en ella.
Directorio legislativo: Máximo órgano jerárquico institucional.
Disposición final de bienes muebles: Proceso que determina cuándo un bien dejará de pertenecer a la institución, conforme a los procedimientos que se establezcan al efecto.
Equipo: Colección de instrumentos y aparatos que constituyen un medio para producir. Dentro de esta categoría se incluyen computadoras, máquinas de escribir, calculadoras, faxes, fotocopiadoras, grabadoras, equipos de sonido y otros. De igual forma, en esta categoría también se incluye maquinaria con características especiales como equipo de impresión.
Equipo especializado: Aquellos equipos especializados como vehículos, equipos informáticos como los servidores de cómputo, fuentes de poder, escáneres, equipo de comunicación, equipo médico, equipo de laboratorio, equipo de seguridad y salud ocupacional, equipo de impresión y demás bienes muebles adquiridos que posean características especiales; tales como bienes muebles que no son de uso común para todas las dependencias de la institución.
Inventario: Recuento del total de bienes muebles de la institución a determinada fecha, el cual contiene, como mínimo, el tipo o nombre del bien, el número de identificación como el código, la descripción o las características específicas de los bienes muebles asignados a una determinada dependencia institucional y el nombre del funcionario responsable.
Mantenimiento: Proceso preventivo o correctivo que permite el buen funcionamiento de un bien y que se ejecuta con el fin de prolongar su vida útil de este sin que aumente su valor.
Mobiliario: Bienes muebles durables y susceptibles de ser capitalizables, los cuales pueden ser trasladados sin que se altere su integridad física y cuya conformación permite un adecuado control. Dentro de este grupo se encuentran escritorios, sillas, mesas (para computadora, teléfono o máquina de escribir), juegos de muebles, etc.
Planificación de compras: Previsión que hacen las dependencias sobre los bienes muebles que se requieren y serán adquiridos por el Departamento de Proveeduría en un consolidado denominado Programa Anual de Adquisiciones, publicado en el Diario Oficial el mes de enero de cada año.
Políticas y procedimientos: Normas administrativas que los departamentos y unidades competentes elaboran y son aprobadas por la Dirección Ejecutiva o por el Directorio legislativo.
Recepción: Acto de recibo material de un bien en el que se verifica la cantidad y el ajuste a las especificaciones técnicas requeridas.
Registro: Proceso mediante el cual los datos relevantes de cada bien quedan debidamente documentados e ingresados en el sistema informático, en forma segura, íntegra y completa.
Uso: Adecuada y correcta utilización de los bienes muebles que cada funcionario tiene asignados para el cumplimiento de sus deberes.
Valor de desecho: Valor del bien al término de su vida útil.
Valor de recuperación: Importe que podrá obtenerse al momento de su disposición final.
Vida útil: Estimación del tiempo que dura un bien; ésta valoración es necesaria para conocer el gasto por depreciación.
CAPÍTULO III
Deberes, Responsabilidades y Competencias
de la Dependencia Institucional
Artículo 5º-Departamento de Proveeduría. El Departamento de Proveeduría, por medio del Área de Suministros y Bienes Muebles, es la responsable de coordinar todas las actividades relacionadas con el control y...
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