Acta nº 019 de Corte Plena, 19 de Junio de 2017
| Fecha de Resolución | 19 de Junio de 2017 |
| Emisor | Corte Plena |
N° 19-2017
Sesión extraordinaria de Corte Plena celebrada a las trece horas cincuenta y cinco minutos del diecinueve de junio del dos mil diecisiete, con la asistencia inicial del P., M.C.C.S., de las Magistradas y los Magistrados R.S.Z., C.E.F., W.M.V., J.V.A., L.P.S.R., D.A.M., F.C.V., N.H.L., L.F.S.A.; los Suplentes Y.A.C., J.D.H., M.G.Q., H.B.G., J.R.G., y J.P.H.G., los dos primeros en sustitución de los Magistrados Rivas y R. por vacaciones, los siguientes ocupando las plazas vacantes de las S.s Segunda, Tercera y Constitucional.
ARTÍCULO I
Documento 7047-2017
Se aprobó el acta de la sesión celebrada el 30 de mayo último, número 14-2017.
El magistrado S., la magistrada H., la suplente A.C., los suplentes D.H. y R.G. se abstienen de votar por no haber asistido a esa sesión.
ARTÍCULO II
ENTRA EL MAGISTRADO RUEDA.
Documento 9406, 5965-2016
En oficio N° CGTI-43-2017 de 3 de abril en curso, la Comisión Gerencial de Tecnologías de la Información, transcribe el acuerdo adoptado por esa Comisión, en sesión N° 1-17 celebrada el 13 de enero del año en curso, artículo III, que literalmente dice:
“El A. Judicial R.G.G., remite a conocimiento de esta Comisión el oficio 819-59-SATI-2016 de fecha 12 de agosto del año en curso, el cual se transcribe:
“En concordancia con la Ley General de Control Interno y el numeral 1.1.4 de las Normas para el ejercicio de la A.ía Interna en el Sector Público emitido por la Contraloría General de la República, nos permitimos rendir el presente informe de advertencia, el cual constituye un servicio preventivo que consiste en señalar los posibles riesgos y consecuencias de determinadas conductas o decisiones de la Administración Activa, cuando son del conocimiento de la A.ía Interna.
Este informe está relacionado con la “Evaluación del establecimiento de planes tácticos que apoyan el cumplimiento del PETIC en la DTI”.
Objetivo
Evaluar si las estrategias definidas por la DTI, propician el cumplimiento del PETIC y la comunicación con la Administración Superior.
Alcance
La evaluación abarcó el análisis de los componentes que integran los planes tácticos y otras acciones realizadas en la DTI, para cumplir con lo definido en el PETIC. La evaluación comprendió la situación encontrada al momento de la revisión, con fecha de corte al 22 de Julio del 2016.
Equipo de Trabajo
Dicho estudio fue desarrollado por S.C.A. con la colaboración de L.D.M.G., profesional es de la Sección de A.ía Tecnología de Información , en coordinación con el M.M.Á.A.L., J. a.i. de la Sección de cita.
Definición de PETIC y los Planes Tácticos
El Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (PETIC) 2015-2020 elaborado por la Dirección de Tecnologías de Información, es el instrumento mediante el cual se alinean los objetivos estratégicos institucionales con el desarrollo en materia tecnológica, integrado además por planes tácticos y políticas que detallan los pasos y regulaciones a seguir, potenciando la Gobernabilidad y Gestión de las Tecnologías de la información y comunicaciones en la institución.
El PETIC de la DTI ya aprobado requería de la ampliación de las políticas a seguir, estas fueron elaboradas por la nueva área de esta Dirección de referencia denominada “Área de Proceso de Gestión y Control de TI”, quien ha presentadas para ser aprobadas por la Administración Superior y en consecuencia ser comunicadas y empleadas de forma estándar en el Poder Judicial.
Situación detectada
Necesidad de aprobar y divulgar de manera formal las políticas establecidas en el PETIC de la DTI para el periodo 2015-2020.
La A.ía de Tecnología de Información corroboró la ausencia de políticas y procesos oficialmente aprobados, que regulen el actuar de las áreas de tecnologías para la ejecución de los distintos proyectos que componen el PETIC, así como las estrategias que se aplicarán para el cumplimiento y mejora continua del Plan Estratégico de Tecnologías para el Poder Judicial.
Actualmente la DTI ya elaboró la redacción de las políticas que marquen las pautas a seguir en los casos de incumplimiento de normas, actos ilegales, obsolescencia, pérdidas de activos y procesos de comunicación a superiores o comités; las cuales, se encuentran establecidas dentro del PETIC como parte de la estrategia a seguir en el desarrollo de la mejora continua de la Dirección; sin embargo, al momento de realizar la evaluación de referencia, las mismas no se encontraban aprobadas por la Comisión Gerencial de TI e Instancias Superiores.
Aunado a lo anterior, se logró confirmar que las áreas de tecnología citadas, actúan en estos casos de maneras diferentes, algunas de las áreas consultadas manifiestan seguir leyes como la Ley Orgánica del Poder Judicial en cuanto a sanciones, otras manifiestan seguir procesos estipulados por la Proveeduría y otras actúan según disposición de la jefatura inmediata, lo anterior evidencia que las diferentes dependencias de la Dirección de TI aún no trabajan de manera estándar aplicando políticas que los rijan de manera uniforme en dicha materia.
En relación con este tema, el Manual de Normas Técnicas para la Gestión y el control de las Tecnologías de Información (N-2-2007-CO-DFOE), emitidas por la Contraloría General de la República en Junio del 2007, indica en su capítulo I Normas de Aplicación General y II Planificación y Organización lo siguiente:
“1.4 1.1 Marco estratégico de TI
El jerarca debe traducir sus aspiraciones en materia de TI en prácticas cotidianas de la organización, mediante un proceso continuo de promulgación y divulgación de un marco estratégico constituido por políticas organizacionales que el personal comprenda y con las que esté comprometido.
2.1 Planificación de las tecnologías de información
La organización debe lograr que las TI apoyen su misión, visión y objetivos estratégicos mediante procesos de planificación que logren el balance óptimo entre sus requerimientos, su capacidad presupuestaria y las oportunidades que brindan las tecnologías existentes y emergentes.”
La ausencia de estas políticas está provocando que las áreas trabajen de distintas formas en diversos temas, desde las sanciones por incumplimiento de normas o leyes hasta la ejecución de las actividades y procedimientos para una misma situación, algunos de manera más eficiente que otros, provocando así, atrasos y reproceso en la ejecución de los proyectos tecnológicos.
Lo anterior, incrementa la posibilidad de la materialización de los distintos riesgos operativos y tecnológicos, así como las pérdidas económicas y afectación de la imagen de la Institución.
Por otra parte, la creación del área de “Proceso de Gestión y Control de TI” encargada de la elaboración, planificación, ejecución y seguimiento del PETIC ha dado resultados razonables, ya que se han evidenciado varios avances como lo es la creación de un Plan Estratégico que reúne las condiciones reales de plan de estrategia para la toma de decisiones y el futuro de la DTI, además de la consolidación de este plan como herramienta fundamental para la ejecución y la gestión normal en todas las áreas y secciones que conforman la Dirección de Tecnología del Poder Judicial.
Aunado a lo anterior, esta área ha permitido la consolidación y depuración de los proyectos de tecnología y ha logrado un seguimiento de los mismos de una forma estratégica, cabe señalar que se están creando indicadores de gestión fundamentales para la toma de decisiones que forman parte de este seguimiento estratégico que se presenta a las instancias superiores.
Sugerencias
Para solventar la situación descrita, se estima pertinente que se atienda la siguiente sugerencia:
A LA COMISIÓN GERENCIAL DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
Aprobar y divulgar de manera formal las políticas establecidas en el PETIC de la DTI, con el fin de mantener un estándar en la aplicación de los lineamientos institucionales que indiquen la manera uniforme de atender las diversas situaciones que se presentan en la ejecución de los proyectos tecnológicos en el Poder Judicial.
Resulta de gran importancia que al finalizar estas acciones descritas en el acápite anterior, se informe a esta A.ía las actividades desarrolladas y sus resultados, con el propósito de darle el debido seguimiento en materia de fiscalización que nos compete.
Es conveniente que esta sugerencia sea atendida con una prioridad alta.”
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Documento 5965-16
En la sesión N° 6-2016 de 5 de agosto de 2016, artículo II, se dispuso conocer en una próxima sesión, la gestión de la máster K.M.N., D.a de Tecnologías de la Información, quien en oficio 1363-DTI-2016 del 18 de mayo en curso, solicita lo siguiente:
“Con el fin de que esta Dirección pueda realizar una presentación a los señores integrantes de la Comisión Gerencial de Tecnologías, sobre los principios, políticas y procedimientos dentro del marco de Gobierno y Gestión de TI, se solicita incorporar dentro de la agenda de la próxima sesión de esa Comisión, programada para el 27 de este mes, un espacio de 30 minutos para efectuar dicha presentación.”
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El máster M.J.U., J. del proceso de Gestión y Control de Tecnología de la Información, hace la siguiente exposición sobre el tema:
Se acordó: 1.) Acoger los siguientes principios, políticas y procedimientos dentro del marco de Gobierno y Gestión de Tecnología de la Información y hacerlos de conocimiento de la Corte Plena:
Política de Establecimiento del modelo de Gobierno de TI
1.0 PROPÓSITO
Esta política define el modelo de gobierno de tecnología de información que será establecido en el Poder Judicial.
2.0 ALCANCE
La política se aplica a todas las personas que hagan uso de las tecnologías de la información dentro del Poder Judicial, independientemente de la oficina o ámbito en el que se desempeñen. También aplica para todas aquellas personas que se relacionen con el uso de las tecnologías de información a través de los diversos...
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